Gleich am ersten Urlaubstag ruft ein Kollege an, weil er nicht weiter weiß? Das lässt sich vermeiden - wenn man die Übergabe vor der Abreise richtig plant. Was Beschäftigte vor dem Urlaub erledigen sollten, und wie sie die E-Mail-Flut im Griff behalten.

Vor dem Urlaub ist häufig viel zu tun - auch deshalb findet die Übergabe an Kollegen oft auf den letzten Drücker statt. „Das Chaos ist meist vorprogrammiert“, sagt Jürgen Kurz. Er ist Karriereberater in Nattheim. Anstatt den Urlaub zu genießen, fallen vielen noch mehrere Sachen ein, die sie den Kollegen nicht gesagt haben, und im schlimmsten Fall ruft sogar jemand an, um nachzufragen. So passiert das nicht:

Wann sollte ich den Kollegen Bescheid sagen?
Bevor Beschäftigte in die Ferien fahren, weisen sie am besten zwei Wochen vorher im größeren Kollegenkreis darauf hin, dass sie weg sind. „Das sollte man kombinieren mit der Bitte: 'Wer was hat, meldet sich die nächsten Tage bei mir'“, rät Kurz. So ist es weniger wahrscheinlich, dass sich jemand in den Ferien wegen dringender Anliegen meldet. Anstatt am letzten Tag kurz vor Feierabend dem Stellvertreter zu erklären, was er erledigen muss, machen Mitarbeiter das besser am Anfang der letzten Woche vor dem Urlaub. Vergisst man im ersten Anlauf etwas, kann das Versäumnis in den kommenden Tagen nachgeholt werden, sagt Kurz.

Mancher Kollege verabschiedet sich mit einer launigen E-Mail in den Urlaub. Aber das kann Ärger geben, wenn der Ton nicht stimmt. Wer nach dem Motto „Ich bin dann mal weg“ geradezu schadenfroh ankündigt, nun bald drei Wochen am Pool zu liegen, während der Rest der Abteilung arbeiten muss, hat nicht nur die Neider gegen sich. „Das kann schon provozierend wirken“, sagt die Etikette-Expertin Bettina Geißler aus Norderstedt.
„Grundsätzlich sind solche Nachrichten aber gut.“ Entscheidend sei, sich zu überlegen, was genau die Kollegen wissen müssen. Denn E-Mails zum Abschied in den Urlaub dienen schließlich in erster Linie dazu, Kollegen darüber zu informieren, ab wann Beschäftigte weg und wann sie wieder da sind. „Das ist ein Arbeitsinstrument, das anderen hilft, zu planen und Entscheidungen zu treffen“, erklärt Geißler. Wenn alle Kollegen wissen, wann der Urlauber wieder zurück ist, lassen sich Termine leichter planen, für die er gebraucht wird.

Wie vermeide ich Chaos bei der Rückkehr?
Während des Urlaubs sortiert der Stellvertreter dann am besten die eingehenden E-Mails vor. Sonst stauen sich nach dem Urlaub Hunderte elektronische Schreiben im Postfach. Gut ist etwa, wenn der Stellvertreter zwei Ordner einrichtet mit „Eilt“ und „Priorität zwei“ und dann die E-Mails danach sortiert.
Um nach den Ferien wieder schnell in die Arbeit hineinzufinden, kann es hilfreich sein, vor dem Urlaub Statusprotokolle anzufertigen - etwa für Absprachen zu größeren Projekten. Diese schicken Beschäftigte am besten auch an die Kollegen. So können alle nachsehen, wie sie miteinander verblieben sind.

Muss ich Mails und Anrufe im Urlaub beantworten?
Im Urlaub darf der Arbeitgeber seine Mitarbeiter nicht anrufen, und Arbeitnehmer müssen auch nicht per Mail etc. erreichbar sein. Entsprechende „Erreichbarkeitsklauseln“ im Arbeitsvertrag sind unwirksam. Etwas anderes gilt nur dann, wenn Mitarbeiter mehr Urlaubstage als das gesetzliche Minimum haben, erklärt Nathalie Oberthür, Fachanwältin für Arbeitsrecht. Nach dem Bundesurlaubsgesetz stehen jedem Mitarbeiter mindestens 20 Urlaubstage zu.
Allerdings herrscht im Berufsleben häufig ein gewisser Druck, so dass der Beschäftigte auch im Urlaub freiwillig erreichbar bleibt. Diese freiwillige Erreichbarkeit ist zwar nicht verboten - aber Urlaub dient schließlich der Erholung und sollte daher nicht unterbrochen werden.

Wer im Urlaub erreichbar bleiben will, könne etwa ausmachen, dass er nur an einigen Tagen für eine kurze Zeit zur Verfügung steht, empfiehlt Frank Brenscheidt von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Baua). An diese Absprachen sollten Beschäftigte sich dann halten. „Mitarbeiter müssen dem Vorgesetzten signalisieren, dass ihnen die Einhaltung der Regeln wichtig ist“, erklärt Brenscheidt. Es sei keine gute Idee, wenn sie dann aus dem Urlaub zu ganz anderen Uhrzeiten anrufen, um dienstliche Belange zu besprechen.
Es sei auch völlig legitim anzukündigen, im Urlaub keine E-Mails lesen zu wollen, sagt die Etikette-Expertin Bettina Geißler aus Norderstedt. „Wenn ich im Urlaub bin, bin ich im Urlaub.“ Die Haltung, man müsse ständig erreichbar sein, sei oft überzogen und schon nicht mehr zeitgemäß. Immer mehr Unternehmen und leitende Mitarbeiter gingen dazu über, zwischen Arbeit und Urlaub wieder klarer zu trennen als in der jüngeren Vergangenheit nach der Entwicklung von Smartphone und Tablet.

Was gehört in meine Abwesenheitsnotiz?
Bevor Berufstätige in den Urlaub starten, sollten sie ihre elektronische Abwesenheitsnotiz aktivieren. Und auch wenn sie in Eile sind, lohnt es sich, dabei sorgfältig zu sein. „Das ist schließlich das, wie der Mitarbeiter und die Firma sich in der Zeit der Abwesenheit nach außen präsentieren“, sagt Etikette-Expertin Nandine Meyden. Auf diese drei Punkte ist vor allem zu achten:

Anrede
Häufig fehlt bei den Abwesenheitsnotizen die Anrede. Eine Begrüßung sei jedoch Pflicht, erklärt Etikette-Expertin Nandine Meyden. Da Beschäftigte nicht wissen, wer sich meldet, sollten sie zum formellen „Sehr geehrte Damen und Herren“ greifen.

Inhalt (1/2)
In eine Abwesenheitsnotiz gehört ein Dank für die erhaltene E-Mail sowie die Information, wann Beschäftigte wieder zu erreichen sind. Dann nennen sie die Vertretung sowie deren Kontaktdaten. Schließlich sollte der Leser einen Hinweis erhalten, ob seine E-Mail automatisch weitergeleitet wird oder nicht, damit er weiß, ob er aktiv werden muss. Anstatt zu schreiben „Ich bin von XY bis XY nicht da“, ist es übrigens eleganter zu formulieren „Ab dem XY bin ich wieder da“. Letzteres sei positiv formuliert - und weise darauf hin, ab wann der Kunde wieder auf den Mitarbeiter zählen kann.

Inhalt (2/2)
Mitzuteilen, bis wann sie unterwegs sein werden, ist Pflicht, reicht aber nicht. „Oft ist bei solchen Nachrichten gar nicht klar: Was passiert mit der Mail in der Zwischenzeit, die ich ihm geschrieben habe?“ gibt Etikette-Expertin Bettina Geißler zu bedenken. „Aber wenn das nicht klar ist, kann ich auch darauf verzichten.“ Idealerweise sollte Teil der Nachricht sein, an wen sich der Betreffende stattdessen in wichtigen Fällen wenden kann und ob der Angeschriebene die Mail möglicherweise dennoch liest und beantwortet - zumindest wenn er wieder zurück ist.

Details (1/2)
Wer auf eine Messe oder einen Kongress fährt, kann den Grund für die Abwesenheit in der E-Mail nennen. Fährt ein Buchhändler etwa zur Frankfurter Buchmesse, erweckt das beim Kunden den Eindruck, dass jemand über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden ist. Interne Gründe - wie zum Beispiel Krankheit, Kuraufenthalte oder Betriebsratstagungen - gehörten dagegen nicht in die Abwesenheitsnotiz, sagt Meyden. Sie gingen den Kunden nichts an.

Details (2/2)
Wer allzu forsch formuliert „Ich gucke meine Mails nicht an“, wirkt schnell unhöflich. „Unter Umständen ist es besser, dann zu schreiben 'Ich habe keinen Zugriff auf meine Mails'“, sagte Bettina Geißler. Und auch der Abwesenheitsassistent sollte dafür genutzt werden, möglichst klare Botschaften rüberzubringen: Kern der automatischen Notiz muss ebenfalls sein, wann der Urlaub zu Ende ist und wer einen vertritt.

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