Kosten runter, Produktivität rauf: Absentismus und Präsentismus in Unternehmen wirkungsvoll reduzieren

Wie man es dreht und wendet – Absentismus und Präsentismus in Unternehmen sind zwei Seiten derselben Medaille. Denn nicht nur, dass beide Phänomene die Kosten treiben und die Produktivität senken. Auch eine Reduzierung der Fallzahlen erfordert in beiden Fällen ähnliche Lösungsstrategien. Welche Ursachen, Kosten und Folgen Absentismus (Fehlzeiten) und Präsentismus (Arbeiten trotz Krankheit) in Unternehmen haben – und was wirklich dagegen hilft – erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag.

1. Definition: Was versteht man unter Absentismus und Präsentismus bei der Arbeit?

Die Definition von „Präsentismus“ (englisch: presenteeism) ist vergleichsweise leicht. Darunter wird allgemein die Anwesenheit von Beschäftigten trotz tatsächlicher Gesundheitsprobleme verstanden. Also dass man arbeitet, obwohl man krank ist. Die häufigsten Gründe hierfür sind zum Beispiel ein zu hoher Arbeitsdruck, eine zu geringe Personaldecke (mangelnde Vertretungsmöglichkeiten) oder die Angst vor dem Verlust eines unsicheren Arbeitsplatzes. Im Unterschied zu dieser recht klaren Definition wird der gegenteilige Begriff „Absentismus“ (englisch: absenteeism) in Deutschland sehr unterschiedlich ausgelegt.

• Eine vor allem in der Betriebswirtschaftslehre und dem Personalwesen in Deutschland verbreitete Definition versucht, mit dem Begriff Absentismus das „Blaumachen“ beziehungsweise „Krankfeiern“ zu verstehen, um dieses Fehlverhalten dann gezielt sanktionieren und reduzieren zu können (so zum Beispiel auch im Gabler Wirtschaftslexikon). In diesem Sinn werden unter diesem Begriff also nur die Fehlzeiten bei der Arbeit verstanden, die nicht auf einen tatsächlichen Krankenstand zurückführbar sind.
• In den psychologischen und soziologischen Arbeitswissenschaften sowie im gesamten englischen Sprachraum wird mit Absentismus jedoch viel allgemeiner die Abwesenheit eines Arbeitnehmers von der Arbeit definiert, also alle Fehltage zusammengenommen. Und zwar gänzlich unabhängig davon, ob die Fehlzeiten freiwillig (z. B. durch Blaumachen) oder unfreiwillig (z. B. wegen Krankheit) erfolgen. Das hat folgenden entscheidenden Vorteil.

Warum ist die Definition von Absentismus als „Blaumachen“ nicht praktikabel?

Die allgemeine Definition von Absentismus als Fehlzeiten ist die einzige Möglichkeit, mit dem Begriff empirisch und statistisch arbeiten zu können. Denn die Phänomene Blaumachen und Krankfeiern lassen sich kaum messen und sind daher statistisch nicht zu fassen. Sie werden keine belastbaren Zahlen hierzu finden oder ermitteln können.

Zum Glück fällt das Blaumachen im Vergleich zu den Fehltagen auch zahlenmäßig kaum ins Gewicht, so dass man sich auf das große Ganze konzentrieren kann. Und praktischerweise werden diese „Fehlzeiten ohne Krankheitsbezug“ auch gleichzeitig mitgesenkt, wenn man die eigene Unternehmenskultur, wie im Folgenden beschrieben, modernisiert und auf die gegenwärtigen sowie künftigen Herausforderungen ausrichtet, wie zum Beispiel den demografischen Wandel und den Fachkräftemangel, also den Kampf der Unternehmen um geeignete und fähige Mitarbeiter.

• Einer der Hauptgründe für die übergreifende Definition von Absentismus als allgemeine Fehlzeiten liegt auch in den Schwierigkeiten bei der medizinischen Diagnose nicht objektiv feststellbarer Erkrankungen begründet. Zum Beispiel bei Rückenschmerzen, Kopfweh, Migräne oder Burnout. Denn ab wann sind die Kopfschmerzen so stark, dass man nicht mehr arbeiten sollte? Selbst ein Arzt kann das nicht objektiv und zweifelsfrei feststellen – und gehen Sie zu 10 verschiedenen Ärzten, erhalten Sie 10 verschiedene Antworten.
• Dementsprechend ergeben sich auch erhebliche methodische Probleme bei der Identifizierung und Abgrenzung von freiwilligem und unfreiwilligem Absentismus. Es kann zwar Indizien geben, die auf ein Blaumachen hindeuten. Ein Beweis hierfür ist jedoch extrem schwer und, nicht zuletzt aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht, nur durch detektivische Arbeit im Einzelfall zu erbringen.
• Und auch große anonyme Umfragen ergeben nur ein ungenaues, unsicheres und vages Bild und erfüllen bislang nicht die Kriterien für repräsentative und damit valide Erhebungen. (Eine Umfrage von Harris Interactive kommt beispielsweise zu dem Ergebnis, dass rund 10 % der Deutschen gelegentlich Krankfeiern, so dass die Gesamtzahl der Krankmachtage im unteren einstelligen Prozentbereich der gesamten Fehltage liegen dürfte.)
• Kurz: Mit der Definition von Absentismus als Krankfeiern lässt sich also weder empirisch noch statistisch arbeiten. Stattdessen muss das Blaumachen als Teilmenge aller Fehltage verstanden werden. Wie sich das Krankfeiern dann konkret reduzieren lässt (Hauptgründe: belastende Arbeitssituationen, ungelöste Konflikte, Demotivation), sehen Sie weiter unten.

2. Die Folgen und Kosten von Absentismus und Präsentismus für Unternehmen

In HR- und Personalerkreisen werden unter Präsentismus auch ganz konkret die Produktivitätsverluste verstanden, die durch anwesende Mitarbeiter mit tatsächlichen Gesundheitsproblemen entstehen. Denn wer krank zur Arbeit geht, hat eine geringere Leistungsfähigkeit gegenüber der persönlichen Normalleistung. Gleichzeitig steigt die Fehlerrate – Fehler, die sich manchmal auf viele andere Mitarbeiter auswirken (Lawineneffekt) und bei all diesen massenhaft Korrekturen erfordern (Produktivitätsverlust), zu einem erhöhten Ausschuss führen oder – im schlimmsten Fall – zu vermehrten Arbeitsunfällen mit Sach- und Personenschäden führen.

Hinzu kommt noch die Ansteckungsgefahr bei infektiösen Erkrankungen wie Erkältungen, Grippe oder Corona. Anstatt dass eine Person fünf Tage ausfällt, fällt bei Präsentisten dann die halbe Belegschaft eine Woche lang aus. Ein deutlicher Unterschied. Auch die Genesung schreitet deutlich langsamer voran, wenn die Beschwerden nicht richtig auskuriert werden. Dann steigt dadurch zugleich auch das Risiko für eine langwierige und erheblich kostenintensivere Chronifizierung der Erkrankung.

Der Produktivitätsverlust, das erhöhte Fehlerrisiko und auch die Selbstgefährdung der eigenen Gesundheit hat sich übrigens auch durch den „neuen Präsentismus im Homeoffice“ während und nach Corona nicht geändert.

• Dem Fehlzeitenreport 2021 der AOK zufolge gingen 13,2 % der Versicherten in den letzte 12 Monaten entgegen dem Rat ihres Arztes krank zur Arbeit. Bei Führungskräften waren es sogar 36 %.
• Das Institut für Betriebliche Gesundheitsberatung hat sogar einen Wert von 51 % der Beschäftigten ermittelt, die manchmal oder häufig krank zur Arbeit gehen.
• Laut dem Statistikdienst Statista deuten die verfügbaren Zahlen auf rund doppelt so hohe Kosten hin, die Unternehmen durch Präsentismus im Vergleich zum Absentismus entstehen.
• Auch die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) bestätigt in ihrem Review „Arbeiten trotz Krankheit – Produktivitätsverluste und Gesundheitskosten“, dass die betriebswirtschaftlichen Kosten des Präsentismus beträchtlich sind und die Gesamtkosten durch alle krankheitsbedingten Fehlzeiten übersteigen.
• Eine Studie der Strategieberatung Booz & Company schätzt die direkten und indirekten Kosten durch Präsentismus in Deutschland gar auf rund ein Zehntel des Bruttoinlandsprodukts.

Kosten, die Unternehmen durch Absentismus und Präsentismus pro Mitarbeiter und Jahr in Deutschland entstehen

Produktivitätsverlust pro Mitarbeiter und Jahr durch Absentismus und Präsentismus (nach Krankheitsbildern)

3. Die häufigsten Ursachen für Absentismus und Präsentismus in Unternehmen

Ursachen für krankheitsbedingten Absentismus:

• Nicht alle Keime sind gleich ansteckend. Mangelnde Hygieneregeln in der Arbeitsstätte erhöhen jedoch die Wahrscheinlichkeit für eine Übertragung und Ansteckung weiterer Beschäftigter.
• Und auch nicht jedes Immunsystem arbeitet gleich gut. So sind die Fehlzeiten älterer Beschäftigter statistisch fast doppelt so hoch wie bei jüngeren Personen. Der demografische Wandel einer immer älteren Belegschaft wird also dieses bereits bestehende Problem künftig noch weiter verschärfen.
• Bei den nichtinfektiösen Erkrankungen (zum Beispiel psychischen Problemen wie Burnout oder den Volkskrankheiten Herz-Kreislauf- sowie Muskel- und Skeletterkrankungen) wiederum ist häufig die Arbeitsplatzsituation mit ursächlich. Allen voran mangelnde Bewegung an Bildschirmarbeitsplätzen, monotone Körperhaltungen in der Produktion, nichtergonomisch eingerichtete Arbeitsplätze sowie chronischer Stress durch inadäquate Prozesse und Abläufe.

Ursachen für freiwilligen Absentismus (Blaumachen):

• Die Gründe für das Krankfeiern lassen sich entweder auf betriebliche Probleme oder auf persönliche Gründe zurückführen.
• Unter betriebliche Probleme fallen zum Beispiel Diskriminierung, Mobbing, zu hoher Arbeitsdruck, Überforderung, Unterforderung, schlechtes Betriebsklima und ungelöste Konflikte. All das demotiviert. Und wer Angst davor hat, zur Arbeit zu müssen, bleibt auch schneller Mal zuhause.
• Persönliche Gründe können zum Beispiel eine sich anbahnende Scheidung, Pflege oder Todesfall im familiären Umfeld, eine neue Liebe, das „Brennen“ für intensiv gelebte Hobbies und ähnliches sein. Wenn Beruf und Privates unvereinbar sind, bleibt immer Eins davon auf der Strecke – und das ist für viele Menschen dann eben nicht immer automatisch das Private.

Ursachen für Präsentismus:

• Nicht jedes Gesundheitsproblem bedeutet, dass man sich deswegen gleich krankmeldet und zuhause bleibt. Zum Beispiel bei einer saisonalen Allergie oder leichten Kopfschmerzen. Bei manchen Krankheitsbildern wie leichten Rückenschmerzen ist es sogar therapeutisch angeraten, sich moderat zu bewegen, anstatt nur im Bett zu liegen oder auf dem Sofa zu sitzen.
• Wenn Beschäftigte sich allerdings gezwungen sehen, trotz einer intensiveren Erkrankung arbeiten zu gehen, dann liegt die Ursache hierfür häufig in der Arbeitssituation oder der Unternehmenskultur begründet.
• Zum Beispiel kann eine zu dünne Personaldecke dazu führen, dass keine Stellvertretung zur Verfügung steht, die einspringen kann. Eine schlechte Planung der Prozesse und Deadlines ohne ausreichende Zeitpuffer (die Länge der notwendigen Zeitpuffer, damit ein Plan nicht kollabiert, lässt sich sogar statistisch ermitteln) sorgt für einen unaufschiebbaren Zeitdruck, so dass man die Kollegen nicht im Stich lassen will. Weitere Gründe sind zum Beispiel die Angst vor einer Benachteiligung hinsichtlich einer Beförderung, falsche Anreize durch ein nicht passendes Bonussystem, eine strikte Anwesenheitspolitik im Unternehmen oder die Angst vor einer möglichen Entlassung. All das sind Managementfehler, die sich auf das Unternehmen und die Belegschaft auswirken.

Fazit: Hohe Fallzahlen bei Absentismus und Präsentismus sind also ein eindeutiger Indikator, dass etwas im Unternehmen nicht stimmt. Etwas, das von der Unternehmensleitung und den Führungskräften in großen Teilen beeinflusst werden kann und muss. In diesem Sinn lassen sich die verschiedenen Formen des Absentismus und Präsentismus zwar nicht vollständig verhindern, aber besser managen, um dadurch die Folgen abzumildern, die Fallzahlen zu reduzieren und die Dauer der jeweiligen Fälle zu verkürzen. Das Ergebnis: Die Kosten gehen runter und die Produktivität rauf – und das sehr deutlich (siehe unten)!

4. Lösungen und Strategien: Was tun gegen Präsentismus und Absentismus im Unternehmen?

Viele der oben genannten Faktoren beeinflussen sich gegenseitig. So führt beispielsweise ein dauerhaft erhöhtes Stressniveau aufgrund ineffizienter Prozesse oder einer unpassenden Arbeitsplatzsituation zu psychischen und körperlichen Problemen, die dann wiederum den beruflichen Stress verstärken, was dann wiederum weitere psychosomatische Probleme hervorruft. All die genannten Faktoren lassen sich dabei jedoch unter zwei Kernbereichen subsummieren:

1. Ignorieren vs. Fördern der Gesundheit → dies kann durch ein betriebliches Gesundheitsmanagement verbessert werden (präventiv und auch therapeutisch/begleitend).
2. Eine belastende vs. optimierte Arbeitsplatzsituation → dies kann durch eine mitarbeiterorientierte Unternehmenskultur und effizientere Prozesse verbessert werden.

Fazit des Wissenschaftlichen Instituts der AOK (WIdO): Mehr Achtsamkeit für Gesundheit

Die beste Prävention von Präsentismus bestehe, so das Wissenschaftliche Institut der AOK-Krankenkasse (WIdO) zum derzeitigen Forschungsstand, in einer „wertschätzenden, sicheren und gesunden Unternehmenskultur“, in der die Gesundheit der Mitarbeiter und der Erhalt ihrer Arbeits- und Leistungsfähigkeit einen hohen Stellenwert hat. Also eine „Abkehr von der Kultur der Unachtsamkeit für die Gesundheit“. Denn die Gesundheit der Belegschaft ist keine Privatsache, sondern beeinflusst die Produktivität des Unternehmens und damit das Erreichen der Unternehmensziele wesentlich.

• Laut den Untersuchungen des Wissenschaftlichen Instituts der AOK haben Unternehmen, die ein Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) implementiert haben, sowohl weniger krankheitsbedingte Personalausfälle (Absentismus) wie auch deutlich weniger Präsentismus.
• Zu einer gesunden Unternehmenskultur gehöre zudem auch eine Überprüfung der bestehenden Arbeitszeitregelung, des Bonussystems und der Führungsgrundsätze auf die langfristigen Folgen für die Gesundheit und das Wohlbefinden der Angestellten hin.
• Unternehmen, die sich diesen Herausforderungen stellen, haben dann nicht nur gesündere Mitarbeiter. Sie werden auch für neue, noch zu rekrutierende Beschäftigte attraktiver. Das erleichtert das Employer Branding, ein möglichst attraktiver Arbeitgeber zu sein, um dadurch Vorteile in Zeiten des Fachkräftemangels zu erlangen und im Kampf um Fachkräfte auch noch künftig ausreichend geeignete Beschäftigte zu bekommen.

Fazit von Professor Dr. Claus Schnabel: Gesundheitsmanagement und bessere Arbeitsbedingungen

Das Ausmaß des Präsentismus und Absentismus variieren zwar zum Teil erheblich zwischen den verschiedenen Arbeitnehmergruppen, Betrieben und Sektoren. Die Problematik an sich ist jedoch, so Professor Dr. Claus Schnabel (von der Universität Erlangen-Nürnberg und Sprecher des „Labor and Socio-Economic Research Centers“), ein weit verbreitetes Phänomen und kann erhebliche betriebs- und volkswirtschaftliche Auswirkungen erreichen.

• Durch eine Änderung gesundheitsriskanter Verhaltensweisen und das Schaffen gesundheitsgerechter Arbeitsbedingungen können sowohl die Gesundheit wie auch das Wohlbefinden der Beschäftigten nachhaltig verbessert und damit sowohl die Fehlzeiten als auch der Präsentismus verringert werden.
• Damit zählen ein Betriebliches Gesundheitsmanagement sowie eine Verbesserung der Arbeitsbedingungen zu den effektivsten Maßnahmen zur Reduzierung von Absentismus und Präsentismus.

Hoher ROI eines Absentismus-Präsentismus-Managements von 1:4 bis 1:24

Laut dem Business-Informationsdienst Haufe haben die Investitionen in Maßnahmen zur Reduktion von Präsentismus und Absentismus einen sehr hohen ROI (Return on Invest). Aufgrund der je nach Betrieb und Sektor unterschiedlichen Bedingungen werden hierbei ROIs zwischen 1:1 und sogar 1:21 erreicht. Das bedeutet, dass pro investiertem Euro durch die Kostenreduktion und Produktivitätssteigerung bis zum 21-fachen zurückgewonnen wird. Als durchschnittlichen ROI für die Einführung eines Absentismus-Präsentismus-Managements gibt Haufe einen Wert von 1:4 an.

5. Extra-Tipps für eine Reduktion von Präsentismus und Absentismus bei Büro-Kaizen!

Büro-Kaizen ist das japanische Managementkonzept zur schrittweisen Verbesserung und Perfektionierung von Prozessen. Mit diesen praxisnahen Lösungen, Strategien, Methoden und Tools werden Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen Schritt für Schritt deutlich effizienter und schaffen mehr in weniger Zeit. Das reduziert das Stressniveau erheblich, schont die Gesundheit und schafft Raum für Neues. Was Sie in diesem Bereich konkret tun können, haben wir Ihnen auf folgenden Übersichtsseiten zusammengefasst.

• Effizientere Prozesse: Alle Prozesse, Abläufe und Strukturen sollten immer klar definiert, so einfach wie möglich und transparent sein, also allen Mitarbeitern bekannt sein.
• Effizienteres Zeit- und Selbstmanagement: Diese Methoden und Prinzipien helfen, den Arbeitsalltag und die eigene Arbeitszeit deutlich effizienter zu strukturieren.
• Effizientere Büroorganisation: Von der Büroeinrichtung, Bürogestaltung und modernen Bürokonzepten über Vertretungsregeln bis zu den Spielregeln für die Kommunikation und Meetings.
• Effizientere Nutzung der Office-365-Tools: Microsoft Office 365 ist die verbreitetste Bürosoftware-Suite. Hier finden Sie alle unseren kostenlosen Anleitungen für mehr Effizienz mit den Office-Apps!
• Ergonomischer Arbeitsplatz: Mehr Ergonomie am Arbeitsplatz ist einer der Hauptschlüssel, um viele gesundheitliche Probleme ganz leicht zu minimieren.
• Die Raumluft im Büro verbessern: Mit einer wirkungsvollen Luftreinigung von Viren und Schadstoffen schaffen Sie ein gesundes Raumklima im Büro und reduzieren Krankheitsübertragungen (inkl. einem Geräte-Vergleich).
• Vertrauensbasierte Arbeitszeitmodelle: Das EuGH und das BAG haben die reine Vertrauensarbeitszeit abgeschafft – Tipps für die vertrauensbasierte Zeiterfassung (z. B. mit Microsoft 365).
• Konfliktmanagement in Unternehmen: Schlichtung, Mediation und weitere praxisnahe Lösungsstrategien für Führungskräfte und Mitarbeiter.
• Mitarbeitermotivation steigern: Die intrinsische Motivation (innere Antriebskraft) ist ein wunderbares Phänomen, das uns zu Höchstleistungen befähigen kann.

Büro-Kaizen Video-Tutorial: In 7 Schritten zum für immer aufgeräumten Schreibtisch!

(Dauer 05:04 Minuten)