In Microsoft Outlook den Urlaub eintragen, andere darüber informieren und eine automatische Abwesenheitsnotiz einrichten

Das Eintragen des eigenen Urlaubs in den Outlook-Kalender ist allein leider noch nicht ausreichend. Denn das bekommen nicht alle Ihre Kollegen, Partner und Kunden mit. Nur bei einem gemeinsamen Gruppenkalender oder einem freigegebenen/geteilten Kalender können die jeweiligen Beteiligten Ihre Abwesenheit automatisch sehen. Alle anderen relevanten Personen müssen daher gesondert über Ihren Urlaub informiert werden. Zum Glück bietet Outlook auch hierfür eine praktische Lösung an, inklusive einer automatischen Abwesenheits-Antwort. Wie Sie Ihren Urlaub in Outlook eintragen und Ihre Abwesenheit sowie Rückkehr möglichst stressfrei vorbereiten, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Lesedauer ca. 4 Minuten

1. Den eigenen Urlaub in den Outlook-Gruppenkalender eintragen

• Öffnen Sie Ihren Outlook-Client.
• Navigieren Sie zur → Kalenderansicht und wählen Sie anschließend Ihren Outlook-Gruppenkalender aus.
• Klicken Sie dann links oben auf → Neuer Termin.
• Geben Sie nun in dem Feld → Titel zum Beispiel „Urlaub XY“ ein. (XY = Ihr Name)
• Wählen Sie im Feld → Beginn den ersten Tag Ihres Urlaubs und in dem Feld → Ende den letzten Tag Ihres Urlaubszeitraums aus.
• Aktivieren Sie anschließend das Häkchen in dem Kontrollkästchen bei → Ganztägig.
• Die Eingabe eines „Ortes“ ist optional und nicht erforderlich.
• Tipp: Sie können auch im Kalender einfach zuerst mit gedrückter linker Maustaste die betreffenden Tage markieren und erst dann auf → Neuer Termin klicken, dann werden der Beginn und das Ende Ihres Urlaubszeitraums automatisch übernommen und ausgefüllt.
• Klicken Sie abschließend im Menüband oben auf den Pfeil bei → Optionen.
• Klicken Sie danach direkt neben → Anzeigen als auf das Dropdown-Menü und wählen Sie → Außer Haus aus – nur so werden Sie anderen Nutzern auch tatsächlich als abwesend und nicht „buchbar“ angezeigt.
• Klicken Sie zum Abschluss auf → Speichern & schließen, um Ihren Urlaub in Outlook einzutragen.

Die Folgen: Ihr Urlaubstermin wird nun nicht nur in Ihrem eigenen Outlook-Kalender angezeigt, sondern auch mit allen Personen automatisch synchronisiert, denen Sie Ihren Kalender geteilt bzw. freigegeben haben. Diesem Personenkreis werden Sie nun in dem betreffenden Zeitraum als nicht verfügbar angezeigt. So kann niemand während Ihrer Urlaubszeit einen Termin mit Ihnen vereinbaren.

2. In Outlook den Urlaub eintragen und an die Kollegen/Kunden etc. per E-Mail verschicken

Sie arbeiten eng mit Kunden, externen Partnern oder Auftraggebern zusammen, denen Sie Ihren Outlook-Kalender selbstverständlich nicht freigegeben können? Dann sollten Sie auch diese über Ihre Urlaubsabwesenheit informieren! Dies funktioniert am einfachsten, indem man den Urlaubs-Kalendereintrag als Outlook-Element und per E-Mail an diesen Personenkreis verschickt. Das Prinzip ist ähnlich wie bei einer Besprechungsanfrage in Outlook – nur eben umgekehrt, Sie informieren damit über Ihre Abwesenheit.

• Klicken Sie dafür Ihren Urlaubseintrag im Outlook-Kalender mit der linken Maustaste an und klicken Sie dann im Menü links oben (in dem Reiter → Termin) auf die Schaltfläche → Weiterleiten (alternativ: rechter Mausklick und im Kontextmenü → Weiterleiten).
• Nun öffnet sich eine E-Mail-Vorlage, an die Ihr Urlaubseintrag als Outlook-Element angehängt wurde. Die Empfänger dieser E-Mail können dann mit einem Klick auf das Outlook-Element Ihre Urlaubsdaten in den eigenen Outlook-Kalender übernehmen.

3. Zum Schluss für Ihren Urlaub eine automatische Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten

Selbstverständlich werden Sie auch in Ihrem Urlaubszeitraum E-Mails erhalten, beispielsweise von Kunden – oder denen, die es gerne werden wollen. Dann ist eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung wichtig, die jedes Mal über Ihre Abwesenheit informiert und angibt, wann Sie wieder aus dem Urlaub zurück und wieder erreichbar sind.

• Abhängig von der Art Ihres E-Mail-Kontos gibt es in Outlook zwei verschiedene Möglichkeiten zum Einrichten einer automatischen Urlaubs-Abwesenheits-Antwort auf eingehende E-Mails.
• Der schnellere Weg führt über den Klickpfad → Datei und → Automatische Antworten. Dies ist aber leider nicht für alle Nutzer verfügbar. Der etwas umständlichere Weg führt über → Datei und dann → Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
• Eine ausführliche Anleitung, wie beide Optionen funktionieren, finden Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → „Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten – mit Schritt-für-Schritt Anleitungen & Text-Vorlagen“.

4. Alternative: Den Urlaub im Microsoft Teams Kanalkalender und Outlook-Kalender eintragen

Wenn Sie Ihren Urlaub nicht in einem Outlook Gruppenkalender eintragen möchten, haben wir Ihnen hier eine einfache Alternative: einen Kanalkalender in Microsoft Teams. In einem Kanalkalender sehen nur die Mitglieder des Kanals Ihren Urlaub (z. B. Ihre Abteilung, Projektgruppe oder Ähnliches). Wenn Sie in dem Kanalkalender Ihren Urlaub eintragen, wird dieser automatisch in Ihren eigenen Outlook-Kalender zusätzlich importiert. Wie das funktioniert, erfahren Sie im nachfolgenden Tutorial.

Gemeinsamer Kalender in Microsoft Teams (Outlook-Alternative)

(Dauer 07:39 Minuten)

5. Tipps & Tricks für ein stressfreies „ab in den Urlaub“ und „zurück ins Büro“!

Nachdem Sie Ihren Urlaub in Outlook eingetragen und Ihre Kollegen darüber benachrichtigt haben, muss natürlich auch noch die Urlaubsvertretung vorbereitet werden. Je geschickter Sie das alles planen, desto weniger Stress haben Sie anschließend nach dem Urlaub bei Ihrer Rückkehr ins Büro! Wie Sie dabei am besten vorgehen, haben wir Ihnen hier in folgenden Beiträgen zusammengefasst.

• Vertretung: Mit diesen Tipps können Sie entspannt Ihren Urlaub genießen!
• E-Mail Bearbeitung: Mit der 5-Schritte-Regel zur Empty Inbox. (inkl. Video-Tutorial)
• Urlaub vorbei – Stressfrei ins Büro zurückkehren.
• Feiertage in Outlook importieren und Schulferien anzeigen lassen.

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Abwesenheitsnotiz in Outlook

(Dauer 04:36 Minuten)

Inhalt des Tutorials zur Abwesenheitsnotiz in Outlook

1. Einleitung 00:00
2. Automatische Antworten in Outlook aufrufen 00:19
3. Aktivierung, Optionen und Wissenswertes zur Abwesenheitsnotiz 00:40
4. Zeiträume für automatische Antworten planen 02:43