Effizienz im Büro fördert die Arbeitsfreude

Auf dieser Übersichtsseite wollen wir möglichst viele Fragen rund um das Thema Effizienz und Effizienzsteigerung klären. Die im Text verlinkten Anleitungen geben Ihnen weiterführende Tipps und Informationen an die Hand. Wir erläutern, warum das Wort Effizienz keinen Druck und keine Angst auslösen muss und wie eine Effizienzsteigerung sogar mehr Freude an der Arbeit bringen kann. Zudem erfahren Sie in kompakten Kapiteln, welche Möglichkeiten und Methoden Ihnen zur Verfügung stehen, um Ziele effizienter zu erreichen – mit Sicherheit sind hier einige Tipps dabei, mit denen Sie nicht unbedingt gerechnet haben!

1. Was im Büro definitiv nicht effizient ist

Um zu definieren, was effizient sein könnte, schadet es nichts, zunächst einmal zu erwähnen, was in einem Büro auf keinen Fall effizient ist. Eine zehn Punkte umfassende Liste finden Sie auf dieser Seite; dort geht es zum Beispiel um die Punkte Chaos am Arbeitsplatz, wiederkehrende Unterbrechung der Arbeit, sinnlose Beschäftigungen, die nur Zeitverschwendung bedeuten, schlechte Ablage, unzureichende Vorgaben, eine Wulst an To-Do-Listen oder ein unstrukturierter Arbeitsrechner.

Das alles sind Umstände, die von Effizienz ganz weit entfernt sind – die allerdings in sich schon genügend Potenzial bergen, um eine Effizienzsteigerung zu erreichen, sofern Sie sie abstellen. Die Vorteile, die sich aus einer solchen Steigerung ergeben, lassen sich einerseits in Zahlen bemessen, schlagen sich andererseits aber auch in weniger messbaren Faktoren nieder. So wird sich die Zufriedenheit der Mitarbeiter höchstwahrscheinlich deutlich und auf lange Sicht verbessern, auf die Wünsche Ihrer Kunden können Sie schneller reagieren, Prozesse dürften sich flüssiger gestalten – und all das führt zu einer sich steigernden Wettbewerbsfähigkeit der Firma.

2. Die Arbeitseffizienz steht auf einem anderen Blatt

Ging es im letzten Abschnitt noch um die gesamte Organisation im Büro, so soll jetzt näher auf einzelne Mitarbeiter eingegangen werden. Denn jeder Angestellte kann etwas tun, seinen Arbeitstag in Sachen Effizienz auf ein anderes Niveau zu heben. Zehn Tipps, die dabei wirklich Erfolg zeitigen, können Sie hier nachlesen.

Oft genug lassen es die typischen Vorgänge im Büro gar nicht zu, dass man effizient arbeitet. Unterlagen werden falsch abgelegt, die wichtige Mail ist noch nicht da, in Meetings hört man sich Dinge an, die die eigene Arbeit so gar nicht berühren. Dann streikt der Drucker und weil Sie für die Anliegen der Kollegen stets ein offenes Ohr haben, helfen Sie rasch noch bei der Vorbereitung einer Kundenpräsentation, die mit Ihrem eigenen Projekt nichts zu tun hat. Schwupps, ist der Arbeitstag gelaufen und Ihre To-do-Liste genauso voll – oder sogar voller – wie noch am Morgen.

Als Chef sind Sie in der Verpflichtung, stets ein offenes Ohr für Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter zu haben, wenn Ihnen daran liegt, dass die Arbeitseffizienz steigt. Das führt direkt zum nächsten Punkt.

3. Betriebsblindheit ist Gift in Sachen Effizienz

Es gibt Menschen, die sich Änderungen verweigern, weil man gewisse Dinge „immer schon so“ gemacht und gehalten hat und dieser Umstand als Argument herhalten muss, um alles beim Alten belassen zu können. In einem Unternehmen ist das Gift, man könnte hier auch von Betriebsblindheit sprechen. Wenn Vorgesetzte dieses Motto leben, färbt das irgendwann auch auf die Belegschaft ab.

Oft trauen sich Angestellte nicht, Fehler zu machen, weil sie fürchten, dass man Fehler eher bei der Person sucht und nicht dort, wo sie zumeist tatsächlich entstehen: In den Prozessen und Strukturen. Hier muss gesucht werden. Darüber hinaus gibt es immer noch viele Vorgesetzte, die keinen Wert darauflegen, dass Vorschläge zur Verbesserung aus der Belegschaft kommen sollten. Denn Angestellte, die sich täglich mit den gleichen Problemen herumschlagen, entwickeln (selbständig!) andere, bessere Methoden, wie sich die Arbeit effizienter und leichter regeln lässt. Das führt direkt zum nächsten Absatz.

4. Verbesserungsvorschläge: unbedingt zulassen!

Warum tun sich viele Unternehmen so schwer mit Veränderung? Dieser Punkt ist mit Sicherheit ein eigenes Kapitel wert. Meist trägt eine gewisse Haltung und eine verinnerlichte Kultur im Unternehmen entscheidend dazu bei, dass die Verbesserungsvorschläge der Angestellten nicht gewürdigt und schon gar nicht umgesetzt werden. Dabei sind sie es, die tagtäglich mit den etablierten Prozessen und Routinen umgehen müssen. Also wäre es doch sinnvoll, auf das zu hören, was sie zu sagen haben, anstatt Veränderungen „top down“ umzusetzen.

Das Verbesserungs- und Vorschlagswesen muss ernstgenommen werden, es führt kein Weg daran vorbei. Lassen Sie nicht zu, dass dafür keine Zeit ist oder keine Notwendigkeit gesehen wird; die Unternehmenskultur profitiert enorm davon, wenn die Belegschaft auf dieser Ebene an der Gestaltung und Ausrichtung von Prozessen teilnimmt. Schaffen Sie den Platz und die Basis, damit Mitarbeiter ihre Vorschläge abgeben können und sich überhaupt Gedanken machen, wie Verbesserungen umgesetzt werden können. Zusätzlich können Sie Anreize schaffen, etwa in dieser Art:

• Bei errechenbaren Verbesserungen werden 20 Prozent der Ersparnis des ersten Jahres ausbezahlt.
• Bei nicht messbaren Verbesserungen wird eine Pauschale gezahlt. (Bei tempus haben wir uns auf 25 Euro geeinigt plus ein Mittagessen.)
• Das Mittagessen gibt es auch bei abgelehnten Vorschlägen. Denn immerhin hat sich der Mitarbeiter ja Gedanken gemacht).

Als Vorgesetzter können Sie den Angestellten zudem signalisieren, dass Sie auch bereit sind, Änderungen in der Führungsebene in Betracht zu ziehen, wenn das den alltäglichen Ablauf in Projekten positiv beeinflusst.

5. Effizienz bei Terminen

Das Berufsleben wird diktiert von Terminen. Kunden erwarten, dass Projekte bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen werden. Kollegen warten auf die neuesten Projektzahlen, die bis zum Meeting aufbereitet sein müssen. Der Projektleiter wartet auf Ihren Rückruf. Der Abteilungsleiter will Sie und Ihr Team morgen Vormittag spontan zusammentrommeln, um die Umsatzzahlen zu diskutieren. Und so geht es in einem fort.

Da leuchtet es schon von allein ein, dass Termine effizient organisiert sein sollten. Zumindest diejenigen, auf die man selbst Einfluss hat, also auf interne Termine. Klicken Sie auf den Link und erfahren Sie, wie man sich wesentlich leichter tut, Termine effizient zu planen und zu organisieren. Halten Sie sich an die W-Fragen, die in diesem Fall lauten:

• Wer trifft wen und warum?
• Wann und wo findet der Termin statt?
• Wer ist noch mit dabei?
• Was ist noch zu tun?
• Wie und wann ist jeder erreichbar?

Festhalten sollte man alle Termine in einem gemeinsamen Tool – der Outlook-Kalender eignet sich hierfür sehr gut. Dort kann jeder Vorgesetzte und Angestellte sämtliche Termine der Belegschaft einsehen und schon bei der zeitlichen Planung Überschneidungen verhindern.

6. Warum der Umgang mit Besprechungen so wichtig ist

Verweilen wir noch kurz beim Oberthema „Termine“ – zu diesen gehören auch Meetings und Besprechungen, die oft nur in Projektgruppen oder Teams stattfinden. Je weniger Teilnehmer, desto effizienter die Besprechung, könnte man denken, doch das ist leider nicht immer wahr. Auf dieser Seite lesen Sie nach, wo in Sachen Meetings am häufigsten Fehler geschehen, die die ganze Angelegenheit ineffizient gestalten.

Los geht das oft schon bei den Einladungen, die alle nötigen Informationen enthalten sollte. Laden Sie explizit einen Kollegen dazu ein, Protokoll zu führen, am besten jemanden, die oder der mit dem Projekt nichts zu tun hat und inhaltlich also gar nicht beteiligt ist. Sorgen Sie dafür, dass der Raum gelüftet ist, die Edding-Stifte alle schreiben und das Flipchart noch ausreichend Papierseiten besitzt. Stellen Sie Getränke – und wenn es länger dauert auch Obst – in ausreichender Zahl bereit. All das sind Dinge, die andernfalls jede Menge Zeit kosten und eine Besprechung ineffizient machen.

7. Multikasking am Computer macht das Arbeiten effizienter

Nicht immer liegt es an verkrusteten Strukturen, unmodernen Vorgesetzten und zeitraubenden Meetings, dass die Arbeit nicht effizient von der Hand gehen mag. Manchmal werden auch nur vorhandene Potenziale nicht ausgeschöpft, beispielweise bei der Arbeit am Computer. Auch hierzu gibt es eine ausführliche Seite mit vielen nützlichen Informationen.

Dort erfahren Sie, wie Sie nicht nur Linux und Mac OS X, sondern inzwischen eben auch Windows so nutzen können, dass Multitasking am PC möglich ist. Doch nicht nur das – am Ende der verlinkten Seite finden Sie weitere Tipps und Links zu Anleitungen, wie Sie mit OneNote und Outlook gezielt produktiver arbeiten können.

8. Brainstorming kann ebenfalls die Effizienz steigern

Es müssen nicht immer gleich komplexe Verbesserungsvorschläge sein, die dazu beitragen, dass einige Dinge im Büro besser funktionieren. Manchmal ist es hilfreich, wenn Ideen auf kleinerer Ebene eine Umsetzung erfahren. Hierfür ist die routinemäßige Ideensammlung ein gutes Tool. Dort soll es weniger darum gehen, ganze Prozesse umzukrempeln, an denen viele Kollegen beteiligt sind und die einen unmittelbaren Impact auf Projekte oder den Kunden haben.

Nein, die Sammlung von Ideen oder ein Brainstorming geht Probleme an, bevor sie groß werden. Dabei lassen sich Dinge viel früher und smarter lösen. Lassen Sie Ideen sammeln, wie man die Kaffeeküche sauberer halten kann, wer in welcher Woche für das Altpapier zuständig ist und dergleichen mehr. Selbst die Klärung dieser Detailfragen wirkt sich positiv auf das Klima im Unternehmen aus. Natürlich dürfen die Angestellten im Brainstorming-Meeting aber auch gesammelte Ideen vortragen, wie sich die Arbeit selbst effizienter gestalten ließe. Als Vorgesetzter ist es nachgerade Ihre Pflicht, die Belegschaft Ideen sammeln zu lassen. Sorgen Sie dafür, dass die Vorschläge zentral gesammelt werden, etwa in einem bestimmten elektronischen Ordner, auf den alle Angestellten Zugriff haben.

9. Wie eine Wissensdatenbank zur Effizienz beiträgt

Eins der besten Instrumente, um mehr Effizienz im Unternehmen zu verankern, ist der Zugang zu Wissen. Fast in jeder Firma gibt es Kollegen, die Herrschaftswissen hüten und dazu nutzen, sich selbst besser dastehen zu lassen bei den Vorgesetzten. Doch selbst, wenn keine Absicht dahintersteckt, ist geteiltes Wissen immer besseres Wissen – Grund genug, auch in Ihrem Unternehmen so etwas wie eine Wissensdatenbank zu etablieren, ein Büro-Wiki oder etwas Vergleichbares.

Alle Unternehmen wollen Mitarbeiter, die Fragen stellen, logisch. Doch das heißt nicht, dass man bei bestimmten Themen nur einen kleinen, ausgewählten Kollegenkreis befragen kann, um an Informationen zu kommen, die im Prinzip allen Angestellten zugänglich sein müssten. Sonst kommt man in Teufels Küche, wenn die gut bei Thema X gut informierte Kollegin etwa im Urlaub ist oder der Kollege, der sich um Projekt Y kümmert, gerade bei einer Fortbildung, wo er sein Geheimwissen vielleicht noch einmal vertieft.

In unserer Zeit ist eine elektronische Datenbank vermutlich die sinnvollste Variante, um Wissen anzulegen und zu teilen. Im Prinzip sollte die komplette Belegschaft eine Verlinkung zur angelegten Datenbank (zum Beispiel ein Excel-Dokument, in vielen Fällen ist das ausreichend) auf dem Desktop ablegen. Überprüfen Sie die Einträge in der Datenbank auf ihre Plausibilität und vor allem auf eine grundlegende Verständlichkeit – wenn die dort abgelegten Infos von Experten geschrieben wurden, dann haben die Mitarbeiter aus vielen Abteilungen garantiert Schwierigkeiten, die gefundenen Einträge überhaupt zu verstehen.

10. Effiziente Kommunikation mit E-Mail-Netiquette

In einigen Unternehmen herrscht die Unsitte, E-Mails so knapp wie möglich zu halten und darin keine Bitten zu formulieren, sondern Anweisungen. Ein großer Fehler. Denn der Inhalt wird immer noch von einem Menschen gelesen und nicht von einer künstlichen Intelligenz. Also sollte man sich auch die Mühe machen, nett zu formulieren und freundlich zu bleiben. Ein bisschen Humor darf es auch sein, wenn man sicher ist, dass das Gegenüber diesen auch verstehen wird.

Was Netiquette in E-Mails mit Effizienz und Effizienzsteigerung zu tun hat? Ziemlich viel! Denn zur Netiquette gehört nicht nur Freundlichkeit, sondern auch verständliches Formulieren. Wer mit Abkürzungen um sich wirft, kann schon bald mit der Antwort des Empfängers rechnen, was denn nun eigentlich gemeint sei. Formulieren Sie einen klaren Betreff, nennen Sie einen Zeitrahmen für Ihr Anliegen und fassen Sie sich kurz, ohne dabei die Freundlichkeit aus den Augen zu verlieren. Denn alle gegenteiligen Handlungen sind enorme Effizienzfresser.

Fazit

Selbst, wenn Sie nur einen Teil dieser Vorschläge befolgen, werden Sie eine direkt messbare Steigerung der Effizienz erfahren. Außerdem sind das noch längst nicht alle Tipps, die zu mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen führen. So können Sie etwa zusätzlich bestimmte Teamregeln einführen (insbesondere Abläufe und Zuständigkeiten lassen sich so besser etablieren), sich unsere Vorschläge für die Diskussion über und die Umsetzung diverser Ziele durchlesen (Unternehmensziele, allgemeine Ziele) und sich zusätzlich Wissen zur Zielpsychologie aneignen oder sich über nützliche Informationen zu Verwaltungskosten, Wertschöpfung und ähnliches anlesen.

Wenn Sie als Angestellter in Meetings oder Seminaren gern mitschreiben, ist das grundsätzlich erst einmal lobenswert. Was man aufschreibt, behält man im Kopf, sagt der Volksmund. Doch wenn man nach der Besprechung an den Schreibtisch zurückkehrt, um die Notizen in eine elektronische Form (Word oder ein Textdokument) zu überführen, weiß man nicht mehr, was man da aufgeschrieben hat und was das bedeutet. Hier verhilft Ihnen die Cornell-Methode zu einer neuen Effizienz.