Methoden, Tools & Techniken zur Verbesserung der Arbeitsorganisation: Effizienter arbeiten – im Büro und individuell!

In einer sich immer schneller ändernden Arbeitswelt mit hartem Wettbewerb ist eine kontinuierliche Verbesserung der eigenen Arbeitsorganisation unverzichtbar. Denn dadurch können Arbeitsprozesse effizienter gestaltet, Ressourcen optimal genutzt und die Produktivität deutlich gesteigert werden. Durch die Optimierung der Arbeitsstrukturen werden aber nicht nur die Qualität der Arbeit und die Arbeitsergebnisse verbessert, sondern auch das allgemeine Stressniveau reduziert, was die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter erhöht.

• Eine gut durchdachte Arbeitsorganisation schafft somit die Grundlage für eine positive und nachhaltig erfolgreiche Arbeitsumgebung.
• Mit folgenden Methoden, Tools und Techniken können Sie Ihre Arbeitsorganisation gezielt und effektiv verbessern – sowohl für das gesamte Unternehmen wie auch jede(r) Einzelne für sich selbst!

1. Definition des Begriffs Arbeitsorganisation: Einfach erklärt

Der Begriff „Arbeitsorganisation“ umfasst alle Tätigkeiten und Maßnahmen, die darauf abzielen, Arbeitsprozesse und ihre Strukturen besser zu planen, zu koordinieren und zu optimieren. Die beiden Kernziele sind, die Effizienz der eingesetzten Arbeit zu steigern und die Ressourcen besser zu nutzen – das erhöht dann in der Folge zugleich auch die Produktivität, reduziert das Stressniveau und verbessert die Qualität der Arbeitsergebnisse.

• Die Arbeitsorganisation ist, zusammen mit der Planung der Arbeitsabläufe und der Festlegung der Arbeitsinhalte, einer der drei Teilbereiche der umfassenderen Arbeitsgestaltung.
• Eine Verbesserung der Arbeitsorganisation ist für alle Branchen und Tätigkeiten sinnvoll und relevant, von der Pflege, Krankenhäusern, KiTa und Schulen über das Handwerk, die Industrie, Landwirtschaft und Milchwirtschaft, bis zur Polizei, Behörden und dem Büro.
• Hinweis: Diese betriebliche und auch individuelle Optimierung der Arbeitsorganisation hat allerdings nichts mit der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) zu tun. Dies ist eine Sonderorganisation der Vereinten Nationen zur Förderung der weltweiten Arbeitsrechte und zur Sicherung der Menschenrechte in Arbeitsverhältnissen.

Wie hängen Arbeitsgestaltung, Arbeitsorganisation & Büroorganisation zusammen?

Der wesentliche Unterschied zwischen Arbeitsorganisation, Arbeitsgestaltung und Büroorganisation liegt in ihrem jeweiligen Fokus. Während die Arbeitsorganisation die übergeordnete Planung und Optimierung von Arbeitsprozessen betrifft, kümmert sich die Arbeitsgestaltung auch um die spezifischen Bedingungen und Inhalte der Arbeit. Die Büroorganisation wiederum konzentriert sich vor allem auf die effiziente Strukturierung der Arbeitsumgebung und der administrativen Prozesse im Büro.

2. Die Arbeitsorganisation im gesamten Betrieb vs. die individuelle Arbeitsorganisation

Die Vorteile: Was bringt eine Verbesserung der Arbeitsorganisation konkret?

Die Nachteile: Was bewirkt und kostet eine suboptimale Arbeitsorganisation?

Oftmals verfolgen Unternehmen bestimmte Ziele, doch eine suboptimale Arbeitsorganisation führt dabei häufig zu Fehlern und unnötigen Kosten.

Die Ziele und häufigsten Fehler bei der Arbeitsorganisation auf Unternehmensebene:

Die Ziele und häufigsten Fehler bei der persönlichen Arbeitsorganisation des Einzelnen:

Die Zuständigkeit: Wer ist für die Arbeitsorganisation im Unternehmen verantwortlich?

Zunächst einmal ist jede(r) Mitarbeitende und jede Führungskraft selbstverständlich für sich selbst verantwortlich. Das bedeutet, die Organisation der eigenen, persönlichen Arbeit obliegt – in gewissen Handlungsspielräumen – jedem Beschäftigten selbst. Jede(r) hat die Wahl, ob er oder sie effizient und stressfrei oder unkoordiniert mit entsprechendem Stress und Überstunden arbeiten will. Darüber hinaus ist die Arbeitsorganisation im gesamten Betrieb aber natürlich die Aufgabe des Unternehmens und damit des Managements und der Führungskräfte. Denn der Arbeitgeber darf laut gesetzlichen Regelungen (§ 106 GewO „Weisungsrecht des Arbeitgebers“) konkrete Vorgaben zu dem Arbeitsort, dem Arbeitsinhalt und der Arbeitszeit in seinem Unternehmen machen – allerdings selbstverständlich nur unter Berücksichtigung der jeweiligen Arbeitsverträge, Tarifvereinbarungen und dem Betriebsrat. Werden solche Vorgaben bezüglich der Arbeitsorganisation und Arbeitsprozesse gemacht, müssen diese dann schriftlich in Form von Arbeits- bzw. Dienstanweisungen festgehalten werden.

3. Methoden, Modelle & Tools zur Verbesserung der Arbeitsorganisation

Die Verbesserung der Arbeitsorganisation, sowohl im ganzen Büro und Betrieb als auch individuell der persönlichen Arbeit, ist ein fortlaufender Prozess. Das entspricht auch dem Grundprinzip des „Kaizen“, der japanischen Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und Abläufen in kleinen, punktuellen Schritten. Folgende Methoden, Tools und Modelle können Sie und Ihre Mitarbeiter dabei tatkräftig unterstützen!

Methoden & Techniken zur Verbesserung der Arbeitsorganisation im gesamten Betrieb

• Die Unternehmenskultur verbessern: Förderung einer positiven, wertschätzenden, motivierenden und leistungsorientierten Arbeitsatmosphäre einschließlich flexibler Arbeitszeitmodelle.
• Moderne Bürokonzepte: Innovative Gestaltung der Arbeitsplätze zur Förderung der Kollaboration, Effizienz, Produktivität und dem Wohlbefinden gleichermaßen.
• OKR-Methode: Zielsetzungssystem nach dem Prinzip der Selbstorganisation für die optimale Ausrichtung der Arbeitsteams und einzelnen Mitarbeiter auf die übergeordneten Unternehmensziele.
• Prozesslandkarten und Prozessvisualisierung: Visuelle Darstellung aller Arbeitsprozesse und Abläufe im Unternehmen zur Identifikation von Optimierungspotenzialen und die Beseitigung von Schwachstellen.
• Methoden für die Prozessoptimierung: Effizienzsteigerung durch die Verbesserung von Prozessen und die Vermeidung von Fehlern und Verschwendung (z.B. Lean Management, Six Sigma, Wertstromanalysen etc.).
• 5S-Methode: Eine sehr einfache, aber dennoch wirkungsvolle Methode der Arbeitsorganisation, um den eigenen Arbeitsplatz, eine Abteilung oder ein ganzes Unternehmen dauerhaft nach dem Prinzip der Selbstorganisation besser zu organisieren und sauber zu halten.
• Organigramm erstellen: Darstellung der Unternehmensstruktur für eine bessere Übersicht und Klarheit der Zuständigkeiten.
• RACI-Matrix: Methode für die Klarstellung der Verantwortlichkeiten und Rollen in Projekten.
• Agile Führung: Mehr indirekte und weniger direkte Führung macht die Arbeitsteams nicht nur effizienter, sondern auch flexibler. Dadurch können sich Unternehmen zudem auch deutlich schneller und besser an sich verändernde Rahmenbedingungen anpassen.
• Kanban: Visualisierung und Steuerung von Arbeitsprozessen und Materialien mittels Kanban-Karten und Kanban-Boards.
• Effiziente Kommunikation: Festlegung effizienter Kommunikationswege, zum Beispiel mittels Microsoft Outlook für die Kommunikation außerhalb des Unternehmens und Microsoft Teams für die interne Kommunikation (siehe den Absatz „Tools“ unten).
• Betriebsblindheit vermeiden: Betriebsblinde Unternehmen verbrennen förmlich ihr Geld und ihre Mitarbeiter – dabei kann man mit diesen drei einfach umsetzbaren Strategien die Betriebsblindheit im eigenen Unternehmen wirkungsvoll verhindern!

Methoden & Techniken zur Verbesserung der individuellen Arbeitsorganisation

• Aufgabenmanagement: Methoden für die richtige Priorisierung und Organisation der anstehenden Aufgaben gemäß ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Zum Beispiel die Eisenhower-Matrix , ABC Analyse , „Eat the frog“ oder eine SMARTe-Arbeitsorganisation.
• Tages- und Wochenplanung: Für die zuverlässige Koordination aller anstehenden Aufgaben und Termine, zum Beispiel in der überlagerten Kalenderansicht in Microsoft Outlook.
• ALPEN-Methode: Tagesplanungstechnik für die Priorisierung und Strukturierung der eigenen Aufgaben.
• Timeboxing-Methode: Durch das Festlegen fester Zeitblöcke für die einzelnen Aufgabenkategorien können Sie Ihre verfügbare Arbeitszeit effizienter und dadurch effektiver und stressfreier nutzen.
• Pomodoro-Technik: Eine einfache Methode der Arbeitsorganisation für eine nachhaltig wirksame Verbesserung der Konzentrations- und Leistungsfähigkeit, bei der die Arbeitseinheiten alle 25 Minuten durch kurze Mikropausen unterbrochen werden.
• Ordnung am Arbeitsplatz: Durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz, Schreibtisch und Computer vermeiden Sie den Zeitverlust und den Stress durch das unnötig lange Suchen von Unterlagen und Dateien.
• Disziplin lernen: Mehr Selbstdisziplin zu erlernen bedeutet nicht, verbissener zu werden, sondern die persönlichen Ziele besser erreichen zu können – und das schafft ein gutes Gefühl!
• Besseres Selbstmanagement: Durch ein effektiveres Management der eigenen Kapazitäten werden unser Gehirn und unsere Leistungsfähigkeit entlastet, so dass wir im Arbeitsalltag besser zurechtkommen.
• Routineaufgaben einfacher erledigen: Durch das Organisieren von Routineaufgaben mittels Checklisten können diese nicht nur schneller, sondern auch standardisiert und damit vertretungsfähig ausgeführt werden. Bei Routineaufgaben in Microsoft 365 kann zudem der KI-Assistent Microsoft Copilot jedem einzelnen Beschäftigten viel Arbeit abnehmen und damit wertvolle Arbeitszeit ersparen (siehe nächster Abschnitt „Tools“).

Microsoft 365 Office-Tools, die Ihnen bei einer Verbesserung der Arbeitsorganisation helfen

• Microsoft Copilot: Der auf ChatGPT basierende KI-Assistent „Microsoft Copilot“ revolutioniert die Art und das Niveau, wie die Beschäftigten die Office-Tools nutzen können. Durch das Auslagern von Routineaufgaben an die Künstliche Intelligenz werden gleichzeitig neue Kreativitätsräume und freie Arbeitszeit hinzugewonnen.
• Microsoft Teams: Die zentrale Plattform für die Kommunikation und Zusammenarbeit in Microsoft 365, die Chat-, Videokonferenz- und Kollaborationsfunktionen in einer einzigen Anwendung vereint.
• Microsoft Outlook: E-Mail-Client und „Personal Information Manager“, der E-Mail, Kalenderfunktionen und Aufgabenverwaltung in einer Anwendung kombiniert.
• Microsoft Planner: Ein relativ einfaches Projektmanagement-Tool für die effiziente Verwaltung und Visualisierung von Aufgaben und Projekten. Für die Arbeitsorganisation in anspruchsvolleren Projekten bietet sich das komplexere Office-Tool Microsoft Project an.
• Microsoft OneNote: Ein Notiz- und Organisationswerkzeug für Planungsvorgänge und Dokumentationen, dass eine gemeinsame Zusammenarbeit an Notizen, Listen, Ideen und Dokumentationen ermöglicht.
• Microsoft To Do: Eine einfache Aufgabenverwaltungs-App für die einzelnen Mitarbeiter, die das schnelle Planen, Erstellen und Verfolgen von Aufgaben ermöglicht und dadurch die klassische ineffiziente Zettelwirtschaft ersetzt.

4. Extra-Tipps für eine Verbesserung der Arbeitsorganisation: Beratung, Seminare & Schulungen von Büro-Kaizen!

Durch eine strukturierte Anwendung der hier aufgezeigten Methoden, Tools und Techniken zur Optimierung der Arbeitsabläufe können sowohl Unternehmen wie auch die einzelnen Individuen ihre Effizienz und Produktivität deutlich steigern, den Stress nachhaltig reduzieren und eine ausgewogene Work-Life-Balance erreichen. Büro-Kaizen, Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz, unterstützt Sie bei der Verbesserung der Arbeitsorganisation in Ihrem Unternehmen durch strategische Beratung, Seminare, Mitarbeiterschulungen und kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP), um die Arbeitsumgebungen bei Ihnen zu optimieren und optimal zu gestalten.

→ Büro-Kaizen Beratung: Unsere Kunden profitieren im Schnitt von über 20 % mehr Effizienz durch eine Optimierung ihrer Arbeitsorganisation!
→ Mitarbeiter-Schulungen und Seminare: Speziell auf Ihre Bedürfnisse und Ihr Team abgestimmte Online-, Web- und Präsenz-Seminare bei Ihnen vor Ort.
→ Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie viele weitere Checklisten und Vorlagen für eine bessere Arbeitsorganisation und mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen!

💡 So geht erfolgreiche Selbstorganisation (bewährtes System)

(Dauer: 05:21 Minuten)

Inhalt zum Video-Tutorial erfolgreiche Selbstorganisation

1. Einleitung 00:00
2. Umfrage: Welche Themen sind für die Selbstorganisation wichtig? 00:16 
3.  Ein Problem, viele Facetten 00:57
4.  The big five for Selbst- und Teammanagement 03:27
5. Die Kunst: Ihr persönlicher Workflow 04:45