Mit der „Mail“-App bietet Apple einen kostenlosen, hauseigenen E-Mail-Client für seine macOS und iOS-Geräte an. Apple Mail ist einfach zu bedienen und hat einen vergleichsweise hohen Datenschutz. Dabei richtet es sich allerdings in erster Linie nur an Privatanwender, für die Organisation der eigenen privaten E-Mail-Kommunikation auf dem iPhone, iPad, Mac & Co. Wer hingegen deutlich leistungsstärkere Funktionen für eine professionelle E-Mail-Verwaltung im Unternehmens- und Geschäftsumfeld benötigt – zum Beispiel inklusive einer Kalender-, Notizen- und Aufgabenverwaltung sowie gemeinsamer Gruppenkalender – muss stattdessen auf eine meist kostenpflichtige Business-Anwendung wie Microsoft Outlook ausweichen. Was die Apple Mail-App nun konkret alles kann – und was nicht – erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

Inhaltsverzeichnis

1. Steckbrief: Apple Mail

Hersteller: Apple
Kategorie: E-Mail-Programm (E-Mail-Client)
Veröffentlichung: 24. Oktober 2003
Betriebssysteme: macOS, iOS, iPadOS und watchOS
Kosten: Kostenlos aus dem Apple App Store herunterladbar.
Bewertung: In Apples App Store wird die Mail-App mit durchschnittlich 4,6 von 5 Sternen bewertet (Stand: nach 204.001 Bewertungen) und erhält damit noch die Note „Sehr gut“.

2. Was ist und was kann die Apple Mail-App? Übersicht

Die Apple-App „Mail“ (auch als „Apple Mail“ bekannt) ist ein E-Mail-Programm für macOS, iOS, iPadOS und watchOS und ist kostenlos auf fast allen Apple-Geräten vorinstalliert (Mac, MacBook, iPhone, iPad, iPod Touch, Apple Watch und Apple Vision). Der E-Mail-Client unterstützt POP3, IMAP und Exchange und erlaubt das Hinzufügen mehrerer Mail-Accounts, so dass mehrere E-Mail-Konten zentral in einem Postfach angezeigt und verwaltet werden können. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören die tiefe Integration in das Apple-Ökosystem, ein selbstlernender Spamfilter (Junk-Filter), intelligente Postfächer, das Mail-Drop-Feature für das Versenden großer Anhänge sowie ein zeitverzögertes Versenden der E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt.

Was ist der Unterschied zwischen Apple Mail vs. iCloud Mail?

Apple Mail und iCloud Mail sind nicht dasselbe, es handelt sich um zwei verschiedene Anwendungen von Apple. Der Hauptunterschied ist, dass Apple Mail eine App ist, die auf allen Apple-Geräten vorinstalliert ist und auch nur auf Apple-Geräten läuft. Dagegen ist iCloud Mail ein webbasierter E-Mail-Dienst, auf den man über jeden X-beliebigen Browser zugreifen kann.

Was ist besser und was kann mehr: Apple Mail oder die Outlook-App?

	Apple Mail:	Microsoft Outlook:
Vorteile:	Nahtlose Integration in das Apple-Ökosystem Einfach zu bedienen, auch für Anfänger geeignet Starke Sicherheits- und Datenschutzfunktionen Mail-Drop-Funktion zum Senden großer Anhänge Effiziente Verwaltung von Anhängen mittels Mail Drop Kostenlos und verursacht auch keine weiteren Kosten	Integration in Microsoft 365 und die Office-Dienste Plattformübergreifend für Windows, macOS, iOS und Android verfügbar Umfassende Funktionen für Geschäftsanwender (z.B. für die Zusammenarbeit und gemeinsame Kalender) Erweiterte Kalender- und Terminverwaltungsfunktionen Hohe Anpassungsfähigkeit durch viele Add-Ins und Add-Ons von Drittanbietern
Nachteile:	Kein integrierter Kalender Kaum anpassungsfähig und erweiterbar (kaum Add-Ins) Plattformbeschränkung auf macOS und iOS	Die Komplexität (Vielzahl an Funktionen und Optionen) erfordert eine längere Einarbeitungszeit Erfordert eine kostenpflichtige Lizenz (mieten oder kaufen)
Zielgruppe:	Apple Mail richtet sich vor allem an: Privatanwender, die bereits im Apple-Ökosystem verwurzelt sind Anwender, die eine einfache und intuitive E-Mail-Lösung suchen Nutzer, die besonderen Wert auf einen hohen Datenschutz legen	Microsoft Outlook richtet sich vor allem an: Geschäftsanwender und Unternehmen, die erweiterte E-Mail- und Kalenderfunktionen benötigen Anwender, die bereits Microsoft 365 oder Office 365 nutzen Nutzer, die Wert auf Kollaborationsfunktionen und eine hohe Anpassungsfähigkeit legen

3. Anleitung: Apple Mail auf dem iPhone, iPad oder Mac konfigurieren & einrichten

Um Ihr E-Mail-Konto in Apple Mail einzurichten, oder einen weiteren E-Mail-Account hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst die → Einstellungen auf Ihrem Apple-Gerät, scrollen Sie bis → Mail herunter und wählen Sie → Accounts und → Account hinzufügen aus. Nun können Sie Ihren E-Mail-Anbieter aus der Liste der gängigsten Anbieter auswählen (z.B. iCloud, Google, Yahoo, AOL und Outlook.com). Geben Sie dann die E-Mail-Adresse und das Passwort für diesen Account ein. Falls Sie einen anderen, hier nicht aufgeführten Internet Service Provider nutzen, tippen Sie auf → Andere und → Mail-Account hinzufügen.

Ihr Apple-Gerät wird nun versuchen, die Mailservereinstellungen automatisch herauszufinden und auszufüllen.
Je nach Anbieter müssen Sie jedoch gegebenenfalls einige Informationen wie den eingehenden (IMAP) und den ausgehenden (SMTP) Mailserver sowie die entsprechenden Ports manuell eingeben.
Diese Information sind auf den Webseiten von jedem E-Mail-Anbieter veröffentlicht und lassen sich schnell googeln. Alle benötigten IMAP-, POP- und SMTP-Serverinformationen von AOL, Gmail, iCloud, MSN, Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com, Live.com und Yahoo finden Sie zudem auch → hier bei Büro-Kaizen aufgelistet.
Nachdem Ihr E-Mail-Konto in der Mail-App hinzugefügt wurde, können Sie die Synchronisierungseinstellungen anpassen und auswählen, welche Inhalte alles zwischen der Mail-App und dem gerade damit verknüpften E-Mail-Account synchronisiert werden sollen. Neben E-Mails können das optional auch Kontakte, Kalender, Notizen und Erinnerungen sein.
Fertig, Ihr E-Mail-Konto wurde nun in der Apple Mail App eingerichtet und Sie können die App jetzt nutzen.

Apple Mail konfigurieren und einrichten — Im Reiter „Mail“ unter den Einstellungen kann der gewünschte E-Mail Account hinzugefügt werden.

4. Anleitung: Die wichtigsten Funktionen in der Apple Mail-App einfach erklärt

Öffnen Sie die Mail-App auf Ihrem Apple-Gerät. Das Icon ist ein blaues Rechteck mit einem weißen Brief darauf. Sie finden das Icon auf Ihrem Startbildschirm, ansonsten nutzen Sie die Suche auf Ihrem Endgerät und tippen Sie dort → Mail ein.

Funktion in „Mail“	Anleitung und Beschreibung
Neue E-Mail erstellen:	Um eine neue E-Mail zu erstellen, öffnen Sie die Mail-App und tippen Sie dann auf das Viereck mit dem schrägen Stift darin. Sie finden diese Schaltfläche, je nach Apple-Gerät, entweder am oberen oder unteren Bildschirmrand. Nun können Sie wie gewohnt einen Empfänger, einen Betreff und einen Nachrichtentext eingeben und die E-Mail dann mittels des Pfeilsymbols versenden.
E-Mails zeitverzögert versenden:	In Apple Mail kann man den Zeitpunkt für das Versenden einer Nachricht beliebig planen und frei wählen. Dann wird die E-Mail zeitversetzt versendet. Klicken Sie dafür auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Senden-Icon und wählen Sie im Dropdownmenü → Später senden aus. Stellen Sie dann das gewünschte Datum, die Uhrzeit und die Zeitzone ein. Tipp: Auf dem iPhone und iPad müssen Sie dafür den Senden-Button länger gedrückt halten.
E-Mails zurückrufen:	Dies ist eine standardmäßig eingestellte Verzögerung von 10 Sekunden beim Versenden der E-Mails. Innerhalb dieser Zeitspanne kann man eine versehentlich verschickte E-Mail noch zurückrufen – also aufhalten, bevor sie tatsächlich versendet wird. Dafür einfach innerhalb von 10 Sekunden in der Seitenleiste unten auf → Senden widerrufen oder alternativ auf → Bearbeiten und → Widerrufen gehen. Die Länge der Verzögerungszeit lässt sich unter → Einstellungen → Mail → Senden individuell einstellen, also verlängern oder ganz ausschalten.
Fotos und Dateien als Anhang in Mail versenden:	In Apple Mail gibt es, je nach Betriebssystem und Version, verschiedene Buttons für das Hinzufügen von Anhängen: Einmal, um Fotos und Bilder anzuhängen, und ein anderer für das Anhängen von Dokumenten. Dokumente anhängen: Gehen Sie auf die Heftklammer in der Symbolleiste und navigieren Sie in der Dateien-App zu der gewünschten Datei. Auf dem iPhone und iPad tippen Sie dafür direkt über der Tastatur auf das Dokumenten-Symbol. Bild als Anhang versenden: Tippen Sie auf das doppelte, überlagerte Panoramabild-Symbol in der Symbolleiste bzw. oberhalb der Tastatur. Alternativ tippen Sie auf das Kamera-Symbol über der Tastatur und wählen dann im Kontextmenü → Fotomediathek.
Große Anhänge mit Apple Mail Drop versenden:	Mit Mail Drop kann man auch große Anhänge von bis zu 5 GB versenden, die ansonsten die maximal zulässige Dateigröße des jeweiligen E-Mail-Anbieters (z.B. Ihres hinzugefügten GMX-Accounts) überschreiten würden. Dabei werden die Anhänge für 30 Tage verschlüsselt in der iCloud gespeichert. Das Mail Drop-Speicherlimit beträgt 1 TB pro Person und ist unabhängig von dem eigenen iCloud-Speicherplatzvolumen. Sobald ein Dateianhang größer als 20 Megabyte ist, wird man von der Mail-App automatisch aufgefordert, den Anhang per Mail Drop zu senden. Dann einfach → Mail Drop verwenden auswählen und mit → Senden bestätigen. Der Empfänger kann den Mail-Drop-Anhang dann über den in der übermittelten E-Mail eingebetteten Link abrufen.
E-Mail mit Lesebestätigung versenden:	Dies ist in Apple Mail leider nicht möglich. Wer dieses Business-Feature benötigt, muss entweder eine weitere App wie „Mailbutler“ installieren, oder beispielsweise Outlook für Mac, iPhone oder iPad nutzen.

Weitere wichtige Einstellungen, Funktionen & Optionen in der Apple Mail-App:

Abwesenheitsnotiz in Apple Mail erstellen: Direkt aus der Mail-App heraus geht das leider nicht. Das muss über icloud.com und die Anmeldung mit Ihrer Apple-ID erfolgen. Die automatischen Abwesenheitsnotizen werden dann aber auch nur für dieses iCloud-E-Mail-Konto versendet und nicht auch für alle Ihre anderen mit der Mail-App verknüpften E-Mail-Konten. Tipp: In vollwertigen Business-Tools, wie Outlook, ist das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz deutlich einfacher gelöst!
Signatur in Apple Mail mit Bild erstellen: Um eine eigene Signatur am Ende Ihrer E-Mails zu erstellen, öffnen Sie die → Einstellungen auf Ihrem Apple-Gerät, scrollen Sie bis → Mail herunter und tippen Sie dann auf → Signatur. Löschen Sie nun gegebenenfalls die Textzeile „Von meinem iPhone gesendet“ und tippen Sie den gewünschten Text in der gewünschten Textformatierung ein. Das Einfügen eines Bildes in die Signatur ist auf einem iOS-Gerät allerdings nur über Umwege möglich. Dafür muss das Bild zuerst in ein HTML-Format umgewandelt und dann unter → Einstellungen und → Mail in das Textfeld bei → Signatur hineinkopiert werden. Das ist in vollwertigen Business-E-Mail-Clients für Geschäftsanwender, wie zum Beispiel bei den Signaturen in Outlook , deutlich einfacher und flexibler gelöst. Dort kann beispielsweise auch die Bildgröße in der Signatur, bei zu großen Fotos oder Logos, ganz einfach angepasst werden.
Intelligentes Postfach nutzen: In Apples Mail-Client kann man nicht nur wie gewohnt neue Postfächer erstellen, um die eingehenden (und ausgehenden) E-Mails zu verwalten und zu ordnen. Die Mail-App bietet auch „intelligente Postfächer“ an. Darin werden die E-Mails nach benutzerdefinierten Kriterien angezeigt, unabhängig von dem Postfach, in das die E-Mail abgelegt wurde. Dafür einfach auf dem Mac → Postfach und → Neues intelligentes Postfach wählen und dann die gewünschten Bedingungen und Kriterien festlegen (zum Beispiel ein bestimmtes Signalwort im Betreff). Intelligente Postfächer sind allerdings derzeit nur in der Mail-App für macOS verfügbar, aber nicht auch für die mobilen iOS-Geräte (iPhone, iPad & Co).
Erinnerungen für E-Mails (Wiedervorlage): Wenn man eine empfangene E-Mail nicht sofort bearbeiten will, kann man sich daran erinnern lassen. Dann wird die E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt wieder an den Anfang des Posteingangs verschoben, so als ob sie gerade neu empfangen wurde. Diese Wiedervorlage aktivieren Sie, indem Sie auf dem iPhone oder iPad die E-Mail öffnen, rechts unten auf den → Antwort-Pfeil tippen und dann → Erinnerung auswählen. Dann können Sie zwischen drei Zeitpunkten wählen (in einer Stunde, heute Abend, morgen) oder einen eigenen Zeitpunkt frei eingeben. Tipp: Auf dem Mac müssen Sie dafür eine E-Mail mit gedrückter Control-Taste anklicken.
Mail-Widget auf dem Startbildschirm hinzufügen: Halten Sie eine freie Stelle auf Ihrem Startbildschirm gedrückt, gehen Sie links oben auf das Plussymbol → + und tippen dann auf → Mail. Nun können Sie zwischen zwei verschiedenen Widget-Größen für die Schnellvorschau Ihrer Mails auf dem Startbildschirm auswählen

Apple Mail auf dem iPad — So sehen das Mail-Icon und das Mail-Widget auf dem Startbildschirm eines iPads aus.

5. Extra-Tipps: Alle Funktionen von Outlook einfach erklärt – auch als Video-Tutorial!

Microsoft Outlook ist nicht nur ein normaler E-Mail-Client, sondern integriert zusätzlich auch die leistungsstarken Kernbereiche Kalender, Kontakte, Notizen und Aufgaben. So lassen sich zum Beispiel E-Mails per Drag & Drop in Kalendertermine und/oder Aufgaben umwandeln. Die vielen weiteren Funktionen und die tiefe Integration in das Microsoft 365 Ökosystem machen Outlook somit zu einem praktischen Werkzeug für die persönliche Organisation der eigenen Kommunikation sowie für die digitale Zusammenarbeit im Geschäftsumfeld. Wie Sie Outlook optimal einsetzen, erklärt Ihnen unsere folgende Anleitung und sehen Sie zudem auch in unserem Video-Tutorial weiter unten!

→ Microsoft Outlook im Überblick: Was Outlook alles kann und wie es funktioniert – mit Schritt-für-Schritt Anleitungen und Video-Tutorials.

→ Microsoft Office für iPad & iPhone: Word, Excel, PowerPoint, Scannen & PDF-Bearbeitung in dieser einzigen All-in-One-App kombiniert – mit Video-Tutorial.

→ Kostenloses Download-Center: Hier können Sie sich viele weitere praktische Checklisten und Vorlagen für mehr Produktivität im Büro kostenlos herunterladen!

🤯 15 versteckte Outlook Funktionen, die Du kennen musst!

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