Die gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig durchgeführte Online-Studie zum Thema Arbeitseffizienz bestätigte, was ich bei meinen Kunden immer wieder bemerke: Nur drei von fünf Arbeitstagen in der Woche sind für die Befragten effizient. Aber wo bleibt die Zeit eigentlich liegen? Aufschluss gibt uns ein typischer Arbeitstag: Die meisten Büromitarbeiter checken morgens zuerst die E-Mails. Geht ja schnell, aber dann dauert doch alles länger als gedacht, weil die erforderlichen Unterlagen nicht auf Anhieb gefunden werden. Kurz darauf bittet ein Kollege um Mithilfe. Auch diese Arbeit kostet viel Zeit und Energie. Viel Zeit kostet auch die Teambesprechung, weil Themen auf der Tagesordnung stehen, die Sie gar nicht betreffen. Dann fehlt der Toner im Drucker und Sie tüfteln herum, weil Sie nicht wissen, wie Sie den Ersatz einsetzen. Inzwischen ist es Nachmittag und Ihre Konzentration lässt immer mehr nach. Außerdem sind Sie frustriert, weil Sie zwar den ganzen Tag arbeiten, aber nichts von Ihrer To-Do-Liste erledigen konnten.
Setzten Sie diese 10 Tipps um und Sie werden die Arbeitseffizienz steigern.
Inhaltsverzeichnis
10 erfolgsversprechende Tipps
Wenn Sie an einigen Stellschrauben in Ihrem Arbeitsalltag drehen, schaffen Sie es nicht nur, Ihre Arbeitseffizienz zu steigern. Meine Tipps zeigen Ihnen, wie Sie den Kopf frei bekommen für die wirklich wichtigen Aufgaben.
1. Tipp: Erst Prioritäten setzen, dann arbeiten
Verschwenden Sie Ihre Energie nicht länger für Tätigkeiten, die für Sie oder Ihre berufliche Entwicklung gar nicht wichtig sind. Den Toner kann zum Beispiel ein Praktikant wechseln. Und für die Beratung eines Kunden ist die Marketingabteilung zuständig. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, überlegen Sie zuerst, welche Aufgaben wirklich dringend sind. Mit der ABC-Methode verteilen Sie den Tätigkeiten eine entsprechende Priorität.
- A-Prioritäten sind wichtig für Sie, weil Sie Ihnen beruflich nützen oder weil bei einem verpassten Termin negative Konsequenzen drohen. Für diese Tätigkeiten planen Sie rund 65 Prozent Ihrer Arbeitszeit ein.
- B-Prioritäten müssen zwar erledigt werden, können aber auch verschoben werden. Planen Sie für diese Arbeiten rund 20 Prozent Ihrer Arbeitszeit ein.
- C-Prioritäten sind relativ unwichtig für Ihren beruflichen Erfolg, nehmen aber wie zum Beispiel das Bearbeiten von E-Mails viel Zeit in Anspruch. Meistens sind das Arbeiten, für die der Kunde nicht bezahlt. Sie sollten nur rund 15 Prozent Ihrer Zeit beanspruchen. Vieles brauchen Sie nicht selbst erledigen sondern können Sie delegieren.
Extra-Tipp
Die technischen Geräte werden immer komplexer. Ob Kopierer, Handy oder Kaffeemaschine, niemand kennt die Bedienungsanleitung auswendig. Tritt ein Problem auf, wird viel Zeit mit dem Suchen nach Lösungen vergeudet. Das Wechseln der Tonerkartusche kann leicht eine halbe Stunde dauern. Eine kluge Lösung sind One-Minute-Lessons. Die eigens erstellte Kurzanleitung erklärt kurz und mit eigenen Worten die wichtigsten Geräte-Funktionen. Diese hängt direkt neben dem Gerät, so dass sich auch neue Mitarbeiter schnell damit vertraut machen können.
2. Tipp: Bearbeiten Sie Ihre E-Mails in fünf Schritten
Einer der ärgsten Störfaktoren des Arbeitstages ist die elektronische Post. Immer wieder verkündet ein visuelles oder akustisches Signal den Eingang einer neuen Nachricht. Schon ist die Konzentration auf die eigentliche Arbeit gestört und wieder besserem Wissen gewinnt oft die Neugier die Oberhand. Nur schnell einmal die Nachricht überfliegen, ist pure Zeitverschwendung. Gewöhnen Sie sich deshalb einen disziplinierten Umgang mit Ihrem E-Mail-Verkehr an. Zunächst deaktivieren Sie alle Posteingangssignale! Sie bearbeiten die Post nur noch in festgelegten Zeiten, zum Beispiel während des Leistungstiefs nach der Mittagspause. Die Nachrichten bearbeiten Sie effizienter mit diesen fünf Schritten:
- Schritt: Erledigen Sie alles sofort, wenn Sie dafür nicht mehr als fünf Minuten brauchen.
- Schritt: Leiten Sie E-Mails an die zuständigen Kollegen weiter.
- Schritt: Terminieren Sie E-Mails, die Sie nicht sofort bearbeiten können, weil Ihnen Informationen fehlen oder die Bearbeitung längere Zeit beansprucht. Dafür verschieben Sie die Nachricht in Ihre Aufgabenliste.
- Schritt: Löschen Sie E-Mails, die Sie nicht benötigen wie Spams.
- Schritt: Archivieren Sie wichtige Inhalte in der entsprechenden Ablage.
Diese Schritte erkläre ich Ihnen noch einmal ganz ausführlich in meinem Video-Podcast auf YouTube: 5 Schritte zum effizienten Verarbeiten von E-Mails.
Extra-Tipp:
Unter Zeitdruck ist schnell eine E-Mail ohne Anhang verschickt. Fehler sind ärgerlich aber menschlich. Aber Fehler haben auch das Potential, Ihre Arbeitseffizienz zu steigern. Denn so erfahren Sie ganz genau, an welchen Stellen es nicht rund läuft. Statt sich also aufzuregen, überlegen Sie in Ruhe, warum dieses Missgeschick entstehen konnte. Waren Sie unkonzentriert, weil Sie wieder einmal die Mittagspause durchgearbeitet haben. Vielleicht stört Sie auch der stete Besucherstrom? Analysieren Sie sachlich, eventuell auch mit den Kollegen das Problem und überlegen Sie, wie sich diese Situationen in Zukunft vermeiden lassen. Noch produktiver ist es, ständig nach neuen Verbesserungen zu suchen statt erst zu reagieren, wenn es schon zu spät ist. Etablieren Sie deshalb ein Vorschlagwesen. Jeder Mitarbeiter kann hier seine Verbesserungsvorschläge einreichen.
3. Tipp: Eine Aufgabenliste in Outlook erstellen
Was unsere Studie noch ergab: 40 Prozent aller in Besprechungen besprochenen und beschlossenen Aufgaben werden nicht umgesetzt. Die Ursachen können ganz verschieden sein: Entweder sie wurden in der Besprechung nicht protokolliert oder sie wurden immer wieder nach hinten geschoben, weil plötzlich andere, vermeintlich wichtigere Dinge dazwischen kamen. Was also tun?
Arbeiten Sie mit der Aufgaben-Liste von Outlook! Legen Sie sofort nach einer Besprechung jede Aufgabe, die Sie erledigen müssen, in Outlook an. Das hilft Ihnen, Aufgaben zu priorisieren und wirklich wichtige Dinge von langfristigen Ideen, die kein festes Erledigungsdatum haben, zu unterscheiden. So behalten Sie Ihren Überblick über Ihre TO DO-Liste und vergessen nichts. Mehr Tipps im Umgang mit der Aufgabenliste in Outlook gebe ich Ihnen in meinem kostenlosen E-Book Schnelltest für Ihre Aufgaben-Effizienz.
4. Tipp: Halten Sie Ordnung
Viele Büromitarbeiter halten Ordnung und klare Strukturen zwar für wichtig, planen aber für das Aufräumen zu wenig Zeit ein. Sicher, es ist wichtig, die Deadline für einen Bericht einzuhalten. Aber genauso wichtig ist ein ordentlicher Schreibtisch, denn Chaos lenkt Sie ab und raubt Ihre Konzentration. Räumen Sie immer Ihren Arbeitsplatz auf, bevor Sie Feierabend machen. Denn sonst sammeln sich ganz schnell Aktenberge an. Je größer der Stapel, desto mehr Zeit brauchen Sie, um aufzuräumen. Noch schlimmer, Sie sind ständig am Suchen und verschwenden kostbare Energie. Planen Sie jeden Arbeitstag rund 15 Minuten ein, um Materialien wegzuräumen und Akten abzuheften. Das funktioniert ganz einfach, wenn Sie mit der Checkliste für den Arbeitsplatz arbeiten und alle relevanten Punkte ganz einfach abhaken. Klicken Sie auf das Bild und laden Sie die Checkliste gleich herunter.
5. Tipp: Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf
Büroangestellte verwenden aber nicht nur 55 Minuten am Tag mit der Suche nach Dateien auf dem Computer; auch analog wird fleißig gesucht – nach wichtigen Briefen, die noch immer postalisch hereinflattern, nach Bewerbermappen und Notizzetteln. Knapp die Hälfte der Befragten in unserer Studie geht davon aus, dass sich allein durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz mehr als 20 Prozent effizienter arbeiten ließe.
Räumen Sie auf, und zwar gründlich! Nehmen Sie sich die Zeit, um einmal „klar Schiff“ auf Ihrem Schreibtisch zu machen, und Sie werden sehen, wie sich das sofort positiv auf ihren Büroalltag auswirkt. Kein Suchen mehr, keine Hektik – Sie wissen stets, wo sich alles befindet. Beispielsweise mithilfe eines Mappen-Systems können Sie die digitale Welt mit der Papierwelt verknüpfen, mit dem Ergebnis, dass Ihr Schreibtisch frei bleibt von Unterlagen. Sie wissen stets, wo sie die jeweiligen Papiere befinden, die Sie zum Erledigen einer Aufgabe benötigen. Wie Sie so eine Mappe anlegen, erkläre ich Ihnen in meinem neuen E-Book Schnelltest für Ihre E-Mail-Effizienz das kostenlos zum Download bereit steht. Darin verrate ich Ihnen außerdem 10 Tipps, wie Sie mithilfe der Outlook-Funktionen Ihre Aufgaben gelassen meistern.
6. Tipp: Führen Sie Ablagespielregeln ein
Unsere Umfrage hat ergeben, dass Mitarbeiter im Durchschnitt 13 Prozent ihrer Zeit für die Suche nach Dateien und Dokumenten auf dem PC, den gemeinsamen Laufwerken und im Aktenschrank aufbringen. Am Tag kommen dabei 55 Minuten zusammen!
Wertvolle Zeit könnte gespart werden, wenn es Ablagespielregeln gäbe. Immerhin: In 72 Prozent der Unternehmen gibt es welche, jedoch werden diese in nur 27 Prozent aller Unternehmen auch wirklich konsequent befolgt.
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7. Tipp: Verhindern Sie Arbeitsunterbrechungen
Unsere Studie hat aber noch weitere Zeitfresser identifizieren können: So werden Büromitarbeiter durch verschiedene Faktoren auch mehrmals in der Stunde in ihrer Arbeit unterbrochen – sei es durch eingehende Emails, Telefonate oder Kollegen. In Summe beträgt der Arbeitszeitverlust durch Ablenkungen durchschnittlich 23 %.
Deaktivieren Sie als erstes in Outlook das Benachrichtigungssignal für eingehende E-Mails. Und lassen Sie sich durch neue Mails in Ihrem Posteingang auch nicht dazu hinreißen, diese immer sofort zu beantworten. Reservieren Sie sich stattdessen zwei oder drei Mal am Tag jeweils eine halbe Stunde, in der Sie Ihre E-Mails am Stück bearbeiten. So können Sie sich Zeit schaffen, um eine Aufgabe ganz konzentriert zu Ende zu bringen. Kollegen, die ein Schwätzchen halten wollen, vertrösten Sie am besten auf die Mittagspause. Vielleicht ist es ja auch möglich, dass Sie sich für eine oder zwei Stunden mit dem Laptop in ein Besprechungszimmer zurückziehen zu können? In vielen Unternehmen ist dies theoretisch möglich, nur wird dies von den wenigsten Mitarbeitern tatsächlich genutzt.
8. Tipp: Minimieren Sie Suchzeiten
Wie lange brauchen Sie, um eine gewünschte Information zu finden? Wir haben bei tempus die Eine-Minuten-Regel eingeführt. In dieser Zeitspanne sollte jedes Dokument oder jede Datei gefunden werden. Anfangs zweifeln meine Kunden an der Umsetzbarkeit dieser Regel, aber dann sind sie von der Zeitersparnis überzeugt. Damit jeder Mitarbeiter schnell und effektiv arbeiten kann, ist ein klar strukturiertes Ablagesystem notwendig. Am besten beginnen Sie damit, die unübersichtlichen Ablageschalen abzuschaffen. Ich plädiere für eine einziges Ablagekörbchen für den Posteingang. Hier landen alle wichtigen Unterlagen von der Post bis zu Rechnungen. Im nächsten Schritt konzentrieren Sie sich auf die Terminsachen. Sie kommen in Wiedervorlagemappen und bleiben so übersichtlich im Blick. Von Mappei oder Classei gibt es unterschiedliche Systeme für jeden Geschmack. Ist ein Projekt oder eine Arbeit abgeschlossen, verstauen Sie die Unterlagen in die entsprechenden Aktenordner. Die farbige Zuordnung für die einzelnen Abteilungen erleichtert den Mitarbeitern, schnell den richtigen Ordner zu finden.
Extra-Tipp:
Die Arbeitseffizienz steigern, heißt nicht wie das Duracell-Häschen hektisch durchzupowern. So erreichen Sie nur das Gegenteil. Im Laufe des Tages stellen sich immer Leitungstiefs ein. Achten Sie deshalb auf Ihren Körper und machen Sie regelmäßig Pausen. Stehen Sie auf, öffnen Sie das Fenster und atmen Sie einige Minuten bewusst ein und aus. So ein Minibreak reicht häufig schon aus, um den Körper zu lockern und den Kopf frei zu bekommen.
[bctt tweet=“Unproduktive Arbeitstage kosten Zeit und Geld! Die Arbeitseffizienz steigern bringt Ihnen ein zufriedenes Lächeln. “ username=““]
9. Tipp: effektive Besprechungen steigern die Arbeitseffizienz
Büromitarbeiter verbringen laut unseren Umfragen 1,4 Stunden pro Tag in Besprechungen. Der Austausch zwischen den Kollegen und Abteilungen ist wichtig, aber sehr oft verlaufen diese Meetings ineffizient. Da ist der Raum nicht vorbereitet und das Papier an dem Flipchart fehlt. Ohne eine Tagesordnung plätschert die Besprechung orientierungslos dahin. Und besonders nervend sind endlose Redebeiträge, in denen wenig Neues zur Diskussion beigetragen wird. Mit Büro-Kaizen® können Sie die Arbeitseffizienz bei Besprechungen erheblich steigern. Regeln Sie zunächst die Zuständigkeiten und sorgen Sie dafür, dass jemand die Einladungen verschickt und den Besprechungsraum vorbereitet. Langatmige Redebeiträge bändigen wir bei tempus mit einer Sanduhr. So hat jeder seine Redezeit deutlich im Blick. Damit die Treffen wirklich nicht unnötig lange dauern, halten wir die Meetings einfach im Stehen ab. Das ist eine tolle Abwechslung zum ständigen Sitzen und die Besprechungen entwickeln eine positive Dynamik. Lesen Sie weitere Tipps zum Thema Besprechungen in meinem Blog-Beitrag: Schluss mit Laberrunden – So planen Sie effektive Superbesprechungen.
Extra-Tipp:
Oft werden die in Teamsitzungen besprochenen Ziele nicht umgesetzt, weil sie nicht schriftlich festgelegt werden. Führen Sie bei jeder Besprechung ein Protokoll. Besonders effizient ist ein Sofort-Protokoll. Sind einzelne Punkte unklar, können diese sofort geklärt werden. Die Vorlage für ein Sofort-Protokoll können Sie sich mit einem Klick auf das Bild gratis downloaden. Noch größere Effektivität erreichen Sie, wenn Sie Ziele und Kennzahlen visualisieren. Darüber erzähle ich Ihnen mehr in meinem Blog-Beitrag zum Thema Prozessvisualisierung.
10. Tipp: Arbeiten Sie effizienter mit System
Dass 84 % der Befragten in unserer Studie manchmal das Gefühl haben, dass sie viel gearbeitet haben, aber dass es immer noch nicht genug ist, ist bezeichnend für den Grad der Überbelastung, der allgemein vorherrscht und dem ich bei meiner Beratungstätigkeit täglich begegne. Die Menschen sind hochmotiviert und fleißig und schaffen immer noch nicht alle Aufgaben. Meine Büro-Kaizen®-Methode verhilft Unternehmen „sich selbstbegrenzende“ Systeme zu etablieren, Prozesse zu verschlanken und das Bewusstsein der Mitarbeiter für die wirklich wichtigen Aufgaben zu schärfen.
Wer immer nur auf Zuruf arbeitet, ist am Ende des Tages unzufrieden. Gestalten Sie Ihren Arbeitstag proaktiv und berücksichtigen Sie dabei Ihren Tagesrhythmus. Tätigkeiten mit C-Prioritäten können Sie zum Beispiel prima erledigen, wenn Ihre Leistungskurve nach dem Mittagessen etwas absingt. Es reicht nur etwas kluge Planung, um Ihre Arbeitseffizienz erfolgreich zu steigern.
Effizient zu arbeiten, bedeutet nicht mehr zu arbeiten, sondern die Arbeitszeit sinnvoll zu gestalten und überflüssige Tätigkeiten zu streichen. Sie konzentrieren sich auf die wichtigen Aufgaben und schaffen entspannt Ihr Tagespensum. Diese Zufriedenheit wirkt sich bis in Ihre Freizeit aus.
