Breakout Rooms für separate Gruppenräume in Microsoft Teams einrichten (Anleitung mit Video-Tutorial)

Mit den neuen „Breakout-Rooms“ (auf Deutsch: „Gruppenräume“) in Microsoft Teams wird eine wichtige Lücke zu spezialisierten Videokonferenzanbietern geschlossen, wie zum Beispiel Zoom Video Communications. Denn mit der neuen Gruppenraum-Funktion lassen sich die Teilnehmer einer Teams-Besprechung während der Videokonferenz in kleinere Arbeitsgruppenkonferenzen aufteilen und anschließend wieder zusammenführen. Wie das geht, und was Ihnen das neue Office-365-Feature genau bringt, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag sowie in unserem Video-Tutorial weiter unten auf dieser Seite!

1. Was können die neuen Breakout-Room-Gruppenräume in Microsoft Teams konkret?

Mit den neuen Gruppenräumen in Microsoft Teams können die Teilnehmer einer Online-Videokonferenz in kleinere Arbeitsgrüppchen aufgeteilt werden, die dann jeweils parallel zu dem Hauptmeeting eine eigene separate „Breakout-Room“-Konferenzrunde abhalten können. Es handelt sich dabei also um mehrere einzelne Videokonferenzen die parallel innerhalb eines gemeinsamen, größeren virtuellen Meetings stattfinden.

• Der Organisator der Teams-Besprechung kann sich dabei jederzeit in die einzelnen Teilkonferenzen hineinschalten, um beispielsweise den Arbeitsfortschritt in den jeweiligen Gruppenräumen zu kontrollieren oder Hinweise, Ideen oder auch spezielle Anweisungen zu geben.
• Der Organisator (Moderator) kann zudem auch gruppenraumübergreifende Ansagen machen, die in allen Breakout-Rooms angezeigt werden. Das kann zum Beispiel der Hinweis sein, wie viel Bearbeitungszeit noch übrigbleibt, bevor alle Teilnehmer wieder automatisch zum Hauptmeeting zurückkehren.

Praxisbeispiele für die neue Breakout-Room-Gruppenräume in MS Teams:

• Ein mögliches Anwendungsszenario der neuen Breakout-Sessions im Business-Bereich ist das Bilden kleinerer Arbeitsgruppen, die während eines virtuellen Team-Meetings mittels Brainstorming und Diskussionsrunden unterschiedliche Themen bearbeiten oder alternative Lösungswege entwickeln sollen.
• Die Gruppenräume in Teams eignen sich auch hervorragend für Online-Seminare, Fortbildungen und Workshops, um eine größere Teilnehmerzahl in Kleingruppen aufzuteilen, die dann bestimmte Aufgaben bearbeiten. Ein großer Vorteil davon ist dann der niedrigere Betreuungsschlüssel, so dass die Teilnehmer individueller betreut werden können.
• In Bildungseinrichtungen und Schulen ermöglichen die Breakout-Rooms ebenfalls, ganze Klassen in kleinere Arbeitskreise aufzuteilen, die der/die Lehrerende dann abwechselnd nacheinander besucht, um die Arbeitsfortschritte zu begutachten und gegebenenfalls zu helfen.

2. Seit wann und für welche Geräte sind die Breakout-Gruppenräume in Teams verfügbar?

Die neue Breakout-Room-Funktion für die separaten Gruppenräume in Teams-Besprechungen hat Microsoft auf seiner jährlichen Ignite-Konferenz im Sommer 2020 angekündigt (22. bis 24. September 2020). Im November 2020 begann dann der Rollout des Features, der im Dezember 2020 abgeschlossen wurde. Die Funktion ist somit nun für alle Endgeräte und Betriebssysteme verfügbar (Windows-PC, Mac, iOS- und Android-Geräte). Das Feature muss jedoch zunächst einmal von den Nutzern aktiviert werden (siehe nächster Punkt 3).

3. Wie kann man die Breakout-Rooms in Teams aktivieren und neue Gruppenräume anlegen?

Alle Teilnehmer können jeweils die Teamsversion nutzen, die sie bevorzugen. Beispielsweise mobil auf einem Android-/iOS-Smartphone oder Tablet oder auch die kostenlose Teams-Version im Web-Browser. Lediglich der Organisator der Online-Besprechung benötigt den Desktop-Client der Teamsanwendung (die Vollversion), der lokal auf dem PC oder Mac installiert wird (→ Link zum offiziellen Download von der Microsoft-Webseite).

• Jeder Teilnehmer muss zunächst noch einmalig in seinem Microsoft Teams „die neue Meeting-Erfahrung“ aktivieren. Klicken Sie dafür rechts oben auf Ihr Profilbild, bzw. das entsprechende Platzhalter-Icon, und in dem Aufklappmenü dann auf → Einstellungen.
• Aktivieren Sie anschließend in dem Bereich → Allgemein das Häkchen bei → Neue Besprechungserfahrung aktivieren (siehe Abb. 1). Nun gehen die Videokonferenzen künftig in einem eigenen Fenster auf und es können auch mehrere Teamfenster auf einmal geöffnet werden – eine Grundvoraussetzung für die neue Gruppenraum-Funktion, bei der ja das Hauptmeeting in einem separaten Video-Konferenz-Fenster im Hintergrund geöffnet bleiben muss.
• Tipp: Stellen Sie zudem sicher, dass die von Ihnen genutzte Teamsversion das neueste Update erhalten hat, ansonsten ist diese Funktion für Sie unter Umständen noch nicht verfügbar.

Anleitung: So werden die Gruppenräume in Microsoft Teams angelegt

1. Starten Sie Ihr virtuelles Online-Meeting in Microsoft Teams und klicken Sie in der Menüleiste des Besprechungsfensters am oberen Bildschirmrand auf das neue Symbol → Gruppenräume (ein kleines Rechteck in einem größeren Rechteck; siehe Abb. 2).
2. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Breakout-Räume (Vorschau) erstellen“ (siehe Abb. 3). Hier können Sie einstellen, wie viele Gruppenräume Sie benötigen (maximal bis zu 50) und wie die Teams-Teilnehmer darauf verteilt werden sollen (alle automatisch, alle per Zufall oder durch gezieltes manuelles Hinzufügen durch den Organisator).
3. Nach einem Klick auf die Schaltfläche → Räume erstellen erscheinen dann am rechten Bildschirmrand die Einstellungsoptionen und Details zu den einzelnen Gruppenräumen.
4. Hier kann der Organisator beispielsweise mit einem Klick auf die drei Punkte → Einstellungen festlegen, ob die Teilnehmer automatisch beim Öffnen der Breakout-Rooms hineinverschoben werden sollen, oder auch, ob die Teilnehmer selbstständig zum Hauptmeeting zurückkehren dürfen, oder erst dann, wenn der separate Konferenzraum vom Moderator wieder geschlossen wird.
5. Alle Teilnehmer bleiben dabei anfangs noch so lange in dem Teams-Hauptmeeting, bis der Organisator die einzelnen Teilkonferenzen per Mausklick auf die Schaltfläche → Räume starten (im Dropdownmenü → Räume öffnen) startet – die Umsetzung kann dann jedoch noch einige wenige (gefühlt lange) Sekunden dauern.
6. Tipp: Microsoft hat bereits angekündigt, dass es künftig auch möglich sein soll, die Breakout-Room-Gruppenräume bereits vor einer Teams-Besprechung einzurichten. Dies erspart dem Moderator dann, die Einstellungen während der laufenden Videokonferenz vornehmen zu müssen.

4. Die separaten Breakout-Gruppenräume in Teams nutzen, verwalten und moderieren

• Der Moderator selbst verbleibt zunächst als einziger im Hauptmeetingraum zurück und kann sich dann von dort aus in die einzelnen Teil-Gruppenräume zuschalten. Klicken Sie dafür auf die drei Punkte hinter dem gewünschten Gruppenraumnamen und in dem sich dann öffnenden Dropdownmenü auf die Option → Raum betreten (siehe Abb. 4).
• Hier können Sie einzelne Gruppenräume bei Bedarf auch umbenennen oder diese einzeln nach einander wieder schließen. Um alle Gruppenräume auf einmal zu schließen und alle Teilnehmer auf einmal in die Hauptbesprechung zurückzuholen, müssen Sie in der Zeile darüber bei „Räume verwalten“ auf die Schaltfläche → Räume schließen klicken.
• In den Breakout-Room-Gruppenräumen stehen den Teilnehmern alle gewohnten Teams-Besprechungsfunktionen zur Verfügung. Es gibt einen separaten Chat, man kann die Hand zum Melden heben, sich die Teilnehmer anzeigen lassen, persönliche Besprechungsnotizen machen, den individuellen Hintergrund ändern oder Hintergrundeffekte einstellen (z.B. Weichzeichnen), die Online-Konferenz als Video aufzeichnen, die Live-Untertitelung aktivieren, Inhalte freigeben, den Bildschirm teilen sowie das integrierte Whiteboard für Skizzen nutzen.
• Alle in den Breakout-Arbeitsgruppen erstellten Unterlagen, Whiteboards, Dokumente und Chatverläufe bleiben auch nach dem Schließen der Gruppenräume erhalten, so dass die Arbeitsgruppen ihre jeweiligen Ergebnisse bei Bedarf später im Hauptmeeting den anderen Teilnehmern präsentieren können.
• Als Moderator der Teams-Besprechung können Sie auch gruppenraumübergreifende Ankündigungen machen. Klicken Sie dafür einfach im rechten oberen Bildschirmbereich auf die drei Punkte → Weitere Optionen rechts neben „Gruppenräume“ und wählen Sie den Menüpunkt → Eine Ankündigung machen (siehe Ab. 5). Die Ankündigung wird dann als wichtig eingestufte Textnachricht in allen einzelnen Gruppenräumen angezeigt. Dies eignet sich z.B. für die Ankündigung „noch 5 Minuten bis zum Ende dieser Arbeitsrunde“.

5. Video-Tutorial: zur neuen Breakout-Room-Funktion (auf Deutsch): Die Gruppenräume in Microsoft Teams aktivieren, einrichten und richtig nutzen!

(Dauer 10:10 Minuten)

Inhalte des Videos:

1. Einleitung 00:00 
2. Gruppenraum erstellen & vorbereiten 00:29 
3. Breakout-Rooms in der Besprechung öffnen 04:44 
4. Funktionen in den Gruppenräumen 06:35 
5. Abschluss und Videoempfehlung 09:19