So funktioniert die optimale Büroorganisation: Alle Aufgabenbereiche, mit Praxistipps & Checklisten!

Eine gut strukturierte Büroorganisation verhindert Chaos und Ineffizienz und hilft dadurch, die gesamte Mannschaft auf einem produktiven Kurs zu halten. Damit ist die Güte der Büroorganisation ein wesentlicher Grundstein für den Erfolg des ganzen Unternehmens. Aber welche Aufgaben gehören alles dazu? Und welche Methoden und Tools helfen bei der konkreten Umsetzung im Arbeitsalltag?

Definition: Was bedeutet „Büroorganisation“ überhaupt?

Der Begriff „Büroorganisation“ ist doppeldeutig, das führt schnell zu Irritationen. Denn im allgemeinen Sprachgebrauch werden darunter zwei verschiedene Dinge verstanden.

Übersicht der Aufgabenbereiche: Was fällt alles unter die konkrete Büroorganisation?

Vielleicht sollte man besser fragen, was in einem Büro explizit NICHT unter den Bereich „Büroorganisation“ fällt. Denn das sind im Grunde nur das operative Geschäft und die Projektarbeit selbst. Und auch diese fallen deutlich leichter, wenn das Büro gut organisiert ist! Und dafür braucht es vor allem klare und eindeutige Regelungen sowie effiziente Methoden.

Die Kernaufgaben der Büroorganisation:

1. Bürogestaltung: Bürokonzept, Büroeinrichtung und ergonomische Arbeitsplatzgestaltung
2. Organisatorische To-Dos: Ordnung schaffen und bewahren, Kontrolle des Materialbestands und Verteilung der organisatorischen Aufgaben
3. Spielregeln für die Kommunikation und Zusammenarbeit: Regeln für die interne und externe Kommunikation, Regeln für effiziente Meetings und Protokolle, Strukturen für ein präventives Konfliktmanagement
4. Weiteres: Internes Vorschlagswesen (gegen Betriebsblindheit und für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit), Onboarding neuer Mitarbeiter

1. Bürogestaltung: Bürokonzepte, Büroeinrichtung, Arbeitsplatzgestaltung & Sozialräume

Eine der grundlegenden Aufgaben der Büroorganisation ist die Gestaltung und Einrichtung des Büros. Dabei gibt es ganz verschiedene Bürokonzepte – je nach Größe und Branche des Unternehmens, ob mit oder ohne Kundenkontakt und abhängig von den Anforderungen an die einzelnen Arbeitsplätze.

• Bürokonzepte im Vergleich: Großraumbüro oder Desk Sharing? Beide Bürokonzepte haben Vorteile wie auch Nachteile. Großraumbüros bieten kurze Wege und machen die Zusammenarbeit damit prinzipiell produktiver. Zu den Nachteilen zählen die Geräuschkulisse sowie ein höherer Organisationsaufwand für das Einhalten der Ordnung. Oder doch lieber ein platzsparendes Desk Sharing? Das erfordert allerdings ein zuverlässiges Organisationssystem, um Chaos zu vermeiden. Mehr Details hierzu lesen Sie in unserem Beitrag → moderne Bürokonzepte auf dem Prüfstand!
• Arbeitsplatzgestaltung: Laut Studien steigt die Arbeitseffizienz allein durch ein aufgeräumtes und sinnvoll eingerichtetes Arbeitsumfeld um durchschnittlich 22 Prozent. Das reicht von ergonomischen Büromöbeln (Stuhl, Schreib- und Stehtisch) über die richtige Arbeitsplatzgestaltung bis zu einem fortschrittlichen Ordnungssystem, mit dem der Schreibtisch nur noch einmal aufgeräumt werden muss – und dann nie wieder! Mehr Tipps hierzu finden Sie in unserem Beitrag → Arbeitsplatz richtig einrichten.
• Sozial- und Pausenräume: Sozialräume sind bereits ab zehn Mitarbeitern gesetzlich vorgeschrieben. Sie sind aber auch schon für kleinere Belegschaften sinnvoll. Denn kurze Pausen sind wichtig, um die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit den ganzen Arbeitstag lang auf einem hohen Niveau halten zu können. Modern und ansprechend eingerichtete Pausen- und Sozialräume verbessern aber nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit und damit die Mitarbeiterbindung. Sie sind auch ein Ort für ungezwungene Gespräche und damit für spontane, kreative Ideen „out oft he box“! Hier finden Sie unsere → Organisationstipps für Sozial- und Pausenräume.
• Raumklima und Büroluft: Eine gute Raumluft verbessert die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit – und damit auch die Produktivität. Eine schlechte Raumluft hingegen führt zu Unwohlsein und erhöht die Fehlerrate und den Krankenstand. Daher sollten Drucker und Kopierer, die größten Feinstaubquellen im Büro, zwingend in separate Räumlichkeiten ausquartiert werden. Eine ausreichende Bürobepflanzung bindet zudem Staub, Lärm und Schadstoffe und schenkt dafür Sauerstoff und ein Lächeln. Hier finden Sie unsere Tipps für das → Raumklima im Büro.

2. Organisatorische To-Dos im Büro: Ordnung, Materialbestand & Aufgabenverteilung

• Organisation der Ordnung im Büro: Ohne klare Regeln werden die Dinge häufig an verschiedenen Orten abgelegt. Dann geht immer wieder viel Zeit für das Suchen verloren. Ein Eckpfeiler für eine gute Büroorganisation sind daher einheitliche, klare und für alle sichtbar ausgehängte Regeln für die Ablagen und Materialschränke, das Lager und das Archiv. Wenn Sie die Materialbestände dann noch nach dem Kanban-Prinzip organisieren, erhält sich die Ordnung quasi dauerhaft von selbst! Wie das konkret funktioniert, lesen Sie in unseren → sechs Tipps für die perfekte Organisation einer Abteilung.
• Büroorganisation durch Selbstorganisation: Die bei Toyota erfundene 5S-Methode ist eines der einfachsten, aber dennoch wirkungsvollsten Mittel für eine dauerhafte Ordnung im Büro. Die Methode basiert auf dem Prinzip der Selbstorganisation (Bottom-up) und schafft damit den Rahmen für eine sich selbst erneuernde Ordnung, Sauberkeit und Übersichtlichkeit der einzelnen Arbeitsplätze, Abteilungen und damit des ganzen Unternehmens. Dadurch wird zeitraubendes Chaos wirkungsvoll verhindert, was in der Folge auch die Suchzeiten, Fehlerraten und Arbeitsunfälle reduziert. Hier erfahren Sie mehr zu der → 5S-Methode für eine Selbstorganisation der Ordnung im Büro!
• Aufgabenverteilung der organisatorischen To-Dos: Klare Zuständigkeiten und Vertretungsregeln verhindern Missverständnisse. Erstellen Sie daher ein Organigramm der Verantwortlichkeiten (inkl. Vertretungen) für die organisatorischen To-Dos im Büroalltag. Das reicht von dem täglichen Verteilen der eingegangenen Postsachen über das Auffüllen der Getränke und Obstschale im Besprechungsraum bis zum Ausräumen der Spülmaschine und dem regelmäßigen Entkalken der Kaffeemaschine in der Teeküche. Siehe hierfür unsere → Küchenregeln fürs Büro.

3. Spielregeln für die Organisation der Kommunikation und Zusammenarbeit im Büro

• Regeln für die interne Kommunikation: Es braucht klare Regeln für die interne Kommunikation bei der Zusammenarbeit. Ansonsten erstickt die Produktivität in einer Flut aus E-Mails. Denn jede eintreffende Nachricht stört die Konzentration und den Workflow. Deshalb sollten interne E-Mails auf das Nötigste begrenzt werden. Dabei hat sich generell bewährt, die dafür notwendigen Verhaltensregeln schriftlich festzuhalten. Hier können Sie sich Mustervorlagen für die Spielregeln der unterschiedlichen Kommunikationsarten und Tools (zum Beispiel für E-Mails, Microsoft Teams oder Videokonferenzen) kostenlos aus unserem → Download-Center herunterladen.
• Regeln für die externe Kommunikation: Ein gut strukturierter Telefonleitfaden dient als Grundgerüst für alle Mitarbeiter und sichert damit die Qualität und Effizienz der beruflichen Telefongespräche im Unternehmen. Das bewirkt eine einheitliche und professionelle Außenwahrnehmung, erhöht die Kundenzufriedenheit und verbessert auch den Erfolg bei der Telefonakquise. Hier erfahren Sie, was Sie einen eigenen → Telefonleitfaden erstellen (inklusive Mustervorlage).
• Organisatorische Regeln für effizientere Meetings: Kein Büro ohne Meetings. Und je besser die Meetings organisiert sind, desto produktiver sind sie. Die Regel ist jedoch das genaue Gegenteil. So zeigt zum Beispiel die Arbeitseffizienzstudie von Büro-Kaizen und der AKAD-Hochschule, dass im Schnitt 13 Prozent der Arbeitszeit durch sinnlose Besprechungen verloren gehen! Daher sind auch 94 Prozent der Befragten der Meinung, dass ihre Meetings besser vorbereitet werden müssten. Eine organisatorische Regelung der Rahmenbedingungen für Meetings ist daher unerlässlich. Das reicht von der maximalen Teilnehmerzahl, Häufigkeit und Dauer, über die Vorbereitung und Verpflegung während den Besprechungen (Getränke und gesunde Snacks) bis zu Vorlagen für das zeitsparende Führen der Protokolle. Mehr Details hierzu lesen Sie in unseren → 7 Tipps für erfolgreiche Meetings. Machen Sie zudem auch öfters einmal Stand-up-Meetings – die sind gesünder, produktiver und sparen Zeit!
• Organisation eines präventiven Konfliktmanagements: Eskalation oder Schlichtung? Eine weitere Kernaufgabe einer guten Büroorganisation ist das Organisieren eines internen Konfliktmanagements. Nur wenn diese Strukturen und Mechanismen präventiv organisiert werden, kann man sie auch schnell im Ernstfall nutzen, um durch ein schnelles Schlichten größeren Schaden zu verhindern. Hier finden Sie unsere Tipps für das → betriebliche Konfliktmanagement in Unternehmen.

4. Weitere Aufgaben: Das Vorschlagswesen sowie Onboarding neuer Mitarbeiter organisieren

• Internes Vorschlagswesen organisieren: Die positiven Effekte eines funktionierenden Vorschlagswesens sind enorm! Denn ein internes Vorschlagswesen, das die Beschäftigten zu Verbesserungsvorschlägen animiert und dafür belohnt, ist nicht nur eines der wirkungsvollsten Mittel gegen die Betriebsblindheit – um Schwachstellen aufzudecken und Gutes noch besser zu machen, was die Produktivität erhöht. Es ist zudem auch ein zentrales Tool, um die individuellen Bedürfnisse und Wünsche der Belegschaft zu erfahren, was die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Ein gutes Vorschlagswesen stellt somit sicher, dass Ihre Büroorganisation nicht auf dem Ausgangsniveau verharrt, sondern kontinuierlich – und aus allen Mitarbeiterperspektiven beobachtet – optimiert wird. Hier lesen Sie unsere Tipps, wie Sie ein → betriebliches Vorschlagswesen in Ihrem Büro organisieren.
• Das Onboarding neuer Mitarbeiter organisieren: Von einer optimalen Einarbeitung ihrer neuen Mitarbeiter sind viele Unternehmen noch Lichtjahre entfernt. Oft, weil schlicht die Zuständigkeiten unklar sind, eindeutige Anweisungen fehlen oder sich niemand verantwortlich fühlt. Ein Onboarding-Leitfaden in Checklistenform schafft hier wirkungsvoll Abhilfe und organisiert das Zusammenspiel der verschiedenen Mitwirkenden. Das reicht von den bürokratischen Vorbereitungen der Personalabteilung, über das Einrichten von Computer und Telefonanlage durch die IT, bis zur konkreten Einarbeitung am Arbeitsplatz durch die direkten Bezugspersonen. Das Onboarding verkürzt die Einarbeitungszeit und führt zu einer höheren Zufriedenheit und Motivation der neuen Mitarbeiter. Hier erfahren Sie, wie Sie das → Onboarding in Ihrem Büro organisieren (mit Checklisten-Vorlage).