Die Apple-App „Kurzbefehle“: Anleitung für die einfache Automatisierung auf und mit iPhone & iPad!

Die „Kurzbefehle-App“ von Apple kommt zwar im ersten Moment etwas unscheinbar daher, entpuppt sich aber als ein wahres Wunder-Tool. Denn es macht die Automatisierung auf sowie mit iPhones und iPads kinderleicht. Mit dem Tool lassen sich die vielfältigsten Aufgaben und Abläufe vollautomatisiert erledigen, sei es auf dem Endgerät selbst oder in Kombination mit einer Apple Watch, Apps von Drittanbietern und sogar Smart-Home-Anwendungen.

• Die App bietet bereits eine Vielzahl an vorgefertigten Kurzbefehlen, die sich je nach Bedarf individuell anpassen lassen.
• Nach dem Baukastenprinzip kann man auch selbst eigene Kurzbefehle zusammenstellen, ohne dafür Programmierkenntnisse oder Vorkenntnisse zu benötigen.
• In der folgenden Anleitung erklären wir Ihnen, wie Sie die Kurzbefehle-App optimal nutzen, und zeigen Ihnen nützliche Beispiele, die Ihnen das Leben und die Arbeit spürbar erleichtern werden!

1. Steckbrief: Die Apple-App „Kurzbefehle“

• Name: „Kurzbefehle“ (englisch: „Shortcuts“)
• Entwickler: Apple
• Funktion: Automatisierungsanwendung für Apple-Geräte
• Betriebssysteme: iOS, iPadOS, watchOS and macOS
• Veröffentlichung: 17. September 2018 (ersetzte die eingekaufte Vorgängerversion „Workflow“ von 2014)
• Kosten: Gratis
• Bewertung: 4,1 von 5 Sternen (nach 1.522 Bewertungen)
• Download: Kostenlos in Apples App Store

2. Beschreibung: Was ist und was kann die Apple-App „Kurzbefehle“ alles?

Die App „Kurzbefehle“ ist eine extrem vielseitige Automatisierungsanwendung für alle Apple-Geräte. Damit lassen sich häufig wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsabläufe aller Art ganz schnell und einfach bedarfsgerecht automatisieren. Dafür kann man auf eine große Sammlung an vorgefertigten Kurzbefehlen zurückgreifen, die man individuell an die eigenen Wünsche anpassen kann. Oder man erstellt in wenigen Schritten selbst einen eigenen Kurzbefehl, der auch mehrere komplexe Schritte hintereinander umfassen kann.

• Die Aktionen eines Kurzbefehls lassen sich dann ganz schnell und einfach per Fingertipp auf das jeweilige Icon oder durch eine Sprachanweisung an Siri ausführen.
• So ein Kurzbefehl kann auch automatisch durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst werden. Zum Beispiel durch das Verlassen des Büros, das Ankommen zu Hause, zu einer bestimmten Uhrzeit oder durch eine eingehende Nachricht etc.
• Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielseitig und reichen von der Automatisierung von Abläufen auf dem Endgerät, über die clevere Unterstützung und Hilfe im Alltag bis zur Fernsteuerung und Automatisierung von Smart-Home-Anwendungen. Zum Beispiel, um bei der Ankunft zu Hause bestimmte Lichter einzuschalten, die Lieblingsmusik anzumachen und gleichzeitig die Heizung höher zu regeln – und umgekehrt.
• Hinweis: Auf dem iPhone und iPad sind gerätebedingt andere Kurzbefehloptionen möglich als auf einer Apple Watch, einem Mac oder einem MacBook.

Wo finde ich die Kurzbefehle-App?

Die Anwendung „Kurzbefehle“ ist auf allen iOS-, iPadOS-, watchOS- and macOS-Geräten vorinstalliert (also iPhone, iPad, Apple Watch, Mac und MacBook). Falls Sie das Icon nicht auf Ihrem Home-Bildschirm finden können, benutzen Sie entweder den Finder oder das Dock unten oder die Suchfunktion und tippen darin „Kurzbefehle“ ein. Falls Sie die Anwendung versehentlich gelöscht haben, können Sie diese aus dem App Store kostenlos erneut herunterladen und erneut installieren.

3. Übersicht: Wie funktioniert und nutzt man die Kurzbefehle-App (am Beispiel iPad)?

Starten Sie die App und öffnen Sie die Seitenleisten mit der Menüauswahl, indem Sie auf das Bildschirmsymbol links oben tippen. In der Seitenleiste haben Sie dann folgende Auswahlmöglichkeiten.

4. Beispiele & Ideen: Welche vorgefertigten Kurzbefehle gibt es alles für iPad & iPhone?

Mittlerweile gibt es Hunderte an Shortcut-Kurzbefehlen, die im Bereich „Galerie“ der App verfügbar sind. Hunderte weitere Kurzbefehle kann man im Internet finden und herunterladen. Hier eine kleine Auswahl an nützlichen Shortcuts, die man voreingestellt direkt in der Galerie-Auswahl der App findet.

• Wann muss ich los: Die geschätzte Wegzeit bis zum nächsten Termin im Kalender wird ausgerechnet und angezeigt.
• Heimweg anzeigen: Die Navigations-App wird geöffnet und gleich der kürzeste bzw. schnellste Weg nach Hause angezeigt.
• Am Arbeitsplatz erinnern: Diese Notizen werden automatisch eingeblendet, sobald man im Büro ankommt.
• Verbleibenden Zeitraum angeben: Wie viele Tage sind es noch von jetzt bis zu einem bestimmten (Fälligkeits-)Datum?
• Neuestes Foto verschicken: Das zuletzt aufgenommene Foto wird als Anhang einer neuen E-Mail geöffnet und kann somit gleich verschickt werden.
• Eigenes GIF erstellen: Eine aufgenommene Fotoserie oder ein Video wird per Fingerdruck in ein GIF konvertieren.
• Schnappschüsse-Schnellstart: Um spontan schneller reagieren und Videos mit nur einmal tippen aufnehmen zu können, ohne sich zuvor durch das Kameramenü klicken zu müssen. So kann man schneller reagieren, um noch rechtzeitig spontane Schnappschussvideos mach zu können (z.B. auch gleich in Zeitlupe).
• Geräteeinstellungen für zu Hause und unterwegs: Damit kann man die Geräteeinstellungen abhängig vom Aufenthaltsort konfigurieren (z.B. WLAN An/Aus, mobile Daten An/Aus, Lautstärke, Helligkeit, Hintergrundbild etc.).
• Passgenauen Timer starten: Keine Lust mehr, jedes Mal den Timer neu einzustellen? Dann wählen Sie sich doch immer gleich den passgenau voreingestellten Timer aus! Zum Beispiel fürs Teekochen, Eierkochen, die 5-Minuten-Pomodore-Technik, fürs mittägliche Power-Napping, Kurzmeditationen etc.
• Musik erkennen und mehr davon suchen: Den aktuell abgespielten Song erkennen und weitere Titel, Alben oder die größten Hits dieses Künstlers zur Playlist hinzufügen.
• Übersetzen: Die aktuelle Auswahl übersetzen lassen.

5. Anleitung 1: Wie nutze ich einen vorgefertigten Kurzbefehl auf dem iPad?

Alle Shortcuts, die Sie in den Ordnern „Alle Kurzbefehle“ und „App-Kurzbefehle“ finden, können Sie direkt nutzen. Alle weiteren Shortcuts aus dem Ordner „Galerie“ müssen Sie zuerst noch Ihrer persönlichen Sammlung hinzufügen, damit Sie diese ausführen können. Dafür einfach in der Galerie-Vorschau in der betreffenden Kachel auf das Plussymbol rechts oben drücken (oder die Kachel öffnen und darin auf → Kurzbefehl hinzufügen tippen).

Einen vorgefertigten Kurzbefehl ausführen:

• Wählen Sie sich den gewünschten Kurzbefehl aus Ihren Ordnern → Alle Kurzbefehle oder → App-Kurzbefehle aus und tippen Sie ihn an.
• Daraufhin werden sofort die einzelnen Aktionen der Reihe nach ausgeführt. Dies kann das Öffnen eines neuen Text-Dokuments sein oder auch eine Datenabfrage.
• So können Sie sich zum Beispiel im Fall des Kurzbefehls „Teeuhr“ zunächst aussuchen, welche Teesorte Sie sich zubereiten wollen, also wie lange der Teeuhr-Timer laufen soll.
• Falls für die Aktionen bestimmte Berechtigungen erfordern, werden diese ebenfalls zunächst abgefragt.

Tipps: Kurzbefehle bearbeiten & zum Home-Bildschirm oder zu einem Widget hinzufügen

• Sie können einen Kurzbefehl auch als Schnellstart-Icon auf Ihrem Home-Bildschirm hinzufügen. Dann müssen Sie nicht extra die Kurzbefehle-App öffnen und können die Aktion(en) mit nur einem Fingertipp starten.
• Dafür einfach den jeweiligen Shortcut gedrückt halten und auf → Bearbeiten tippen. Anschließend oben auf den Pfeil neben den Titel drücken und → Zum Home-Bildschirm hinzufügen auswählen.
• Sie können optional sogar Widgets erstellen, um mehrere Kurzbefehle in einem Widget auf dem Startbildschirm zu bündeln. Das ist übersichtlicher und spart Zeit beim Suchen.
• Dafür länger auf einen freien Bereich des Home-Bildschirms drücken, bis alles wackelt, dann links oben auf das Plussymbol → + drücken, bis zum Punkt → Kurzbefehle runter scrollen und dann so lange nach rechts wischen, bis Sie das Widget in der passenden Größe finden. Je größer das Widget, desto mehr Kurzbefehle werden darin angezeigt.
• Falls Sie Details des Shortcuts anpassen wollen, halten Sie ihn länger gedrückt und wählen Sie → Bearbeiten aus. Daraufhin öffnet sich der Editor, in dem alle einzelnen Aktionen des Kurzbefehls aufgelistet werden. Diese können Sie nun nach Belieben an Ihre eigenen Wünsche und Gewohnheiten anpassen.

6. Anleitung 2: Wie funktioniert die „Automatisierung“ in der Kurzbefehle-App?

Der Begriff „Automation“ bedeutet im Kontext der App, dass bestimmte Aktionen in Abhängigkeit von bestimmten Ereignissen ausgeführt werden (einem sogenannten „Trigger“). So ein Trigger-Ereignis ist in der Regel eine bestimmte Uhrzeit, das Eintreffen an einem oder das Verlassen eines bestimmten Ortes, das Eintreffen einer E-Mail, ein eingehender Anruf oder das Öffnen einer bestimmten Anwendung auf dem Endgerät.

• Öffnen Sie dafür die Seitenleiste in der Kurzbefehle-App und wählen Sie → Automation und → Neue Automation aus.
• Wählen Sie dann das gewünschte Trigger-Ereignis, legen Sie die weiteren Details dazu fest und tippen Sie auf → Weiter.
• Anschließend können Sie die gewünschte Aktion oder den passenden Kurzbefehl hinzufügen, der bei dem Trigger-Ereignis automatisch ausgeführt werden soll.
• Der Automationsbefehl wird daraufhin scharf geschaltet und kann in dem Ordner „Automation“ eingesehen und nachträglich bearbeitet werden.

7. Anleitung 3: Wie erstelle ich einen neuen Kurzbefehl auf dem iPad?

• Wenn Sie einen eigenen, neuen Kurzbefehl in der App erstellen wollen, öffnen Sie den Ordner → Alle Kurzbefehle und drücken dann rechts oben auf das Plussymbol → + (Neuer Kurzbefehl). Nun wird der Editor mit einem noch leeren Kurzbefehl angezeigt.
• Tippen Sie hier zunächst auf den Titel „Neuer Kurzbefehl“ und → Umbenennen und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, den Sie auch gut wiedererkennen.
• Anschließend können Sie der Reihe nach den gewünschten Aktionen von der Spalte am rechten Bildschirmrand aus hinzufügen.
• Wenn alle gewünschten Aktionsbausteine hinzugefügt wurden, auf den kleinen Auswahlpfeil neben dem → Titel und dann auf → Zum Home-Bildschirm hinzufügen tippen. Der Shortcut wird zudem auch in Ihrem Sammelordner → Alle Kurzbefehle angezeigt.
• Testen Sie dann als nächstes gleich einmal den neuen Kurzbefehl. Denn falls die Aktionen eine bestimmte Berechtigung benötigt, um ausgeführt zu werden, können Sie diese gleich zu Beginn erteilen.

Praxisbeispiele: Wie man die vier wichtigsten Kurzbefehle fürs iPhone und iPad erstellt

Im Folgenden Praxisbeispiel zeigen wir Ihnen die Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie man die vier wichtigen Kurzbefehle „Daheim“, „Unterwegs“, „WLAN aus“ und „Bluetooth aus“ erstellt. Hintergrund: Im Kontrollcentrum lassen sich die WLAN- und Bluetooth-Funktion leider nicht vollständig deaktivieren. Dafür müsste man jedes Mal etwas aufwendiger in die Einstellungen navigieren. Die entsprechenden Kurzbefehle kürzen das elegant ab und reduzieren im Ergebnis unnötige Funkübertragungen („Elektrosmog“ zuhause oder unterwegs aus der Hosentasche heraus).

• Kurzbefehl „Daheim“ erstellen: Die App öffnen, auf → Alle Kurzbefehle und → Neuen Kurzbefehl erstellen gehen und den Titel in „Daheim“ umbenennen. Dann in der rechten Spalte auf → Skripte tippen, bis zu dem Bereich „Netzwerk“ herunterscrollen und dort nacheinander die beiden Aktionen → WLAN konfigurieren und → Mobile Daten konfigurieren hinzufügen. In der Übersicht der ausgewählten Aktionen bei dem Punkt „WLAN“ auf → Ein und bei „Mobile Daten auf → Aus schalten. Zum Schluss oben auf den kleinen Pfeil neben den Titel drücken und → Zum Home-Bildschirm hinzufügen auswählen. Anschließend nur noch ein dazu passendes Icon und Farbe festlegen, fertig.
• Kurzbefehl „Unterwegs“ erstellen: Wie gerade beschrieben vorgehen, aber stattdessen die Aktionen „WLAN konfigurieren“ → Aus sowie → „Mobile Daten konfigurieren“ → Ein einstellen.
• Kurzbefehl „WLAN aus“ erstellen: Um unterwegs den Akkuverbrauch zu reduzieren, können Sie auch die WLAN-Funktion ausschalten, ohne die mobilen Daten einzuschalten. Erstellen Sie dafür einen Kurzbefehl, der nur die erste Aktion ausführt.
• Kurzbefehl „Bluetooth aus“ erstellen: Es empfiehlt sich, die Bluetooth-Funktion nur dann zu aktivieren, wenn Sie diese auch tatsächlich benötigen. Sonst funkt Ihr Gerät laufend zu anderen Geräten. Um Bluetooth vorübergehend vollständig zu deaktivieren, erstellen Sie einen Kurzbefehl, der nur die Aktion → Bluetooth konfigurieren → Aus enthält.

8. Extra-Tipps für iPhone, iPad & Microsoft 365 – mit Video-Tutorials!

Büro-Kaizen ist Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für mehr Büroeffizienz. In den nachfolgenden Links und in unserem Video-Tutorial unten haben wir Ihnen noch mehr Tipps und Anleitungen zusammengestellt, um Ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern. So kommen Sie noch schneller zu noch besseren Ergebnissen. Das spart Stress und schafft Raum für Wichtigeres!

• Microsoft Office für iPad: Anleitung für die äußerst praktische All-in-One-App – mit Video-Tutorial.
• Apples „Dateien-App“ für iPad & iPhone: Anleitung und Tipps für eine einfachere Dateiverwaltung auf iOS-Geräten.
• Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie viele weitere praktischen Vorlagen und Checklisten für mehr Effizienz und Produktivität im Büro!

🔑 Top 7 versteckte iPad Funktionen (inkl. iPadOS 15)

(Dauer: 07:27 Minuten)

Inhalt zu Top 7 versteckte iPad Funktionen

1.  Einleitung 00:00
2. Stiftgesten mit dem Apple Pencil 00:21 
3.  Apple Scribble für Handschrift in Text 01:02
4.  Split Screen / Multi View nutzen 02:10
5.  Inhalte per Drag & Drop kopieren 03:17
6.  Alle Shortcuts einer App anzeigen 04:02
7.  Automatische Texterkennung in Fotos 04:30
8.  Die neuen Widgets 05:41