Leitfaden: Aufgaben richtig delegieren als Führungskraft – Vorgehen, Tools & Methoden

Für ein erfolgreiches Delegieren als Führungskraft ist das richtige Vorgehen entscheidend. Denn es soll die beauftragte Person zugleich motivieren und sich nicht wie eine Strafaufgabe anfühlen. Neben der Art und Weise, wie man delegiert, sind aber auch die richtigen Tools & Methoden wichtig, die einem tatkräftig dabei helfen – und zudem auch ein einfaches Nachverfolgen der übertragenen Aufgabe ermöglichen. Wie Sie als Führungskraft Aufgaben richtig delegieren, und welche Tools Ihnen dabei helfen, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

1. Was bedeutet „Delegieren“? Definition

Der Begriff „delegieren“ stammt vom lateinischen Wort delego (delegare) ab, was – je nach Kontext – jemanden beauftragen, hinschicken, hinsenden, verweisen, überweisen, anvertrauen, zuweisen, einen Auftrag geben, ermächtigen oder übertragen bedeutet (Englisch: to delegate). Im Deutschen versteht man unter delegieren allgemein das Übertragen von Aufgaben, Kompetenzen und/oder Verantwortlichkeiten von einer Person auf eine andere. Im Unterschied zu dem Begriff „beauftragen“ (jemanden einmalig mit einer Aufgabe beauftragen) beinhaltet das Delegieren eine dauerhafte Übertragung von Verantwortung. Die beauftragte Person erhält somit zugleich auch die notwendigen Entscheidungsbefugnisse, um die Aufgabe eigenständig nach eigenem Ermessen durchführen zu können.

• Nomen und Synonyme: Das Substantiv zu delegieren ist die Delegation. Der Übertragende heißt Delegierender, der Begünstigte ist der Delegierte oder Delegationsempfänger. Gängige Synonyme sind unter anderem übertragen, abgeben, weitergeben, anvertrauen und zuweisen, aber auch abordnen, abstellen und entsenden.
• Gegenteil: Das Gegenteil von delegieren lautet „selber machen“, also eine Aufgaben nicht abzugeben, sondern selbst zu erledigen.

Beispiele für das Delegieren einer Aufgabe durch Führungskräfte:

• Aufgaben Delegieren im Projektmanagement: Ein Projektleiter delegiert typischerweise verschiedene Aufgaben oder auch Teilprojekte an bestimmte Teammitglieder, die dann für die termingerechte Erledigung verantwortlich sind.
• Delegation administrativer Tätigkeiten: Geschäftsführer übertragen in der Regel administrative Aufgaben, wie zum Beispiel die Terminplanung oder die allgemeine Korrespondenz, an ihren Assistenten oder ihre Assistentin, um sich auf strategische Aufgaben und Entscheidungen fokussieren zu können.
• Technische Aufgaben delegieren: Der Leiter einer IT-Abteilung delegiert typischerweise die Wartung und Aktualisierung der Software an sein Technikerteam, damit er sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann, wie zum Beispiel die Planung und Implementierung neuer Technologien und Produkte.

2. Warum delegiert man? Welche Vorteile bringt das?

Durch das Übertragen der Verantwortung für die Erledigung einer Aufgabe von einer Person auf eine andere wird die Arbeitslast auf mehrere Schultern verteilt. Das bewirkt eine Entlastung des Delegierenden und unterstützt damit grundsätzlich eine effizientere Arbeitsweise. Das Delegieren hat darüber hinaus aber auch noch einige weitere wichtige Vorteile, was es insgesamt zu einem sehr wichtigen Element moderner Führung macht. Hier die drei wichtigsten Vorteile im Überblick.

• Entlastung der Vorgesetzten: Durch die Abgabe von Aufgaben können sich Führungskräfte auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und ihr meist sehr hohes Arbeitspensum reduzieren.
• Motivation & Entwicklung der Mitarbeiter: Die meisten Mitarbeiter fühlen sich durch die Übertragung echter Verantwortung wertgeschätzt und werden dadurch motiviert, ihr Bestes zu geben und sich in die Thematik einzuarbeiten. Und das fördert sowohl die persönliche wie auch die berufliche Entwicklung des Einzelnen.
• Wechsel von Top-down zu Bottom-up: Eine moderne, positive Unternehmenskultur ist von flachen Hierarchien geprägt. Das erhöht nicht nur die Mitarbeitermotivation und Bindung, sondern stärkt auch die Innovationskraft. Denn das Delegieren von Aufgaben und Verantwortlichkeiten an nachrangige Ebenen führt dazu, dass die Mitarbeitenden aktiver mitdenken und mitwirken (Bottom-up statt Top-down). So werden aus den Mitarbeitenden echte Mit-Denker und Mit-Unternehmer! Und das fördert sowohl die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an Herausforderungen wie auch allgemein die Innovationskraft.

3. Wer darf und kann alles Aufgaben delegieren? Wann sollte man nicht delegieren?

Im Grunde darf und kann jeder Aufgaben delegieren, der über eine gewisse Verantwortung und Autorität verfügt, auch ohne die offizielle Weisungsbefugnis als Führungskraft. Hier die Übersicht, wann Delegation im Allgemeinen sinnvoll ist.

• Führungskräfte: Das Delegieren von Tätigkeiten gehört zu den genauen Aufgaben von Führungskräften.
• Projektleiter: Projektmanager verteilen nicht nur die einzelnen Arbeitspakete an die Teammitglieder und kontrollieren dann den Arbeitsfortschritt. Sie delegieren auch ganze Teilprojekte und Aufgabenbereiche mit den dazugehörigen Verantwortlichkeiten an einzelne Projektmitglieder. Diese können dann ihrerseits wiederum Teilaufgaben weiterdelegieren.
• Teammitglieder: Und auch ohne formelle Weisungsbefugnis können Teammitglieder ihre Aufgaben untereinander aufteilen, um effizienter zusammenzuarbeiten. Die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sollten jedoch immer klar, eindeutig und unmissverständlich abgesprochen werden. Tipp: Fixieren Sie daher solche Vereinbarungen immer schriftlich, zum Beispiel in einer kurzen E-Mail, und am besten mit dem direkten Vorgesetzten in CC.

Welche Aufgaben sollte man als Führungskraft nicht delegieren?

Nicht alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten eignen sich dazu, diese abzugeben und an nachgeordnete Stellen zu übertragen. Manche Tätigkeiten sind nun mal die Aufgabe von Führungskräften und sollten von diesen selbst erledigt werden. Dazu gehören:

• Strategisch wichtige und daher folgenreiche Aufgaben (z.B. strategische Planung, Strategieformulierung, Unternehmensentwicklung etc.)
• Komplexe Aufgaben, die vertiefte Fachkenntnisse erfordern
• Aufgaben, die sensible und vertrauliche Informationen beinhalten (Schutz vor unbefugtem Zugriff)

4. Warum zögern dennoch so viele Führungskräfte vor dem Delegieren von Aufgaben?

Viele Vorgesetzte haben Vorbehalte vor dem Delegieren von Aufgaben und schrecken davor zurück. Die Vorbehalte sind jedoch häufig unbegründet und liegen meist weniger an den Fähigkeiten der Mitarbeiter, sondern an der mangelnden Erfahrung der Führungskraft, wie man richtig und erfolgreich delegiert. Das ist auch kein Problem, denn die meisten Führungskräfte wurden aufgrund ihrer guten fachlichen Expertise befördert und müssen sich wichtige Führungs-Skills erst noch „nebenbei“ aneignen, wie zum Beispiel das richtige Delegieren lernen.

5. Wie delegiert man Aufgaben richtig? Die Büro-Kaizen-Pyramide des erfolgreichen Delegierens

Das richtige Vorgehen ist für ein erfolgreiches Delegieren von Aufgaben entscheidend. Denn es gilt nicht nur, eine klare Vereinbarung zu treffen, sondern auch, den Delegationsempfänger so zu motivieren, dass er oder sie gute Arbeit verrichtet und neben Engagement auch eigene Ideen einbringt. Die Basis für ein erfolgreiches Vorgehen ist hierbei – wie bei so Vielem – ein wertschätzender und lösungsorientierter Umgang miteinander.

Schritt 1 – Wertschätzender Gesprächseinstieg:

• Wählen Sie einen positiven Einstieg in das Gespräch , indem Sie z.B. Ihre Anerkennung über Dinge ausdrücken, die der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin besonders gut kann oder pflichterfüllt erledigt. Zeigen Sie dabei als Vorgesetzte(r) auch Interesse an der Person und den Problemen ihrer Position.

Schritt 2 – Vision aufzeigen:

• Auf das Warum kommt es an! Die richtige Vision von dem zu erschaffen, was es zu erledigen gilt, ist von größter Wichtigkeit beim Delegieren. Denn Menschen wollen nicht nur ein Zahnrad in einem Getriebe sein, sondern Teil einer großen Aufgabe. Wird das „Warum?“ nicht beantwortet, kann man den Gegenüber selten richtig motivieren . Beschreiben Sie daher, welche Rolle die zu delegierende Aufgabe für das Gesamtsystem spielt und warum dies wichtig ist. (Siehe hierzu Abb. 1 „Das Geheimnis beim Bau einer Kathedrale“ unten)

Schritt 3 – Bereitschaft & Zustimmung erfragen:

• Fragen Sie die Person, der Sie die Aufgabe delegieren wollen, nach ihrer Zustimmung und ob diese bereit ist und auch die Zeit dafür hat, die Aufgabe zu übernehmen. Lassen Sie dabei auch Einwände zu und nehmen Sie diese ernst (z.B. durch das Umschichten von Aufgaben). Nur so kann es zu einem echten inneren Commitment kommen.

Schritt 4 – Eigene Ideen & Lösungen abfragen:

• Fragen Sie aktiv, was der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin vorschlägt, um die Aufgabe zu lösen. Denn beim Delegieren geht es auch um Gestaltungsräume und die Freiheit, eigene Ideen einzubringen. Viele Führungskräfte machen den Fehler, dass Sie nicht nur den Ausgangspunkt und das Ziel definieren, sondern auch noch detailliert den Weg zur Zielerreichung beschreiben/vorschreiben. In der Regel sind aber die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Experten für den Bereich, in dem sie arbeiten. Also gewähren Sie ihnen so viel Freiheit wie möglich, das Ziel auf eigenem Weg zu erreichen.

Schritt 5 – Messbares Ziel vereinbaren (SMART):

• Formulieren und vereinbaren Sie dann ein klares, messbares und erreichbares Ziel für die zu delegierende Aufgabe. Beschreiben Sie das Ziel so, dass der Delegationsempfänger auch genau weiß, was bis wann erreicht werden soll (siehe hierfür die → SMART-Methode). Vereinbaren Sie dabei auch gleich die nächsten Schritte: Welche Ressourcen müssen hierfür bereitgestellt werden? Soll es einen Zwischenbericht geben?

Schritt 6 – Bedanken, motivieren & weitere Hilfe anbieten:

• Danken Sie dem oder der Mitarbeitenden für ihre Bereitschaft und ihr Engagement und dass Sie sich darüber freuen, sie im Team zu haben. Bieten Sie zum Schluss auch Ihre Gesprächsbereitschaft und Hilfe bei allen offenen Fragen bezüglich der delegierten Aufgabe an.

6. Extra Tipps für ein erfolgreiches Delegieren: Hilfreiche Tools, Methoden & Checklisten

Neben dem richtigen Vorgehen für ein erfolgreiches Delegieren gibt es auch noch einige hilfreiche Tools und Methoden, die Sie dabei tatkräftig unterstützen. Folgen Sie dafür einfach den Links in der nachfolgenden Auflistung!

• Tools: Outlook ist ein ideales Werkzeug für das Delegieren von Aufgaben sowie die Kontrolle und Nachverfolgung ihrer Erledigung. Das beinhaltet übrigens auch die Delegierung der Terminvereinbarungen in Ihrem Outlook-Kalender. Aber auch Kanban-Boards, wie zum Beispiel im Microsoft Planner, eignen sich sehr gut für das Übertragen und Nachverfolgen von Aufgaben.
• Methoden: Die Eisenhower-Methode (Eisenhower Matrix) ist eine ebenso einfache wie wirkungsvolle und damit äußerst hilfreiche Methode, herauszufinden, welche Ihrer Aufgaben überhaupt delegiert werden können (und sollten) – und welche Sie besser selbst erledigen sollten!
• Checklisten: Das Erstellen prägnanter Checklisten ist die perfekte Lösung, um Vorgänge aller Art zu systematisieren. So lassen sich – trotz aller Freiheiten bei der Aufgabendelegierung – wichtige Punkte festhalten. Das stellt ein planvolles Vorgehen sicher und vermeidet sowohl Fehler wie auch zu häufiges Nachfragen.

✅ Microsoft Planner Tutorial (alle wichtigen Funktionen erklärt!)

(Dauer: 19:38 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00 
2.  Was ist Planner und wann nutze ich das Tool? 00:20
3. Wie bekomme ich Planner? 02:22 
4.  Planner in Teams nutzen 03:47
5. Tasks aus Planner & To Do 13:45 
6. Planner im Web nutzen 16:22