Apples „Fokus“-App für iPhone, iPad und Mac ist genial, um sich für die unterschiedlichsten Situationen bedarfsgerecht jeweils nur das Nötigste anzeigen zu lassen. Möglichst ungestört, aber ohne etwas wirklich Wichtiges zu verpassen – und das passgenau für so unterschiedliche Lebenssituationen wie Arbeit, Freizeit, Familie oder Hobby. Das sorgt für minimale Ablenkungen und Unterbrechungen und damit für die maximale Konzentration und Schaffenskraft. Welche Vorteile Ihnen die Apple-App „Fokus“ alles bringt und wie Sie die Fokusmodi konkret auf Ihrem iPhone oder iPad einrichten und neue erstellen können, erfahre Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

Inhaltsverzeichnis

1. Einfach erklärt: Was kann die Apple-App „Fokus“ auf dem iPhone, iPad & Mac?

Die Apple-App „Fokus“ ist im Prinzip ein riesengroßer, flexibel einstellbarer und automatisierbarer Filter für sämtliche Vorgänge auf dem Apple-Gerät (iPhone, iPad, Mac und Apple Watch). Dadurch soll die App helfen, dass man sich besser auf die jeweilige Tätigkeit konzentrieren (fokussieren) kann, ohne dabei von Unwichtigem abgelenkt und aus dem Flow gerissen zu werden. Dafür bietet die Fokus-App eine Vielzahl an Einstellungsmöglichkeiten, um Ablenkungen gezielt zu minimieren und damit die Aufmerksamkeit auf das jeweils Wesentliche zu konzentrieren. Ein Praxisbeispiel:

Sie haben einen Fokusmodus „Arbeit“ und einen Fokusmodus „Freizeit“.
Im Fokus „Arbeit“ sehen Sie nur die für die Arbeit relevanten Apps auf Ihrem Home-Bildschirm und erhalten auch nur Benachrichtigungen von Ihren Geschäftskontakten, alle anderen sind stummgeschaltet.
Im Freizeit-Fokus wiederum werden umgekehrt Ihre Geschäftskontakte automatisch stummgeschaltet und auf Ihrem Bildschirm haben Sie nur noch alle Tools, Apps, Spiele und Lesezeichen, die Sie privat nutzen möchten.
So können Sie sich jeweils ganz auf die entsprechende Lebenssituation konzentrieren (fokussieren), ohne dass Sie dafür zwei Geräte brauchen oder gleich das ganze Gerät ausschalten oder auf stumm stellen müssen.

So funktionieren die Fokusmodi auf iPhone, iPad, Mac & Co konkret:

Die Vorarbeit:	Als Vorarbeit muss man sich zuerst jeweils einen passenden „Fokus-Modus“ für die benötigten Lebenssituationen einrichten. Zum Beispiel einen für die Arbeit, einen für die Freizeit, fürs Schlafen, das ungestörte Gaming etc. Dafür gibt es in der App einige Vorlagen, die sich sehr schnell und einfach situations- und benutzergerecht anpassen sowie auch automatisieren lassen.
Ausnahmen hinzufügen:	Wichtiges kann eine Ausnahmegenehmigung erhalten und damit immer durch den Filter durchgestellt werden. Zum Beispiel können Sie im Fokusmodus „Schlafen“ bestimmte Kontakte als Ausnahmen hinzufügen, so dass Sie im Notfall für Ihre Angehörigen erreichbar bleiben, aber sonst für keinen.
Der Zweck:	Der Zweck ist, dass man jeweils nur die für die jeweilige Situation störenden, ablenkenden und daher unerwünschten Benachrichtigungen und Ereignisse ausblendet. Alles andere auf dem Gerät, das man für diese bestimmte Fokussituation benötigt (Arbeit, Hobby etc.), wird dadurch nicht beeinträchtigt.
Das Ergebnis:	Das Ergebnis ist dann, dass man in der jeweiligen Situation auch nur das auf seinem Gerät sieht und auch nur die Benachrichtigungen bekommt, die man dafür freigegeben hat. Alles Weitere wird stummgeschaltet oder ausgeblendet. Das sorgt für minimale Unterbrechungen und Ablenkungen, ohne dadurch etwas Wichtiges zu verpassen. Das reduziert den Stress, verbessert die Lebensqualität und steigert die Leistungsfähigkeit gleichermaßen.

Die größten Vorteile der Apple-App „Fokus“ auf einen Blick:

Für jeden Lebensbereich: Die Fokus-App bietet individuelle Einstellungen für verschiedene Modi, je nach Lebensbereich und Situation (z.B. Arbeiten, Hobby, Familie, Schlafen). Durch das gezielte Reduzieren von störenden Ablenkungen kann man sich besser auf die jeweilige Tätigkeit fokussieren.
Für Wichtiges dennoch erreichbar: Die Fokus-App auf dem iPhone, iPad & Co kann so eingestellt werden, dass wichtige Benachrichtigungen von bestimmten Personen immer durchgelassen werden, während alle anderen auf stummgeschaltet werden. Ihr Endgerät ist dann also lediglich partiell für eine ausgewählte Gruppe aus, aber nicht ganz ausgeschaltet.
Digitales Fokussieren: Sie können in der Apple-App nicht nur einstellen, welche Kontakte sie während eines bestimmten Fokusmodus erreichen dürfen, sondern auch welche Apps. Dadurch wird Ihr Gerät insgesamt auf das Wesentliche beschränkt (digitaler Minimalismus).
Einfach automatisierbar: Die Fokusmodi können so eingestellt werden, dass sie automatisch aktiviert und deaktiviert werden. Zum Beispiel zu bestimmten Zeiten, bei der Verwendung bestimmter Apps oder an bestimmten Orten (dafür reicht das Eingeben der Adresse). So kann man sicherstellen, dass ein Fokusmodus automatisch funktioniert und auch wieder aufhört, ohne dass man diesen extra aktivieren muss oder vergessen kann.
Fokusstatus sichtbar machen: Ein aktueller Fokusstatus kann optional mit anderen geteilt und damit für andere Personen sichtbar gemacht werden. Personen, die versuchen, Sie zu kontaktieren, erfahren dann zum Beispiel, dass Sie derzeit nicht gestört werden wollen.
Kombination mit dem Kalender: Die Fokus-App kann nahtlos mit dem Kalender interagieren. Dadurch kann man einstellen, dass zu bestimmten Terminen automatisch ein bestimmter Fokusmodus startet und auch wieder endet. Das ist zum Beispiel für Besprechungen, Vorträge und Tagungen praktisch, oder auch für das Wochenende und den Urlaub.
Synchronisation über alle eigenen Apple-Geräte: Die von Ihnen angepassten und erstellten Fokusmodi werden automatisch über alle Ihre eigenen Apple-Geräte synchronisiert und stehen dort zur Verfügung. Wenn Sie dann zum Beispiel einen „Nicht stören“ Fokus auf dem Mac aktivieren, wird dieser auch automatisch auf Ihrem iPhone aktiviert. So werden Sie konsistent und konsequent vor Störungen geschützt.

2. Übersicht über die verschiedenen Fokus-Modi auf dem iPhone, iPad & Mac

In der „Fokus“-App sind bereits standardmäßig einige vorgefertigte Modi für unterschiedliche Lebenssituationen verfügbar. Je nach dem verwendeten Apple-Gerät (iPhone, iPad, Mac oder Apple Watch) sind das unterschiedliche Fokusmodi. In der folgenden Liste werden Ihnen die wichtigsten davon kurz und einfach erklärt: Wie der Fokus heißt, was er bewirkt und welchen Vorteil er bringt.

Name des Fokus-Modi:	Bedeutung und Funktion:
Nicht stören:	Für eine maximale Konzentration ohne Unterbrechungen.
Schlafen:	Für eine ungestörte Schlafenszeit, in der man aber dennoch für die engsten Angehörigen erreichbar bleibt.
Arbeit:	Filtert Benachrichtigungen für eine möglichst effiziente und fokussierte Arbeitszeit, ohne dabei Relevantes zu verpassen.
Persönlich:	Für mehr Freizeit, ohne dadurch für Wichtiges unerreichbar zu werden. Fahren: Reduziert Ablenkungen für eine höhere Sicherheit beim Autofahren.
Fitness:	Für ungestörte Trainings- und Workout-Sessions, die man aber mit Gesundheitsapps auf dem iPhone- oder iPad unterstützen bzw. monitoren will.
Lesen:	Reduziert Ablenkungen und optimiert die Bildschirmeinstellungen für eine bessere Konzentration auf den Text.
Gaming:	Minimiert Benachrichtigungen auf dem Bildschirm, um zum Beispiel die volle Kontrolle über Bedienfelder an den Bildschirmrändern zu behalten.
Fahren:	Reduziert Ablenkungen für eine höhere Sicherheit beim Autofahren.
Achtsamkeit:	Für ununterbrochene Gebets- oder Meditationsübungen.
Benutzerdefiniert:	Eigene Fokusmodi ganz nach Bedarf für beliebige Situationen erstellen.

3. Aktivieren: Einen bereitgestellten Fokus-Modus auf einem iPhone/iPad starten

Öffnen Sie das → Kontrollzentrum, indem Sie (bei neueren iPhones und iPads) in der rechten oberen Ecke des Bildschirms nach unten wischen. Bei älteren iOS-Geräten müssen Sie von unten nach oben wischen. Auf einem Mac öffnen Sie das Kontrollzentrum oben rechts in der Menüleiste.
Gehen Sie dann auf das → Fokus-Symbol und wählen Sie sich aus der angezeigten Liste den gewünschten Fokus-Modus aus.
Tipp: Alle bereitgestellten Fokus-Modi lasen sich bearbeiten und an die eigenen Wünsche und Gewohnheiten anpassen.

Fokus-App auf dem iPad — Einen Fokus-Modus auf einem iPhone oder iPad aktivieren und deaktivieren Sie am einfachsten über das Kontrollzentrum.

4. Deaktivieren: Einen Fokusmodus auf dem iPhone oder iPad manuell beenden

Falls das Ende eines Fokus-Modus in der Apple-App nicht automatisch festgelegt wurde (zum Beispiel durch das Öffnen und Schließen einer App, durch einen festgelegten Zeitpunkt oder einen bestimmten Ort), dann muss der Fokusmodus manuell geschlossen werden. Ansonsten bleibt der Modus, zum Beispiel „Nicht stören“, weiterhin aktiv. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

Öffnen Sie das Kontrollzentrum, tippen Sie auf das → Fokus-Symbol und anschließend auf den aktiven Modus, den Sie deaktivieren wollen.
Alternativ geht das auch über → Einstellungen, → Fokus auswählen und dann bei dem gesuchten aktiven Fokusmodus den Schalter auf → Aus stellen.

5. Anleitung: Einen Fokus-Modus bearbeiten & anpassen oder neu erstellen

Ob Sie einen Fokusmodus ändern möchten, der standardmäßig auf Ihrem iPhone, iPad oder Mac bereitgestellt wird, oder ob Sie einen gänzlich neuen Fokus selbst erstellen wollen. Die Bearbeitungsschritte sind im Grunde dieselben.

Öffnen Sie das Kontrollzentrum auf Ihrem Apple-Gerät, tippen Sie auf das Fokussymbol und dann auf die drei Punkte neben dem gewünschten Fokusmodus und wählen Sie → Einstellungen aus. Möchten Sie einen neuen Fokusmodus erstellen, tippen Sie in dieser Liste unten auf das Plussymbol für → Neuen Fokus.
Falls Sie einen neuen Fokusmodus erstellen wollen, werden Sie als nächstes gefragt, ob Sie dafür eine Vorlage aus den Bereichen Achtsamkeit, Fitness, Lesen oder Spielen nutzen möchten.
In beiden Fällen werden Sie daraufhin in die Einstellungen Ihres iPhones oder iPads gewechselt und können dort die Details des Fokusmodus bearbeiten und individuell anpassen. Dies wird in folgenden vier Bereichen geregelt:

Mitteilungen: Welche Mitteilungen und Benachrichtigungen (von welchen Personen und Apps) erlaubt bzw. stummgeschaltet werden sollen.
Bildschirm: Wie der Sperrbildschirm und der Home-Bildschirm in diesem Fokusmodus aussehen sollen, um unnötige Ablenkungen zu minimieren.
Automatisierung: Ob es einen „Zeitplan“ für den Fokus geben soll, also eine automatische Aktivierung und Deaktivierung abhängig von einer bestimmten Zeit, einem bestimmten Ort (Adresse) oder dem Öffnen einer bestimmten App (zum Beispiel einem Spiel).
Zusätzliche Filter: Mit dem zusätzlichen Fokusfilter können Sie das Verhalten der anderen Apps auf diesem Gerät steuern. Also zum Beispiel, ob der Safari-Browser in diesem Fokusmodus automatisch immer bestimmte Tabs anzeigen soll. Oder ob Outlook nur die private E-Mail-Adresse und nicht die geschäftliche nutzen soll, so dass Sie im Posteingang automatisch auch nur Ihre privaten E-Mails sehen – und umgekehrt. So können Sie die Ablenkung durch in diesem Moment unerwünschte Nachrichten noch weiter reduzieren.

Tipp: Alle weiteren Einstellungsmöglichkeiten der Fokus-App auf dem iPhone, iPad, Apple Watch und Mac können Sie hier in → Apples umfangreichen Benutzerhandbuch nachlesen.

Fokus-App bearbeiten — In den Einstellungen können Sie jeden Fokus-Modus individuell anpassen.

6. Problemlösung: Ein Apple-Fokus funktioniert nicht oder lässt sich nicht ausschalten

Wenn ein Fokus-Modus auf Ihrem iPhone, iPad oder Mac nicht wie erwartet funktioniert:

Die Fokuseinstellungen überprüfen: Stellen Sie sicher, dass der Fokusmodus korrekt konfiguriert wurde. Gehen Sie dafür auf → Einstellungen, → Fokus und kontrollieren Sie die Bedingungen des jeweiligen Modus auf Logikbrüche, Lücken, Fehler oder Unstimmigkeiten.
App-Berechtigungen erteilen: Überprüfen Sie, ob die von dem Fokusmodus betroffenen Apps alle dafür benötigten Berechtigungen haben. Gehen Sie dafür in den → Einstellungen auf → Datenschutz → Berechtigungen und überprüfen Sie, dass alle nötigen Berechtigungen aktiviert sind.
Modus zurücksetzen und neu konfigurieren: Setzen Sie den Fokus zurück, indem Sie unter → Einstellungen und → Fokus die Modus-Einstellungen zurücksetzen und dann neu konfigurieren.

Falls sich ein Fokus-Modus auf Ihrem Apple-Gerät nicht ausschalten lässt:

Neustart: Starten Sie Ihr Endgerät neu, um mögliche Softwareprobleme zu beheben.
Aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass Ihr Apple-Gerät auf dem neuesten Stand ist. Gehen Sie dafür unter → Einstellungen auf → Allgemein → Softwareupdate und lassen Sie das Gerät nach Updates suchen.
Neukonfiguration: Versuchen Sie, den betroffenen Fokusmodus zu löschen und neu zu erstellen. Öffnen Sie dafür die → Einstellungen auf Ihrem Gerät, wählen Sie → Fokus und löschen Sie den betreffenden Modus. Erstellen Sie den Fokus anschließend neu.

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