Gesprächsprotokoll: Wer schreibt, der bleibt (+ Vorlage)

Das nächste Business-Meeting steht an, der Chef verteilt gerade die anliegenden Aufgaben und sucht nach einem Freiwilligen, der die Ergebnisse während der Sitzung protokolliert und anschließend eine Reinschrift anfertigt. Keiner meldet sich freiwillig, die Blicke der Kollegen schweifen ab, senken sich zur Schreibtischplatte hin, ja sogar wichtige Anrufe werden vorgetäuscht.

Keiner möchte diese Arbeit übernehmen, das Gesprächsprotokoll ist in vielen Unternehmen zu einer veralteten und überholten Methode geworden, um Mitarbeiter zu quälen. Doch warum ist ein Gesprächsprotokoll und dessen Anfertigung zu einer solch unliebsamen Praktik geworden? Wir erklären Ihnen, was ein Gesprächsprotokoll ist, was es kann, wie man es richtig anfertigt und geben Ihnen konkrete Tipps an die Hand, wie Sie für Ihre Mitarbeiter eine Vorlage anfertigen können, damit die bisher unliebsame Aufgabe des Protokollanten wieder mehr Anklang findet.

Gesprächsprotokoll – was ist das?

Damit Sie verstehen können, warum ein richtig angefertigtes Protokoll einer Sitzung, eines Meetings oder einer Veranstaltung – egal welcher Art – durchaus nützlich sein kann, klären wir zunächst einmal genau, was ein Gesprächsprotokoll ist und was es leisten kann.

Ein Protokoll wird immer dann angefertigt, wenn zwei oder mehrere Mitarbeiter auf geschäftlicher Ebene miteinander sprechen. Die beim Gespräch diskutierten Punkte werden dabei in unterschiedlicher Form direkt von einer anwesenden Person, dem Protokollanten, festgehalten und verschriftlicht. Meist werden dazu so genannte Jetzt-Protokolle angefertigt, die den Inhalt und die Geschehnisse während des Gespräches aufzeichnen. Unter den Jetzt-Protokollen unterscheiden wir drei verschiedene Arten:

• Das Wortprotokoll:
  Beim Wortprotokoll wird jeder geäußerte Laut von jeder anwesenden Person wortwörtlich niedergeschrieben und in direkter Rede festgehalten. Wortprotokolle werden während Gerichtsverhandlungen in Stenografie angefertigt. Für Business-Meetings ist das Wortprotokoll eher unüblich im Gebrauch.

• Das Ergebnisprotokoll:
  Beim Ergebnisprotokoll werden die getroffenen Entscheidungen und Ergebnisse inklusive Arbeitsaufträge und Abgabedaten für die Mitarbeiter festgehalten. Diese Art von Protokoll ist sehr ergebnisorientiert und dient den Kollegen als Gedächtnisstütze, als Kontrollinstanz und als Aufgabenformulierung.

• Das Gesprächsprotokoll:
  Das Gesprächsprotokoll ist ein Hybrid aus Wort- und Ergebnisprotokoll. Es ist lange nicht so wortgetreu wie das Wortprotokoll, umfasst aber inhaltlich mehr Punkte als das Ergebnisprotokoll. Diese Art von Protokoll soll den Verlauf des Meetings nachvollziehbar machen. Wie im Ergebnisprotokoll werden wichtige Ergebnisse und Aufgaben festgehalten, aber auch wie es zu diesen Ergebnissen kam.

Das Gesprächsprotokoll dient dazu, Abwesende über die wichtigsten und relevanten Vorkommnisse zu informieren, es dient als Vorbereitung für die Organisation der nächsten Meetings und als Grundlage für ergebnisorientierte Vergleiche.

So fertigen Sie ein aussagekräftiges Gesprächsprotokoll an

Ein gutes Protokoll anzufertigen ist immer eine Herausforderung. Aber Sie können es sich direkt etwas leichter gestalten, wenn Sie sich gut vorbereiten. Bevor es in die Sitzung und zur umfangreichen Mitschrift geht, sollten Sie herausfinden, wer am Meeting teilnimmt. Bringen Sie dazu die Personenanzahl, die Namen und die Positionen in Erfahrung. So fällt es Ihnen leichter, Aussagen während des Gespräches den richtigen Personen zuzuordnen. Im Vorhinein sollten Sie sich auch die Tagesordnungspunkte der Sitzung zukommen lassen. Diese können Sie als grobe Gliederung in Ihr Protokoll aufnehmen. So können Sie während des Meetings besser nachvollziehen, wann jemand von den Hauptpunkten abschweift und wann Wichtiges zur Niederschrift geäußert wird.

Während der Mitschrift sollten Sie folgendes beachten:

• Notieren Sie sich alles Wichtige stichpunktartig
• Ergebnisse und wichtige Aussagen sollten Sie immer dem Redner zuordnen können.
• Fertigen Sie Ihre Notizen chronologisch an.
• Lassen Sie zwischen den einzelnen Stichpunkten Platz, um etwas hinzufügen zu können.
• Gibt es Unklarheiten oder unverständliche Äußerungen, fragen Sie als Protokollant nach, damit Sie alles richtig notieren können.
• Sollten mehrere Teilnehmer gleichzeitig sprechen, so geben Sie dem Moderator Bescheid, dass sich alle Teilnehmer nacheinander äußern sollen.
• Verwenden Sie gängige Abkürzungen, um Zeit und Energie zu sparen.
• Korrigieren Sie während der Mitschrift keine Rechtschreibfehler, dafür haben Sie im Nachgang genügend Zeit.
• Am Ende des Meetings liest der Protokollant die Ergebnisse vor. Änderungen und Ergänzungen werden direkt vorgenommen.

Diese 15 Punkte sollte ein Gesprächsprotokoll beinhalten

Nach den folgenden 15 Punkten können Sie eine Vorlage für Ihre zukünftigen Gesprächsprotokolle anfertigen. Diese 15 Punkte untergliedern sich in die Kategorien Kopfzeile, Hauptteil und Unterzeichnung.

Kopfzeile:

• Ort
• Datum
• Vorsitzende
• Protokollant
• Teilnehmerliste (auch Abwesende, die das Protokoll im Anschluss zugestellt bekommen, werden hier notiert)
• Hauptthema der Sitzung

Hauptteil:

• Tagesordnung
• Zielführende Wortmeldungen, die zur Tagesordnung beitragen
• Aktuelle Stände der Projekte/Aufträge/Statistiken
• Ergebnisse und daraus resultierende Aufträge/Projekte
• Aufgabenverteilung inklusive Abgabefristen und zuständige Mitarbeiter
• Vereinbaren Sie einen nächsten Termin für ein Folgemeeting.

Unterzeichnung:

• Unterschrift der Vorsitzenden
• Unterschrift des Protokollanten
• Fügen Sie dann Anlagen wie Präsentationen, Statistiken, Bilanzen und sonstiges an und erstellen Sie dafür ein Inhaltsverzeichnis.

Bevor Sie nun an die Reinschrift gehen, die an alle Anwesenden und Abwesenden ausgehändigt werden soll, überprüfen Sie die Rechtschreibung, achten Sie darauf, kurz und prägnant im Aktiv zu formulieren, das Protokoll optisch ansprechend zu formatieren und übersichtlich und leserfreundlich zu gestalten.

Vorlage für ein Gesprächsprotokoll in Microsoft Word

Um Zeit zu sparen, können Sie sich ein Vorlage für Ihr Gesprächsprotokoll in Microsoft Word erstellen. Diese können Sie duplizieren und regelmäßig verwenden. Achten Sie darauf, dass die Inhalte der Vorlage neutral gehalten sind. Dann können Sie direkt los schreiben und auch Ihre Kollegen können dieses Dokument nutzen.

Sie können sich auch eine Vorlage für das Gesprächsprotokoll in OneNote erstellen. Dann können Sie die Vorlage in einen neuen Abschnitt kopieren und alle weiteren Information aus der Besprechung dort speichern. Dort können auch direkte Aufgaben an Beteiligte zugewiesen werden. Wenn das fertige Protokoll an die Teilnehmer geschickt werden soll, können Sie es ganz einfach über den Button „Seite per E-Mail senden“ an Ihre Kollegen schicken.

Fazit: Das Gesprächsprotokoll – überholt oder hilfreich?

Haben Sie nun Ihr Gesprächsprotokoll nach den oben genannten Tipps und Tricks aufgebaut und ausformuliert, so kann das viele Vorteile für das ganze Team bringen und hilfreich bei der anstehenden Arbeit sein. Sie können sich nämlich immer wieder relativ ausführlich, aber auch schnell auf Grund der Prägnanz und Sachlichkeit informieren, was besprochen und beschlossen wurde. Abwesende müssen nicht zeitintensiv gebrieft werden. Die Aufgabenverteilung inklusive Abgabefristen ist für jeden Mitarbeiter Schwarz auf Weiß festgehalten. Zu guter Letzt kann man sich schnell aus den Anhängen die entsprechenden Bilanzen, Statistiken, Präsentationen, Zahlen und Fakten für eine effiziente Arbeitsweise ziehen.

Ein guter und geübter Protokollant ist dabei natürlich von Vorteil. Achten Sie deshalb immer auf die Akkuratheit, Chronologie und Nachvollziehbarkeit eines Protokolls. Auch die richtige Formatierung und das Layout helfen Ihren Mitarbeitern dabei, das Gesprächsprotokoll aktiv bei ihrer Arbeit zu nutzen. Damit jeder Mitarbeiter mit dem Gesprächsprotokoll arbeiten kann, sollten Sie es firmenintern, vielleicht im Intranet oder in einem Infosystem, hinterlegen und es in Papierform austeilen. Sie sehen: Mit unseren Tipps und Tricks fertigen Sie kein überholtes, aber durchaus hilfreiches Gesprächsprotokoll.