Wie schafft man ein papierloses Büro? Und was bringt das? Wir zeigen die Vorteile, Fördermöglichkeiten und Lösungen!

Ein papierloses Büro reduziert die Kosten, steigert die Produktivität, schont die Umwelt und erhöht die Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes. Soweit die Theorie. Aber was kann man eigentlich alles „digital transformieren“? Wie funktioniert die Umsetzung? Welche Software-Programme sind dafür am besten geeignet? Und was muss dabei sonst noch alles beachtet werden? Gibt es sogar finanzielle Förderungen für den Papierverzicht im Unternehmen? Hier finden Sie die Antworten auf diese Fragen sowie viele weiterführende Anleitungen und Video-Tutorials für die praktische Umsetzung des papierlosen Büros in Ihrem Unternehmen oder für die private Ablage zuhause!

1. Was ist ein papierloses Büro? Was bedeutet das konkret?

Laut der allgemeinen Definition werden bei einem papierlosen Büro sämtliche papierbasierten Prozesse und Papierdokumente vollständig auf elektronische und digitalgestützte Verfahren umgestellt. Dies beinhaltet auch die Digitalisierung der bisherigen Papierdokumente und die Übertragung in eine elektronische Dateiablage. Somit wird (fast) kein Papier mehr benötigt. Dies erfordert natürlich eine Umstellung der bisherigen Arbeitsprozesse. Dabei bedingen sich die Begriffe „papierloses Büro“, „Digitalisierung“ und „digitale Transformation“ gegenseitig und bauen aufeinander auf – sie sind aber (leider) keine zwangsläufige Folge voneinander!

• Digitalisierung: Die reine Digitalisierung von bislang papierbasierten Prozessen führt nicht automatisch zu einem vollständigen Verzicht auf Papier. Wenn die entsprechenden Workflows nicht mit etabliert werden, müssen Analoges und Digitales weitgehend nebeneinanderher parallel erledigt werden. Und das führt dann sogar zu einer Mehrbelastung der Mitarbeiter. Dann gibt es weder ein papierloses Büro noch eine Produktivitätssteigerung.
• Digitale Transformation: Erst die digitale Transformation eines Arbeitsprozesses hebt auch die Potenziale der Prozessoptimierung und Automatisierung. Dadurch werden Arbeitsschritte und Arbeitszeit eingespart und die Produktivität gesteigert. Und quasi als Nebengewinn wird so auch das papierlose Büro mit seinen weiteren Einsparpotenzialen ermöglicht.

Was kann man im Büro alles digital transformieren?

Das hängt von dem Büro ab und was alles benötigt wird. Grundsätzlich gibt es mittlerweile für nahezu alle Unternehmensbereiche Digitalisierungslösungen. Von digitalen Meetingräumen und digitalen Whiteboards, über Online-Tools zum papierlosen Planen von Terminen, Aufgaben und Dienstleistungen, vollständig digitalen Multiprojektplanungstools mit Risikomanagement, Zeiterfassung, Zugriffsverwaltung und Ressourcenplanung bis zum rein digitalen Dokumentenmanagement. Ermöglicht wird dies alles durch ein Zusammenspiel von geeigneten Software-Programmen und Hardware-Komponenten.

2. Warum papierloses Büro? Gründe, Vorteile und Statistiken zur Kostenersparnis

Die drei Hauptgründe und Vorteile eines papierfreien Büros sind (1.) Kostenersparnis, (2.) Produktivitätssteigerung und (3.) Umweltschutz. Die konkreten Vorteile und Ersparnisse wurden bereits in zahlreichen Studien für alle drei Bereiche statistisch belegt. Einen Benefit gibt es allerdings nur für erfolgreiche Projektumsetzungen. Denn die Erfahrung zeigt, dass viele Ansätze für ein papierloses Büro schnell versanden. Der Grund ist, dass diese eben nur digitalisieren, ohne dabei auch digital zu transformieren. Dies führt dann zu einem Mehraufwand und eine Mehrbelastung für die Mitarbeiter.

Statistiken zu den Vorteilen eines papierlosen Büros: Kostenersparnis, Produktivitätsplus & Umweltschutz

Kostenersparnis: Drucker, Papier, Tinte und Toner kosten Geld – und das nicht zu knapp. Denn allein die Druckertinte gehört zu den teuersten Flüssigkeiten der Welt! Laut dem Marktforschungsinstitut CAP Ventures betragen die Anschaffungskosten für einen Drucker mit vierjähriger Nutzungsdauer statistisch gerade einmal 10 % der Gesamtkosten. 70 % hingegen entfallen auf die Tinte und Druckköpfe und 20 % auf Spezialpapier. Laut einer Statistik der DMS-Factory summiert sich die Kostenersparnis durch ein vollständig papierloses Büro (v. a. Papierkosten, Druckkosten, Kosten für die Bürofläche der Ablage und des Archivs, Entsorgungskosten sowie Arbeitszeit für das aufwendigere Suchen in den Papierablagen und die manuelle Bearbeitung) auf fast 13.000 Euro pro Mitarbeiter im Jahr. Das große Kosteneinsparpotenzial bestätigt sich auch am Beispiel der Behörden und Verwaltungen: So gibt z. B. das Verwaltungsamt in Mönchengladbach für 257.000 Einwohner rund 933.000 Euro an Papier- und Druckkosten pro Jahr aus (3,63 Euro pro Kopf), Mannheim hingegen nur 6.000 Euro für 300.000 Einwohner (0,02 Euro pro Kopf) – ein Unterschied von sage und schreibe dem 181-fachen bzw. eine Kostenersparnis von 18.100%!

Produktivitätssteigerung: Die digitale Zusammenarbeit hat gegenüber der papierbasierten zahlreiche Vorteile, die sich zu einem erheblichen Produktivitätsplus summieren.

1. Jeder Mitarbeiter kann von überall aus auf die digitale Ablage zugreifen. Das ist ein Produktivitätsturbo für den Außendienst und vereinfacht arbeiten im Homeoffice enorm.
2. Die Suchfunktionen in den digitalen Ablagen verkürzen die Arbeitszeit für die Dokumentensuche erheblich (bei einer Stunde Suchen pro Tag und 20 Mitarbeitern mit 30 Euro Durchschnittslohn summiert sich die Ersparnis auf rund 200.000 Euro pro Jahr).
3. Teams können dezentral gemeinsam an digitalen Dokumenten zusammenarbeiten, das sorgt für mehr Flexibilität und Mobilität.
4. Die Kommunikation wird einfacher und schneller (z. B. mit Microsoft Teams).
5. Neben der Kostenersparnis für Arbeitsfläche und Material kommt noch eine gestiegene Wettbewerbsfähigkeit hinzu, da viele Kunden mittlerweile auf einfache digitale Lösungen Wert legen.
6. Zudem ergeben sich noch erhebliche Personal- und Kosteneinsparungen im Bereich der Datensicherung und Archivierung.

Fazit: Laut der International Data Corporation (IDC) beträgt die Produktivitätssteigerung durch ein papierloses Büro insgesamt 21,3%.

Umweltschutz: Laut einer Statistik des Umweltbundesamtes ist Deutschland mit einem Prokopfverbrauch von fast 250 kg Papier pro Jahr einer der zehn größten Papierverbraucher der Welt. Fast die Hälfte entfällt dabei auf Druck-, Presse- und Büropapiere. Dabei verbrauchen die Mitarbeiter in einem Büro durchschnittlich 40 bis 50 Blatt Papier – pro Tag! Papier wird oft gedankenlos verschwendet. Oder wusste Sie, dass für die Produktion eines einzigen Blatts DIN A4 Papier rund 10 Liter Wasser benötigt werden? Und dass beim Ausdrucken mit einem Laserdrucker Milliarden von gesundheitsschädlichen Feinstaubpartikeln in der Innenraumluft erzeugt werden? Schon allein Recyclingpapier spart gegenüber Primärfaserpapier rund 60% Energie, bis zu 70% Wasser und pro 500-Blatt-Paket 5,5 kg Holz ein. Pro Palette ergibt das zweieinhalb ausgewachsene Bäume mit durchschnittlich 440 kg Gewicht. Hinzu kommen dann noch schwer abbaubare chemische Substanzen sowie ein entsprechender CO2-Ausstoß. Dabei ist Papier immer noch das bedeutendste Verbrauchsmaterial im Büro und erzeugt rund 60-70% der gesamten Büroabfälle. Dementsprechend groß ist somit auch der Beitrag eines papierlosen Büros zum Umweltschutz.

3. Was muss für ein papierloses Büro beachtet werden? Aufbewahrung und Dokumentenmanagement

Wie funktioniert ein papierloses Dokumentenmanagement? Wie sieht die perfekte Ordnerstruktur dafür aus?

Im Unterschied zur klassischen papierbasierten Schriftgutverwaltung erfordern elektronische Dokumente ein datenbankgestütztes Dokumentenmanagement und Dokumentenverwaltungssystem – also eine digitale Dateiablage. Dafür gibt es eine Reihe verschiedener Software-Lösungen, die sogeannten Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Damit können alle elektronischen Dokumente digital und zentral erfasst, bearbeitet, verwaltet, verteilt, fachgerecht archiviert und auch gelöscht werden. Eine Rechteverwaltung sorgt dabei dafür, dass jeweils auch nur die berechtigten Personen Zugriff auf die jeweiligen Dokumente erhalten.

• Hier erfahren Sie → wie das papierlose Dokumentenmanagement mit Microsoft SharePoint funktioniert.
• Entscheidend für eine effiziente Nutzung der digitalen Ablage durch jeden Mitarbeiter ist dabei aber auch eine gute und übersichtliche Ordnerstruktur. Mehr Details hierzu erfahren Sie in unserer Anleitung → Schritt für Schritt zur endlich funktionierenden Dateiablage.

Wie funktioniert die papierlose Aufbewahrung und digitale Archivierung?

In Deutschland gelten konkrete Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen. Das gilt vereinfacht gesagt für alle Unterlagen – auch digitale Dokumente – die Einfluss auf die Besteuerung haben. Die Aufbewahrungsfristen betragen je nach Art der Unterlagen 6-10 Jahre (hier finden Sie unsere kostenfreie → Übersicht zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen). Aber auch für mögliche Haftungsfragen und Rechtstreitigkeiten müssen die entsprechenden papierlosen digitalen Daten zweifelsfrei sicher aufbewahrt werden können.

• Die elektronischen Datenträger haben jedoch nur eine begrenzte Lebensdauer. Die Daten auf Festplatten oder auch gebrannten CDs verfallen beispielsweise nach durchschnittlich 5-10 Jahren. Die auf USB-Sticks, SD-Karten und gebrannten DVDs im Schnitt nach 10-30 Jahren.
• Dafür ist das Erzeugen von Backups der digitalen Archive allerdings auch erheblich einfacher und günstiger. Es muss nur eine Kopie der digitalen Daten erstellt werden. Allgemein wird empfohlen, von allen Datensätzen drei Backup-Versionen (Kopien) auf mindestens zwei unterschiedlichen Speichermedien abzuspeichern, davon einmal beispielsweise in einer sicheren Cloud.
• Solche redundant (mehrfach) abgespeicherten Backups des digitalen Archivs sind im hohen Maße ausfallsicher, erfüllen die Aufbewahrungspflichten und erhöhen zudem die Datensicherheit gegenüber physischen Schäden (Bürobrand, Wasserschaden, Vandalismus, Naturkatastrophen etc.).
• Hier erfahren Sie mehr zu den Themen → digitale Archivierung und → Backups.

4. Wie funktioniert das papierlose Büro konkret? Umsetzung mittels Software-Programmen

Für Selbstständige, oder die private Ablage zuhause, können lokale Software-Insellösungen mitunter ausreichen. Sobald in einem Unternehmen jedoch mehrere Menschen papierlos zusammenarbeiten sollen, wird man kaum noch um einen eigenen Server oder alternativ eine gemietete Cloud-Lösung herumkommen. Daher bieten sich komplette Bürosoftware-Pakete an, die anbieterseitig zusätzlich eine Cloud-Unterstützung integriert haben, wie zum Beispiel Microsoft Office 365 oder Googles G Suite. So müssen Sie die benötigte IT-Infrastruktur und Hardware nicht selbst kaufen, installieren und warten, sondern können sich diese schlüsselfertig als Infrastructure-, Platform- und Software-as-a-Service (IaaS, PaaS und SaaS) einfach mieten.

• Hier finden Sie unsere → Übersichtsseite zu den Funktionen, Möglichkeiten und Anleitungen für Microsoft Office 365 (mit Video-Tutorials).
• Was ist besser fürs papierlose Büro geeignet: Microsofts Office 365 oder Googles G Suite? → Hier finden Sie unseren Vergleich mit den Unterschieden.

5. Extra-Tipp: Förderungen, Seminare und Mitarbeiterschulungen rund um ein papierloses Büro!

Förderungen & Zuschüsse für ein papierloses Büro:

Bund, Länder und EU bieten umfassende Fördermaßnahmen für die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen aller Branchen an, zum Beispiel:

• Die Förderdatenbank des Bundeswirtschaftsministeriums führt insgesamt 183 verschiedene Förderprogramme rund um die Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen, von der Beratungs- bis zur Investitionsförderung.
• Das Förderprogramm go-digital fördert beispielsweise mit bis zu 16.500 Euro Zuschuss gezielte Beratungs- und Umsetzungsleistungen in den Bereichen „digitale Geschäftsprozesse“.
• Die KfW-Bank wiederum bietet mit dem ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit einen zinsgünstigen Förderkredit für Investitionen und Betriebsmittel in den Bereichen Innovation und Digitalisierung ab 0,01% effektiven Jahreszins.

Beratung, Seminare und Schulungen rund um die digitale Transformation:

Am einfachsten gelingt die digitale Transformation hin zu einem papierlosen Büro mit professioneller Unterstützung. Büro-Kaizen unterstützt Sie und Ihr Unternehmen hierbei gleich doppelt:

• Unsere Büro-Kaizen-Beratungsprojekte optimieren und transformieren Ihre Büroprozesse direkt bei Ihnen vor Ort und führen dadurch zu einem schnelleren, besseren, entspannteren und nicht zuletzt auch papierfreien Arbeiten.
• Das nötige Knowhow und die benötigten Kompetenzen, wie Ihre Mitarbeiter am effizientesten mit den neuen Softwarelösungen für ein papierloses Büro umgehen, lernen diese in unseren verschiedenen (inhouse und online) Seminarangeboten, wie zum Beispiel in unserem → Microsoft 365 Powerpaket!

6. Büro-Kaizen Video-Tutorial: 20% mehr Effizienz auch in Ihrem papierlosen Unternehmen!

(Dauer 05:22 Minuten)