Ballast abwerfen, Ordnung schaffen und Frisch ins neue Jahr starten

Einmal aufräumen und dann nie wieder: Ob das klappen kann?
Jürgen Kurz jedenfalls versicherte das in seinem Vortrag „Für immer aufgeräumt“ zu dem re-natur und der Fachverband Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau e. V. Schleswig-Holstein (FGL) Geschäftspartner und Kollegen eingeladen hatte.

Aufräumexperte Kurz erstaunte seine Zuhörer mit zahlreichen, auch ungewöhnlichen Tipps. Er versprach erhebliche Kostenersparnis, wenn weniger Zeit mit dem Suchen nach Dingen, Dateien und Daten verbracht wird und forderte seine Zuhörer auf, mutig zu sein und neue Wege der Ordnung zu beschreiten. Das Ziel: effizientes und entspanntes Arbeiten.
Wer kennt das nicht: Rechts vom Computer stapeln sich Zeitschriften, Flyer und Broschüren, die man immer nochmal ansehen wollte. Links liegen alte Angebote und Entwürfe – falls nochmal jemand danach fragt. Und wo auf dem Server finden man nochmal Vertragsvorlagen? Rund 50 Garten- und Landschaftsbauer, Architekten, Händler und Zimmerleute waren in den Kräuterpark nach Stolpe gekommen, um von Organisationsberater Jürgen Kurz zu lernen, wie es anders geht. Der Profi, zu dessen Kunden Konzerne wie die Daimler AG, die Lufthansa und ordnungssuchende Mittelständler gehören, steht für klare Strukturen und definierte Aufräum-Regeln am Arbeitsplatz. „13,5 Prozent wertvoller Arbeitszeit wird heute für das Suchen verschwendet, somit sind nur drei von fünf Arbeitstagen effizient“, zitierte Kurz Ergebnisse einer in Deutschland durchgeführten Online-Befragung zur Arbeitseffizienz im Büro. Die Studie hatte die AKAD Hochschule in Leipzig in Zusammenarbeit mit der tempus GmbH und ihrem Geschäftsführer Jürgen Kurz durchgeführt. Sie ergab, dass erhebliche Kosten eingespart werden können, wenn einmal ordentlich aufgeräumt wird. Denn wer weniger Zeit mit Suchen vergeudet, sei schneller, gelassener und preiswerter. „So kommt das Aufräumen allen zugute: dem Unternehmen, dem Unternehmer, den Mitarbeitern und dem Kunden“, fasste Kurz die Vorteile zusammen.

Tipps vom Aufräum-Profi

Für alle, die im Anschluss an den Impulsvortrag gleich durchstarten wollten, hatte Kurz wertvolle Tipps zur Überwindung des alltäglichen Chaos parat. Eines der wichtigsten Schlagworte lautete „Begrenzung“. Jürgen Kurz empfiehlt jedem Unternehmen, sich auf eine auf Zentimetern begrenzte Höhe von Unterlagen-Stapeln festzulegen. Somit sei allen klar, wann es Zeit ist, auszusortieren. Ein weiterer Tipp, der Mut erfordert, aber wirksam sei: Zu einem festen Termin sollten die unteren zehn Zentimeter des Stapels ungelesen entsorgt werden, weil das Sichten erneut Zeit fressen würde. Wer sich das nicht zutraut, dem schlägt Kurz ein Wegwerfen auf Probe vor. Dafür werden die dem Müll geweihten Unterlagen für einen begrenzten Zeitraum in einem Karton außer Sichtweite gelagert und erst anschließend für immer entsorgt. Um Ordnung in Schränken zu halten und möglichst wenig Zeit mit Suchen zu verbringen, gibt es bei Kurz im Büro exakte Inhaltslisten für Schränke oder sogar Fotos, die dokumentieren, was welcher Schrank enthält. Seine „Jedes Ding hat seinen Platz“-Regel gilt übrigens auch für die digitale Ordnung. Um in der Flut von E-Mails nicht zu ertrinken, rät Kurz, sich Zeitfensters für das Lesen und bearbeiten von Mails einzurichten. IN diesem Zeitfenster werden alle Nachrichte, die innerhalb von fünf Minuten erledigt werden können, sofort bearbeitet. Alle anderen werden hingegen umgehend gelöscht, weitergeleitet, archiviert oder terminiert.

Die Befürchtung einer Teilnehmerin, nach der ersten hochmotivierten Aufräumwelle wieder in alte Verhaltensmuster zurückzufallen, wusste der Effizienz-Berater Kurz zu zerstreuen. Das Wichtigste sei es, sich gemeinsam auf eine – für jedes Unternehmen individuelle – Ordnung festzulegen. Wenn das System von allen akzeptiert wird werde es sich etablieren und sich selbst tragen. Dann motivieren und animieren sich die Kollegen gegenseitig, die Regeln einzuhalten.

Achim Meierewert kommt als Geschäftsführer des FGL viel herum. Dabei stellte er fest, dass es sich lohnt sich mit dem Thema „Aufräumen“ auseinander zu setzten. „Die Schreibtische von Betriebsinhabern sind zum Teil mit Plänen, Informationen und Anfragen überfüllt. Ich freue mich, dass wir alle heute die Gelegenheit hatten, einen Blick übern den Tellerrand zu werden. Aufräumen steht bei den meisten sicher nicht oben auf der Agenda. Und doch kann es den Alltag erheblich erleichtern“, so Meierewert, dessen Anliegen es ist, den Mitgliedern des Verbands in ganz unterschiedlichen Fragen Hilfestellung zu leisten.

Einmal jährlich laden re-natur und der FGL zu Impulsvorträgen und Workshops mit gefragten Experten ein. „Wir wollen uns in dieser Form bei unseren Geschäftspartnern und Kollegen für die gute Zusammenarbeit bedanken und hoffen, zu inspirieren. Ich habe verstanden, dass Aufräumen im Kopf beginnt und auf dem Betriebshof weitergeht. Und wer seine Gedanken sortiert, Prioritäten setzt und strukturiert aufräumt, kann es dauerhaft durchhalten“, fasste Jörg Baumhauer, Geschäftsführer von re-natur, zusammen.

Die Tipps des Vortrags „Für immer aufgeräumt“ folgen den Prinzipien der Management Methode TEMP. Baumhauer führte das auf den Einsatz ökologisch verträglicher Techniken und Materialien spezialisierte Unternehmen re-natur seit 2009 nach dieser Methode. Die Idee hinter TEMP: eine moderne Personal- und Unternehmensführung, die unter anderem beinhaltet, sich als Führungskraft gut zu organisieren und zu disziplinieren, um das Unternehmen zukunftsfähig zu machen. Nach der TEMP-Methode fußt der Erfolg eines Unternehmens auf folgenden vier Säulen: Teamchef, Erwartungen des Kunden, Mitarbeiter und Prozesse.

GaLaBau intern – Guter Vorsatz für 2014: Aufräumen!