Ein unaufgeräumtes Büro kann nicht nur Stress verursachen, sondern auch die eigene Produktivität erheblich beeinträchtigen. Stapel von Unterlagen, ein chaotischer Schreibtisch und herumliegende Kabel sorgen schnell für Ablenkung und Hektik. Doch mit der richtigen Strategie lässt sich das Büro aufräumen und in eine effiziente Arbeitsumgebung verwandeln.

Inhaltsverzeichnis

1. Den Ist-Zustand erkennen bevor Sie das Büro aufräumen

Bevor Sie mit dem Aufräumen beginnen, betrachten Sie den aktuellen Zustand Ihres Büros mit etwas Distanz. Eine effektive Methode ist hierfür das Fotografieren aller Schränke, Schreibtische und auch der Fensterbänke. Auch der Fußboden sollte nicht vergessen werden, denn auch hier sammeln sich die unterschiedlichsten Dinge an, wie zum Beispiel Kabel. Oft wirkt Unordnung auf einem Foto noch deutlicher als in der direkten Wahrnehmung. So erkennen Sie schnell, welche Bereiche besonders aufgeräumt werden müssen und wo Handlungsbedarf besteht.

2. Büro aufräumen mit systematischem Aussortieren und Organisieren

Ein aufgeräumtes Büro beginnt mit einer klaren Strategie, denn Ordnung und Sauberkeit für strukturiertes Arbeiten betreffen nicht nur den Schreibtisch, sondern das gesamte Büro. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und beginnen Sie mit einem bestimmten Bereich – zum Beispiel dem Schreibtisch, dem gemeinsamen Schrank oder der Fensterbank. Wichtige Regel: Alles, was nicht mehr gebraucht wird, muss weg!
Überprüfen Sie alle Gegenstände und Unterlagen in Ihrem Büro. Was nicht mehr gebraucht wird, kommt direkt in den Müll oder ins Recycling. Gerade in Schränken und Schubladen sammeln sich oft Dinge, die niemand mehr braucht – von überfüllten Ordnern bis hin zu längst veralteten Dokumenten.
Am besten sortieren Sie Ihre Dokumente nach Kategorien und legen Unterlagen, die ins Archiv gehören, gleich dort ab.
Doch nicht nur Ihre Dokumente sollten Sie nach Kategorien einteilen und sortieren, generell eignen sich folgende 4 Kategorien für ein schnelles und strukturiertes aufräumen Ihres Büros:

Kommt weg: Alles, was Sie nicht mehr benötigen kommt am besten direkt in einen Mülleimer

Bleibt: Alles was Sie noch regelmäßig brauchen und nutzen

Sofort erledigen: Dinge, die noch heute abgeheftet werden können oder in das Archiv gehören

Weitergeben: Gegenstände und Unterlagen die Kollegen noch gebrauchen könnten

Tipp:

Haben Sie Schränke oder Regale komplett freigeräumt? Dann entfernen Sie diese am besten aus dem Büro, um zu verhindern, dass sich schnell wieder neue Dinge ansammeln. So bleiben Sie langfristig organisiert und vermeiden, in ein paar Wochen erneut vor dem gleichen Problem zu stehen.

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3. Wegwerfen auf Probe, um Ihr Büro zu organisieren

Beim Aufräumen gibt es oft Gegenstände oder Dokumente, bei denen Sie unsicher sind, ob Sie sie noch benötigen. Anstatt lange zu überlegen, hilft hier die Methode „Wegwerfen auf Probe“.
Hierfür stellen Sie eine große Kiste oder einen Karton bereit, in dem Sie alle ungewissen Dinge sammeln können. Nach Ihrer Aufräumaktion bringen Sie die Kiste oder den Karton in einen Abstellraum, den Keller oder in das Lager. Durch diese Methode schaffen Sie sofort mehr Ordnung und Platz in Ihrem Arbeitsumfeld, ohne vorschnell etwas wegzuwerfen, das Sie eventuell noch gebrauchen könnten.
Damit der Karton bzw. die Kiste nun aber nicht ewig herumsteht, versehen Sie das Ganze mit einer Art Ablaufdatum. Ein einfacher Trick hierfür ist die Beschriftung des Behälters.

„Wenn dieser Karton bis zum [Datum]nicht geöffnet wurde, kann er ohne Betrachtung des Inhalts entsorgt werden“

Informationen für Unternehmer (Beratung bei Büro-Kaizen)

4. Schaffen Sie eine sinnvolle Ordnung in Ihrem Büro

Nachdem Sie aussortiert haben, geht es nun darum, eine nachhaltige und sinnvolle Ordnung in Ihrem Büro zu schaffen. Alles auf Ihrem Schreibtisch und in Ihrem Büro braucht einen festen Platz.
Alle Gegenstände und Unterlagen die Sie behalten wollen, ordnen Sie in Ihre Kategorien wie zum Beispiel:

Büroutensilien: Stifte, Radiergummi, Schere, Klebezettel etc.

Projekt- und Arbeitsunterlagen: Dokumente, Notizen, Ordner für aktuelle Aufgaben.

Persönliche Gegenstände: Alles, was Ihnen wichtig ist, aber nicht im Weg liegen sollte.

Im Anschluss bekommt jeder Gegenstand und jede Gruppe einen festen, aber leicht zugänglichen Platz.

Achten Sie hierbei auf folgende Tipps:

Häufig genutzte Dinge sollten griffbereit sein.
Selten benötigte Gegenstände können in Schränken oder Schubladen verstaut werden.
Einheitliche Ordnungshelfer wie Kisten, Ablagen oder Schubladeneinsätze erleichtern das Sortieren.

Eine sinnvolle Strukturierung spart Zeit, sorgt für ein aufgeräumtes Arbeitsumfeld und hilft, langfristig Ordnung zu halten.

5. Sortieren Sie Ihre Kabel

In der modernen Arbeitswelt sind Kabel unverzichtbar – sei es für die Stromversorgung oder zur Vernetzung von Geräten. Doch oft sorgen sie für Unordnung und wirken unruhig auf das Arbeitsumfeld. Mit einer durchdachten Lösung bringen Sie schnell Struktur in das Kabelchaos.

Überprüfen Sie zunächst alle Kabel in Ihrem Büro. Welche werden tatsächlich noch genutzt? Defekte oder ungenutzte Kabel können entsorgt oder recycelt werden, um Platz zu schaffen.
Um die übrigen, noch genutzten Kabel ordentlich zu verstauen bzw. zu verstecken, gibt es verschiedene Hilfsmittel.

Kabelkanäle: In diesen Sockelleisten- oder Installationskanälen lassen sich Kabel unauffällig verbergen und auch nachträglich flexibel anpassen, wenn neue Geräte hinzukommen oder alte entfernt werden.

Kabelklemmen: Sie fixieren beispielsweise das Ladekabel für den Laptop direkt am Schreibtisch, so dass es immer griffbereit ist und nicht herunterfallen kann.

Beschriftungen: Markieren Sie Kabel mit kleinen Etiketten, um jederzeit zu wissen, welches Kabel zu welchem Gerät gehört.

Durch eine saubere Kabelführung wirkt Ihr Büro nicht nur aufgeräumter, sondern auch professioneller und Sie ersparen sich die lästige Suche nach dem richtigen Kabel.

6. Routinen schaffen – Ordnung dauerhaft im Büro halten

Ordnung und Sauberkeit in Ihrem Büro sollten nicht nur eine vorübergehende Erscheinung sein, sondern zum Dauerzustand werden. Damit die neu geschaffene Ordnung erhalten bleibt, helfen einfache Routinen, die sich leicht in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

Tägliche Aufräumgewohnheiten entwickeln

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihren Arbeitsplatz vor Feierabend in den ursprünglichen Zustand zu versetzen. Ein kurzer Check am Ende des Tages spart Zeit und ermöglicht einen produktiven Start.

Vor dem Verlassen des Büros: Räumen Sie alles an seinen festen Platz zurück.

Schreibtisch aufräumen: Legen Sie nur das Nötigste für den nächsten Arbeitstag bereit.

Papierberge vermeiden: Heften sie Dokumente direkt ab oder entsorgen Sie sie.

Zuständigkeiten für gemeinsame Räume festlegen

In gemeinschaftlich genutzten Bereichen wie Ablagen, Schränken oder Besprechungsräumen sollte klar geregelt sein, wer für die Ordnung zuständig ist. Definieren Sie feste Verantwortlichkeiten oder rotierende Zuständigkeiten, damit sich alle für die Ordnung mitverantwortlich fühlen.

Erstellen Sie eine kleine Erinnerung in Form eines Wochenplans oder einer kurzen Teambesprechung, damit sich alle an die Regeln halten.

Mit diesen einfachen Routinen bleibt Ihr Büro dauerhaft ordentlich – ein aufgeräumter Arbeitsplatz steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch das Wohlbefinden.

7. Checkliste und Video

⌛️ Die 3 größten Zeitfresser im Büroalltag eliminieren (mit Jürgen Frey)

Weitere Tipps für effizienteres Arbeiten im Büro finden Sie in unserem Video „Die 3 größten Zeitfresser im Büroalltag eliminieren“.

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