Besprechungen können extrem produktiv und nützlich sein – oder eine reine Zeitverschwendung. Es kommt ganz drauf an, wie gut sie geplant, vorbereitet, moderiert und dokumentiert werden. Damit Sie nicht jedes Rad neu erfinden müssen, haben wir Ihnen diesen Besprechungs-Leitfaden zusammengestellt. Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie und mit welchen Tools Sie Ihre Besprechungen optimal organisieren, durchführen und nachbereiten können!

Inhaltsverzeichnis

Warum sind Besprechungen so wichtig? Und warum sind sie dann oft so unnütz?!

Chancen:

Berufliche Besprechungen sind für die Kommunikation, Koordination und den Informationsaustausch zwischen Vorgesetzten, Angestellten und den unterschiedlichen Abteilungen in einem Unternehmen unabdingbar. Allerdings ist der Grat zwischen zu viel Information und zu wenig Information ziemlich schmal. Der Gratmesser hierfür ist ganz allgemein die Güte der Ergebnisse im Verhältnis zum zeitlichen Aufwand.

Risiken:

In der Alltagspraxis sind Besprechungen jedoch eine der größten Schwachstellen für die Produktivität eines Teams und eines Unternehmens. Denn die Meetings sind oft zu langatmig, kosten zu viel Zeit und führen viel zu selten zu den gewünschten Ergebnissen. Die gemeinsame Langzeitstudie (2022) von Büro-Kaizen und der AKAD-Hochschule in Stuttgart hat das Ausmaß und die Zunahme der Zeitverschwendung sichtbar gemacht.

Zahlen & Fakten: Unsere Studienergebnisse zur Zeitverschwendung bei Besprechungen

Mittlerweile verbringen die Beschäftigten in Deutschland durchschnittlich 26,3 % ihrer Arbeitszeit in Besprechungen.
Dabei werden im Schnitt 13,4 % der Arbeitszeit durch ineffiziente Meetings verschwendet.
Das ist Platz 2 der größten Zeitfresser in Unternehmen, direkt nach der E-Mail-Verarbeitung mit 29,9 % der Arbeitszeit – davon 20,7 % verschwendet – und vor den allgemeinen Suchzeiten (analog und digital) mit 19,6 % der verfügbaren Arbeitszeit.
Zudem werden 37 % der beschlossenen Besprechungsergebnisse gar nicht umgesetzt.
Und nicht zuletzt arbeiten 20 % der Besprechungsteilnehmer parallel an völlig anderen Themen und nehmen daher nur physisch, aber nicht mental an der Sitzung teil.

Jürgen Kurz, Chef der Büro-Kaizen® GmbH, kommentiert besorgt:

„Wir leben in der größten Wirtschaftskrise seit der Gründung der Bundesrepublik und leisten es uns trotzdem, jede dritte Arbeitsstunde im Büro zu verschwenden. Führungskräfte müssen hier die Reißleine ziehen, damit sich Mitarbeiter wieder um den Unternehmenserfolg kümmern können und nicht um die stundenlange Suche nach Papieren und Dateien, das Abarbeiten sinnloser E-Mails oder das Absitzen ineffizienter Meetings!“

Ineffizienz bei Besprechungen

	2013	2018	2022	Veränderung
Anteil Arbeitszeit, den Mitarbeiter in Besprechungen verbringen	18,9 %	21,3 %	26,3 %	+ 39 %
Verlorene Arbeitszeit durch ineffiziente Besprechungen	7,8 %	9,3 %	13,4 %	+ 72 %
Zu … % werden beschlossene Ergebnisse aus Besprechungen nicht umgesetzt	42 %	42 %	37 %	– 12 %
Von 5 Besprechungsteilnehmern arbeitet durchschnittlich 1 Person parallel an komplett anderen Dingen

Anteil der Arbeitszeit, die in Besprechungen verbracht wird. — Die Mitarbeiter verbringen rund ein Viertel ihrer Arbeitszeit in Besprechungen.

Was versteht man unter „Besprechungen“? Definition, Synonyme, Arten & Formate

Der Duden definiert den Begriff „Besprechung“ (Abkürzung: Bspr.) als ein „ausführliches Gespräch über eine bestimmte Sache oder Angelegenheit“. Innerhalb von Organisationen sind Besprechungen eine besondere Form der internen Kommunikation, bei der es im Rahmen eines Dialogs zu einem gegenseitigen Informationsaustausch kommt.

Synonyme	Übersetzung
Gängige Synonyme sind Beratung, Sitzung, Meeting, Konferenz, Konsultation, Erörterung, Verhandlung, Diskussion, Treffen, Aussprache, Tagung und Symposium, sowie veraltet Pourparler.	Englisch: Meeting (Discussion, Review) Französisch: Réunion (Discussion, Entretien) Polnisch: Spotkanie (Dyskusja, Omówienie) Spanisch: Reunión (Discusión, Para debatir) Chinesisch: Huìyì

Was gibt es alles für verschiedene Besprechungsarten und -formen?

(→ zum Aufklappen des Abschnitts bitte hier anklicken)

Grundsätzlich gibt es analoge Besprechungen, bei denen man sich physisch vor Ort trifft, digitale Besprechungen, die computergestützt virtuell stattfinden (oder als Telefonkonferenz mittels eines Gruppentelefonats), sowie hybride Besprechungen, bei denen ein Teil der Teilnehmer vor Ort versammelt ist, während die abwesenden Teilnehmer mittels einer Videoschalte hinzugeschaltet werden (zum Beispiel via einer Zooms- oder Microsoft Teams-Videokonferenz).

Verschiedene Besprechungsarten	Besondere Besprechungsformate
Arbeitsbesprechungen Informationsaustauschbesprechungen Entscheidungsvorbereitungsbesprechungen Koordinations- und Planungsbesprechungen Problemlösungsbesprechungen Zielvereinbarungsbesprechungen Mitarbeitergespräche (Vier-Augen-Gespräche) Verhandlungen (bei Konflikten)	Jour fixe, Daily und Weekly (regelmäßige Terminserie) Stand-Up Meeting (Kurzbesprechungen im Stehen) Ad-hoc Meeting (kurzfristig angesetztes Treffen) Workshop (liefert handfeste Ergebnisse) Online-Besprechung (Videokonferenz) Sofort-Besprechung (Name der Instant-Videokonferenzen in Microsoft Teams)

Leitfaden „Besprechungen“: Schritte, Tipps & Tools für das effizientere Planen, Leiten und Dokumentieren von Meetings

Egal, ob Sie nun an einer Besprechung teilnehmen oder diese organisieren – geben Sie sich für jedes Meeting Mühe! So sparen Sie nicht nur kostbare Arbeitszeit des gesamten Teams, sondern schonen auch noch Ihrer aller Nerven. Das beeindruckt mit Sicherheit Ihre Vorgesetzten und bringt Ihnen viele Sympathien seitens der Kollegen, die sich freuen, dass deren Zeit nicht vertrödelt wird. Das Wichtigste hierfür sind folgende vier Schritte:

Planung: Ein effizientes Terminplanungs- und Einladungstool nutzen (z. B. Outlook)
Vorbereitung: Die Besprechung sorgfältig vorbereiten (Tagesordnung und Raum)
Moderation: Auf das Einhalten der Besprechungsregeln und Themen achten
Dokumentation: Die Besprechungsergebnisse dokumentieren (mit OneNote & Outlook)

Schritt 1 „Planung“: Ein effizientes Terminplanungs- und Einladungstool nutzen (z. B. Outlook)

Wenn Sie die Terminanfragen an die Besprechungsteilnehmer lediglich klassisch per E-Mail versenden, erhalten Sie unzählige einzelne Antworten und verlieren viel Zeit durch das Sortieren. Einzelne Antworten können dann zudem leicht im Posteingang übersehen werden. Wenn Sie die Besprechungsanfragen stattdessen über die gleichnamige Funktion in Microsoft Outlook versenden, schlagen Sie viele Fliegen mit einer Klappe.

Denn das vielseitige Outlook-Tool ermöglicht es, den Inhalt der Einladung mit den E-Mail-Adressen der Teilnehmer, der Kalenderterminfunktion sowie dem praktischen Terminplanungsassistenten zu kombinieren.
So sehen Sie zunächst auf einen Blick, wer wann Zeit hat, sowie später auf einen Blick, wer bereits alles zu- und abgesagt hat.
Ebenfalls praktisch: Wenn Teilnehmer zusagen, wird diesen der Termin automatisch in deren Kalender eingetragen – mit allen Informationen und Anhängen aus der Besprechungseinladung.
Alle nachträglichen Änderungen an dem Termin (z. B. bei der Uhrzeit, dem Besprechungsort oder zusätzlichen Informationen) werden dann ebenfalls automatisch an alle Teilnehmer ausgespielt und in deren Kalenderterminen nachgezogen.
Bei Bedarf können Sie auch gleich eine ganze Terminserie einstellen (für ein Daily, Weekly oder Jour fixe).
Durch all die Features reduziert sich der Zeitaufwand für die Terminplanung der Besprechung auf ein Minimum!
Hier finden Sie unsere Büro-Kaizen-Anleitung, wie Sie die Besprechungsanfrage und den Terminplanungs-Assistenten in Outlook optimal für eine → effiziente Planung Ihres Meetings nutzen können!

Schritt 2 „Vorbereitung“: Die Besprechung sorgfältig vorbereiten (Tagesordnung und Raum)

In einer von uns durchgeführten Onlineumfrage waren erschreckende 94 % (!) der Befragten der Meinung, dass Besprechungen besser vorbereitet werden müssen. Das fängt bei so Kleinigkeiten an, wie den Raum vorher zu lüften, den Getränkebestand zu kontrollieren, neues Papier in das Flipchart zu hängen oder die Funktionstüchtigkeit des Beamers zu kontrollieren – und reicht bis zu so fundamental wichtigen Aspekten, wie das Vorbereiten der Tagesordnungspunkte und dem Zusenden aller wichtigen Vorab-Informationen. Aber nur bei einer gründlichen Vorbereitung können die Besprechung auch tatsächlich möglichst effizient durchgeführt werden. Wird das alles nicht im Vorfeld bedacht und gemacht, wird völlig unnötig wertvolle Arbeitszeit der gesamten Teilnehmerrunde verschwendet. Regeln Sie daher klar die Zuständigkeiten!

Wer ist für die Kontrolle des Besprechungsraums verantwortlich?
Wer erstellt die Tagesordnungspunkte?
Stellen Sie auch sicher, dass die Tagesordnungsliste rechtzeitig vor der Sitzung an alle Teilnehmer versendet wird. Dann weiß jeder, worum es geht, und kann sich drauf einstellen und entsprechend vorbereiten.
Im Idealfall werden die Tagesordnungspunkte gleich in das Text-/Notizfeld der Besprechungseinladung kopiert und mit verschickt. Die Agenda lässt sich aber auch noch nachträglich in die Besprechungseinladung einfügen. Diese Änderung wird dann automatisch an alle Teilnehmer versendet und in deren Kalendertermin ergänzt.
Im Ergebnis haben somit alle Besprechungsteilnehmer alle relevanten Informationen zum Meeting (Datum, Zeit, Raum, Dauer, Teilnehmer, Inhalte, Tagesordnungspunkte, erforderliche Unterlage etc.) übersichtlich sofort auf einen Blick in deren persönlichen Besprechungseinladung, die jeder über den eigenen Kalendertermin öffnen kann.
Weitere Tipps, wie Sie ein Meeting möglichst gut und einfach vorbereiten können, lesen Sie in unserem → kostenlosen eBook zum Thema „Besprechungen“.

Besprechungen sollten gut vorbereitet sein, damit sie effizient sind.

Schritt 3 „Moderation“: Auf das Einhalten der Besprechungsregeln und Themen achten

Die effiziente Durchführung eines Meetings hängt neben der sorgfältigen Vorbereitung vor allem von der Einhaltung der Besprechungsregeln sowie der Themen auf der Tagesordnungsliste ab. Dafür wird eine Person benötigt, die das Treffen leitet und moderiert. Dies ist in der Regel der oder die Vorgesetzte bzw. die Team- oder Abteilungsleitung. Deren Aufgabe ist es, darauf zu achten und zu pochen, dass die Diskussion in konstruktiven Bahnen verläuft. Das bedeutet:

Verhaltensregeln aktiv überwachen:

Themenabweichler früh zurückführen:

14 Empfehlungen für effektivere Besprechungen!

Nur wenn die allgemeingültigen Verhaltensregeln für konstruktive Gespräche eingehalten werden, ist eine professionelle, zielführende und damit auch zeiteffiziente Kommunikation möglich. Diese Spielregeln umfassen zum Beispiel Ausredenlassen und im Gegenzug dafür kurzfassen, Abkürzungen und hohle Phrasen vermeiden, Sachlichkeit, Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit (auch bei terminlichen Zusagen, daher immer genügend Puffer einplanen), beim Thema bleiben, Höflichkeit, keine Diffamierungen und Unterstellungen etc.

Eine Vorlage für Ihre Besprechungsregeln finden Sie in unserem Beitrag → Teamregeln gemeinsam erarbeiten .

Wer vom Großen ins Kleine kommt, verliert die anderen schnell in den Details. Das kostet unnötig Zeit und muss früh in den Ansätzen vom Moderator unterbunden werden. Hilfreich ist z. B. eine feste Sprechzeit, die gut sichtbar mit einer Sanduhr gestoppt wird. Ist diese abgelaufen, mahnt der Moderator an, zum Ende zu kommen. Dabei sollte auch die Prägnanz der Aussagen eingemahnt werden. Denn wenn zu oft hohle Phrasen verwendet werden, verabschieden sich die Teilnehmer innerlich und spielen Bullshit Bingo. Genauso schlimm ist, wenn auf einmal von ganz anderen Themen gesprochen wird. Diskussionsthemen dieser Runde sind nur die Themen der Tagesagenda. Auch darauf muss der Besprechungsleiter achten.

Ihre Besprechungen dauern zu lang? Sind zu ineffizient? Die Ergebnisse sind kaum merkbar? Dann schauen Sie sich die Gesichter Ihres Teams während einer Besprechung an. Sind alle konzentriert bei der Sache, oder versteckt sich hinter der Fassade die pure Langeweile? Wenn das so ist, sollten Sie lieber den Ablauf Ihre Besprechungen grundlegend ändern. Ein erster Schritt ist, das Team über den Zweck der Besprechung zu informieren: Sollen Ziele definiert werden, geht es um eine Problemfeldanalyse oder werden Veränderungen bei bestimmten Abläufen besprochen?

Mit diesen → 14 Empfehlungen für effektivere Besprechungen werfen Sie den Besprechungsturbo an!

Während einer Besprechung sollten Verhaltensregeln eingehalten werden.

Schritt 4 „Dokumentation“: Besprechungsergebnisse dokumentieren (mit OneNote & Outlook)

Besprechungen sind nur dann effektiv, wenn die daraus resultierenden To-do-Punkte und Aufgaben auch umgesetzt werden. Damit nichts vergessen wird und alle Nachfragen und Missverständnisse vermieden werden, sollte zwingend ein Besprechungsprotokoll geschrieben werden. So bleiben alle Ergebnisse, Absprachen und Termine auch nach Wochen immer noch schwarz auf weiß verfügbar.

Bei Meetings muss kein Gesprächsprotokoll geschrieben werden, das jeden Redebeitrag festhält. Es müssen lediglich die handfesten Vereinbarungen, Aufgaben und Termine protokolliert werden.
Am stressfreiesten und wenigsten fehleranfällig gelingt das in Form eines Sofortprotokolls, das direkt während der Besprechung verfasst wird.
Hier können Sie sich unsere → Vorlage für ein Sofort-Ergebnisprotokoll mit OneNote kostenlos herunterladen!

📝 Besprechungsprotokoll in OneNote: So beeindruckst Du Deine Kollegen!

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(Dauer 10:30 Minuten)

Spezialfall „Teams-Besprechungen“: Planen, erstellen, aufzeichnen, alle Funktionen etc.

Die Online-Meeting- und Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams heißt offiziell „Besprechung“. Diese virtuellen Online-Besprechungen bieten dabei einige besondere Features, wie zum Beispiel das Teilen des eigenen Bildschirms, temporäre Gruppenräume für getrennte Gruppenarbeiten während einer Besprechung oder das Aufzeichnen inklusive automatischem Transkribieren des Inhalts.

Unsere Empfehlung ist, für die interne Zusammenarbeit innerhalb desselben Unternehmens „Microsoft Teams“ zu verwenden, und für die externe Zusammenarbeit oder auch Schulungen „Zoom“.
Wie Sie eine Online-Konferenzen in Microsoft Teams planen, organisieren, durchführen und als Video aufzeichnen, haben wir Ihnen bereits in verschiedenen Anleitungen erklärt.
Diese und alle weiteren Büro-Kaizen-Anleitungen zu der Teams-App finden Sie auf unserer → Übersichtsseite zu Microsoft Teams!

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(Dauer 09:23 Minuten)

Tipp: Stand-Up-Meetings für effizientere Besprechungen

Als Stand Up Meeting werden Kurzbesprechungen bezeichnet, bei denen die Teilnehmer in einem Kreis oder Halbkreis zusammenstehen. Das Stehen unterscheidet sie von den klassischen Besprechungen in Unternehmen und Organisationen, bei denen auf Stühlen um einen gemeinsamen Tisch gesessen wird – meist in einem Konferenzraum oder, bei der Online-Besprechungen, alle vor ihren Computern. Deutsche Synonyme sind in etwa Stehbesprechung, Stehmeeting oder Stehkreis (in Anlehnung an eine „Sitzung“). Wird ein Stand Up Meeting täglich durchgeführt, spricht man hier von einem Daily Stand Up Meeting. Hier gehören auch Daily Scrums dazu. Von Weekly Stand Up Meeting spricht man, wenn dieses Meeting wöchentlich angesetzt wird.

Besprechungen als Stand Up Meeting.

Ein effizientes Besprechungsformat ist das Stand Up Meeting.

Die „Daily Stand Up Meetings“ im agilen Projektmanagement Scrum: 15 Minuten und drei Fragen

Scrum ist eine weit verbreitete Methode des agilen Produkt- und Projektmanagements. Die Methode basiert auf der Annahme, dass komplexe Projekte aufgrund der vielen Variablen und zukünftigen Unbekannten und Unwägbarkeiten nicht von Anfang an Anfang vollumfassend durchgeplant werden können. Statt eines kompletten Projektplans werden die Projekte daher in Teilabschnitte mit einer kleinen Anzahl an Teilzielen unterteilt, die sogenannten Sprints. Dabei halten die Projektmitglieder dann jeden Morgen ein „Daily Scrum“ Meeting ab, um sich gegenseitig über den wichtigsten Stand der Dinge zu informieren.

Die Daily Scrums dürfen nur 15 Minuten dauern – das ist die ideale Dauer für ein Stand Up Meeting!
Die Daily Scrums werden immer zur gleichen Zeit und am gleichen Ort abgehalten, dieser sollte immer vorbereitet sein. Natürlich wird mit dem Meeting pünktlich begonnen.
Denken Sie daran, dass es nicht um eine vertiefende Diskussion geht, sondern darum, dass alle über die Aufgaben etc. informiert sind, die für das Gelingen des Projekts wichtig sind.
Jedes Teammitglied beantwortet dann kurz und knapp,
1. was er/sie gestern zum Erreichen des Sprintziels beigetragen hat,
2. was er/sie am heutigen Tag beitragen wird und
3. welche Hindernisse einen (oder alle) davon abhalten könnten, die Tagesziele zu erreichen.

Tipp: In unserem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Projektaufgaben mit Microsoft Planner visuell organisieren.