Steht demnächst eine Besprechung oder ein Mitarbeitergespräch an? Damit wichtige Inhalte nicht vergessen gehen, ist ein Gesprächsprotokoll ein unverzichtbares Hilfsmittel. Es sorgt dafür, dass die wichtigsten Punkte festgehalten werden und auch Personen, die nicht teilnehmen konnten, jederzeit nachvollziehen können, was besprochen wurde. Mit der richtigen Vorlage wird das Erstellen eines Protokolls deutlich einfacher – und eine klare Struktur sorgt für optimale Übersichtlichkeit. Wir geben Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie ein Gesprächsprotokoll erstellen können, zeigen Ihnen, worauf es ankommt und stellen Ihnen eine kostenlose Vorlage zur Verfügung.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist ein Gesprächsprotokoll?
Ein Gesprächsprotokoll dient dazu, die wichtigsten Inhalte und den Ablauf eines Gesprächs schriftlich festzuhalten. Häufig werden sogenannte Jetzt-Protokolle erstellt, die den Verlauf und die Inhalte eines Gesprächs in Echtzeit dokumentieren. Grundsätzlich werden drei Arten von Protokollen unterschieden:
| Das Wortprotokoll: | Beim Wortprotokoll wird jede geäußerte Aussage wortwörtlich in direkter Rede festgehalten. Diese Protokollform wird vor allem in Gerichtsverhandlungen verwendet, häufig in Stenografie. Im geschäftlichen Kontext ist das Wortprotokoll hingegen unüblich, da es sehr zeitaufwendig und detailliert ist. |
| Das Ergebnisprotokoll: | Das Ergebnisprotokoll konzentriert sich auf die wesentlichen Ergebnisse und Entscheidungen eines Gesprächs. Es dokumentiert konkrete Arbeitsaufträge, Abgabefristen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter. Diese Protokollform ist stark ergebnisorientiert und dient als Gedächtnisstütze, Kontrollinstrument und Anleitung zur Umsetzung der besprochenen Punkte. |
| Das Gesprächsprotokoll: | Das Gesprächsprotokoll stellt einen Hybrid zwischen dem Wort- und Ergebnisprotokoll dar. Es ist weniger detailliert als das Wortprotokoll, umfasst jedoch mehr Inhalte als das Ergebnisprotokoll. Neben den Ergebnissen und Aufgaben wird auch der Verlauf des Gesprächs dokumentiert, sodass nachvollziehbar bleibt, wie es zu den jeweiligen Entscheidungen und Ergebnissen kam. |
Das Gesprächsprotokoll ist eine somit ideale Grundlage zur Nachbereitung und informiert Abwesende über die wichtigsten und relevanten Inhalte sowie Ergebnisse. Zudem unterstützt es bei der Organisation und Vorbereitung künftiger Meetings und dient als Vergleichsbasis für die Überprüfung ergebnisorientierter Fortschritte.
2. Worauf es bei einem Gesprächsprotokoll ankommt
Die Erstellung eines Gesprächsprotokolls wird durch eine gute Vorbereitung erleichtert. Finden Sie vor Beginn der Sitzung heraus, wer an der Sitzung teilnimmt. Notieren Sie Anzahl und Namen der Personen. So fällt es Ihnen leichter, Aussagen während des Gesprächs den richtigen Personen zuzuordnen. Im Vorfeld sollten Sie sich auch über die Tagesordnungspunkte des Meetings informieren. Diese können Sie als grobe Gliederung in Ihr Protokoll aufnehmen. So können Sie während der Sitzung besser nachvollziehen, wann jemand von den Hauptpunkten abschweift und wann Wichtiges zu Protokoll gegeben wird.
Folgende Punkte sollten Sie während der Mitschrift beachten:
- Notieren Sie alle wichtigen Informationen in Stichpunkten.
- Ordnen Sie Ergebnisse und zentrale Aussagen stets dem jeweiligen Redner zu.
- Führen Sie Ihre Notizen in chronologischer Reihenfolge.
- Lassen Sie ausreichend Platz zwischen den Stichpunkten für Ergänzungen.
- Klären Sie Unklarheiten direkt, indem Sie bei unverständlichen Aussagen nachfragen.
- Bitten Sie den Moderator um geordnete Wortmeldungen, falls mehrere Personen gleichzeitig sprechen.
- Nutzen Sie gängige Abkürzungen, um effizient mitzuschreiben.
- Ignorieren Sie Rechtschreibfehler während der Mitschrift – Korrekturen erfolgen später.
- Lesen Sie die Notizen am Ende des Meetings vor, damit Ergänzungen oder Korrekturen direkt vorgenommen werden können.
3. Beispiel für ein Gesprächsprotokoll
Anhand der folgenden 13 Punkte können Sie eine Vorlage für Ihre zukünftigen Gesprächsprotokolle erstellen:
Die Punkte untergliedern sich in die Kategorien Kopfzeile, Hauptteil und Unterzeichnung:
| Kopfzeile |
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| Hauptteil |
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| Unterzeichnung |
|
Bevor Sie die Reinschrift anfertigen, die allen Anwesenden und Abwesenden ausgehändigt wird, überprüfen Sie die Rechtschreibung. Achten Sie auf kurze und prägnante Formulierungen im Aktiv, formatieren Sie das Protokoll optisch ansprechend und gestalten Sie es übersichtlich und lesefreundlich.
4. Vorlage für ein Gesprächsprotokoll in Microsoft Word
Um Zeit zu sparen, können Sie sich eine Vorlage für Ihr Gesprächsprotokoll mit Hilfe von Microsoft Word erstellen. Diese können Sie anschließend kopieren und regelmäßig verwenden. Halten Sie den Inhalt der Vorlage neutral, damit sie flexibel einsetzbar ist. Auf diese Weise können Sie sofort mit der Arbeit beginnen und auch Ihre Kolleginnen und Kollegen können das Dokument verwenden.
Sie können auch eine Vorlage für das Gesprächsprotokoll in OneNote erstellen. Diese Vorlage können Sie dann in einen neuen Abschnitt kopieren und alle weiteren Informationen aus dem Meeting dort speichern. Dort können auch direkt Aufgaben an die Teilnehmer vergeben werden. Soll das fertige Protokoll an die Teilnehmer verschickt werden, können Sie es ganz einfach über die Schaltfläche „Seite per E-Mail versenden“ an Ihre Kollegen versenden.
5. Fazit: Das Gesprächsprotokoll – überholt oder hilfreich? + Video-Tutorial
Ein gut strukturiertes Gesprächsprotokoll nach den oben genannten Tipps bringt zahlreiche Vorteile für das gesamte Team. Es ermöglicht eine schnelle und präzise Übersicht über besprochene und beschlossene Punkte. Abwesende müssen nicht zeitaufwendig informiert werden, da alle relevanten Informationen klar dokumentiert sind. Die Aufgabenverteilung mit Abgabefristen ist für jeden Mitarbeiter eindeutig festgehalten. Zudem lassen sich wichtige Anhänge wie Bilanzen, Statistiken, Präsentationen und Kennzahlen schnell abrufen, um eine effiziente Arbeitsweise zu unterstützen.
Ein Gesprächsprotokoll lässt sich nicht nur in Word erstellen, sondern auch ganz einfach in OneNote auf einem Tablet. Mit handschriftlichen Notizen können Sie direkt ein Protokoll festhalten. Entdecken Sie in unserem Video-Tutorial hilfreiche Tipps & Tricks rund um die Möglichkeiten von OneNote!
✍🏻 OneNote: Handschrift in Text umwandeln (Tutorial)
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(Dauer: 06:34 Minuten)
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