Anleitung für Microsoft Copilot Studio: Für angepasste GPT-Chatbots, die zuverlässig nur das eigene Unternehmenswissen nutzen!

Im Microsoft Copilot Studio können schnell, einfach und ohne Programmierkenntnisse benutzerdefinierte KI-Chatbot-Agenten erstellt werden, die beispielsweise nur eine vorgegebene Wissensquelle nutzen (Dateien oder Webseiten), um daraus verlässliche Antworten zu generieren. Egal, ob Sie nun eine Compliance-konforme KI-Unterstützung für Ihre Kunden oder Mitarbeiter benötigen, für Supportanfragen, Arbeitsabläufe, Geschäftsprozesse, Teammanagement oder die Datenanalyse. Die mit dem Microsoft Copilot Studio ganz einfach an Ihre individuellen Unternehmensanforderungen angepassten Copilot-Assistenten sind eine deutlich zuverlässigere und bessere KI-Unterstützung als die generellen Basismodelle. In dieser Büro-Kaizen-Anleitung erfahren Sie, wie Sie das Beste aus dem Microsoft Copilot Studio herausholen können, um Ihre KI-Chatbot-Agenten optimal individuell maßschneidern zu können!

1. Was ist das „Microsoft Copilot Studio“? Einfach erklärt

Das Microsoft Copilot Studio ist ein leistungsstarkes, KI-gestütztes „Low Code“ Tool, mit dem Benutzer sehr schnell, einfach und ohne Code oder Programmierkenntnisse benutzerdefinierte KI-Agenten erstellen können, um die Fähigkeiten der Chatbots genau auf Ihre Unternehmensanforderungen maßzuschneidern. Zum Beispiel, indem nur bestimmte, vorgegebene Wissensquellen für die Antworten genutzt werden dürfen. Im Vergleich zum „Copilot für Microsoft 365“ (auf Basis von ChatGPT) bietet das „Copilot Studio“ somit erheblich mehr Anpassungsmöglichkeiten, damit die GPT-Chatbots Sie und Ihre Mitarbeiter besser und genauer bei den verschiedenen Aufgaben in den unterschiedlichsten Geschäftsbereichen unterstützen zu können.

• Der „Copilot für Microsoft 365“ liefert vorgefertigte KI-Assistenten für die gängigsten Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook und Teams) und ist daher eher für allgemeine Aufgaben gedacht. Das „Microsoft Copilot Studio“ hingegen ermöglicht die Erstellung maßgeschneiderter Copilot-Agenten, die auf spezifische Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind und zum Beispiel nur bestimmte Datenquellen (Dateien und/oder Webseiten) oder vorgefertigte Phrasen für die Antworten nutzen, um die Compliance und Qualität der KI-generierten Antworten zu sichern.
• Das Erstellen und Anpassen eines benutzerdefiniert maßgeschneiderten GPT-Agenten geht dabei größtenteils selbst mittels generativer KI, also ganz simpel überwiegend mittels Spracheingaben und Dialogen.
• Die individuell erstellten KI-Chatbots lassen sich dann zunächst ausgiebig auf der dazugehörigen KI-Plattform mit Beispielfragen und Aufgaben testen und dabei (iterativ/scheibchenweise) weiter verbessern, bevor sie veröffentlicht und aktiv für die eigenen Unternehmensprozesse genutzt werden.

Tipp: Die schon länger in Microsoft 365 verfügbare Automatisierungslösung „Power Virtual Agents “ und „Copilot Studio“ sind ein und dasselbe. Die Virtual Agents wurden nämlich vollumfänglich in das Copilot Studio integriert. Die Umbenennung in Copilot Studio soll leichter verständlich machen, was das Automatisierungs-Tool konkret kann. In der Teams-Anwendung heißt die Funktion zwar weiterhin Power Virtual Agents (siehe unten), öffnet dann aber bereits die Startseite des Copilot Studios. Langfristig soll die Umbenennung vollständig in allen Microsoft Produkten vollzogen werden.

Was kostet eine Lizenz für das Microsoft Copilot Studio? Preise und Unterschiede

* Microsoft passt die Preise und Funktionen seiner Produkte regelmäßig an. Die aktuellen Copilot-Preise können Sie hier auf der offiziellen Microsoft-Webseite https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-copilot/personal-ai-assistant einsehen.

** Die Lizenzen für das Microsoft Copilot Studio sind kapazitätsbasiert. Ab 25.000 Nachrichten pro Monat müssen zusätzliche Nachrichten hinzugekauft werden.

2. Use Cases: Anwendungsbeispiele für das Microsoft Copilot Studio

Die folgenden Use Cases verdeutlichen den breiten Anwendungsbereich des Microsoft Copilot Studios und wie sich die einzelnen Copilot-Agenten für die verschiedensten Geschäftsbereiche passgenau maßschneidern lassen.

• Angepasster Copilot-Assistent für den HR-Support: Ein Anwendungsbeispiel für das Microsoft Copilot Studio ist ein „HR-Support-Copilot“. Also ein KI-Assistenzsystem, das die Personalabteilung entlasten soll und dafür in Microsoft Teams integriert wird. Der Copilot-Agent beantwortet (mit dafür freigegebenen und/oder vorgegebenen Inhalten) häufig gestellte HR-Fragen, wie zum Beispiel Informationen zur arbeitsfreien Zeit, Feiertagen, Weiterbildungen etc. Bei komplexen Fragen, die der angepasste Copilot-HR-Agent nicht sicher beantworten kann, übergibt er selbstständig an das menschliche HR-Team. Auf diese Weise können die Mitarbeitenden des Unternehmens eigenständig, schnell und effizient auf HR-Informationen zuzugreifen, ohne selbst das Intranet durchsuchen zu müssen oder die HR-Mitarbeiter mit immer wieder denselben Fragen von wichtigeren Aufgaben abzuhalten.
• Firmeneigener, angepasster GPT-Chatbot für den Kundenservice: Ein weiteres Anwendungsbeispiel für das Microsoft Copilot Studio ist der Einsatz eines für Ihr Unternehmen und Ihre Produkte maßgeschneiderten (und gegebenenfalls vorformulierten) Copilot-Chatbot-Agenten im Kundenservice, der häufig gestellte Kundenfragen sowohl per E-Mail als auch im Live-Chat bearbeiten und beantworten kann. Zum Beispiel zu allgemeinen Produktinformationen oder für einfache Problemlösungen. Bei komplexeren Angelegenheiten kann der KI-Agent dann die Anfragen automatisch an menschliche Mitarbeiter weiterleiten und übergeben.
• Spezialisierter KI-Assistent für das Projektmanagement: Ein weiterer nützlicher Einsatzbereich für das Microsoft Copilot Studio ist ein intelligenter Projektmanagement-Assistent. Dieser angepasste Copilot-Agent mit sicherem Zugriff auf die spezifischen, verlässlichen Datenquellen kann Projektmanager dabei unterstützen, Projektpläne zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen und die Projektfortschritte zu überwachen. Er kann beispielsweise auch Risikobewertungen erstellen oder Empfehlungen zur Optimierung von Projektabläufen geben.
• Mit den eigenen Marketingmaterialien trainierter PR-Bot: Ein maßgeschneiderter KI-Chatbot-Agent, dessen Wissensquelle der Marketingordner in der Dateiablage des eigenen Unternehmens ist, kann Marketingteams optimal unterstützen und zum Beispiel Kampagnenentwürfe erstellen, Inhalte für soziale Medien erstellen oder auch die relevanten Marketingkennzahlen und aktuellen Trends analysieren.
• IT-Chatbot für den IT-Support der eigenen Mitarbeiter: Für die eigene IT-Abteilung bietet sich ein spezieller IT-Support-Chatbot an, der die Mitarbeitenden des Unternehmens individuell bei deren gängigen technischen Problemen unterstützt und persönlich anleitet. Erst wenn die Konservation mit dem GPT-Chatbot bei zu komplexen Fragen zu scheitern droht, wird automatisch an einen menschlichen IT-Mitarbeiter übergeben. Dadurch werden die in den meisten Unternehmen personell chronisch überlasteten IT-Abteilung spürbar entlastet – und die hilfesuchenden Mitarbeiter erhalten schneller (sofort) die benötigte Unterstützung.

3. Wie bekomme ich das Microsoft Copilot Studio? Download & Login

Navigieren Sie zu der offiziellen Microsoft-Webseite, klicken Sie auf → Kaufen und laden Sie sich die Software herunter. Nach der Installation und dem Öffnen der Software können Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden. Nach dem Login haben Sie dann Zugriff auf alle Funktionen des Copilot Studios und können sofort mit der Erstellung und Anpassung Ihrer eigenen KI-Chatbot-Agenten beginnen.

Anleitung für das Microsoft Copilot Studio: Einen neuen Copilot-Agenten erstellen & anpassen

• Öffnen Sie das Microsoft Copilot Studio und klicken Sie auf → Neuer Copilot-Agent. Wenn Sie das Copilot Studio aus Microsoft Teams heraus öffnen wollen, ohne die Teams-App dafür verlassen zu müssen, öffnen Sie den App-Store in Teams, suchen Sie nach → Power Virtual Agents und fügen Sie die Anwendung hinzu. Wenn Sie diese dann öffnen, gelangen Sie automatisch zur Startseite des Copilot Studios.
• Geben Sie dem neuen Copilot-Agenten einen Namen und beschreiben Sie in der Zeile darunter den Zweck und die Aufgaben dieses KI-Chatbot-Agenten.
• Geben Sie dann optional Anweisungen ein, wie der KI-Agent auf bestimmte Anfragen reagieren soll. Zum Beispiel mittels spezifischer Eingaben für passende Antworten zu bestimmten Fragen. Oder indem Sie Befehle für bestimmte Aktionen eingeben, die der Copilot-Agent dann in den jeweiligen Fällen ausführen soll. Beispielsweise den Vorgang zu eskalieren und an einen menschlichen Mitarbeiter zu übergeben, sobald bestimmte Themen angesprochen werden.
• Wählen Sie dann unter → Wissen hinzufügen die Datenquellen aus, auf die der Copilot-Agent zugreifen soll, um seine Antworten zu generieren. Stellen Sie dabei sicher, dass diese Wissensquellen zugänglich, relevant und zuverlässig sind.
• Testen Sie anschließend Ihren neuen GPT-Agenten in der Testumgebung auf Herz und Nieren, indem Sie ihm die verschiedensten Fragen stellen. Nehmen Sie dann abhängig von den Testergebnissen, falls erforderlich, weitere Anpassungen und Verfeinerungen vor.
• Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, veröffentlichen Sie zum Schluss den Copilot-Agenten und integrieren Sie ihn in die gewünschte Microsoft-Kommunikationsanwendung (z.B. in Teams oder Outlook).
• Weitere Details und eine ausführliche Anleitung bietet Ihnen die → Schnellstartanleitung für das Copilot Studio im Microsoft Support – oder, deutlich einfacher und effektiver, unser folgender genialer Tipp zur Selbsthilfe!

4. Extra-Tipps: Das kann Copilot für Microsoft 365 alles – Anleitungen mit Video-Tutorials!

Der Microsoft 365 Copilot wurde als KI-Assistent bereits in verschiedene Office-Apps integriert. Bislang sind das Outlook, OneNote, Teams, PowerPoint, Word und Excel. Je nach dem Office-Tool bietet der Copilot-Assistent dabei unterschiedliche Features. Wie vielfältig Sie die Microsoft 365 Copilot-KI in all diesen Tools unterstützen kann, zeigen Ihnen unsere folgenden Büro-Kaizen-Anleitungen.

→ Der Copilot für Microsoft 365: Alle Funktionen des KI-Assistent einfach erklärt – inklusive Praxisbeispielen und Video.
→ Die Copilot-KI in Word: Zeitsparende KI-Unterstützung für das Schreiben, Lesen, Bearbeiten & Verstehen von Texten.
→ Die Copilot-KI in Excel: Tabellen einfach per Sprachbefehl erstellen, bearbeiten, analysieren & visualisieren lassen.
→ Die Copilot-KI in Outlook: Konversationen zusammenfassen, E-Mails automatisch beantworten und den Posteingang verwalten lassen.
→ Die Copilot-KI in OneNote: Intelligente KI-Unterstützung bei der Notizbucharbeit und der Dokumentation von Abläufen aller Art.
→ Die Copilot-KI in Teams: Dateien, Chats und Besprechungen zusammenfassen sowie Vorschläge, Vorlagen und Protokolle erstellen lassen.
→ Die Copilot-KI in PowerPoint: Visualisiert Ihre Ideen oder Dokumente und wandelt sie in professionelle, hochwertige Präsentationen um.

Kostenloses Büro-Kaizen Download-Center: Hier können Sie sich viele weitere praxisnahe Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz und Produktivität bei der Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen → kostenlos herunterladen!

🤖 Microsoft Copilot als Unternehmen nutzen (Aktueller Stand)

(Dauer: 10:32 Minuten)

Inhalt zum Tutorial Microsoft Copilot als Unternehmen nutzen

1. Einleitung 00:00
2. Drei Versionen des Microsoft Copilot 00:21
3. Copilot mit Datenschutz für Unternehmen 05:49