Die Funktion „Serientermin“ im Outlook-Kalender ist ein einfaches, aber sehr nützliches Feature, das bei der Terminplanung viel Zeit einspart und zugleich das Zeitmanagement der eigenen Arbeitszeit erleichtert. Regelmäßig wiederkehrende Termine müssen so nur ein einziges Mal angelegt werden – und werden dann künftig nie wieder übersehen. Die Serientermine in Outlook gibt es mit und ohne […]

Microsoft hat OneNote Ende 2018 mit einem praktischen Sprachassistenten mit Diktierfunktion nachgerüstet, der gesprochene Sätze (Spracheingabe) automatisch in geschriebenen Text transkribiert. So können Sie Notizen und die Rohfassungen von Schriftstücken einfach in OneNote einsprechen und sparen sich das zeitaufwendig Tippen auf der Tastatur!

Was ist Microsoft Forms? Wie funktioniert es? Und was kann das vielseitige Web-Tool für Online-Umfragen, Quizze und interaktive Formulare alles konkret leisten? Wie Sie mit Microsoft Forms und den vielen dafür verfügbaren Vorlagen ganz schnell und einfach online ausfüllbare Antragsformulare erstellen oder auch Online-Befragungen bei Ihren Kunden oder Mitarbeitern durchführen und automatisch auswerten lassen können, […]

Warum es eine gute Idee ist, das iPhone als Webcam zu nutzen? Weil die 4K-Kamera des iPhones erheblich leistungsstärker ist als die integrierte FaceTime-Kamera im Mac oder MacBook! Damit können Sie in Online-Besprechungen und Video-Telefonaten künftig gestochen scharf brillieren. Freunde hochauflösender Bilder und praktischer Videoeffekte werden die neue Funktion lieben. Bislang war es nur mittels […]

Microsoft hat Ende 2020 einen „Zusammen-Modus“ für die Video-Besprechungen in seiner Teams-App veröffentlicht. In dieser „All-in-one“ Gruppen-Ansicht werden alle Video-Streams der Teilnehmer zusammen vor einem einzigen gemeinsamen Hintergrund platziert. Das hat den großen Vorteil, dass man automatisch alle anwesenden Nutzer gleichzeitig und auf einmal sehen kann. Das stärkt nicht nur die Gruppenidentität – die zum […]

Übersichtliche und einfach bedienbare Aufgaben- und Projektplanungstools sind ein wahrer Segen für eine einfachere und effizientere Zusammenarbeit in Unternehmen. In diesem Vergleich zeigen wir Ihnen die individuellen Vorteile und Unterschiede zwischen den vier verschiedenen Microsoft Office Programmen To-Do vs. Teams vs. Planner und vs. Project – und wann sich welches Projektplanungstool für welche Einsatzbereiche am besten eignet.

Fast alle elektronischen Dokumente lassen sich mittlerweile mit einer digital erstellten Unterschrift unterschreiben – aber nicht jede digitale Unterschrift ist auch gleichzeitig rechtsgültig! Wie Sie eine rechtsgültige elektronische Signatur für Ihr papierloses Büro erstellen und was Sie dabei alles beachten müssen, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag. 1. Definition „digitale Unterschrift“: Elektronische Signatur vs. digitale […]

Jedes iPad hat bei erstmaliger Benutzung einen Standardhintergrund von Apple hinterlegt. Dieser kann mit der Zeit eintönig werden. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr iPad Hintergrundbild ändern können und stellen Ihnen zusätzlich kostenlose Bilder zur Verfügung. 1. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie kann man auf dem iPad das Hintergrundbild ändern? Wenn Sie sich dazu entschieden […]

Microsoft SharePoint ist in vielen Unternehmen heute bereits ein Standardtool für die Erstellung von Websites, Intranetportale, Aufgaben- und Projektmanagement oder gar das zentrale Dokumentenmanagementsystem inklusiver Suchfunktion. In diesem SharePoint-Tutorial möchten wir Ihnen einen kurzen Einblick in die wichtigsten Funktionen von SharePoint geben, so dass Sie vielleicht sogar noch mehr aus dem Tool für sich herausholen […]

Mit der kostenlosen Microsoft Authenticator-App können Sie eine passwortfreie 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) für Ihre Online-Konten nutzen, zum Beispiel für Ihren Microsoft-365-Account. So schützen Sie Ihr Unternehmensnetzwerk und sensible Daten wesentlich besser vor Hackern, Cyberattacken und Schadsoftware. Wie die Microsoft Authenticator-App konkret funktioniert und auf einem Handy eingerichtet wird, welche Alternativen es gibt und warum die passwortlose […]

Bei der Abwesenheitsnotiz in Outlook geht es im Grunde darum, dass automatisch eine vorgefertigte E-Mail mit entsprechenden Hinweisen an alle geschickt wird, die Ihnen eine E-Mail zusenden. So haben Ihre Kontakte Handlungsmöglichkeiten, auch wenn Sie abwesend sind. Dieses gibt es seit Outlook 2010 beinahe unverändert, sodass mit unserer Anleitung nicht nur in Microsoft 365 sondern […]

In Microsoft Outlook kann man eine Art Timer für das Senden einer E-Mail einstellen, dann versendet Outlook diese E-Mail automatisch zeitversetzt mit einer zeitlichen Verzögerung und zum voreingestellten Wunschzeitpunkt. Diese Planbarkeit des Versandzeitpunkts kann sehr praktisch sein und bietet eine Reihe von Vorteilen. Die Frage ist nun aber nicht nur, wie dieses verzögerte Versenden in […]

Eine sehr praktische Funktion in Microsoft Teams ist das Aufzeichnen von Meetings. Das aufgenommene Besprechungsvideo kann dann im Nachgang Kollegen, Mitarbeitern und externen Partnern zur Verfügung gestellt werden, die an der Online-Konferenz nicht teilnehmen konnten. Darüber hinaus können die aufgezeichneten Meeting-Videos auch bearbeitet werden, in eine Registerkarte umgewandelt werden, um dafür einen gesonderten Bearbeitungsbereich in […]

Das Modell der Teamrollen nach Belbin erklärt, warum manche Teams zu Höchstleistung auffahren, während andere – auch hochkarätig besetzte „Dreamteams“ – oftmals hinter den Erwartungen zurückbleiben. Denn nach Belbin kommt es weniger auf die Einzelleistung der Teammitglieder an, sondern viel mehr, wie sich diese am besten sinnvoll ergänzen, um die individuellen Stärken und Schwächen auszugleichen. […]

Konflikte sind in Unternehmen alltäglich, daher benötigen Führungskräfte wie auch Mitarbeiter geeignete Lösungsstrategien des Konfliktmanagements, um ihre Projekte, die eigene Karriere oder auch das ganze Unternehmen am Laufen halten zu können. Denn mit den richtigen Methoden, wie z. B. Schlichtung und Mediation, lassen sich auch bereits eskalierte Konflikte noch konstruktiv lösen und die Stimmung, Motivation […]

Es gibt nahezu keinen Beruf mehr, in dem die Arbeit am Computer völlig außen vor ist. In fast jeder Branche müssen E-Mails geschrieben und empfangen, Termine ausgemacht, eingetragen und gepflegt werden. Somit ist es naheliegend sich eine Bürosoftware zu installieren, mit der diese Aufgaben bewältigt werden können. Eine dieser Software ist beispielsweise Microsoft Outlook. In […]

„Man vergisst vielleicht, wo man die Friedenspfeife vergraben hat – aber niemals, wo das Beil liegt“ (Mark Twain). Wenn Konflikte nicht beigelegt werden, entfalten sie häufig eine Eigendynamik und eskalieren dann stufenweise immer mehr. Der renommierte Konfliktforscher Friedrich Glasl hat das bereits 1980 in seinem viel beachteten „Phasenmodell der Eskalation“ systematisch dargelegt. Demnach können Konflikte, […]

Einer der größten Zeitfresser im modernen Büroalltag ist das massenhafte Abarbeiten von E-Mails. Nur ein Viertel der Beschäftigten bekommt heutzutage noch weniger als 20 E-Mails am Tag. Der Durchschnitt liegt bei 36 Nachrichten pro Tag (Quelle: Gemeinsame Studie von Büro Kaizen® und der AKAD Hochschule). Die Verarbeitung einer solchen E-Mail-Flut benötigt im Schnitt täglich 2 […]

OneNote ist ein wahrer Taussendsassa und enthält zahlreiche raffinierte Werkzeuge. Etwa die OneNote Kategorien.

Was haben die Titanic, ein Eisberg und die Kommunikation gemeinsam? Richtig, eine katastrophale Havarie, die besser hätte vermieden werden sollen. Dabei verdeutlicht das Eisbergmodell der Kommunikation ganz einfach, dass nur 20 % einer zwischenmenschlichen Kommunikation verbal und rational „sichtbar“ sind und ausgesprochen werden. 80 % hingegen passieren auf einer nonverbalen, vor- und unbewussten Beziehungsebene, die […]

Mit der 10-10-10-Methode können wir aus dem Schnellschussverfahren unseres Gehirns ausbrechen und besser abwägen: „Ist es das wert?“ Dafür müssen Sie sich lediglich überlegen, wie Sie sich bei einer bestimmten Entscheidung wohl nach 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren fühlen würden. Die Technik ist kein Wundermittel, aber ein brauchbares Werkzeug, um schwierige Entscheidungen schnell, […]

Wenn Sie einen Wunsch oder ein Ziel erreichen wollen, dann sollten Sie dafür einmal die WOOP-Methode ausprobieren. Denn mit dieser schnellen und einfachen Technik lassen sich Ziele leichter realisieren. Skeptisch? Dann lassen Sie sich von den Fakten überzeugen. Denn die WOOP-Technik wurde von zwei renommierten Psychologie-Professoren entwickelt und ist ein simples, aber dennoch wirkungsvolles Diagnose- […]

Das Timeboxing ist keine moderne Martial Arts Faustkampftechnik, sondern eine ziemlich einfache, aber effektive Methode des Zeitmanagements. Auf die Timeboxing-Methode schwören so erfolgreiche und ehrgeizige Macher und Multimilliardäre wie Bill Gates und Elon Musk. Also, was ist an diesem „Zeitboxen“ dran? Funktioniert das Timeboxing nur im Team oder auch solo für einen selbst? Und mit […]

Kennen Sie die RAKI-Methode für die Problemlösung? Man nehme ein Teil Raki und mische ihn mit zwei Teilen Wasser, bis eine Pulverschnee-artige weiße Trübung entsteht… Aber da Alkohol kein guter Problemlöser ist, empfehlen wir zur Lösung von Projektmanagementproblemen lieber die RACI-Matrix. Denn mit einer RACI-Matrix lassen sich die verschiedenen Verantwortlichkeiten in Teams und Prozessen schnell […]

Das Ziel einer konstruktiven Kritik ist immer die Verbesserung. Dabei ist es vollkommen unerheblich, ob wir Sender oder Empfänger sind oder ob es in unserem Arbeits-, Alltags- oder Familienleben stattfindet. Denn es gibt viele Situationen, bei denen eine nützlich formulierte Kritik rückblickend hilfreich gewesen wäre, um negative oder sogar auch verletzende Botschaften zu vermeiden. Wie […]