Begriffe wie Effizienzsteigerung, Effektivität, Prozessoptimierung, KVP und viele mehr sind im Trend. Überall redet man von Effizienzsteigerungen, denn effizienter geht ja immer. In diesem Blogbeitrag soll es aber endlich konkret werden. Was bewirkt eine Effizienzsteigerung und was nicht? Wie unterscheidet sich Effektivität von Effizienz? Wo kann man konkret ansetzen und welche Tipps lassen sich sofort umsetzen? Darum soll in diesem etwas längerem Beitrag gehen. Fühlen Sie sich frei zu dem für Sie relevanten Part zu springen, oder sich vom Anfang bis zum Ende in das Thema einzulesen.
Inhaltsverzeichnis
Warum Effizienzsteigerung?
Bei 250 Arbeitstagen im Jahr hätte eine Effizienzsteigerung von 10%, 25 freien Tage zur Folge. Ob sie die freie Zeit für Urlaub, oder Ihnen wichtige Projekte verwenden wollen, entscheiden Sie. Das zeigt uns: Bereits kleine Effizienzsteigerungen können einen großen Effekt haben.
Was ist wichtiger: Effektivität oder Effizienz?
Definition Effektivität (die richtigen Dinge tun): Effektivität ist ein Maß für die Zielerreichung. Es geht nicht darum, wie das Ziel erreicht wurde, sondern nur darum, in welchem Ausmaß das Ziel erreicht wurde.
Definition Effizienz (die Dinge richtig tun): Effizienz beschreibt das Verhältnis von Zielerreichung und Kosten bzw. Aufwand.
Nehmen wir an ich habe das Ziel einen Baum zu fällen, weil ich Brennholz brauche. Effektiv zu sein, bedeutet den Baum zu fällen. Solange der Baum am Ende gefällt am Boden liegt, ist mein Ziel erreicht. Egal wie viel Zeit ich dafür benötige. Handsäge und Motorsäge sind also gleichermaßen effektiv.
Die Motorsäge ist aber effizienter als die Handsäge, da die Kosten (in diesem Fall der Zeitaufwand) im Verhältnis zum Ergebnis (der Baum ist gefällt) geringer sind.
Kann man effizient sein, ohne effektiv zu sein? Nein. Versuche ich den Baum zu fällen, indem ich ihn höflich darum bitte umzufallen, werde ich mein Ziel nie erreichen. Das ändert sich auch nicht, wenn ich versuche mir einen höflicheren Ton anzueignen, oder meine Stimme zu trainieren. Jeglicher Versuch die Effizienz zu steigern ohne bereits effektiv zu arbeiten, entpuppt sich als Sackgasse, weil man nicht das Richtige tut.
Definition: Was ist eine Effizienzsteigerung?
Bei einer Effizienzsteigerung verbessert sich das Verhältnisses von Ergebnis und Aufwand. Dazu muss ich entweder mein Ergebnis verbessern, oder meinen Aufwand beziehungsweise meine Kosten senken.
In welchen Bereichen lässt sich Effizienz steigern?
| Persönlich | Im Team | Im Unternehmen | |
| Worauf liegt der Fokus? | Wie kann ich selbst effizienter arbeiten? (Selbstmanagement) | Wie kann die die Kommunikation und Aufgabenverteilung verbessert werden? Wie könne Arbeitsabläufe optimiert werden? (Teammanagement und Prozessmanagement) | Umfassender Fokus. (Mitarbeiterschulung, Teammanagement, Prozessmanagement, Kostensenkungspotentiale, Produktportfolio …) |
Fast alle unserer Blogbeiträge, Webinare, Seminare und Beratungen beschäftigen sich in irgendeiner Art und Weise mit der Frage, wie man Effizienz steigern kann. Damit Ihnen der Einstieg leichter fällt, haben wir Ihnen eine Übersicht mit den wichtigsten Themen erstellt. Wenn Sie über eine ganz spezifisches Thema mehr wissen wollen, können Sie auch von unserer Suchfunktion oben rechts Gebrauch machen oder uns persönlich kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Zu nahezu jedem Thema finden Sie bei uns den passenden Blogbeitrag. Wer jedoch keine Zeit, derart tief in die Materie einzuteigen, kann eine Abkürzung wählen und sich die passenden Bücher, Seminare, Online-Angebote und Beratungsmöglichkeiten anschauen. Dort wird unser Wissen komprimiert weitergegeben und Sie sparen sich die Recherche.
10 konkrete umsetzbare Tipps zur Effizienzsteigerung
1. Unterbrechungen minimieren = Effizienzsteigerung
Unterbrechungen scheinen harmlos. Eine E-Mail hier, ein Anruf da – dauert ja nur 2 Minuten. Das Problem ist: Oft dauert es bis zu 20 Minuten, um in die eigentliche Aufgabe wieder reinzukommen. Empfehlung: Schalten Sie Benachrichtigungen bei neuen E-Mails aus.
2. Nutzlose Tätigkeiten aufgeben = Effizienzsteigerung
Müssen Sie die Pappkartons wirklich immer in kleinste Teile zerreißen? Fällt das überhaupt in Ihren Aufgabenbereich? Manche Tätigkeiten können getrost ignoriert oder delegiert werden. Empfehlung: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben mit der Eisenhower-Methode.
3. Ideen, Termine und Aufgaben festhalten = Effizienzsteigerung
Halten Sie Termine im Kalender fest und aktivieren Sie die Erinnerungsfunktion, wenn nötig. Aufgaben kommen in die Aufgabenliste, Ideen in die Ideensammlung. Damit ist der Kopf wieder frei und Sie können sich wieder wichtigen Dingen widmen.
4. Aufgeräumter Arbeitsplatz = Effizienzsteigerung
Wer einen aufgeräumten Arbeitsplatz hat, kann sich besser konzentrieren. Außerdem findet man schneller was man sucht und hat mehr Bewegungsfreiheit. Das wiederum steigert das Wohlbefinden.
5. Finden Sie jedes Dokument innerhalb einer Minute?
Suchzeiten nehmen laut der Arbeitseffizienzstudie der Akkad-Hochschule durchschnittlich 13% der Arbeitszeit ein. Sorgen Sie deshalb für eine klare Ablagestruktur – sowohl analog, als auch digital. Profis ist es sogar möglich jede Datei innerhalb von 10 Sekunden zu finden.
6. Führen Sie nur eine! To-Do-Liste
Eine Vielzahl an To-Do-Listen führt zum Chaos. Fassen Sie deshalb alle Aufgaben in einer einzigen To-Do-Liste zusammen. Dafür eignet sich zum Beispiel Outlook. Weitere Tipps finden Sie hier.
7. Klare Aufgabenverteilung = Effizienzsteigerung
Wer nicht weiß, was er tun soll, kann es nicht effizient tun. Aufgaben sollten deshalb klar definiert und zugeteilt werden.
8. Betriebsblind = verlorene Effizienzpotentiale
Umso länger man in einem Umfeld arbeitet, desto schwieriger wird es, Gewohntes infrage zu stellen. Neue Mitarbeiter, Praktikanten und Ferienarbeiter haben deshalb meistens ein gutes Auge für Verbesserungspotentiale. Bitten Sie Ihre Ferienmitarbeiter um eine Beurteilung des Unternehmens und lassen Sie sich von den Erkenntnissen überraschen.
9. tempus-Sprints = Effizienzsteigerung
Ein tempus-Sprint wird dann eingesetzt, wenn man Ergebnisse sehen will. Er hilft, sich zu fokussieren und Projekte abzuschließen. Wie ein Sprint funktioniert und was Sie beachten sollten erklären wir in unserem kostenlosen E-Book.
10. Extra-Tipp: Gönnen Sie sich Pausen & wechseln Sie den Ort
Ja, Sie haben richtig gelesen. Um wirklich effizient arbeiten zu können, sind Pausen dringend notwendig. In der Pause gewinnt man etwas Abstand zu seiner Arbeit und sieht das Global Picture. Das hilft Ihnen dabei, sich nicht in Details zu verlieren. Auch für Ihre Konzentrationsfähigkeit sind Pausen wichtig. Wenn Sie Ihre Kreativität in Schwung bringen wollen, kann ein Ortswechsel wahre Wunder bewirken.
Mitarbeiter Effizienzsteigerung – noch mehr Tipps
Mögliche Stellschrauben:
- Achten Sie darauf, dass die zugeteilten Aufgaben zu den Stärken des Mitarbeiters passen
- Führen Sie Besprechungen im Stehen durch
- Erstellen Sie ergebnisorientierte Besprechungsprotokolle
- Nutzen Sie eine sinnvolle E-Mail-Netiquette
- Falls Sie mit Microsoft Teams arbeiten: Etablieren Sie Spielregeln
- …
Effizienzsteigerung berechnen
Effizienz = Ergebnis / Aufwand.
Um Ergebnis und Aufwand messen zu können, müssen Kennzahlen definiert werden. Wie kann das konkret aussehen? Nehmen wir an Sie haben ein Architekturbüro und wollen messen, mit welcher Effizienz der Grundriss für den Projektvorschlag eines Kunden erstellt wird. Im Schnitt wird ein Grundriss innerhalb von 120 Stunden (5 Tagen) erstellt. Ist das nun schnell oder langsam?
Eine Möglichkeit das herauszufinden ist, die Bearbeitungszeit (die Zeit, die tatsächlich am Grundriss gearbeitet wird) im Vergleich mit der Durchlaufzeit (die Zeit vom Auftrag den Grundriss zu erstellen, bis zur Übergabe an den Kunden) zu vergleichen. Wenn wir annehmen, dass die Bearbeitungszeit 15 Stunden beträgt, ergibt sich folgende Rechnung:
Eine Effizienz von 12,5% bedeutet in diesem Fall, dass während der 120 Stunden, die es braucht, bis der Kunde den Grundriss erhält nur in 12,5% der Zeit an dem Grundriss gearbeitet wird. In 87,5% der Zeit, liegt der Grundriss unbearbeitet herum.
Man hätte auch ein anderes Vorgehen wählen können und die Durchlaufzeit des schnellsten Konkurrenten (z.B. 75h) als Soll-zustand und die eigene Durchlaufzeit als Ist-Zustand definieren können.
Weitere Beispiele für die Berechnung der Effizienz der Grundrisserstellung:
- benötigte Bearbeitungszeit: Soll-Zustand / Ist-Zustand
- Qualität: vom Kunden akzeptierte Grundrisse / Gesamtzahl erstellter Grundrisse.
Die berechnete Effizienz beträgt einmal 12,5% (Bearbeitungszeit / Durchlaufzeit) und einmal 62,5% (Soll-Zustand / Ist-Zustand). Würde man die Effizienz aus dem Blickwinkel der Qualität oder der benötigten Arbeitszeit berechnen würde man erneut andere Zahlen für die Effizienz erhalten. Das zeigt uns:
- die gemessene Effizienz hängt stark von den gewählten Kennzahlen ab
- unterschiedliche Blickwinkel auf die Effizienz der Grundrisserstellung erzeugen unterschiedliche Ergebnisse
Deshalb sollte man ein Ergebnis nie für sich alleine betrachten, sondern einen Arbeitsablauf immer von mehreren Blickwinkeln auf seine Effizienz hin untersuchen. Je mehr Effizienzwerte man berechnet, desto vollständiger wird das Bild der Realität.
Wann ist ein Unternehmen effizient?
Die Beantwortung dieser Frage hängt von der Perspektive ab. Jeder kann letzten Endes definieren, welchen Bereich des Unternehmens er betrachten möchte (Durchlaufzeiten, Gewinn pro Mitarbeiter, Qualitätsfaktor, Materialeinsatz etc.). Es gibt keine feste Grenze aber der ein Arbeitsablauf oder ein Unternehmen als effizient gilt. Das hängt immer vom Vergleich mit anderen Unternehmen ab. Ein schneller Schreiber im 14. Jahrhundert war ziemlich effizient, wenn er einen Text doppelt so schnell abschreiben konnte. Mit der Erfindung des Buchdrucks wurde das Abschreiben als Ganzes und damit auch der schnellste Schreiber der Erde ineffizient. Was als effizient gilt, wandelt sich im Laufe der Zeit. Wer effizient bleiben will, muss sich also stetig verbessern und innovative Lösungen finden.
Effizienzsteigerung durch Digitalisierung
Kaum so häufig besprochen wie heutzutage ist das Thema Digitalisierung. Und das zurecht, denn die Digitalisierung birgt enorme Effizienzpotentiale. Wichtig ist aber: Schlechte Prozesse bleiben – auch digitalisiert – schlechte Prozesse. Deshalb sollte man einen Prozess erst auf seinen Sinn hinterfragen, bevor man blind drauflosdigitalisiert. Als Allzwecklösung fürs Büro bietet sich Microsoft Office 365 an. Wie Sie dieses mächtige Tool für sich nutzen können, haben wir in einem großen Übersichtsbeitrag zusammengefasst.
Maßnahmen zur Effizienzsteigerung vs. Rezept
Es gibt leider kein Rezept zur perfekten Effizienzsteigerung. Entscheiden Sie sich deshalb für die Maßnahmen, die für Sie am meisten Erfolg versprechen. Vergessen Sie im Anschluss nicht den Folg ihrer Maßnahme zu messen und die Maßnahme gegebenenfalls anzupassen. Anregungen dazu finden Sie auf unsere Website kostenlos in über 600 Blogbeiträgen.
