Kaizen im Büro: Kontinuierliche Verbesserung der Büro-Prozesse am Arbeitsplatz erzielen

Auf dieser Übersichtsseite möchten wir das Thema Kaizen beleuchten und erklären, weswegen diese japanische Methode aus jedem Büro einen besseren Ort machen kann. Die im Text verlinkten Anleitungen geben weiterführende Tipps und Informationen an die Hand. Erfahren Sie, dass Kaizen weder Zauberei noch Hexenwerk ist und welche Potenziale für Ihr Unternehmen hier möglicherweise schlummern. Ursprünglich stammt das Prinzip zwar aus der Produktion, lässt sich im Office aber ebenso gut einführen.

1. Was versteht man unter Kaizen?

Viele Menschen scheuen sich im Job vor Neuerungen. Die Liste der Scheinargumente reicht von „das haben wir schon immer so gemacht und so bleibt das auch“ bis zu „ich habe keine Zeit, mich um die neuen Methoden zu kümmern und diese umzusetzen“. Das kann man in einigen Unternehmen und Situationen ja sogar nachvollziehen, zum Beispiel dann, wenn Änderungen top down, also von oben, durchgedrückt werden. Das geschieht meist ohne das Verständnis für die Lage der Mitarbeiter – und setzt zu oft am falschen Hebel an.

Denn nur durch die Definition neuer Ziele und Zahlen werden weder die Prozesse optimiert, Eigeninitiativen gefördert oder die Belegschaft auf der Reise mitgenommen. Nein, Veränderung – und Kaizen bedeutet wörtlich aus dem Japanischen übersetzt „Wandel“ (bzw. Veränderung) hin zum Besseren – muss an der Basis beginnen. Auf unserer Übersichtsseite Office-Kaizen haben wir zum besseren optischen Verständnis eine Pyramide als Grafik eingestellt und die fünf Schritte der Veränderung erklärt. Bedenken Sie bei Büro-Kaizen, dass die einzelnen Änderungsschritte nie besonders groß sein dürfen, damit die Menschen, die sie umsetzen sollen, nicht überfordert sind. In unserem Beitrag zum Kaizen-Prinzip können Sie noch mehr Wissenswertes rund um das Thema Office-Kaizen in Erfahrung bringen. Im folgenden Kapitel haben wir ein Beispiel für fünf Kaizen-Schritte im Büro veranschaulicht.

2. Wie Büro-Kaizen im Alltag umgesetzt werden kann

Eins ist klar: Der laufende Betrieb im Unternehmen darf nicht unterbrochen werden. Schon deswegen dürfen die Veränderungen durch Büro-Kaizen nicht zu groß sein.

Ein Beispiel dafür, was Büro-Kaizen im Alltag bedeutet und wie es sich umsetzen lässt, haben wir in unserem Beitrag zur Kaizen-Methode für Sie verfasst. In dem Beitrag geht es um die folgenden 5 Themen:

1. Leertischler sind erfolgreicher
2. Sie brauchen nur eine Posteingangsschale
3. Klären Sie die Zuständigkeiten
4. Kaizen führt im Büro zu effektiven Besprechungen
5. Überlebensstrategien gegen die E-Mail-Flut

3. Die 5S- bzw. 5A-Methode anwenden

Es sind die einzelnen Schritte der sogenannten 5S-Methode, mit der Sie den eigenen Arbeitsplatz sauber bekommen und vor allem sauber halten. Im Deutschen ist das übrigens auch als 5A-Methode bekannt:

• Aussortieren unnötiger Dinge (Seiri)
• Aufräumen nach Plan (Seiton)
• Arbeitsplatz sauber halten (Seiso)
• Anordnungen zur Regel machen (Seiketsu)
• Alle Punkte einhalten und ständig verbessern (Shitsuke)

Im verlinkten Text können Sie nachlesen, auf was Sie bei den einzelnen Punkten genau achten sollten und wie etwa Standardisierungen helfen, die Übersichtlichkeit zu bewahren. Ganz entscheidend ist Schritt fünf – denn ohne die disziplinierte Einhaltung der neuen Ordnung und der gewonnenen Sauberkeit fallen Sie schnell in alte Muster zurück.

4. Den kontinuierlichen Verbesserungsprozess umsetzen (KVP)

Ja, es gibt sie, die Unternehmen, die ein vielleicht sogar gutes und effizientes Vorschlagswesen ihr Eigen nennen. Das Problem dabei ist, dass sich die Aufforderung, Verbesserungen vorzuschlagen oder einzureichen, in vielen Fällen nur an einzelne Mitarbeiter richtet. Angestellte aber können das gar nicht allein schultern, es müssen KVP-Gruppen eingerichtet werden. KVP steht dabei für den „kontinuierlichen Verbesserungsprozess“.

Im Kaizen nimmt diese mit mehr Schlagkraft versehene KVP-Truppe die einzelnen Vorschläge aus der Belegschaft auf (die Angestellten sind ja immer noch die Experten, die beurteilen können, wo konkrete Verbesserungen nötig sind). Der Vorteil der Gruppe liegt nun darin, sich nicht allein auf das Problem zu konzentrieren, wie es einzelne Angestellte mitunter tun, sondern gleichzeitig Lösungen entwickeln können. Klicken Sie auf den Link und lesen Sie nach, wie Sie das Problem in fünf Schritten lösen können.

5. Lean Office: Schluss mit ineffizienten und zeitraubenden Meetings

Es gibt eine Reihe von Optionen, wie man Besprechungen schon im Voraus so gestalten kann, dass sie nicht zu Zeitfressern werden.

Schon in der Einladung sollte man um pünktliches Erscheinen bitten und nach Möglichkeit eine Liste mit den Tagesordnungspunkten (TOP) mitsenden. Alternativ bereiten Sie zum Beginn der Besprechung ein Flipchart vor. Während des Meetings darf es dann nur um die TOP gehen, wobei Sie jene Themen vorziehen sollten, die alle Anwesenden betreffen. Diese können dann nämlich schon an den Arbeitsplatz zurück, wenn es um spezifischere Dinge geht, die einen Teil der Belegschaft gar nicht betreffen.

Protokolle sind wichtig. Es gilt also, einen Mitarbeiter zu bestimmen, der ein Protokoll für das Meeting verfasst. Wenn Sie mit einem Beamer arbeiten, verwenden Sie keine unveränderbaren PDF-Dateien beim Projizieren, sondern Formate wie Word oder Excel, so können Sie beschlossene Veränderungen direkt vornehmen oder vornehmen lassen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass ein Meeting zu umfangreich ist für ein bestimmtes Thema, dann splitten Sie einen langen in zwei kürzere Termine. Und immer, wenn es geht, lassen Sie die Belegschaft bei der Besprechung stehen und nicht sitzen. Das ist eine tolle Abwechslung zum ständigen Sitzen und außerdem verlaufen die Besprechungen viel effizienter. In unserem Beitrag zum Lean Office erfahren Sie noch mehr Details.

6. Lean Management Methoden: Gehen Sie gegen Verschwendung vor

Lean Management ist ein Faktor, der auch im Kaizen eine große Rolle spielt. Denn nicht nur volle Schreibtische, zu viele Mails und ausufernde Versammlungen stehen der Produktivität und der Effizienz im Wege, sondern auch: die Verschwendung von Ressourcen. Genauer gesagt von Geld, Talent und Zeit.

Diese Verschwendung fällt in Firmen nicht immer auf, weil der Umsatz von Jahr zu Jahr dennoch wächst oder weil die installierten Prozesse und Prozessketten funktionieren – scheinbar. Effizient sind sie in vielen Fällen dennoch nicht, auch wenn es nach außen hin erst einmal so wirkt. 2018 haben wir eine Studie zur Arbeitseffizienz durchgeführt, die erschreckende Ergebnisse gebracht hat. Die Kernaussagen waren, dass

• nur 60 Prozent der in Besprechungen genannten To-dos umgesetzt werden,
• sechs Überstunden pro Woche im Schnitt völlig normal sind und
• eine ineffiziente Arbeitsorganisation etwa 25 Prozent unserer Zeit im Büro frisst.

Dass das besser funktionieren kann, steht außer Frage, aber wie? Auch hier ist Kaizen das Stichwort. Die Lean Management Methoden, wie z. B. Kaizen, helfen Ihnen die Zeitverschwendung ebenso in den Griff zu bekommen wie die Verschwendung von Geld und die Vergeudung von Talent.

Fazit

Es ist klar, dass es wohl kein einziges Unternehmen auf der Welt gibt, das komplett effizient arbeitet. Versuchen Sie, die jeweiligen Maßnahmen, die wir in den Links vorschlagen, auf Ihre Firma zurechtzuschneidern und auch nur diejenigen umzusetzen, die passen. Erzwingen können Sie sowieso nichts. Nehmen Sie Ihr Team bzw. die Belegschaft mit an Bord, überzeugen Sie sie von Kaizen und Lean Management, zeigen Sie auf, dass die Arbeit nicht nur effizienter wird, sondern auch leichter fällt.

Im Idealfall senken erneuerte Strukturen nicht nur die Kosten, sondern schiebt der Zeitvergeudung und der Talentverschwendung ebenfalls einen Riegel vor. Gleichzeitig lässt sich das Klima im Kollegenkreis verbessern, womit Sie schlussendlich auf vielen Ebenen maßgebliche Fortschritte erzielen.