Outlook Vorlage erstellen: Diese einfache Methode spart Dir täglich Zeit bei der E-Mail-Verarbeitung!

Jeden Tag dieselben E-Mails schreiben? Das muss nicht sein! Mit Outlook Vorlagen können Sie wiederkehrende Nachrichten mit nur wenigen Klicks einfügen – ohne jedes Mal alles neu tippen zu müssen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Outlook Vorlagen erstellen, richtig nutzen und wann Textbausteine eine sinnvolle Alternative sind.

1. So können Sie in Outlook eine Vorlage erstellen

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellen Sie in wenigen Minuten Ihre eigene Outlook-Vorlage, die Sie dann täglich für Ihre E-Mails verwenden können:

• Schritt 1: E-Mail verfassen
  Erstellen Sie eine neue E-Mail in Outlook. Dazu klicken Sie auf die Registerkarte „Start“ und anschließend auf „Neue E-Mail“. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination STRG+Umschalt+M verwenden, um eine neue E-Mail zu erstellen.
• Schritt 2: Auf die Formulierung achten
  Geben Sie nun den gewünschten Empfänger, den Betreff und den Nachrichtentext in die E-Mail ein. Achten Sie bei der Formulierung darauf, dass diese zeitlos und neutral ist, so dass sie problemlos als Wiedervorlage verwendet werden kann.
• Schritt 3: Outlook E-Mail-Vorlage speichern
  Klicken Sie im Register „Datei” auf „Speichern unter”. Wählen Sie im Dialogfeld „Dateityp” aus der Liste „Outlook Vorlage” aus. Geben Sie im Feld „Dateiname” einen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie auf „Speichern”. Achten Sie darauf, dass der Name der Vorlage eindeutig und selbsterklärend ist.
• Tipp: Wählen Sie den Speicherort für Ihre E-Mail-Vorlage mit Bedacht, da der Standard-Speicherort für E-Mail-Vorlagen ein versteckter Systemordner ist, den ein normaler Benutzer nur schwer finden kann. Daher ist es sinnvoll, die Vorlage an einem Ort zu speichern, an dem sie schnell gefunden werden kann. Dies kann z.B. auf einem gemeinsamen Laufwerk sein – der Vorteil ist, dass dann auch mehrere Personen diese E-Mail-Vorlage verwenden können.

2. Outlook Vorlagen für E-Mails nutzen

Damit Sie nun auf Ihre E-Mail-Vorlage in Outlook zugreifen können, müssen Sie folgendes beachten:

• Gehen Sie auf der Registerkarte „Start“ zur Gruppe „Neu“. Unter „Neue Elemente“ gehen Sie auf „Weitere Elemente“ und hier auf die Option „Formular auswählen“. Wählen Sie in der Liste „Suchen in“ die Option „Vorlagen im Dateisystem“. Nun öffnet sich der Standardspeicherort für E-Mail-Vorlagen und Sie können die gewünschte Vorlage auswählen.
• Wenn Sie Ihre Vorlage an einem anderen Ort gespeichert haben, klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wählen Sie Ihre Vorlage aus. Ein Doppelklick öffnet die Vorlage.
• Die Empfänger werden in der Vorlage gespeichert. CC und BCC werden ebenfalls aus der Vorlage übernommen. Sie können diese entsprechend anpassen. Betreff und Text können natürlich auch in der Vorlage geändert werden. Anschließend ist die E-Mail-Vorlage versandfertig.

Achtung: Nachträgliche Änderungen an der E-Mail-Vorlage werden nicht automatisch übernommen. Auch wenn Sie auf „Speichern“ klicken, wird die Vorlage nicht automatisch aktualisiert. Es wird lediglich Ihre E-Mail im Ordner „Entwürfe“ gespeichert. Wenn Sie eine Vorlage dauerhaft ändern möchten, empfiehlt es sich, eine neue Vorlage zu erstellen und die alte zu löschen.

3. Beispiele für den Einsatz von Outlook Vorlagen

Im Arbeitsalltag helfen Outlook-Vorlagen, wiederkehrende E-Mails schneller zu versenden und Zeit zu sparen. Hier sind einige Beispiele, in denen sie besonders nützlich sind:

• Abwesenheitsnotizen/Urlaub
• Akquise im Vertrieb
• Besprechungseinladungen
• Bestellformulare
• Krankmeldungen
• Regelmäßige Antwortschreiben (z.B. Rückmeldung auf Praktikumsbewerbungen)
• Begrüßungsmail für neue Mitarbeiter

3.1 Mit Outlook E-Mail-Vorlagen die Vertretung für Ihre Kollegen erleichtern

E-Mail-Vorlagen sind vor allem im Vertretungsfall eine große Hilfe – sei es, wenn jemand Ihre Aufgaben übernimmt oder Sie selbst eine Kollegin oder einen Kollegen vertreten. Um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten, empfiehlt es sich, eine übersichtliche Liste zu erstellen. Diese sollte die wichtigsten E-Mail-Vorlagen mit Anlass und Speicherort enthalten. So kann sich Ihre Vertretung schnell zurechtfinden und ohne langes Suchen nahtlos in Ihre Kommunikation einsteigen.

4. Was ist der Unterschied von Outlook Vorlagen und Textbausteinen?

Outlook-E-Mail-Vorlagen eignen sich für komplette E-Mails, da sie neben dem Text auch Betreff, Empfänger und Anhänge speichern. Sie werden über „Speichern unter“ als Vorlage gespeichert und bieten eine feste Struktur. Damit sind sie ideal für standardisierte E-Mails wie Bestätigungen oder Abwesenheitsnotizen.

Textbausteine hingegen sind für einzelne Abschnitte innerhalb einer E-Mail gedacht. Sie können über „Einfügen“ → „Schnellbausteine“ gespeichert und flexibel in verschiedene Nachrichten eingefügt werden. Diese Funktion eignet sich besonders für wiederkehrende Phrasen wie Anreden, Preislisten oder Standardantworten, die individuell kombiniert werden können.

5. Extra-Tipp: Outlook E-Mail Vorlage erstellen und verwenden

Wie Sie eine E-Mail-Vorlage in Outlook erstellen, zeigen wir Ihnen noch einmal Schritt für Schritt in unserem Video-Tutorial:

⏳ Outlook: E-Mail Vorlage erstellen und verwenden (inkl. Schnellbausteine)

(Dauer 10:53 Minuten)

Inhalt dieses Outlook-Video-Tutorials:

1. Einleitung 00:00 
2. E-Mail-Vorlagen: Schnellbaustein oder .oft-Datei? 00:17 
3. Schnellbausteine erstellen und einfügen 02:51 
4. Outlook Vorlagen erstellen und verwenden 06:58