Outlook-Aufgaben effizient organisieren: Mit der richtigen Strategie zu mehr Produktivität

Outlook-Aufgaben organisieren ist der Schlüssel zu mehr Produktivität: Mit der richtigen Nutzung lassen sich Aufgaben effizient verwalten, Termine setzen und der Arbeitsalltag strukturieren. Dennoch nutzen viele diese Funktion nicht optimal. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Aufgaben erstellen, Listen verwalten und sogar E-Mails direkt in Aufgaben umwandeln – für weniger Stress und mehr Überblick.

1. Effizientes Aufgabenmanagement mit Outlook: So behalten Sie den Überblick

Eines der besten Tools für effizientes Arbeiten ist die Aufgabenliste in Outlook, weil sie Aufgabenmanagement direkt mit E-Mails, Terminen und Kontakten verknüpft. Dadurch entfällt der Wechsel zwischen verschiedenen Tools, was Zeit spart und den Arbeitsfluss verbessert.

Vorteile:

• Zentrale Aufgabenverwaltung: Statt Notizzetteln, Post-its und mehreren To-Do-Listen bietet Outlook eine zentrale Plattform, die den Überblick erleichtert.
• Direkte Verknüpfung mit E-Mails: Wichtige Aufgaben können direkt aus E-Mails erstellt werden – inklusive aller relevanten Informationen. Das spart Zeit und verhindert, dass To-Dos vergessen werden.
• Integration mit Kalender: Aufgaben können mit Terminen und Erinnerungen versehen und direkt in den Kalender übernommen werden. Das macht die Zeitplanung einfacher und realistischer.
• Priorisieren und Kategorisieren: Mit Kategorien, Prioritätsstufen und Kennzeichnungen hilft Outlook, Aufgaben nach Wichtigkeit zu sortieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
• Synchronisierung auf allen Geräten: Ob am PC, Smartphone oder Tablet – die Aufgabenliste ist immer verfügbar, so dass Sie Ihre To-Dos jederzeit im Blick haben.

2. Tipps für einfaches Aufgabenmanagement mit der Aufgabenliste in Outlook

2.1 Effiziente To-Do-Listen: Klare Strukturen für mehr Produktivität

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine funktionierende To-Do-Liste ist Konsistenz, d.h. nur eine zentrale Liste zu führen. Eine effiziente Aufgabenplanung erfordert Übersichtlichkeit und diese ist nur gegeben, wenn alle To-Dos an einem Ort gesammelt sind. Wer mit mehreren Listen arbeitet, riskiert Doppelspurigkeit, vergisst wichtige Aufgaben oder verliert unnötig Zeit bei der Suche nach relevanten Informationen.

• Aufgaben: Eine Aufgabe beschreibt eine konkrete Tätigkeit mit einem festen Fälligkeitsdatum – entweder an einem bestimmten Tag oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums.
  → Aufgaben gehören in die Outlook-Aufgabenliste und sollten dort dokumentiert werden.
• Termine: Termine sind im Gegensatz zu Aufgaben an ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit gebunden. Zusätzlich kann ein Ort angegeben werden.
  → Termine werden in den Outlook-Kalender eingetragen.
• Ideen: Ideen sind wertvoll, aber noch keine klar definierten Aufgaben. Sie haben kein festes Fälligkeitsdatum, sondern müssen erst in konkrete To-Dos umgewandelt werden.
  → Ideen sollten separat notiert werden, z.B. in OneNote, um die Aufgabenliste schlank und übersichtlich zu halten.

Mit dieser klaren Trennung vermeiden Sie Chaos, behalten den Überblick und nutzen Outlook als leistungsfähiges Werkzeug für strukturiertes und produktives Arbeiten.

2.2 Aufgaben anlegen und Outlook-Elemente in Aufgaben umwandeln

Das Anlegen einer neuen Aufgabe in Outlook geht schnell und ist sehr einfach gelöst. Zudem lässt sich auch aus jedem Outlook-Element heraus eine dazugehörige Aufgabe erstellen. Der große Vorteil ist dann, dass das Eingabefenster für die dazugehörige Aufgabe bereits mit den verfügbaren Detailinformationen des Ursprungselements vorausgefüllt ist (z. B. mit dem Betreff einer empfangenen E-Mail als Aufgabentitel und der E-Mail als Information im Aufgaben-Notizfeld). Einfacher und schneller geht die Aufgabenerstellung nicht!

Eine neue Aufgabe in Outlook erstellen: Öffnen Sie mit einem Klick auf das Symbol in der linken Navigationsleiste (das vierte von oben) den Aufgaben-Bereich in Ihrem Outlook. Klicken Sie dann in der Registerkarte → Aufgaben in der Menüleiste ganz links auf die Schaltfläche → Neue Aufgabe. Geben Sie in dem sich nun öffnenden Eingabefenster der Aufgabe in der Zeile → Betreff einen aussagekräftigen Namen. Die Aufgabendetails können Sie in das große Textfeld ganz unten kopieren oder eintippen und den Text gegebenenfalls noch übersichtlich formatieren. Klicken Sie abschließend linksoben auf → Speichern und Schließen, fertig. Die weiteren Aufgabenfunktionen sind optional und können fürs Erste außer Acht gelassen werden.

Jedes Outlook-Element blitzschnell in eine Aufgabe umwandeln: Noch schneller geht es, wenn Sie aus einer E-Mail eine dazugehörige Aufgabe erstellen wollen. Öffnen Sie die gewünschte E-Mail und klicken oben auf das Feld „Aufgaben“. Nun öffnet sich ein bereits vorausgefülltes Eingabefenster für das Anlegen der Aufgabe. Der Betreff der Aufgabe enthält den Titel des Ursprung-Elements und eine Kopie der E-Mail im Notizfeld. Die E-Mail kann dadurch direkt aus der Aufgabe heraus beantwortet oder weitergeleitet werden und Sie können die ursprüngliche E-Mail wie gewohnt im E-Mail-Bereich ablegen und so wiederfinden, auch wenn die Aufgabe nach Erledigung gelöscht wird.

2.3 Das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe korrekt zuweisen

Geben Sie allen Aufgaben in Outlook ein Fälligkeitsdatum. Nur so können Sie sich Ihre Aufgabenliste nach der Aktualität und damit nach der Dringlichkeit sortiert anzeigen lassen. Das heißt, Ihnen werden dann die zuerst zu erledigenden Aufgaben auch zuerst in der Aufgabenliste angezeigt.
So funktioniert das Fälligkeitsdatum: Das Fälligkeitsdatum ist immer das Datum, an dem mit der Bearbeitung der Aufgabe begonnen werden muss, um rechtzeitig damit fertig werden zu können!
Praxisbeispiel: Die Aufgabe „Weihnachtsgeschenke einkaufen“ hat somit nicht das Fälligkeitsdatum 24.12., sondern z. B. 01.12., da Sie die Geschenke ja nicht erst an Heiligabend kaufen wollen! Die Deadline „bis 24.12. zu erledigen“ können Sie jedoch in den Betreff eintragen, um auch dieses gleich sichtbar zu haben. Lösung: „Weihnachtsgeschenke kaufen (bis 24.12.)“, mit dem Fälligkeitsdatum 01.12.
Hinweis: Das Feld → Startdatum können Sie getrost ignorieren. Das führt lediglich zu möglichen Problemen, falls an dem Startdatum etwas nachträglich geändert wird. Dann verschiebt sich auch das Fälligkeitsdatum um diesen Intervall nach hinten, so dass die Deadline überschritten werden könnte. Nutzen Sie daher die Funktion „Fälligkeitsdatum“ wie oben beschrieben, dann entfällt die Notwendigkeit für das Feld „Startdatum“.

2.4 Auch Papierdokumente können einfach in die Outlook-Aufgabenliste integriert werden

Manchmal steht man jedoch vor dem Problem, dass die für die Bearbeitung einer Aufgabe notwendigen Unterlagen nur in ausgedruckter Papierform vorliegen. Dann hilft ein kleiner Trick, um die Papierunterlagen trotzdem schnell, einfach und übersichtlich mit der Aufgabenliste in Outlook zu verknüpfen.

• Legen Sie alle Papierunterlagen zu einer bestimmten Aufgabe in ein nummeriertes Fach eines Wiedervorlagesystems, z.B. in einen Pultordner oder eine Pultmappe mit 31 Fächern oder in eine Mappei-Box.
• Ordnen Sie den Fächern dieses Ablagesystems fortlaufende Projektnummern (von 1 bis 31) zu. Geben Sie dann bei der Erstellung der entsprechenden Aufgaben die jeweilige Projektnummer immer ganz am Anfang des Aufgabenbetreffs ein.
• So können Sie bereits in der Aufgabenübersicht auf einen Blick erkennen, ob es zu einer Aufgabe weitere Unterlagen in Papierform gibt und wenn ja, wo sich diese befinden.

2.5 Bearbeitung und Dokumentation der Aufgaben direkt in Outlook

Mit einem Doppelklick auf eine Aufgabe können Sie diese bearbeiten und den Fortschritt direkt in der Aufgabe dokumentieren. So bleiben alle relevanten Informationen zentral an einem Ort gespeichert und sind jederzeit auf einen Blick verfügbar.

Bearbeitungsschritte festhalten: Notieren Sie die einzelnen Arbeitsschritte und Abläufe direkt im Notiz- oder Textfeld der jeweiligen Aufgabe.

Dokumente und E-Mails anhängen: Fügen Sie relevante Dokumente oder E-Mails aus der Korrespondenz direkt in das Notizfeld ein. Verwenden Sie dazu die Tastenkombination  Strg + C zum Kopieren und  Strg + V zum Einfügen.

Text formatieren: Gestalten Sie das Notizfeld übersichtlich, indem Sie den Text – ähnlich wie in Microsoft Word – formatieren. Verwenden Sie z.B. Fettdruck, Listen, Tabellen oder Überschriften, um wichtige Inhalte hervorzuheben.

Eine Alternative für umfangreiche Projekte: Bei größeren Projekten kann das Notizfeld einer Outlook-Aufgabe unübersichtlich werden. In diesem Fall empfiehlt sich OneNote als Ergänzung. OneNote ist ebenfalls Bestandteil des Microsoft Office Pakets und ermöglicht eine strukturierte Dokumentation. Wie Sie Ihre Projekte mit OneNote dokumentieren, lesen Sie hier: „Dokumentation in OneNote: Aufgaben in Outlook dokumentieren und für größere Projekte OneNote-Notizen verlinken!”

3. Fazit: So behalten Sie mit Hilfe der Aufgabenliste den Überblick über Ihre Aufgaben

Sie verfügen nun über eine einheitliche, stets aktuelle und nach Fälligkeit sortierte Aufgabenliste, die Sie aus allen Outlook-Bereichen aufrufen können. Für einen vollständigen Überblick benötigen Sie nun nur noch zwei Funktionen:

Die Aufgabenliste: Über das Aufgaben-Symbol in der Navigationsleiste (oben links) öffnen Sie die zentrale Aufgabenliste. Hier können Sie

• neue Aufgaben anlegen
• Bearbeitungsschritte dokumentieren
• Fälligkeiten anpassen
• Prioritäten setzen
• Aufgaben als erledigt kennzeichnen
• Aufgaben delegieren und Fortschritt verfolgen

Die Aufgabenliste bietet eine klare, strukturierte Ansicht und erleichtert die Verwaltung Ihrer To-Dos in Outlook.

Die kombinierte Termin-Aufgaben-Ansicht: Für eine noch bessere Planung können Sie Termine und Aufgaben in einer Ansicht zusammenfassen. So sehen Sie alles auf einen Blick:

• alle anstehenden Aufgaben mit Fälligkeitsdatum
• Ihre festen Termine

Diese Ansicht hilft Ihnen, Zeitmanagement, Aufgabenmanagement und Terminplanung optimal aufeinander abzustimmen und so immer den Überblick zu behalten. Wie Sie diese Ansicht erhalten erfahren Sie in unserem Beitrag „Tages- und Wochenplanung von Terminen und Aufgaben in Outlook optimal koordinieren“

4. Video-Tutorial

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Ihre Aufgaben mit Outlook oder mit Microsoft To Do verwalten sollen, werfen Sie einen Blick auf unseren Vergleich der beiden Tools.

✅ Der Vergleich: Outlook Aufgaben vs. Microsoft To Do

(Dauer: 10:11 Minuten)

Inhalt des Videos:

1.  Einleitung 00:00
2. Vorteile von Microsoft Outlook 00:29
3. Vorteile von Microsoft To Do 02:36 
4. Aufgaben in Outlook und To Do sind identisch 05:05 
5. Empfehlung & Fazit 07:02