Die mobile SharePoint Handy App – Das Intranet für die Hosentasche?

Microsofts SharePoint Handy App – Ist das wirklich das Intranet für die Hosentasche?

Grundsätzlich hat Microsoft mit SharePoint ein Programm entwickelt, mit dem Unternehmen neben dem Verwalten von Inhalten wie Texte und Dateien, Zusammenarbeitsfunktionen für Teams, der Automatisierung von Geschäftsprozessen auch unternehmensweite Intranets aufbauen können. SharePoint ist unglaublich mächtig und ist beim Einsatz im Unternehmen dann auch schnell der Dreh- und Angelpunkt, wenn es um die Team-Kollaboration mit Dateien und Texten geht. Da wäre es doch schön, wenn man all diese Vorteile von Microsoft SharePoint auch mobil von unterwegs am Smartphone und Tablet nutzen könnte, oder? So hat Microsoft bereits 2016 im Rahmen seiner globalen SharePoint Modernisierungs-Strategie eine neue SharePoint mobile App für Android, iOS und Windows 10 entwickelt. Mit der SharePoint Handy App wird der mobile Zugriff auf die Intranet-Webseiten vom Smartphone und Tablet aus deutlich einfacher, schneller und bietet auch mehr Möglichkeiten. „Your intranet in your pocket“, wie es Microsoft so schön ausdrückt. So kann jederzeit und von überall aus an den SharePoint-Teamwebseiten und Portalen gearbeitet werden – inklusive KI-gestützter Suchfunktion, um das Intranet nach Kontakten, Dateien und Sites zu durchsuchen. Eine Übersicht, was die mobile SharePoint-App für Handys genau kann zeigen wir Ihnen hier im Büro-Kaizen-Blog.

Grundfunktionen der SharePoint Handy App

Die SharePoint mobile App ist sehr übersichtlich und intuitiv gestaltet. Es benötigt keine große Einführung, um sich hier schnell zurecht zu finden. Dennoch wollen wir Ihnen die einzelnen Funktionen kurz erläutern.

Grundsätzlich ist die App in 3 Registerkarten (Neuigkeiten, Suchen, Ich) aufgeteilt:

„Neuigkeiten“

Hier sehen Sie alle Vorschauen der neuesten Newsbeiträge und Aktualisierungen aus Ihrem SharePoint-Team. Sofern Sie einen Newsbeitrag lesen wollen, tippen Sie einfach darauf. Sie sehen dann auch nebst dem Beitrag auch wie oft dieser angeschaut und wie oft dieser mit „Gefällt mir“ markiert wurde. Sie können aber auch schnell und einfach einen Kommentar hinterlassen.

„Suchen“

Die Registerkarte „Suchen“ ist ein Hub für die Zusammenarbeit an Intranetinhalten und ist nochmals in mehrere Unterabschnitte gegliedert:

• Suchleiste: Geben Sie einen Suchbegriff ein, damit Sie weitere Personen, Dateien, Newsbeiträge oder Websites finden

• Schnellzugriff: Sehen Sie sich Ihre neuesten Inhalte und Kontakte an.

• Häufige Websites: Hier werden Ihnen die am häufigsten besuchten SharePoint Webseiten und die, denen Sie folgen, für einen Schnellzugriff angezeigt.

• Personen: Unter dem Abschnitt Personen werden Ihnen all diejenigen Personen angezeigt, mit denen Sie am häufigsten zu tun haben. Hier können Sie sich Details zu Personen anzeigen lassen, woran diese arbeiten und diesen auch Nachrichten schreiben.

• Aktuelle Dateien: Im Abschnitt „Aktuelle Dateien“ werden Ihnen die Dateien angezeigt, die Sie zuletzt häufig in Verwendung hatten. Somit gelangen Sie schnell an Ihre derzeit aktuell wichtigsten Dateien.

• Empfohlene Links: Unter diesem Menüpunkt werden wichtige Links aufgeführt, die von Ihrem Unternehmen (Administrator) für die mobile SharePoint Handy App eingerichtet wurden.

„Ich“

Mit einem Tap auf diese Registerkarte „Ich“ finden Sie Ihre zuletzt verwendeten Dokumente und Elemente sowie die Inhalte, die Sie für eine spätere Durchsicht gespeichert haben (z. B. News-Beiträge).

Bei Android-Geräten ist der Aufbau relativ ähnlich. Dort gibt es ebenfalls die 3 Kategorien Neuigkeiten, Suchen und Ich. Die einzelnen Bezeichnungen der Abschnitte können allerdings abweichen (z. B. „Zuletzt verwendete Dateien“).

Erweiterte Funktionen: Damit wird die SharePoint Handy App zum mobilen Intranet

Auch Microsoft optimiert seine Apps stetig und so sind im Herbst 2018 weitere neue Funktionen hinzugekommen, die vor allem von der Kundenseite sehr häufig nachgefragt wurden. Auf dem Weg zum Intranet der Hosentasche spielen diese eine wichtige Rolle:

• Mehrere Office-Konten hinzufügen: Sie können sich nun ganz einfach mit mehreren Konten gleichzeitig anmelden.
• Open Graph für KI-gestützte Intranet-Suche: Die Suchfunktion der SharePoint Handy App ist nicht mehr dreigeteilt (in Sites, Dateien und Kontakte), sondern wurde auf Basis der Open-Graph-Technik auf das ganze SharePoint ausgedehnt, wesentlich verbessert und beschleunigt. Der Open-Graph-Algorithmus arbeitet mit KI-Komponenten, die bereits aus der Office 365 App „Delve“ bekannt sind (einem → intelligenten Wissensassistenten für die Dateiablage).
• Schneller zur Arbeit zurückkehren: Sie können nun durch die SharePoint-Seiten „surfen“ und sofort zu Ihrer unterbrochenen Arbeit zurückkehren. Das vereinfacht das Arbeiten mit dem Handy, wenn man öfters etwas nachschlagen oder suchen muss.
• Einfacher Beiträge verfassen: Darüber hinaus wurde auch das Verfassen von Meldungen und Benachrichtigungen vereinfacht.

Extra-Tipp: Weitere Apps und Add-Ins für SharePoint und Office 365

Im Rahmen der globalen SharePoint Modernisierung hat Microsoft ab 2016 ein wahres Feuerwerk an neuen Apps und Add-Ins für SharePoint bezogene Anwendungen, und damit auch Office 365, entwickelt. Das Portfolio reicht (je nach Lizenz und Plan) von Kommunikationsplattformen, Online-Umfragen und Collaboration-Workplaces bis ERP-, CRM- und Business-Intelligence-Anwendungen.

• Einen guten Überblick über die (größtenteils nach 2016 hinzugekommenen) Office 365 Apps finden Sie hier → „Die Office 365 Tools im Überblick: Welche App und Anwendung kann was und nützt wem?“
• Darüber hinaus kann SharePoint auch mit Add-Ins erweitert werden. Diese Erweiterungsbausteine hießen bis vor kurzem noch „Apps“, wurden aber von Microsoft 2016 in „Add-Ins“ umbenannt, um die Erweiterungsplattform für SharePoint besser von den Office Apps unterscheiden zu können. Eine Übersicht über die verfügbaren SharePoint Add-Ins finden Sie im Microsoft Store .

Fazit: Die SharePoint Handy App macht Ihr Intranet Hosentaschen tauglich

Wer bereits SharePoint im Unternehmen einsetzt erhält mit der SharePoint Handy App eine ideale Ergänzung für die Hostentasche. So haben Sie doch mobil auf alle wichtigen Dokumente einen schnellen und vor allem unkomplizierten Zugriff. Nicht nur lesend, auch schreibend können Sie von unterwegs problemlos Ihre Neuigkeiten oder auch Dokumente aktualisieren. Aus unserer Sicht gehört die SharePoint Handy App auf jedes Business Smartphone oder auch Tablet.

Übrigens: Wussten Sie schon, dass OneDrive eine Weiterentwicklung der SharePoint Technologie ist?

Wie gut kennen Sie das SharePoint-Produkt OneDrive? OneDrive ist eine Weiterentwicklung der SharePoint-Technologie, allerdings mit einem anderen Kernfokus. Beide Anwendungen sind mittlerweile als Hauptkomponenten fest in das Office 365 Universum von Microsoft eingebunden. Während SharePoint den Aufbau komplexer Intranets ermöglicht, ist OneDrive wesentlich einfacher nutzbar. Die Dateiablage in der Cloud synchronisiert die Daten über verschiedene Geräte hinweg, auch für den mobilen Zugriff mit dem Handy und die Zusammenarbeit im Team. Eine Besonderheit ist jedoch der zusätzliche Offline-Zugriff auf die Daten, z. B. bei einer schlechten Mobilfunkverbindung im ländlichen Raum. Auch die Freigabe von Dokumenten für externe Nutzer, z.B. für eine Zusammenarbeit mit Kunden oder Auftraggebern, ist deutlicher einfacher als in SharePoint.

• Kostenloses OneDrive-eBook: Eine umfassende Beschreibung der OneDrive-Werkzeugkiste finden Sie in dem kostenlosen eBook (im Wert von 9,70 €) → „Flexibel mit OneDrive: Moderne Selbstorganisation“ .
• Schnelleinführung in OneDrive: Anleitungen und Tipps für die Ablagestruktur, die Zusammenarbeit und die Synchronisation in OneDrive finden Sie in unserer Zusammenstellung → „Microsoft OneDrive: Das müssen Sie wissen!“ .
• Weiterbildungen und kostenlose Downloads: Praxisorientierte Checklisten und Vorlagen finden Sie in unserem kostenlosen Download-Center . Darüber hinaus unterstützt Büro-Kaizen Sie und Ihre Mitarbeiter auch mit Workshops, Seminaren, Webinaren und Trainings rund um ein produktiveres Arbeiten und mehr Effizienz in Ihrem Büro!

(Dauer 9:41 Minuten)

Inhalt:

1. Was ist SharePoint? (00:44)
2. Wie kann ich auf SharePoint zugreifen? (02:18)
3. SharePoint Website erstellen (03:07)
4. Dateien erstellen, hochladen und bearbeiten (04:12)
5. Offline arbeiten: SharePoint mit OneDrive synchronisieren (05:14)
6. Nachverfolgung: Versionsverlauf und Änderungs-Benachrichtigungen (06:11)
7. Dateien filtern und sortieren (07:25)