Einen Tag pro Woche benötigt der Büroarbeiter im Schnitt ausschließlich für das Thema E-Mails – Tendenz steigend. Jürgen Kurz und Marcel Miller, Deutschlands bekannteste Aufräumer in Sachen Büroeffizienz und -organisation, zeigen, wie Sie dem digitalen Datenchaos den Garaus machen.

Die Arbeit mit PC, Laptop, Smartphone oder Tablet ist längst Standard in den Büros. Die Vorteile liegen auf der Hand: schnelles und unkompliziertes Kommunizieren. Flexibles Formulieren und Löschen von Texten bis es passt, einfache Bild- und Grafikbearbeitung sowie – ganz wichtig – eine neue Form der Organisation. Wo sich früher Aktenordner und Papierberge stapelten, ist heute alles fein säuberlich abgelegt und per Mausklick abrufbar. Doch Vorsicht: Was man auf Papier nicht hinbekommt, kann man auch mit EDV nicht lösen, warnt Jürgen Kurz. Daher müssen alle Strukturen für alle Beteiligten klar sein. Erst dann kann die EDV als Arbeitsmittel sinnvoll eingesetzt werden. Heißt: Die Ordnerstrukturen sollten klaren Regeln folgen, die jeder, der darauf zurück greifen muss, nachvollziehen kann.

Veränderung zum Besseren

Seit den 1990er Jahren arbeiten und beraten Jürgen Kurz und Marcel Miller nach der sogenannten Büro-Kaizen-Methode. Kaizen ist ein japanischer Begriff, der sich aus den Bestandteilen „kai” (Veränderung) und „zen” (gut bzw. zum Besseren) zusammensetzt. In der Büro-Kaizen-Umsetzungsberatung trifft Kurz mit seinem Team in Unternehmen immer wieder auf Menschen, die berichten, sie könnten den ganzen Tag mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen. In den meisten Fällen liegt die Ursache für das Phänomen darin, dass kein effizienter Weg für den Umgang mit E-Mails bekannt ist. Kurz empfiehlt daher fünf Schritte, um die E-Mail-Flut zu beherrschen.

5 E-Mail-Tipps:

1. Löschen: Alles, was für Sie nicht relevant ist und es auch nicht werden wird, löschen Sie sofort Weg damit und ab in den Papierkorb.
2. Weiterleiten/delegieren: E-Mails, die von jemand anderem zu bearbeiten sind, leiten Sie direkt weiter.
3. Ablegen: Wenn Sie eine E-Mail nur zur Kenntnis nehmen müssen. tun Sie es sofort und legen Sie sie Im Erledigt-Ordner ab.
4. Bearbeiten: Nutzen Sie hier die Fünf Minuten-Regel. Damit schonen Sie Ihre To-do-Liste und vergeuden keine Zeit. Das bedeutet: Wenn die Aufgabe. die sich hinter der Nachricht verbirgt, innerhalb von fünf Minuten zu erledigen ist, tun Sie es sofort.
5. Terminieren: Wenn die Bearbeitung der E-Mail länger als fünf Minuten dauert legen Sie sie auf Termin und verknüpfen Sie sie gegebenenfalls mit Ihrem Kalender. Wenn Sie diese fünf Schritte gegangen sind, bleibt keine E-Mail zurück Das Postfach ist leer.

Das Büro – Das Datenchaos meistern