Excel ist das mit Abstand verbreitetste Tabellenkalkulationsprogramm der Welt – und ist natürlich auch für iPad und iPhone verfügbar. Sogar als kostenlose iOS-App. Dabei ist die Bedienung auf den kleineren Touch-Displays zwar geringfügig anders als auf Desktop-Computern. Dennoch bietet Excel auch auf dem iPad oder iPhone viele praktische Funktionen für das mobile Bearbeiten, Analysieren, Visualisieren und Teilen von Daten.

Wie viel Potenzial in dem mobilen iPad-Excel tatsächlich steckt, ist den meisten Nutzern jedoch häufig unbekannt.
Das gilt nicht zuletzt für die teilautomatische Steuerung von Excel mittels des neuen KI-Assistenten Microsoft Copilot, der auf einfache sprachliche Anweisungen hin komplexe Formeln für Sie ausfüllt, Diagramme erstellt und komplexe Datensätze auswertet und verständlich macht, ohne dass Sie dafür selbst Excel können müssten!
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen nun, wie Sie Excel auf dem iPad und iPhone installieren, bedienen und richtig nutzen. Wie Ihnen dann der neue KI-Assistent Microsoft Copilot in Excel weiterhelfen kann, sehen Sie zudem in unserer Video-Anleitung am Ende dieses Beitrags!

Inhaltsverzeichnis

1. Warum Excel auf dem iPad & iPhone „ein Muss“ ist: Welche Alternativen gibt es?

Die erste Version des Tabellenkalkulationsprogramms Microsoft Excel wurde bereits 1985 veröffentlicht. Seitdem wird das Programm kontinuierlich Jahr für Jahr weiterentwickelt. Damit ist es eine der ersten und ältesten Office-Apps überhaupt. Seit 2014 ist Excel auch als mobile App für iPads und iPhones verfügbar (ab der iOS-Version 7.0). Als unangefochtener Marktführer unter den Tabellenkalkulationsprogrammen ist es auch aus den meisten Unternehmen nicht mehr wegzudenken – und das gilt in besonderem Maße auch für Deutschland.

Weltweit wird die Anzahl der Excel-Nutzer auf 1,2 bis 1,5 Milliarden Nutzer geschätzt.
In Deutschland nutzen rund 85 % aller Unternehmen die Office-Bürosoftware von Microsoft (Microsoft Office und Microsoft 365). Den zweitplatzierten Google Docs verwenden dagegen gerade einmal 9 % der hiesigen Unternehmen.
Bei dieser großen Dominanz im Business-Umfeld ist es naheliegend, auch selbst den Marktführer zu nutzen und ebenfalls Excel auf dem iPad und iPhone zu installieren – zumal die mobile Excel-App für iOS kostenlos ist.
Denn auf diese Weise vermeiden Sie die ansonsten obligatorischen Inkompatibilitäten mit Geschäftskunden und Geschäftspartnern. Also, dass es beim Öffnen einer mit Excel erstellten Tabelle in einer alternativen App zu Darstellungsfehlern oder Problemen kommt und umgekehrt.

Excel-Alternativen fürs iPad und iPhone in der Übersicht:

Die eigene Excel-Alternative von Apple: Apples eigene Excel-Alternative heißt „Numbers“. Numbers (*2007) ist als Gratis-App für iOS, iPadOS und macOS auf fast allen Apple-Geräten vorinstalliert, und seit 2010/11 auch fester Bestandteil aller neueren iPads und iPhones.
Die Cloud-Alternative von Google: Googles Excel-Alternative heißt „Google Tabellen“. Dabei handelt es sich um eine reine Web-App, die in Googles Workspace-Cloud läuft, und auch für iPad und iPhone kostenlos nutzbar ist. Der Nachteil ist, ohne Internetverbindung können Sie damit keine Excel-Datei auf Ihrem iPad bearbeiten, das geht nur online.
Weitere Excel-Alternativen für iPhone & iPad: Zum Beispiel OfficeSuite (kostenlos), Polaris (Abo-Gebühren) und Collabora-Office (eine OpenOffice-Variante für Android und iOS).

2. Welches Excel auf dem iPad oder iPhone installieren? Kostenlos, mit Abo oder die neue Office-App?

Wenn Sie Microsoft Excel auf Ihrem iPad oder iPhone installieren wollen, gibt es grundsätzlich drei verschiedene Möglichkeiten. (1.) Kostenlos ohne Abo-Gebühren, (2.) mit einem kostenpflichtigen Microsoft 365-Abonnement oder (3.) in Form der recht neuen und ebenfalls kostenlosen mobilen Office-App. Letztere vereint die mobilen Versionen von Word, Excel und PowerPoint in einer einzigen Anwendung.

Kostenlose Excel-App für iPad & iPhone (ohne Abo)	Excel-App für iPad & iPhone mit Microsoft 365-Abo	Die neue Microsoft 365-App (Office-App) für iOS
Um die mobile Excel-App kostenlos auf Ihrem iOS-Gerät nutzen zu können, benötigen Sie lediglich ein kostenloses Microsoft-Konto . Dieses lässt sich beim erstmaligen Öffnen der App innerhalb weniger Minuten mit jeder x-beliebigen E-Mail-Adresse einrichten (z.B. bei Gmail, GMX, Web.de, Freenet, Yahoo etc.). Gratis-Nutzer der mobilen Excel-App erhalten allerdings auch nur einen etwas eingeschränkten Funktionsumfang.	Nur wenn man sich nach der Installation der kostenlosen Excel-App auf seinem iPhone oder iPad mit den Kontodaten seines Microsoft 365-Abonnements anmelden, erhält man auch den vollen Funktionsumfang in der mobilen App (inklusive Premium-Features). Der Funktionsumfang auf Mobilgeräten ist allerdings dennoch nicht ganz so umfangreich wie auf Desktop-Rechnern (Mac, MacBook, Windows-PC/Laptop).	Seit Ende 2022 gibt es die neue „Microsoft 365 (Office)“ App für Windows, iOS und Android. Diese kombiniert Word, Excel und PowerPoint in einer einzigen Anwendung. Das erleichtert nicht nur den Wechsel zwischen den einzelnen Office-Apps, sondern auch zwischen verschiedenen Geräten (Desktop & Mobilgeräte). Zudem gibt es auch neue mobile Features für das Anzeigen, Bearbeiten und Freigeben (siehe hier in unserem Video-Tutorial).
Zum offiziellen Download von → Excel für iPad und iPhone	Mehr Infos zu den → Preisen und Plänen von Microsoft 365	Zum offiziellen Download der → Microsoft 365-App für iOS

3. Anleitung: Wie man Excel auf dem iPad und iPhone bearbeitet

Excel-Funktion	Anleitung für Excel auf dem iPad und iPhone:
Tastatur einblenden:	Um die Tastatur in Excel auf dem iPad einzublenden, müssen Sie einfach nur doppelt auf eine Zelle oder eine Formel tippen. Die Tastatur erscheint dann am unteren Bildschirmrand und Sie können wie gewohnt Text oder Zahlen eingeben. Um die Tastatur wieder auszublenden, auf das → Symbol mit der Tastatur und dem Pfeil nach unten in der rechten unteren Ecke drücken.
Excel-Datei auf dem iPad & iPhone speichern	Wenn die Funktion „AutoSpeichern“ aktiviert ist, werden alle Änderungen in Excel automatisch auf Ihrem iPad oder iPhone gespeichert. Um das zu überprüfen oder auf manuelles Speichern umzustellen, auf das → Symbol mit den drei Punkten rechts oben tippen und den Schieberegler bei → AutoSpeichern aktivieren oder deaktivieren. Hier können Sie auch eine Kopie der Excel-Datei abspeichern oder diese in ein PDF-Dateiformat umwandeln (exportieren) lassen.
Textumbruch und Zeilenumbruch auf dem iPad	Damit Excel auf Ihrem iPad oder iPhone nicht den Text in einer Zelle über den Zellenrand hinausschreibt, müssen Sie den „Zeilenumbruch“ (Textumbruch) aktivieren. Dann wird der Text passend innerhalb der Zellengrenzen umgebrochen. Dafür einfach die gewünschten Zellen, Zeilen oder Spalten markieren, und unter → Start auf → Ausrichtung (das Symbol mit den drei Linien) und → Zeilenumbruch tippen.
Excel-Zellen auf dem iPad und iPhone verbinden	Damit werden mehrere Zellen zu einer einzigen Zelle zusammengefasst und der Text wird zentriert angezeigt. Dafür die betreffenden Zellen markieren und auf → Start → Ausrichtung (das Symbol mit den drei Linien) und → Verbinden und zentrieren tippen. Um die verbundenen Zellen wieder zu trennen, denselben Schritt wiederholen.
Bedingte Formatierung von Zellen auf dem iPad/iPhone	Mit der bedingten Formatierung in Excel kann man Zellen anhand bestimmter Kriterien hervorheben, z.B. Farben, Symbole oder Datenbalken. Dafür zuerst die betreffenden Zellen auf dem iPad/iPhone auswählen und im → Start-Menü auf → Bedingte Formatierung tippen (das Symbol mit den versetzten Zellen). Nun können Sie zwischen den drei Kategorien Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätze wählen.
Excel-Formeln auf dem iPad/iPhone nach unten ziehen und nach unten ausfüllen lassen	Dafür auf die Zelle mit der Formel tippen und gedrückt halten, bis in der rechten unteren Ecke ein kleiner Kreis erscheint. Diesen Kreis dann nach unten über die Zellen ziehen, auf die die Formel angewendet werden soll. Die Formel wird dann automatisch an die jeweiligen Zellen (Zeilen und Spalten) angepasst.
Zahlenformat ändern (Prozent, Nachkommastellen, Währung)	Um das Zahlenformat in Excel auf dem iPad und iPhone zu ändern, markieren Sie die betreffenden Zellen, tippen auf → Start und dann auf → Zahlenformat (das weiße Feld „Standard“ im Menüband). Nun können Sie die gewünschte Option auswählen, z.B. Dezimalstellen hinzufügen und entfernen oder das Zahlenformat in Prozent, Währung, Datum, Uhrzeit oder Bruch umstellen.
Diagramme & Charts in Excel für iPad/iPhone erstellen	Wählen Sie zunächst die Excel-Daten auf Ihrem iPad oder iPhone aus, die Sie als Chart oder Diagramm visualisieren möchten, und tippen Sie auf → Einfügen → Diagramme und wählen Sie einen passenden Diagrammtyp aus (z.B. Säulen, Balken, Kreis, Wasserfall etc.). Was für Möglichkeiten sich Ihnen dabei konkret alles bieten, erfahren Sie in unserer Anleitung → Diagrammen in Microsoft Excel.
Excel-Daten auf dem iPad & iPhone sortieren und filtern	Dafür einfach einen Zellenbereich, Zeile oder Spalte markieren und unter → Start → im Menü fast ganz rechts auf → Sortieren und Filtern tippen. Nun können Sie sich die Daten z.B. aufsteigend oder absteigend sortieren lassen oder eine eigene benutzerdefinierte Sortierregel festlegen. Noch mehr Filtermöglichkeiten erhalten Sie durch die Option → Filterschaltflächen anzeigen.
Pivot-Tabelle auf dem iPad bzw. iPhone erstellen	Mit einer Pivot-Tabelle kann man Daten aus verschiedenen Quellen kombinieren, analysieren und visualisieren. Dafür in Excel auf dem iPhone oder iPad auf eine beliebige Zelle in den Daten tippen (die Tabelle muss dafür eindeutige Spaltenüberschriften enthalten) und dann auf → Einfügen → PivotTable gehen. Wie Sie die Pivot-Tabelle dann richtig nutzen, anpassen und bearbeiten können, erfahren Sie hier in unserer ausführlichen → Büro-Kaizen-Anleitung.
Aus Excel auf dem iPad/iPhone drucken (z.B. im Querformat)	Sie können Excel-Tabellen auch von dem iPad und iPhone aus ausdrucken. Dafür einfach auf das → Symbol mit den drei Punkten rechts oben und → Drucken tippen und dann die gewünschten Druckoptionen einstellen (z.B. Hoch- oder Querformat). Unter Skalierung können Sie auswählen, ob z.B. das Arbeitsblatt auf einer gesamten Seite ausgedruckt werden soll, alle Zeilen auf einer Seite oder alle Spalten auf einer Seite.
Excel im Split Screen und Vollbild-Modus	Um Excel auf dem iPad im Split Screen Modus anzuzeigen, damit Sie in der anderen Bildschirmhälfte eine andere App öffnen und bearbeiten können, auf das → Symbol mit den drei Punkten am oberen Bildschirmrand tippen und → Split View auswählen. Anschließend die zweite App auswählen, die daneben angezeigt werden soll. Um in den Vollbildmodus zurückzukehren, erneut auf das → Symbol mit den drei Punkten am oberen Bildschirmrand tippen und → Vollbild auswählen.
Alle Shortcut-Tastenkombinationen für Excel auf dem iPad anzeigen lassen	Auf dem iPad können Sie sich ganz leicht alle Shortcut-Tastenkombinationen des gerade aktiven Programms anzeigen lassen. Dafür benötigen Sie lediglich eine externe Tastatur (z.B. eine Hülle mit integrierter Tastatur). Zuerst Excel öffnen und dann einfach so lange die → cmd-Taste (Command-Taste/Befehlstaste) auf der externen Tastatur gedrückt halten, bis das Fenster mit allen Shortcut-Tastenkombinationen für Excel auf dem iPad eingeblendet wird.

Alle wichtigen Funktionen und Formeln in Excel einfach erklärt:

Auf Büro-Kaizen.de haben wir Ihnen alle unsere kostenlosen Anleitungen für die wichtigsten Funktionen und Formeln in Excel zusammengestellt. Zum Beispiel, wie man Spalten zusammenführt, Duplikate entfernt, in Excel rundet, den Druckbereich festlegt oder wie man die Formeln Summewenns, Zählenwenn, Sverweis oder Wenn-Dann verwendet. Hier gelangen Sie direkt zu unserer Themenseite → Alle Microsoft 365-Anleitungen

4. Extra-Tipps: Den Copilot-KI-Assistenten in Excel nutzen – mit Video-Tutorial!

Excel ist Excel – egal ob auf dem iPad, iPhone, Mac oder Windows-PC. Mit den vielseitigen und leistungsstarken Formeln, Funktionen und Diagrammen können Sie relativ einfach komplexe und umfangreiche Daten analysieren, visualisieren und anschaulich vermitteln. Außerdem ist Excel nahtlos in Microsoft 365 integriert, was mehr Flexibilität und Möglichkeiten für die digitale Zusammenarbeit bietet. Das gilt in besonderem Maße auch für den neuen KI-Assistenten „Copilot für Microsoft 365“ (auf Basis von ChatGPT). Mit dem Copilot-KI-Assistenten können Excel-Tabellen ganz ohne Expertenwissen einfach per Sprachbefehl bearbeitet, analysiert und visualisiert werden, so dass Ihnen sehr viel aufwendige Fleiß- und Routinearbeiten abgenommen werden – überzeugen Sie sich selbst in unserem Video-Tutorial unten ab Minute 06:43! In folgenden Links haben wir Ihnen weiteres Wissen rund um Excel und die anderen Microsoft 365-Tools zusammengestellt.

→ Unsere Themenseite zu „Microsoft 365“: Alle unsere Anleitungen zu den wichtigsten Funktionen in Excel, Teams, Word, PowerPoint, OneNote, OneDrive, Outlook, Planner & Co.
→ Anleitung für den KI-Assistenten „Excel-Copilot“: Tabellen einfach per Sprachbefehl bearbeiten, analysieren & visualisieren lassen.
→ Büro-Kaizen Download-Center: Viele weitere, praxisbewährte Checklisten und Vorlagen für eine produktivere Zusammenarbeit zum kostenlosen Herunterladen!

🚀 Microsoft 365 Copilot: Alles was Du dazu wissen musst!

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