Anleitung: Wie man die Apple-App „Erinnerungen“ auf iPhone, iPad & Mac richtig nutzt!

Die Apple-App „Erinnerungen“ ist ein leistungsstarkes Tool, das einem hilft, die eigenen Aufgaben und Termine einfach zu verwalten und mit anderen Personen zu teilen. Die App ist kostenlos auf fast allen Apple-Geräten verfügbar und bietet zahlreiche nützliche und intelligente Funktionen, um das tägliche Leben zu organisieren. Egal ob beruflich oder privat, ob tägliche Aufgaben, regelmäßig wiederkehrende Erinnerungen oder langfristige Projekte. Mit der folgenden Anleitung und den Tipps und Tricks können Sie die Anwendung richtig nutzen und ihr volles Potenzial ausschöpfen!

1. Was die Apple-App „Erinnerungen“ kann und wie sie funktioniert

Was ist die Apple-App „Erinnerungen“?

Die App „Erinnerungen“ (engl.: Reminders) ist eine Apple-eigene, also „native“ App für macOS-, iOS- und iPadOS-Geräte. Sie ist auf allen Mac, MacBooks, iPhones, iPads, Apple Watch und iPod Touch vorinstalliert. Die Anwendung kann aber auch kostenlos aus dem Apple Store heruntergeladen werden. Die App ermöglicht es, Erinnerungen für Ereignisse aller Art zu erstellen, zu verwalten und mit anderen zu teilen und zusammen abzuarbeiten. Zum Beispiel für einen Gesprächstermin, eine gemeinsame Einkaufsliste, eine Packliste, die Projektaufgaben oder auch für eine Erinnerung, die erst beim Erreichen oder Verlassen eines bestimmten Ortes aktiv wird. Durch die nahtlose Integration in das Apple-Ökosystem können die Erinnerungen auf allen eigenen Apple-Geräten synchronisiert werden und stehen dann sowohl auf dem eigenen Mac wie auch auf dem iPhone, dem iPad oder der Apple Watch zur Verfügung.

Zu den Hauptfunktionen der Erinnerungen-App gehören:

• Erstellen von Erinnerungen für Aufgaben, Termine und Ereignisse aller Art
• Gruppieren von Erinnerungen in Listen und Sortieren in intelligenten Listen
• Erstellen von orts-, zeit- oder App-abhängigen Erinnerungen
• Teilen der Erinnerungen mit anderen Personen inklusive dem Zuweisen von Aufgaben
• Filtern der Erinnerungen mittels #Hashtags
• Nutzung von Siri, um Erinnerungen noch schneller und einfacher sprachgesteuert zu erstellen

Unterschiede zwischen Apple-Erinnerungen, Apple-Notizen und Microsoft To-Do

Die beiden Apps Erinnerungen (Apple) und To-Do (Microsoft) sind sehr ähnliche Programme für die Verwaltung von konkreten Aufgaben und Terminen. Apples Notizen-App hingegen ist hauptsächlich für das Sammeln und Organisation von Ideen und Informationen da, ohne Erinnerungsfunktion für Fälligkeitsdaten. Dafür ist die Notizen-App – anders als Erinnerungen oder To-Do – beispielsweise mit einer leistungsstarken Scanner-Funktion für Dokumente inklusive automatischer Texterkennung sowie mit einem starken Passwortschutz für sensible Notizen ausgestattet.

• Die Erinnerungen-App und die Notizen-App sind nativ nur für das Apple-Ökosystem verfügbar.
• Microsofts To-Do-App ist hingegen nicht nur im Microsoft-Ökosystem integriert (z.B. mit Outlook, OneNote, Teams und Microsoft 365), sondern plattformübergreifend für alle Windows-, iOS- und Android-Geräte sowie auch als Web-App verfügbar.
• Die beiden größten Vorteile von Apples Erinnerungen gegenüber Microsofts To-Do sind vor allem die Integration eines Sprachassistenten (Siri) sowie die Möglichkeit, ortsabhängige Erinnerungen zu erstellen, die erst bei Erreichen oder Verlassen eines definierten Ortes aktiviert werden.

2. Anleitung zur Nutzung der Apple-App „Erinnerungen“

Erinnerungen und Listen anzeigen lassen

Zum Öffnen der App tippen Sie auf das Icon → Erinnerungen auf Ihrem Startbildschirm (das Symbol mit den drei farbigen Listenpunkten). In der rechten Fensterhälfte können Sie dann neue Erinnerungen erstellen sowie bestehende Einträge bearbeiten und teilen. Die linke Seitenspalte wiederum ist für das Verwalten, organisieren und Auswählen der bestehenden Einträge und Erinnerungslisten da. Dafür stehe folgenden drei Hauptbereiche bereit.

1. Ordner: Oben links sehen Sie bis zu sechs Ordner „Heute, Geplant, Alle, Markiert, Erledigt und Mir zugewiesen“. In diesen Ordnern werden die Erinnerungen entsprechend gefiltert angezeigt.
2. Listen: Direkt darunter sehen Sie alle Ihre bereits erstellten Erinnerungs-Listen. Tipp: In der standardmäßig bereits vorhandenen Liste „Erinnerungen“ werden alle einzelnen Erinnerungsnotizen zusammengefasst, die keinem anderen Bereich (z.B. Heute, Geplant, Markiert) oder einer anderen Liste zugeordnet werden können oder sollen – zum Beispiel der klassische banale Friseurtermin.
3. Hashtags: Links unten folgt der Bereich „Tags“, indem alle #Hashtags aufgeführt werden, die Sie für ein schnelleres Wiederfinden bestimmter Themen vergeben haben (zum Beispiel alle Erinnerungen mit dem #Büro-Kaizen).

Tipp: Die linke Seitenspalte können Sie mittels des → Icons mit den drei Punkten oben in der Seitenspalte bearbeiten und individuell anpassen. Gehen Sie dafür auf → Listen bearbeiten. Anschließend können Sie auswählen, welche Ordner und Listen Ihnen hier in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. In demselben Dropdownmenü können Sie zudem auch aus Ihren individuellen, abgespeicherten Vorlagen auswählen (einzelne Erinnerungsvorlagen oder ganze Listen als Vorlage).

Neue Erinnerungen erstellen: Einmalig, regelmäßig oder ortsabhängig?

Um eine neue Erinnerung zu erstellen, können Sie entweder:

• Einen Ordner in der linken Seitenspalte antippen und dann in der rechten Fensterhälfte unten auf → + Neue Erinnerung tippen,
• eine bestehende Liste auswählen und dann rechts unten auf → + Neue Erinnerung tippen oder
• in der linken Seitenspalte ganz unten auf → Neue Liste tippen, der Liste einen Namen und ein passendes Symbol vergeben und dann rechts unten auf → + Neue Erinnerung tippen.

Geben Sie anschließend Ihren Erinnerungstatbestand ein, wählen Sie die gewünschten und im Folgenden erklärten Erinnerungsoptionen aus und schließen Sie mit einem Fingertipp auf → Fertig rechts oben ab.

Die verschiedenen Erinnerungsoptionen in der Apple-App:

• Rechts neben jeder Erinnerung sehen Sie einen kleinen Kreis mit einem „i“ darin. Hierüber können Sie die meisten Einstellungsoptionen für eine Erinnerung öffnen.
• Wenn Sie auf dieses → i tippen, können Sie Details wie Notizen, URL, Fälligkeitsdatum und Uhrzeit (mit regelmäßiger Wiederholungsoption), Hashtags, Ortsabhängigkeit, Priorität oder Unteraufgaben einstellen bzw. hinzufügen.
• Am oberen Bildschirmrand über den Erinnerungspunkten werden Ihnen einige dieser sowie einige weitere Optionen als Schnellauswahl-Icons angezeigt. Durch Antippen eines dieser Schnellauswahl-Icons öffnet sich gleich die entsprechende Erinnerungsoption, was ein wenig Zeit beim Erstellen einspart. Das sind von links nach rechts: „Kalender, Ortsabhängigkeit, Markieren, #Hashtags, Mir zugewiesen, Vorlagen, Teilen und weitere Optionen“ (das Symbol mit den drei Punkten).
• In den → weiteren Optionen (die drei Punkte rechts oben) können Sie zum Beispiel neue Abschnitte einfügen (um eine Erinnerungsliste übersichtlicher zu machen), die Einträge nach Fälligkeit, Erstellungsdatum, Priorität oder Alphabetisch sortieren lassen, die aktuelle Liste als künftige Vorlage abspeichern, die Erinnerungsliste ausdrucken oder auch ganz löschen.

Wie man ortsabhängige Erinnerungen auf dem iPhone oder iPad erstellt

• Tippen Sie einfach am oberen Bildschirmrand auf das Schnellstarticon → Standort und im Kontextmenü auf → Eigene. Daraufhin erhalten Sie die Auswahl eingeblendet, ob Sie eine Adresse eingeben wollen, Ihr aktueller Standort für die Ortsabhängigkeit genutzt werden soll oder ob die Erinnerung beim Einsteigen oder Aussteigen aus Ihrem Auto ausgelöst werden soll (also beim Verbinden oder Trennen mit einem gekoppelten Auto).
• Alternativ tippen Sie rechts unten auf → neue Erinnerung, dann auf das Symbol mit dem → i rechts neben der Erinnerung und in diesem Dropdownmenü dann auf → Ort und wahlweise auf aktueller Standort, Einsteigen, Aussteigen oder Eigene (um manuell eine Adresse einzugeben).

Wie man Erinnerungen mit anderen Personen teilt und ihnen Aufgaben zuweist

• Einzelne Erinnerungen oder auch ganze Erinnerungslisten können mit anderen Personen geteilt und dann zusammen genutzt werden. Wählen Sie dafür das betreffende Erinnerungselement aus und tippen Sie oben auf das Symbol → Teilen. Alternativ können Sie auch die Liste länger gedrückt halten und → Liste teilen auswählen.
• Anschließend können Sie die Personen hinzufügen, mit denen Sie Ihre Liste teilen möchten.
• In einer geteilten Erinnerungsliste können Sie dann gezielt einzelne Aufgaben einer der anderen Personen zuweisen. Halten Sie dafür den betreffenden Erinnerungseintrag gedrückt und wählen dann im Kontextmenü → Zuweisen aus (alternativ: Den Eintrag antippen, rechts auf das → i tippen und → Erinnerung zuweisen auswählen).

Tipps & Tricks für die optimale Nutzung der Erinnerungen-App

Erinnerungs-Widget auf dem Startbildschirm hinzufügen: Fügen Sie ein „Erinnerungs-Widget“ zu Ihrem Startbildschirm hinzu, um eine bessere Übersicht und schnelleren Zugriff auf Ihre Aufgaben zu erhalten. Halten Sie dafür eine leere Stelle auf Ihrem Startbildschirm gedrückt. Sobald alles wackelt, tippen Sie links oben auf das → + Symbol und dann auf Erinnerungen. Anschließend können Sie zwischen drei verschiedenen Widget-Größen und Darstellungsformen wählen.

Vorlagen für Erinnerungen nutzen: Für häufig wiederkehrende Erinnerungsaufgaben bietet es sich an, eine eigene, benutzerdefinierte Vorlage zu erstellen. Öffnen Sie dafür die Liste, die zu einer Vorlage werden soll, tippen Sie ganz rechts oben auf das Symbol mit den → drei Punkten und dann auf die Option → Als Vorlage sichern. Um künftig mit einer Listenvorlage zu starten, einfach in der linken Seitenspalte oben auf das Symbol mit den → drei Punkten tippen und die Option → Vorlagen auswählen.

Erinnerungen mittels einfachem Sprachbefehl an Siri erstellen: Die Erinnerungs-App ist in Apples Sprachassistenten Siri integriert. Sie können daher „Hey Siri“ nutzen, um sich eine gewünschte Erinnerung ganz easy per Sprachbefehl erstellen zu lassen. Zum Beispiel: „Hey Siri, erstelle mir eine Erinnerung mit dem Titel Zahnarzttermin für Mittwoch, den 18. Dezember 2024 um 11:30 Uhr.“

Intelligente Erinnerungslisten verwenden: Eine „intelligente“ Liste nutzt benutzerdefinierte Filteroptionen, um alle Erinnerungen eines bestimmten Typs gemeinsam an einem zentralen Ort anzuzeigen. Die Kriterien können ein bestimmtes Datum sein, ein bestimmter Ort, eine bestimmte Priorisierung, Markierung etc. Gehen Sie dafür auf → neue Liste, geben Sie einen Listennamen ein und wählen Sie direkt darunter als Listentyp → Intelligente Liste aus. Direkt darunter können Sie dann die gewünschten Filter bearbeiten und einstellen. Tipp: Sie können auch eine bereits vorhandene Liste in eine intelligente Liste konvertieren. Dafür einfach die Liste länger gedrückt halten und auf → Infos zur Liste anzeigen und → In intelligente Liste konvertieren tippen.

Die Erinnerungen-App mit Microsoft 365, Google & Co synchronisieren: Öffnen Sie die → Einstellungen auf Ihrem Apple-Gerät, tippen Sie oben links auf Ihren → Benutzernamen und dann rechts auf → iCloud und kontrollieren Sie, dass bei → Erinnerungen der Schalter aktiviert ist. Scrollen Sie anschließend in den → Einstellungen links bis → Erinnerungen runter, drauftippen und dann rechts auf → Accounts und → Account hinzufügen gehen. Wählen Sie die entsprechende Plattform aus (zum Beispiel Microsoft Exchange, Outlook.com, Google oder Andere) und geben Sie die dazugehörigen Zugangsdaten ein (E-Mail-Adresse und Passwort). In den Synchronisierungseinstellungen des soeben hinzugefügten Accounts muss dann seinerseits noch die Option → Erinnerungen aktiviert werden.

Erinnerungen im Kalender anzeigen sowie neue Erinnerungen im Kalender erstellen: Wie Sie die Aufgaben aus Ihrer Erinnerungs-App seit Neuestem zusätzlich auch in Ihrem Apple-Kalender mit anzeigen lassen können – oder neue Erinnerungen ganz einfach aus Ihrem Kalender heraus erstellen – erfahren Sie in unserem Video-Tutorial unten ab Minute 00:21!

3. Extra-Tipps: Erinnerungen mit der Kurzbefehl- oder der Fokus-App kombinieren!

Mit der extrem vielseitigen Kurzbefehle-App können Sie ganz einfach automatisierte Abläufe aller Art erstellen, die Ihre Erinnerungen-App sehr praktisch ergänzen können. Die Fokus-App wiederum hilft Ihnen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, indem Ablenkungen minimiert werden, ohne dadurch Wichtiges zu verpassen. Wie diese beiden anderen Apple-Apps konkret funktionieren, erklären wir Ihnen in den beiden folgenden Anleitungen.

→ Die Apple-App „Kurzbefehle“: Anleitung für die extrem einfache Automatisierung auf und mit dem iPhone & iPad!
→ Die Apple-App „Fokus“: Situationspassend Wichtiges von Unwichtigem trennen lassen – für minimale Ablenkung, ohne dadurch Relevantes zu verpassen.
→ Kostenloses Download-Center: Hier gibt es viele weitere Büro-Kaizen Checklisten und Vorlagen für ein effizienteres Büro als Gratis-Download!

🚀 iPadOS 18: Mehr Produktivität dank diesen NEUEN Funktionen!

(Dauer: 09:40 Minuten)

Inhalt zum Tutorial mehr Produktivität in iPadOS 18

1. Einleitung 00:00 
2.  Erinnerungen und Kalender 00:21
3.  Rechner  01:10
4. Notizen 02:42 
5. Hinweis zur Kompatibilität 04:44
6. Safari 04:55
7.  Passwörter 06:43
8.  Apps sperren / verbergen 08:10
9.  Neues Kontrollzentrum 09:07
10.  Fazit 10:24