Der Anrufbeantworter-Text: Freundlich, informativ und professionell

Der Anrufbeantworter-Text ist die akustische Visitenkarte Ihres Unternehmens und sollte Anrufern höflich und freundlich die nötigen Informationen übermitteln damit Ihnen ihr Anliegen trotz Ihrer Abwesenheit zu Gehör gebracht werden kann. Im Folgenden erfahren Sie alles rund um das Thema Anrufbeantworter Text und erhalten einige Vorschläge wie Sie Ihren Anrufbeantworter besprechen können.

1. Wichtige Überlegungen vor dem Einsprechen Ihres Anrufbeantworter-Textes

Bevor Sie mit dem Besprechen Ihres geschäftlichen Anrufbeantworters beginnen, sollten Sie sich einige Fragen stellen.

• Welchen Eindruck soll der Anrufer von Ihrem Unternehmen gewinnen?:
  Machen Sie sich bewusst, dass der gesprochene Text das erste ist, was der Anrufer von Ihrem Unternehmen wahrnimmt. Achten Sie daher darauf, bereits in den ersten Sätzen einen positiven Eindruck zu vermitteln.

• Welche Leistungen bieten Sie an?:
  Diese Frage sollten Sie schnell und einfach beantworten können, dennoch ist es wichtig, auch die einfachsten Fragen und Antworten konkret im Kopf zu haben.

• Zu welchen Zeiten können Sie zurückrufen?:
  Ein Rückruf sollte so schnell wie möglich erfolgen, aber es ist nicht ratsam, dem Anrufer schnelle Versprechungen zu machen, die Sie dann nicht einhalten können.

• Auf welchen weiteren Wegen kann man Sie kontaktieren?:
  Wenn möglich, geben Sie dem Anrufer auch die Möglichkeit, Sie auf anderen Wegen zu erreichen, z. B. wenn es sich um einen Notfall handelt.

2. Gestaltung eines effektiven Anrufbeantworter-Textes und was Sie vermeiden sollten

Nichts ist schlimmer als gewollte, aber nicht gekonnte Originalität und Frische: Was in der Kaffeeküche und in der Mittagspause noch als witziger und geistreicher Anrufbeantwortertext galt, kann für Anrufer, vor allem für solche anderer “Humorherkunft”, etwas schwierig wirken.
Stattdessen sollte ein Anrufbeantwortertext vor allem eines sein: sachlich, freundlich und professionell.
Achten Sie darauf, dass der Text gut verständlich und nicht zu lang ist. Den Ansagetext können Sie selbst einsprechen oder von einem professionellen Sprecher in einem Tonstudio aufnehmen lassen. Beide Varianten sind völlig legitim, solange jeder Anrufer versteht, worum es geht und konkrete Informationen erhält.

3. Anrufbeantworter-Texte für verschiedene geschäftliche Situationen

3.1 Außerhalb der Geschäftszeiten

• Sie sind verbunden mit [Firma XY]. Leider rufen Sie außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Wir sind immer Montag bis Freitag von [Uhrzeit] für Sie erreichbar. Wir würden uns freuen, wenn Sie es innerhalb dieser Geschäftszeit erneut probieren. Vielen Dank, Ihr [XY -Team].

• Herzlich Willkommen bei [Firma XY]. Derzeit können wir Ihren Anruf leider nicht persönlich entgegen nehmen. Unsere telefonischen Geschäftszeiten sind […..]. Außerhalb dieser Zeiten finden uns im Internet unter www.firmenname.de oder schreiben Sie uns in dringenden Fällen eine E-Mail an [E-Mail-Adresse]. Wir wünschen Ihnen noch einen schönen Tag!

• Guten Tag und herzlich willkommen bei [Firma XY]. Leider sind wir gerade nicht erreichbar, unsere Geschäftszeiten sind […..] Hinterlassen Sie uns doch einfach Ihren Namen und Ihre Telefonnummer, wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen zurück. Vielen Dank für Ihren Anruf!

3.2 Mittagspause

• Willkommen bei [Firma XY]. Wir befinden uns gerade in der Mittagspause und stehen Ihnen ab [Uhrzeit] wieder zur Verfügung. Vielen Dank für Ihr Verständnis!

• Hallo und herzlich willkommen bei [Firma XY] Wir sind derzeit in der Mittagspause und sind für Sie ab [Uhrzeit] wieder telefonisch erreichbar. In der Zwischenzeit können Sie uns auch eine E-Mail an [E-Mail Adresse] schreiben. Wir melden uns umgehend bei Ihnen!

• Sie sind verbunden mit [Firma XY]. Zur Zeit befinden wir uns bis [Uhrzeit] in der Mittagspause. Hinterlassen Sie uns gern eine Nachricht, wir rufen Sie schnellstmöglich zurück.

3.3 Alle Leitungen sind belegt

• Willkommen bei [Firma XY]. Unsere Mitarbeiter sind aktuell alle im Gespräch. Bitte haben Sie noch etwas Geduld und bleiben in der Leitung. Der nächste freie Mitarbeiter steht Ihnen zur Verfügung.

• Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma XY]. Leider sind derzeit alle Leitungen belegt. Haben Sie noch etwas Geduld oder schreiben Sie uns eine Nachricht an [E-Mail-Adresse]. Bitte entschuldigen Sie die Umstände.

• Vielen Dank, dass Sie bei [Firma XY] anrufen! Aktuell befinden sich alle Mitarbeiter im Gespräch. Bitte haben Sie noch etwas Geduld bis der nächste freie Mitarbeiter sich bei Ihnen meldet. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

3.4 Feiertage & Urlaub

• Hallo und herzlich willkommen bei [Firma XY]. Aufgrund eines Feiertages bleibt unser Büro heute geschlossen. Hinterlassen Sie uns gern eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter oder schreiben uns eine Mail an [E-Mail-Adresse]. Wir wünschen Ihnen noch einen schönen Tag!

• Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Firma XY]. Wir haben vom [Zeitraum] geschlossen und sind ab dem [Datum und Uhrzeit] wieder für Sie da. Wir danken für Ihr Verständnis.

• Vielen Dank für Ihren Anruf. Derzeit befinde ich mich in Abwesenheit und bin für Sie ab [Datum und Uhrzeit] wieder erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name der Kollegin/des Kollegen] unter der Telefonnummer [Telefonnummer] oder per E-Mail an [E-Mail-Adresse].
  Vielen Dank.

3.5 Technische Störungen

• Willkommen bei [Firma XY]. Aufgrund einer technischen Störung können wir Ihren Anruf im Moment nicht entgegen nehmen. Wir arbeiten derzeit intensiv an der Behebung des Problems. In dringenden Fällen schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an [E-Mail-Adresse]. Wir danken für Ihr Verständnis.

• Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma XY]. Leider können wir Ihren Anruf nicht entgegen nehmen, da technische Probleme unsere telefonische Erreichbarkeit beeinträchtigen. Wir stehen Ihnen jedoch weiterhin vor Ort [Adresse] zur Verfügung und unter [E-Mail-Adresse]

4. Moderne Alternativen zum klassischen Anrufbeantworter

Neben dem bekannten klassischen Anrufbeantworter gibt es mittlerweile auch verschiedene andere Möglichkeiten, Anrufer über Ihre Abwesenheit zu informieren. So gibt es heute beispielsweise Online-Anrufbeantworter. Hier können die hinterlassenen Nachrichten direkt online über den Account des jeweiligen Anbieters abgehört werden. Der Vorteil ist die Ortsunabhängigkeit. Das Telefon muss zum Abhören nicht in Reichweite sein.
Eine weitere Möglichkeit ist die Voicemail. Hier werden die hinterlassenen Nachrichten auf einem separaten Server gespeichert und können von verschiedenen Geräten wie dem eigenen Smartphone oder auch dem Computer abgehört werden.

Ob der klassische Anrufbeantwortertext am Telefon, die Voicemail-Ansage auf dem Server oder der Online-Anrufbeantworter – der gesprochene Ansagetext sollte durchdacht sein und professionell klingen, damit sich Ihre Anruferinnen und Anrufer bei Ihnen gut aufgehoben fühlen.