Apples „Dateien-App“ fürs iPad und iPhone: Anleitung & Tipps für eine einfachere Dateiverwaltung

Die Apple-App „Dateien“ auf dem iPad und iPhone kann deutlich mehr, als einfach nur alle Dateien und Ordner anzuzeigen, die auf dem Gerät abgespeichert wurden. Mit der Dateien-App haben Sie auch vollen Zugriff auf alle Ihre Cloud-Speicherkonten, so dass Sie alle Ihre Dateien – lokal und online – in einer einzigen Anwendung sehen, verwalten, bearbeiten und auch teilen können.

• Die App bietet eine sehr gute Übersicht für die Arbeit mit vielen Dateien sowie auch einen praktischen Modus für das Freigeben von Dokumenten und Fotos. Die Dateien müssen so nicht mehr aufwendig per E-Mail versendet werden. Das spart Zeit, Übertragungs- und Speicherressourcen und schützt zudem vor Versionskonflikten.
• Welche konkreten Möglichkeiten Ihnen die Dateien-App für die Dateiverwaltung auf Ihrem iPhone oder iPad alles bietet und wo Sie was in der App finden, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

1. Was ist, was kann und was macht die Apple-App „Dateien“ alles?

Die App „Dateien“ (englisch: „Files“) ist eine kostenlose Dateimanager-App, die Apple 2017 eigens für die Dateiverwaltung auf seinen iOS- und iPadOS-Geräten veröffentlicht hat (iPhone, iPad und Apple Vision). Die Anwendung ist das mobile Pendant zur Finder-App auf dem Mac oder dem Datei-Explorer auf Windows-PCs.

Die Dateien-App ermöglicht das einfache Durchsuchen, Finden, Öffnen, Bearbeiten, Verwalten und Organisieren aller Dateien auf dem iPhone oder iPad, seien es Dokumente, Downloads, Videos, Audios oder andere Dateitypen. Das betrifft aber nicht nur die auf dem Endgerät lokal gespeicherten Dateien und Ordner. Als Nachfolge-App von Apples „iCloud-Drive“ bietet die mobile Dateimanager-App zudem auch Zugriff auf alle Dateien in den eigenen Cloud-Speichern, wie iCloud, iTunes und von Drittanbietern, zum Beispiel OneDrive, Google Drive, Adobe Creative Cloud und Dropbox. Dadurch bietet die Dateien-App eine Reihe von praktischen Vorteilen.

• Mit der Dateien-App können Fotos und Dokumente ganz einfach mit anderen Personen geteilt und dann zusammen bearbeitet werden, anstatt sie klassisch als E-Mail-Anhang verschicken zu müssen.
• Die Dateien-App verfügt auch über einen Hybrid-Modus – ähnlich wie OneDrive – mit dem Dateien aus einem Cloud-Speicher auf das Endgerät kopiert und dadurch auch offline verfügbar gemacht werden können, mit automatischer Synchronisation zwischen Kopie und Originaldatei.
• Integrierte Tools ermöglichen zudem das Anzeigen bzw. Wiedergeben von Bildern, Text-, Audio- und Videodateien direkt in der Dateien-App, ohne dafür zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her wechseln zu müssen.
• Besonders praktisch sind auch die benutzerdefinierten „Tags“ (Markierungen). Damit können im Handumdrehen ordnerübergreifende Dateiensammlungen zu bestimmten Themen zusammengestellt und damit schnell und einfach auf einen Blick verfügbar gemacht werden!

Tipp: Die Dateien-App gibt es nur fürs iPhone & iPad, aber nicht für Mac & MacBook

Apple hat die App „Dateien“ speziell für seine iPhones und iPads entwickelt. Sie ist daher derzeit auch nur für iOS- und iPadOS-Geräte erhältlich. Die App soll den mobilen Nutzern eine zentrale Stelle zur Verwaltung ihrer Dateien und Dokumente bieten. Auf dem Mac und MacBook gibt es dafür die Dateimanagement-App „Finder“, die ähnliche Funktionen bietet. Die Finder-App integriert zudem die Dateien-App (genau wie zuvor die iCloud Drive App), was eine nahtlose Dateiverwaltung über alle Apple-Geräte und Speicherorte hinweg ermöglicht.

2. Wo finde ich die Dateien-App auf dem iPad und dem iPhone?

Die Dateien-App ist mittlerweile auf jedem iPhone und iPad vorinstalliert und kann dort ganz einfach gefunden und geöffnet werden. Sie müssen nur auf das Symbol mit dem blauen Ordner tippen, das Sie auf dem Startbildschirm, in der Dock-Leiste am unteren Bildschirmrand oder in der App-Mediathek Ihres Geräts finden.

• Falls Sie die App einmal aus Versehen gelöscht haben, können Sie diese jederzeit wieder kostenlos hier aus dem → Apple App Store herunterladen.
• Tipp: Im Fall eines versehentlichen Löschens wird nur die Dateimanager-App selbst gelöscht, aber nicht auch gleich noch alle Dateien, die auf Ihrem iPhone, iPad oder gar in der Cloud gespeichert sind.

3. Übersicht: Wo findet man was in der „Dateien-App“ auf dem iPhone oder iPad?

Öffnen Sie die App „Dateien“ auf Ihrem iPad oder iPhone und tippen Sie links oben auf das Bildschirmsymbol. Daraufhin öffnet sich am linken Bildschirmrand das Auswahlmenü „Seitenleiste“ mit den wichtigsten Kernfunktionen. Dies sind in absteigender Reihenfolge:

4. Anleitung 1: Seitenleiste anpassen, Cloud-Speicher hinzufügen & Dokumente scannen

Öffnen Sie die Seitenleiste in der Dateien-App auf Ihrem iPad oder iPhone und klicken Sie in dieser Seitenleiste ganz oben auf das Symbol mit den drei Punkten. Daraufhin werden Ihnen folgende drei Optionen eingeblendet.

• Dokumente scannen: Dies ist eine praktische Dokumentenscanner-Funktion, die die Dokumente nicht nur abfotografiert, sondern die PDFs dann auch gleich passend zuschneidet. Die PDF-Datei können Sie dann direkt in der Dateien-App auf Ihrem iPad oder iPhone öffnen, um zum Beispiel Kommentare hinzuzufügen oder das Dokument mittels Touchscreen und Ihrer Unterschrift zu signieren.
• Mit Server verbinden (Cloudspeicher hinzufügen): Um ein weiteres Cloudspeicherkonto hinzuzufügen, müssen Sie ebenfalls in der Seitenleiste oben auf das Symbol mit den drei Punkten tippen und dann im Dropdownmenü → Mit Server verbinden auswählen. Anschließend lediglich noch den Servernamen eintippen (z.B. onedrive.com) und Ihren Benutzernamen und das Passwort eingeben, fertig.
• Seitenleiste bearbeiten (anpassen): Wenn Ihnen die Reihenfolge der Features und Optionen in der Menü-/Seitenleiste der Dateien-App nicht gefällt, können Sie das ganz leicht ändern und individuell anpassen. Tippen Sie dafür in der Seitenleiste auf das Symbol mit den drei Punkten ganz oben und wählen dann → Seitenleiste bearbeiten. Daraufhin können Sie die einzelnen Speicherorte und Features per Drag & Drop verschieben und damit neu anordnen. Nicht benötigte Elemente können Sie auch ganz ausblenden lassen, was zum Beispiel für nicht gebrauchte Tag-Markierungen oder Cloudspeicher sinnvoll ist.

5. Anleitung 2: So nutzt man die Dateien-App auf dem iPhone oder iPad konkret

Öffnen Sie die Seitenleiste in der Dateien-App Ihres Apple-Geräts und wählen Sie den gewünschten Dateibereich: Verlauf, Geteilt, Speicherorte, Favoriten oder Tags. Daraufhin werden Ihnen alle darin enthaltenen Ordner und Dateien angezeigt. Rechts oben finden Sie dann folgende vier grundlegende Bearbeitungsoptionen für diesen Ordnerbereich (die restlichen Dateiverwaltungsoptionen gibt es im Kontextmenü der einzelnen Dateien; siehe nächster Absatz unten):

1. Einen neuen Ordner erstellen (nur unter „Speicherorte“ und „Favoriten“ verfügbar)
2. Die angezeigten Elemente sortieren (z.B. als Liste, in Spalten oder nach Name, Art, Datum, Größe oder Tags)
3. Bestimmte Elemente auswählen
4.  Nach bestimmten Inhalten suchen

Mit der Dateien-App auf dem iPad oder iPhone arbeiten:

Klar, wenn Sie eine Datei in der App antippen, öffnet sich diese natürlich in der entsprechenden Anwendung. Wenn Sie eine Datei in der App allerdings länger gedrückt halten, öffnet sich ein Kontextmenü mit einigen interessanten Möglichkeiten. Neben den üblichen Kontextoptionen Umbenennen, Kopieren, Duplizieren, Bewegen/Verschieben, Löschen und weitere Informationen finden sich darunter auch einige sehr praktische Features für die Dateiverwaltung, wie zum Beispiel:

• „Komprimieren“: Damit können Sie die Datei oder den Ordner in ein Zip-Format umwandeln und dadurch die Dateigröße deutlich verkleinern. Das ist besonders für das Versenden von Fotos, Bildern und PDF-Dokumenten interessant, die nicht in der höchsten Auflösung verschickt werden müssen.
• „Übersicht“: Dies ist eine sehr praktische Schnellansicht, die die jeweilige Datei mit Bord-eignen Mitteln als Vorschau direkt in der Dateien-App anzeigt. So können Sie noch schneller sehen, ob es sich überhaupt lohnt, diese Datei in ihrer entsprechenden Anwendung zu öffnen, zum Beispiel in Word (Pages), Excel (Numbers) oder PowerPoint (Keynote). Denselben Effekt, nur in einem neuem Anwendungsfenster, erhalten Sie auch, wenn Sie im Kontextmenü etwas weiter unten auf → In neuem Fenster öffnen tippen.
• „Tags“: Die „Tags“ sind eine sehr effiziente und zeitsparende Möglichkeit, Ihre Dateien thematisch zu kategorisieren, um sie schneller wiederfinden zu können. Halten Sie dafür einen „Tag“ in der Seitenleiste gedrückt, wählen Sie im Kontextmenü → Umbenennen aus und vergeben Sie ein geeignetes Schlagwort für diese Kategorie. Nun können Sie im weiteren Verlauf Ihrer Arbeit passende Dateien mit diesem entsprechenden Tag markieren. Halten Sie dafür die Datei gedrückt und wählen Sie im Kontextmenü die Option → Tag und dann die gewünschte Kategorie aus. Die Tags sind besonders praktisch, wenn Sie mit einer großen Anzahl an Dokumenten und Dateien arbeiten müssen und dabei einen guten Überblick behalten wollen. Beispiel: Sie arbeiten für die Dokumentation Ihrer Rechnungen mit Jahresordnern „2022“, „2023“, „2024“ etc. Wenn Sie nun alle Rechnungen eines bestimmten Kunden mit derselben Tag-Markierung versehen, können Sie sich in dem Tag-Bereich der Seitenleiste künftig alle entsprechend markierten Dateien auf einmal anzeigen lassen, unabhängig von deren tatsächlichen Speicherorten in den verschiedenen Jahresordnern.
• „Teilen“: Die Funktion „Teilen“ in der Dateien-App auf dem iPad und iPhone basiert auf dem „iCloud Sharing“. Damit können Dokumente und Dateien aller Art für andere Personen freigegeben werden. Suchen Sie dafür die gewünschte Datei in der Dateien-App, halten Sie diese etwas länger gedrückt und wählen Sie im Kontextmenü die Option → Teilen. Nun können Sie zwischen verschiedenen Möglichkeiten für das Teilen wählen, wie zum Beispiel dem Versenden per E-Mail, dem Teilen via AirDrop oder Teams oder auch eine spezifische Freigabeoption für die Zusammenarbeit. Tippen Sie für letzteres oben auf → Kopie senden und wählen Sie stattdessen → Zusammenarbeiten und dann direkt darunter noch eine passende Freigabeoption für das Zusenden der Freigabeeinladung. Nur eingeladene Personen dürfen diese Datei dann auch bearbeiten – solange, bis Sie die Freigabe in dem Bereich → Geteilt der Seitenleiste wieder widerrufen. Diese praktische Funktion ist zwar nur für Dateien in einem Cloud-Speicher möglich, erleichtert dafür aber die Zusammenarbeit an Dokumenten und Projekten deutlich. In einer Korrekturschleife erspart dies zum Beispiel das Versenden verschiedener Dateiversionen und schützt dadurch gleichzeitig auch vor möglichen Dateikonflikten.

6. Extra-Tipps: Die optimale Ordnerstruktur für Ihre Dateien-App – mit Video-Tutorial!

Sie sollten von Beginn an darauf achten, die Ordnerstruktur in Ihren Cloudspeichern und den lokalen Speichern auf all Ihren Endgeräten (Mac, PC, iPhone, iPad, Android) immer möglichst gleich anzulegen. Auf diese Weise finden Sie sich schneller zurecht und sparen sich dauerhaft viel Zeit beim Suchen! Büro-Kaizen – Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz – hat für Sie die → optimale Ordnerstruktur für einheitliche Dateiablagen identifiziert, mit der Sie die Ordnung maximieren und die Suchzeiten auf ein Minimum reduzieren können. Wie diese ideale Ordnerstruktur konkret aussieht, sehen Sie auch in unserem Video-Tutorial unten!

→ Anleitung für AirDrop: Dateien direkt ohne Internet- und Mobilfunkverbindung zwischen Apple-Geräten teilen.
→ Bedienungsanleitung für den Safari Browser: Produktiv surfen – inklusive Problemlösungen.
→ Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie viele weitere Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz im Büro!

📂 7 Tipps für das optimale Dateiablage-System (mit OneDrive & SharePoint)

(Dauer: 10:15 Minuten)

Inhalt zum Tutorial für das optimale Dateiablage-System

1. Einleitung 00:00
2. Übersichtliche erste Ordner-Ebene 00:38
3. Sortierung erzwingen durch Zahlen 01:31
4. Projektordner brauchen ein Archiv 02:21
5. Arbeit mit Jahresordnern 04:37
6. Neue Datei gleich an richtiger Stelle speichern 05:59
7. Datei-Explorer an der richtigen Stelle starten 07:09
8. OneNote Notizbücher & geteilte Dateien jeweils in einem Ordner sammeln 07:59