Digitale Ablage: 5 Tipps zur optimalen Ordnerstruktur

Die digitale Ablage ist aus dem modernen Büroalltag längst nicht mehr wegzudenken. Sie bietet eine preiswerte und platzsparende Lösung, um Informationen zu organisieren und orts- und zeitunabhängig darauf zuzugreifen – ob im Home Office, unterwegs oder im Büro. Doch nur mit einer klaren und durchdachten Ordnerstruktur kann das volle Potenzial ausgeschöpft werden. Denn eine strukturierte digitale Ablage steigert nicht nur die Produktivität, sondern spart auch Zeit und Nerven bei der Suche nach wichtigen Dokumenten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen fünf praktische Tipps, wie Sie Ihre digitale Ablage optimal organisieren können.

1. Was ist eine digitale Ablage?

Eine digitale bzw. elektronische Ablage ist ein Ablagesystem, das heute oft in einer Cloud (z. B. OneDrive oder SharePoint) abgelegt ist. Das bedeutet, dass all Ihre Daten, Dokumente und Strukturen nicht in Papierordnern, Aktenschränken und Co. zu finden sind, sondern in einer gemeinsamen Festplatte im Internet. Diese Ablagesysteme nennt man auch Cloud-Computing.

2. Tipps zur Organisation Ihrer digitalen Ablage

Die digitale Ablage wird schnell unübersichtlich, weil zu einem Vorgang sehr viele unterschiedliche Daten abgelegt werden. Da bei vielen Projekten gleich mehrere Kollegen auf die Ordner zugreifen, sind gemeinsam vereinbarte Strukturen erforderlich. Der Kaizen-Grundsatz „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz“ bezieht sich auch auf die Ordnung im Computer. Mit den folgenden fünf Tipps entwickeln Sie das perfekte digitale Ablagesystem. Das Ziel ist, alle Informationen innerhalb einer Minute zu finden.

2.1 Tipp Nr. 1: Erstellen Sie mit den Kollegen Ablagerichtlinien

Immer wenn es darum geht, etwas gemeinsam zu nutzen, haben sich in der Praxis klare Spielregeln bewährt. Das gilt auch für Ihre digitale Ablage:

• Zunächst hat jeder seinen eigenen persönlichen Ordner. Hier wird nur das gespeichert, was ausschließlich den Mitarbeiter betrifft.
• Für jede Abteilung wird ein weiterer Ordner angelegt. Auf diesen haben alle Mitarbeiter der Abteilung Zugriff. Für alle Kunden, Lieferanten oder Vorgänge wird ein eigenes Verzeichnis mit sinnvollen Unterverzeichnissen erstellt.
• Zum Schluss gibt es den Unternehmensordner, auf den alle Zugriff haben. Er enthält zum Beispiel Formatvorlagen oder Unterlagen wie Sitzungsprotokolle, die für alle relevant sind.

2.2 Tipp Nr. 2: Alle Dateien erhalten einheitliche Bezeichnungen

Dateien sind schwierig wiederzufinden, wenn jeder nach Lust und Laune Benennungen festlegt. Was heute plausibel klingt, ist morgen vergessen. Alle Dateien in den Unternehmens- und Abteilungsordnern sowie dem persönlichen Ordner erhalten deshalb einen einheitlichen Dateinamen.

Es hat sich in der Praxis bewährt, zunächst mit dem Datum zu beginnen: JJJJ_MM_TT. Dann folgt eine inhaltlich aussagekräftige, individuelle Benennung, zum Beispiel 2025_01_23_Projekt X Protokoll 01.docx. Das einheitliche System dient nicht nur der eigenen Organisation sondern hilft Kollegen im Vertretungsfall, gesuchte Unterlagen schnell zu finden.

Extra-Tipp: Dokumentieren Sie alle Absprachen in Microsoft OneNote. Dort können Sie verschiedene Inhalte erstellen und einfügen. Eine sinnvolle Notizbuchstruktur hilft Ihnen, eine solide und strukturierte Übersicht zu haben.

2.3 Tipp Nr. 3: Entfernen Sie veraltete Dateien

Es kommt häufig vor, dass Unterlagen mehrmals überarbeitet und die einzelnen Versionen abgespeichert werden. Diese vielen Dateien erschweren die Übersichtlichkeit und führen zu ineffizienten Suchzeiten. Das Problem umgehen Sie mit einem Unterordner „Archiv”. Hier legen Sie alle veralteten Fassungen ab. Im Hauptordner befindet sich dagegen nur die aktuelle Version, auf die Sie schnell und unkompliziert zugreifen können. Um jedoch einen zu großen Ablagestapel zu vermeiden, sollten auch im Archiv-Ordner regelmäßig Dateien aufgeräumt, sortiert und gelöscht werden. Auf diese Weise bleibt die digitale Ablage organisiert und übersichtlich.

Falls Sie Ihre Dokumente und die verschiedene Versionen der Dateien in OneNote ablegen, haben wir Ihnen hier einen Beitrag, wie Sie in OneNote archivieren und Ihre Datenablage von veralteten Versionen bereinigen.

2.4 Tipp Nr. 4: Einen regelmäßigen Termin festlegen

Vereinbaren Sie in Ihrer Abteilung einen festen, wiederkehrenden Termin – zum Beispiel wöchentlich oder monatlich -, um die digitale Ablage gemeinsam zu überprüfen und zu organisieren. Bei diesem Termin können Sie die aktuelle Ordnerstruktur der digitalen Ablage durchgehen und gezielt überflüssige oder falsch abgelegte Dokumente entfernen. So vermeiden Sie unübersichtlichen „Wildwuchs“ in Ihrer Ablage und schaffen eine gut strukturierte Grundlage für effizientes Arbeiten.

Tipp: Auch für Ihre persönliche digitale Ablage von Dokumenten lohnt es sich, regelmäßig Zeit einzuplanen, um die Dateien zu sortieren und die Ordnerstruktur zu optimieren. Legen Sie sich dazu beispielsweise eine Serienaufgabe in Outlook an, die Sie regelmäßig daran erinnert. Eine gut organisierte digitale Ablage spart langfristig Zeit und sorgt für Ordnung.

2.5 Tipp Nr. 5: Mit dem 7-Ordner-System zur optimalen digitalen Ordnerstruktur

Die erste Ordnerebene spielt eine entscheidende Rolle für die Übersichtlichkeit und Effizienz Ihrer Dateiablage. Um einen optimalen Überblick zu gewährleisten, empfehlen wir das 7-Ordner-System: In der obersten Ebene sollten maximal sieben Ordner angelegt werden. Jeder dieser Ordner kann wiederum bis zu sieben Unterordner enthalten. Wichtig ist, dass alle Dokumente einen klar definierten Platz haben. Achten Sie darauf, die Ordner sinnvoll und eindeutig zu nutzen. Ein Beispiel für eine mögliche OneDrive-Struktur könnte wie folgt aussehen:

1. Allgemein
2. Bilder
3. OneNote Notizbücher
4. Projekte
5. Ihre Abteilung
6. Transfer

Hinweis: Es müssen nicht unbedingt genau sieben Ordner sein. Leichte Abweichungen sind in Einzelfällen möglich, sollten jedoch nicht überstrapaziert werden.

3. Die Vor- und Nachteile der digitalen Ablage

Wie jedes System hat auch das digitale bzw. elektronische Ablagesystem seine Vor- sowie Nachteile. Wir haben Ihnen hier die wichtigsten Argumente aufgeführt:

4. Extra-Tipp: Das optimale digitale Dateiablage-System mit OneDrive & SharePoint

Bei der Arbeit mit einem digitalen Ablagesystem wird die effiziente Organisation und Verwaltung von Dateien zu einer entscheidenden Aufgabe. Unabhängig davon, ob es sich um die persönliche Ablage oder die Ablage im Team handelt, sind klare Strukturen das A und O. In unserem Video-Tutorial zeigen wir Ihnen 7 Tipps für die optimale digitale Dateiablage in OneDrive und SharePoint.

📂 7 Tipps für das optimale Dateiablage-System (mit OneDrive & SharePoint)

(Dauer: 10:15 Minuten)

Inhalt zum Tutorial das optimale Dateiablagesystem

1. Einleitung 00:00
2. Übersichtliche erste Ordner-Ebene 00:38
3. Sortierung erzwingen durch Zahlen 01:31
4. Projektordner brauchen ein Archiv 02:21
5. Arbeit mit Jahresordnern 04:37
6. Neue Datei gleich an richtiger Stelle speichern 05:59
7. Datei-Explorer an der richtigen Stelle starten 07:09
8. OneNote Notizbücher & geteilte Dateien jeweils in einem Ordner sammeln 07:59