Die Lokale – Aufgeräumter Schreibtisch

Effizienz-Experte rät sieben Schritte

Region Südpfalz – „Alles hat seinen Platz“, sagt Jürgen Kurz bei seinem Vortrag vor 110 Geschäftspartnern von Sabath-Media in Kandel. Der Spezialist für Büro-Effizienz nennt als Beispiel die Küchenschubladen. In die erste kann man blind reingreifen, weil Messer, Gabeln, Löffel und Teelöffel ordentlich aufgeräumt sind. In der zweiten muss man sich durchwühlen, ehe man den Pfannenwender zwischen Kochlöffeln, Milchschäumer und anderem Gerät findet.

„Wenn Sie meinen sieben Schritten folgen, ist Ihr Schreibtisch für immer aufgeräumt und erhöhen Sie Ihre Arbeitseffizienz um bis zu 20 Prozent“, verspricht der Geschäftsführer von Tempus-Consulting, denn viel Zeit vergeuden Sekretärinnen, Handwerker oder Ingenieure mit der Suche nach den richtigen Unterlagen.


1. Schritt – der Posteingang
Stellen Sie sich einen Posteingangskorb auf den Schreibtisch und bitten Sie alle, hier Ihre Post reinzulegen. So bleibt der Schreibtisch frei und Sie sehen sofort, was dazu gekommen ist.

2. Schritt – der Lesestapel
Richten Sie sich ein Fach in einem Regal ein, mit Informationen, die Sie irgendwann lesen wollen – wichtig ist eine Begrenzung nach oben. Wenn das Fach voll ist, werfen Sie die untersten Unterlagen weg.

3. Schritt – wichtige Unterlagen
Keine 100 Zettel mehr an der Wand und rund um den Bildschirm mit Telefonnummern oder Log-In-Daten. Sammeln Sie stattdessen alles in einem Foliensichtbuch. Dank Inhaltsverzeichnis haben Sie jede Info sofort zur Hand.

4. Schritt – Büroutensilien
Schaffen Sie sich Freifläche zum Denken und Arbeiten. Locher, Tacker etc. sind auf dem Rollcontainer oder in der Schublade immer schnell zur Hand, ohne lästiges Kramen unter den Papieren.

5. Schritt – temporäre Projekte
Im Kontierungsordner verstauen Sie die Projekte, an denes Sie gerade arbeiten. Hier haben auch Telefonnotizen ihren Platz. So haben Sie immer nur die Unterlagen auf dem Tisch, an denen Sie gerade arbeiten.

6. Schritt – dauerhafte Projekte und Projekte mit Kollegen
Befreien Sie sich von den Aktenbergen auf dem Tisch. Wichtig sind eindeutige Beschriftung und Einheitlichkeit. Dann finden Sie alles wieder. Für die allgemeine Ablage vereinbaren Sie mit Kollegen Ablagespielregeln: wo, wie, was, wie lange.

7. Schritt – das Zeitplanbuch
Lassen Sie sich bei Ihrer Arbeit nicht fremdbestimmen. Machen Sie eine Wochenendplanung. Im Kalender können Sie hinter die Aufgaben auch den Aufbewahrungsort der Unterlagen notieren. Checkliste und Tipps zum zeitsparenden Umgang mit Emails unter: www.buero-kaizen.de/download-center.


Jens Gieseler