GalaBau – Büro-Kaizen

Autor: Jürgen Kurz

Keiner hat die Zeit zum Aufräumen – aber jeder hat die Zeiti zum Suchen. Das ist die Praxis in vielen Büros.

Während in er Fertigung der Gedanke der ständigen verbesserung längst Normalität geworden ist, wurde der Bürobereich in vielen Unternehmen hinsichtlich Prozessoptmierung lange Zeit verschont. Die Konsequenz sind Verschwendung und Ineffizienz. Die nachfolgend vorgestellten Schritte haben ihren Ursprung in der Prozessoptimierung von Fertigungsbetrieben. Die „Kaizen”-Methode (japanisch für ständige Verbesserung) wurde dazu in die Bürowelt übertragen. Wie können Sie vorgehen? Büro-Kaizen bedeutet die schrittweise, aber fortlaufnde Verbesserung. Diese wird in vier aufeinander aufbauenden Stufen erreicht.

1. Stufe: Ordnung und Sauberkeit
Büro-Kaizen beginnt mit der Stufe „Ordnung und Sauberkeit”. Erreicht wird die Ordnung durch die 5 „As”. Sie stehen für:
Aussortieren unnötiger Dinge
Aufräumen nach Plan
Arbeitsplatz sauber halten
Anordnung zur Regel machen
Alle Punkte einhalten und ständig verbessern

a) Der Aussortier-Prozess
Die Spielregeln lautet: Entfernen Sie alles, was nicht gebraucht wird. Es gibt jede Menge Dinge in Schubladen, Schränken und Regalen, die einem ans Herg gewachsen sind, aber seit Jahren nicht mehr gebraucht werden oder noch nie gebraucht wurden. Das Ergebnis ist beachtlicher Flächen- ud Raumgewinn sowie eine Reduzierung der Suchzeiten. Noch offene Punkte werden auf einer To do-Liste dann mit Zuständigkeit und Termin gesammelt.

b) Aufräumen nach Plan
Die übrig gebliebenen Büroutensilien müssen so aufgeräumt werden, dass sie schnell und problemlos gefunden werden. Beispiel: Wo hin mit wichtigen Unterlagen? Meist sind sie in einem Papierstapel verschwunden und daher nicht griffbereit. Wichtige Unterlagen werden in Folienordnern abgelegt, die zum Beispiel unter dem Schreibtisch oder in einer speziellen Schublade untergebracht werden. Die Tischplatte ist somit frei! Ansatzpunkte für weitere Hilfsmittel zum systematischen, nachhaltigen Aufräumen liefert das Handbuch Büro-Kaizen.

c) Arbeitsplatz sauber halten
In regelmäßigen Abständen muss überprüft werden, ob die vereinbarte Ordnung und Sauberkeit beibehalten wird. Hierfür verwenden wir in unseren Beratungen die Checkliste &bdquoOrdnung und Sauberkeit”. Mit ihrer Hilfe wird gemeinsam mit den Mitarbeitern eine Bestandsaufnahme durchgeführt. Die Checkliste kann per E-Mail kostenlos bei tempus-Consulting angefordert werden.

d) Anordnungen zur Regel amchen
Eine Regel dient dazu, den Stand einer erreichten Verbesserung abzusichern. Nur so verhinern Sie, dass Fehler wiederholt auftreten. In die Praxis übersetzt heißt das, sich Gedanken zu machen, wo der ideale Platz für Ablageschälchen, Locher, Tacker, Eingangspost, temporäre Projekte etc. ist. Eine allgemeine Faustformel für die Anordnung von Hilfsmitteln lautet dabei: Alle Hilfsmittel, die immer (täglich) gebraucht werden, müssen direkt am Arbeitsplatz angeordnet werden. Was seltener (wöchentlich) gebraucht wird, sollte nicht direkt am Arbeitsplatz liegen, aber schnell greifbar sein. Was kaum gebraucht wird (monatlich oder noch seltener) sollte ausgelagert und im Bedarfsfall geholt werden. Es gilt der bekannte Grundsatz „alles hat seinen Platz, alles hat einen Platz”.

e) Alle Punkte einhalten und ständig Verbessern
Die Einhaltung festgelegter Standards kann dadurch erleichtert werden, dass man die Strandards gemeinsam mit den Mitarbeitern festlegt. Anschließend sollten die neuen Spielregeln dann an alle Mitarbeiter verteilt und sofern möglich an zentralen Orten (z. B. am Kopierer) ausgehängt werden. Standards müssen unbedingt eingehalten werden und ständig verbessert werden. Dabei ist Selbstdisziplin das oberste Gebot. Auf Basis der Standards werden Verbesserungen erarbeitet, die dann wieder als neue Standards Verbesserungen sicherstellen. So entsteht ein Regelkreis, der auf kontinuierliche Verbesserung zielt.