Leitfaden: Dateipfade finden, kopieren & optimal organisieren, um Suchzeiten radikal zu reduzieren

Das Verwalten und Nutzen von Dateipfaden ist ein zentrales Element, um die extremen Suchzeiten in Unternehmen zu reduzieren und zudem auch die Dateiablage effizienter zu organisieren. In dieser Büro-Kaizen-Anleitung erfahren Sie daher nicht nur, wie Sie den Dateipfad in Windows und Android, auf dem Mac und iPhone finden, öffnen und kopieren können. Wir geben Ihnen zudem wertvolle Tipps für die ideale Ordnerstruktur in Ihrem Ablagesystem, damit Ihre Dateipfade möglichst übersichtlich bleiben und sich nicht zu einem dauerhaften Zeitfresser entwickeln!

1. Was ist ein „Dateipfad“? Definition & Beschreibung

Ein „Dateipfad“ (Englisch: file path, pathname) zeigt den genauen Weg zu dem Speicherort einer bestimmten Datei oder einem Verzeichnis (= Ordner) auf einem Computer oder in einem Netzwerk an. Der Dateipfad ist damit eine Art Wegbeschreibung bzw. Navigationsanleitung, die den genauen Standort angibt, wo die Datei oder der Ordner konkret zu finden ist. Gängige Synonyme sind Dateiadresse, Verzeichnisweg oder Pfadname.

Wofür werden die Dateipfade überhaupt benötigt?

2. Wie sieht ein Dateipfad aus? Beispiel & Erklärung

Das Aussehen eines Dateipfades unterscheidet sich leicht von Betriebssystem zu Betriebssystem. Der Aufbau ist jedoch grundsätzlich gleich.

1) Zuerst kommt die Laufwerks- bzw. Datenträgerbezeichnung (z.B. Netzlaufwerk, lokale Festplatte, USB-Stick, externe Festplatte etc.).
2) Dann folgt die Abfolge der Verzeichnisse (die Namen aller Ordner und Unterordner bis zum Ziel).
3) Den Schluss bildet der Dateinamen und die Dateiendung (nur bei Dateipfaden; entfällt entsprechend bei Verzeichnispfaden, die einen Ordner oder Unterordner als Zielelement angeben).

Beispiel für einen Dateipfad: C:\ Benutzer\Name\Dokumente\Beispieldatei.docx

Besonderheiten beim Schreiben von Dateipfaden unter Windows:

• Windows benutzt Backslashes zum Abtrennen der einzelnen Elemente eines Dateipfades, während die meisten anderen Betriebssysteme, zum Beispiel macOS, Linux und Android, gewöhnliche Schrägstriche (Slashes) als Trennzeichen verwenden.
• Unter Windows wird dem Dateipfad der Laufwerksbuchstabe für das entsprechende Laufwerk oder die Partition vorangestellt, um die Datenträger leichter zuordnen und unterscheiden zu können (zum Beispiel → C:\Benutzer\Name\Dokumente\Datei.txt).
• In den anderen Betriebssystemen beginnt der Dateipfad hingegen mit dem Namen des Datenträgers als Wurzelverzeichnis (zum Beispiel → smb://medien/photo/testbild.jpg).

Die unterschiedlichen Arten an Dateipfaden:

3. Den Dateipfad finden, öffnen und kopieren (Windows, Mac, Android & iPhone)

Im Arbeitsalltag ist es immer wieder erforderlich, den Dateipfad eines Dokuments, Fotos oder Ordners herauszufinden. Zum Beispiel für Automatisierungsanwendungen, um den Dateipfad in eine E-Mail einzufügen und zu verschicken oder auch, um die Ordnerstruktur der Dateiablage zu optimieren. Hier folgen nun die Kurzanleitungen, wie man den Dateipfad unter Android, Windows 10 und Windows 11 sowie auf dem Mac, iPhone und iPad findet, öffnet und kopiert.

3.1  Den Dateipfad unter Windows finden und kopieren

Unter Windows 11 genügt es, mit der rechten Maustaste auf die Datei zu klicken und im Kontextmenü den Befehl → Pfad kopieren auszuwählen. Alternativ können Sie auch einfach die Datei markieren und dann die Shortcut-Tastenkombinationen → Strg + Shift + C drücken, um den Dateipfad direkt zu kopieren. Unter Windows 10 müssen Sie ebenfalls mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken, aber dann im Kontextmenü die Option → Eigenschaften wählen und im Eigenschaftenfenster auf den Reiter → Sicherheit klicken. Nun wird Ihnen ganz oben als „Objektname“ der absolute Dateipfad angezeigt, den Sie markieren und mit der Tastenkombination → Strg + C in die Zwischenablage kopieren können.

3.2  Den Dateipfad auf einem Mac öffnen und kopieren

Öffnen Sie den Finder auf Ihrem Mac und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei oder den Ordner, um das Kontextmenü zu öffnen. Drücken Sie nun die Optionstaste (alt), wodurch Ihnen zusätzliche Optionen im Kontextmenü angezeigt werden, und wählen Sie die Option → Datei-/Ordnername als Pfadname kopieren aus. Alternativ markieren Sie einfach die Datei oder den Ordner und drücken dann die Shortcut-Tastenkombination → Cmd + Option + C. Tipp: In der so angezeigten Dateipfadangabe müssen Sie dann noch die Pfeile durch Schrägstriche ersetzen und dabei darauf achten, dass keine Leerzeichen links oder rechts der Schrägstriche stehen.

3.3 Den Dateipfad auf einem Android-Gerät finden und öffnen

Öffnen Sie den Dateimanager (z.B. „Eigene Dateien“) und navigieren Sie zu der gewünschten Datei. Tippen Sie länger auf die Datei und wählen Sie → Mehr (Optionen) und dann → Dateiinformationen. Nun wird Ihnen der Dateipfad im oberen Bereich des Fensters angezeigt.

3.4 Den Dateipfad auf einem iPhone oder iPad finden und kopieren

Öffnen Sie die Dateien-App auf Ihrem iOS-Gerät, suchen Sie die gewünschte Datei und halten Sie diese länger gedrückt. Im Kontextmenü gehen Sie dann auf → Informationen und drücken so lange auf den Dateipfad neben → Wo, bis der Befehl → Kopieren erscheint.

4. Verknüpfung von Dateipfaden nutzen und damit Doppelablagen vermeiden

Wenn eine Datei in einer Datenbank, wie dem Dateiablagesystem eines Unternehmens, mehrfach abgespeichert wird, dann führt das zu dem Problem doppelter Datensätze. Und das bedeutet nicht nur längere Suchzeiten, bis man die richtige Datei identifiziert und gefunden hat. Dadurch erhöht sich auch das Risiko, dass Beschäftigte unbeabsichtigt eine ältere Version der Datei bearbeiten. Und das führt dann nicht nur zu fehlerhaften Ergebnissen, die anfallenden Korrekturen kosten ebenfalls unnötig weitere Arbeitszeit.

• Die Lösung lautet, jede Datei nur ein einziges Mal abzuspeichern (alles hat seinen Platz, alles hat EINEN Platz).
• Wenn diese Datei jedoch auch noch in einem anderen Verzeichnisordner sichtbar sein soll, dann sollte dies nur mittels eines Dateiverweises erfolgen, also einer Dateiverknüpfung.
• Diese verknüpfte Datei führt dann in ihrem Dateipfad zur Originaldatei. So kann eine Datei an mehreren Speicherorten abgespeichert („gespiegelt“) werden, ohne dass es dadurch zu Doppelablagen mit entsprechenden Versionskonflikten kommt.
• Wie das am Beispiel OneNote genau funktioniert, erklärt Ihnen unser Büro-Kaizen-Beitrag → Mehrfachablagen vermeiden.

5. Den Dateipfad in die Fußzeile von Word & Excel einfügen und mit ausdrucken

Ein häufiges Problem bei ausgedruckten Dokumenten ist, dass man oft lange nach dem dazugehörigen digitalen Pendant suchen muss. Diese Suchzeiten können ganz einfach vermieden werden, indem man den Dateipfad zu der digitalen Datei dezent in die Fußzeile des auszudruckenden Dokuments einfügt und automatisch mit ausdruckt. Das geht in den Office-Programmen Word und Excel ganz einfach. Sobald dann ein Leser des Ausdrucks die dazugehörige Datei benötigt, braucht die Person einfach nur dem Dateipfad in der Fußzeile zu folgen.

• Dateipfad in Word einfügen: Machen Sie einen Doppelklick in den Bereich der Fußzeile Ihres Word-Dokuments. Klicken Sie dann oben im Menü in der Registerkarte → Kopf- und Fußzeile auf → Dokumentinformationen und im Dropdownmenü auf → Dateipfad. (Alternativer Klickpfad: → Einfügen → Fußzeile → Fußzeile bearbeiten → Dokumentinformationen → Dateipfad).
• Dateipfad in Excel einfügen: Klicken Sie in die gewünschte Zelle am Anfang oder Ende Ihrer Excel-Tabelle, in die der Dateipfad eingefügt werden soll, und tippen bzw. kopieren Sie die Formel → =ZELLE(„filename“) hinein.

6. Die optimale Ordnerstruktur für kurze Dateipfade mit minimalen Suchzeiten!

Wenn ein Dateipfad länger als 259 Zeichen ist, kann es unter Windows zu Problemen und Fehlermeldungen beim Kopieren, Löschen und Umbenennen dieser Datei kommen. Daher sollten nicht nur sehr lange Dateinamen vermieden werden, sondern auch zu tief verschachtelte Verzeichnisstrukturen mit vielen Ordner-Ebenen und entsprechend vielen Ordnernamen im Dateipfad. Eine sehr verschachtelte Ordnerstruktur hat zudem die Nachteile, dass die Mitarbeiter deutlich länger nach den gewünschten Inhalten suchen müssen und es auch häufiger zu Doppelablagen kommt, weil die Dateien dann thematisch in mehrere Ordner passen. Dementsprechend sollte die Verzeichnisstruktur immer eindeutig und systematisch geplant werden und dabei weder zu kleinteilig noch zu grobmaschig ausfallen.

• Als Deutschlands führendes Unternehmen für Büroeffizienz haben wir bei Büro-Kaizen eine ideale Ordnerstruktur für Dateiablagen entwickelt, die einen möglichst guten Überblick mit möglichst minimalen Suchzeiten gewährleistet.
• Das Kernziel ist dabei, dass jede X-beliebige Datei mit maximal drei Klicks erreicht werden kann. Dementsprechend darf es maximal drei Ordnerebenen geben.
• Zudem sollte es auf jeder Ordnerebene nur sieben bis maximal zehn Ordner geben, damit unsere Wahrnehmung diese noch schnell auf einen Blick erfassen kann und wir schnell reagieren können.
• Mit dieser Methode kann jedes Unternehmen die optimal zu sich passende Ablagestruktur planen und damit die Suchzeiten drastisch reduzieren.
• Eine genaue Anleitung hierfür finden Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → „Die ideale Ordnerstruktur für eine effiziente Dateiablage“.

7. Tipps rund um die Ablage, OneDrive & SharePoint – mit Video-Tutorial!

Ob aus Papier oder digital, alle Ablagesysteme sollten so organisiert sein, dass alle Dokumente und Dateien mühelos darin abgelegt und wiedergefunden werden können – und zwar von allen Mitarbeitenden. Was Sie dabei hinsichtlich des Dokumentenmanagements und der Datensicherung, der Zusammenarbeit und dem Synchronisieren sowie dem Archivieren, Aufbewahren und sicheren Entsorgen beachten müssen, erfahren Sie im folgenden Link sowie auch in unserem nachfolgenden Video-Tutorial!

• Unsere Themenseite „Ablage“: Mit den wichtigsten Büro-Kaizen-Anleitungen rund um die Dateiablage, Dateipfade, OneDrive & SharePoint.
• Unsere Themenseite „Microsoft 365“: Alle wichtigen Funktionen, Dienste, Apps und Tools von Microsoft 365 und Office 365 einfach erklärt.
• Kostenloses Download-Center: Viele weitere praxisnahe Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz und Produktivität im Unternehmen finden Sie hier in unserem kostenlosen → Büro-Kaizen Download-Center!

SharePoint: Die optimale Ablage-Struktur

(Dauer: 11:34 Minuten)

Inhalt des Videos: 

•  Einleitung 00:00
• Möglichkeit 1: Ordner-Struktur 00:23
• Möglichkeit 2: Metadaten 02:17
• Spalten für Metadaten einrichten 05:25
•  Filtern, Gruppieren und Summen bilden 07:36
•  Fazit: Das Beste aus beiden Welten nutzen 09:45