Eine moderne Selbstorganisation muss zum Einen gewährleisten, dass keine Aufgabe, mit der wir uns beschäftigen, vergessen wird. Hier hilft die Methode Getting things done weiter. Doch vor allem im beruflichen Bereich geht es auch darum zu gewährleisten, dass die wichtigste Aufgabe zuerst und die unwichtigste Aufgabe zuletzt bearbeitet wird. Diese Fähigkeit entscheidet über Erfolg und Nichterfolg. Es geht um den cleveren Einsatz von Ressourcen. Gettings things done greift hier zu kurz. Wenn Sie Ihre Dinge garantiert geregelt bekommen wollen, sollten Sie diesen Artikel lesen.
Was ist das Problem
Getting things done ist eine Methode zur Selbstorganisation von David Allen. Übersetzt heißt der Slogan: So bekommen Sie Dinge geregelt. Getting things done bezieht sich vor allem auf die Aufgabenverwaltung. David Allen verspricht effizientes und belastungsfreies Arbeiten. Wir stellen Ihnen in diesem Artikel Getting things done vor und ergänzen die Methode mit unseren eigenen Erfahrungen! Denn nicht in allen Dingen stimmen wir Getting things done zu!
So funktioniert es
Getting things done Tipp Nr. 1: Sammeln Sie alle Aufgaben an einem Ort!
Getting things done startet mit dem Gedanken, jede Aufgabe zu verschriftlichen und zu erfassen. Dies geschieht auf unterschiedlichen Listen zu verschiedenen Kategorien und Themen. Ich glaube, sie sollten noch einen Schritt eher ansetzen. Bevor Sie Ihre Aufgaben sichten und priorisieren, sollten Sie nämlich zunächst klären, wie die Aufgaben auf Ihren Schreibtisch gelangen. Diese lauern überall: Sie kommen als Telefonnotiz zu ihnen, es gibt Anfragen von Kollegen, externe Post und Projektmappen, die das ganze Team betreffen. Wie gelangen diese Dinge in Ihr System?
Wir setzen mit dieser Fragen einen Schritt eher an, als David Allens „Getting things done” und definieren die Posteingangsschale als den zentralen Ort für sämtliche eingehenden Unterlagen.
Die Posteingangsschale ist eine Ablageschale, die Sie auf jeden unserer Schreibtische finden. Sie gewährleistet, dass sich Unterlagen nicht auf dem Schreibtisch stapeln, sondern zentral gesammelt werden.
Einmal am Tag gehen wir die Posteingangsschale durch und sortieren die einzelnen Aufgaben zu. Aufgaben, die weniger als fünf Minuten Bearbeitungszeit benötigen, erledigen wir sofort. Alle anderen Aufgaben werden in der Aufgabenliste aufgenommen und terminiert.
Eine zweite Posteingangsschale ist der Posteingang Ihres E-Mail-Programmes. Auch hier landen Aufgaben. Es wäre wenig sinnvoll, die E-Mails auszudrucken und in die Posteingangsschale zu werfen. Das Prinzip bleibt aber das Gleiche: Aufgaben mit einer Bearbeitungszeit unter fünf Minuten werden sofort erledigt, alles andere wird terminiert. Dieser Schritt hat sich bewährt, auch wenn er nicht Teil von Getting things done ist.
Getting things done Tipp Nr. 2: Erfassen Sie Ihre Aufgaben und notieren Sie diese an einem Ort!
Getting things done gibt den wichtigen Impulse, alle Aufgaben, sowohl die digitalen als auch die analogen, zu sammeln und in Listen zu sammeln. Mir scheint es entscheidend, zu ergänzen, dass Sie die Aufgaben an einer Stelle zusammenfassen und listen sollten.
David Allen unterscheidet bei Getting things done den Kalender und die Aufgabenliste. Nun muss das Zusammenspiel geklärt werden. Terminieren Sie große Aufgaben, die länger als eine Stunde dauern und verknüpfen Sie die Aufgabe mit dem Kalender, in dem Sie einen Block in Ihrem Kalender dafür reservieren. Ein großartiges Tool, mit dem Sie die Getting things Done Anstöße perfekt umsetzen können, ist Outlook.
Es ermöglicht ein schnelles Verschieben und Springen zwischen Kalender, Aufgabenliste und E-Mail-Postfach. E-Mails können schnell zu Aufgaben gemacht werden. Sie sollten die Aufgabenliste dann um die Aufgaben aus der Posteingangsschale ergänzen.
Doch Getting things done funktioniert auch ohne Outlook. Sie können Ihre Aufgabenliste auch in OneNote oder in einem Notizbuch führen. Auf jeden Fall sollten Sie eine Liste für alle Aufgaben an einem Ort führen. Vermeiden Sie es, für Getting things done kleine Zettel mit Aufgaben zu beschreiben und diese z.B. auf dem Schreibtisch oder am Monitor zu befestigen.
Die Gefahr ist zu groß, dass einzelne Aufgaben verloren gehen, außerdem lenken die Zettel zu sehr vom Arbeiten ab!
Zum Umgang mit Post-it’s finden Sie einige weiteren Infos in diesem Beitrag:
Zettelwirtschaft mit Post-its & Co. – so werden Sie die kleinen Aufmerksamkeits-Killer wieder los
Getting things done Tipp Nr. 3: Entscheiden, was wichtig ist!
Wenn Sie wie bisher beschrieben vorgegangen sind, haben Sie eine Aufgabenliste an einem Ort. Die Aufgaben sind allerdings noch sehr unsortiert. Getting things done empfiehlt nun, die Liste abzuarbeiten, doch das greift aus meiner Sicht zu kurz.
Ich bin der Überzeugung, dass die Aufgaben nun auch priorisiert werden müssen. Es reicht nicht, alles zu notieren, um nichts zu vergessen. Im Büro muss ich auch dafür sorgen, dass ich die wichtigsten Dinge zuerst und das unwichtige zuletzt oder gar nicht tue. Die Priorisierung kann direkt beim Erstellen der Aufgabe geschehen, in dem Sie vor die Aufgabe die Zahlen 1- xy schreiben.
Outlook sortiert dann automatisch die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge. Vermeiden Sie, dass Sie sich erst durch die Liste scrollen müssen, um zu entscheiden, welcher Aufgaben Sie sich im nächsten Schritt zuwenden wollen.
Getting things done gibt einen weiteren hilfreichen Hinweis: Markieren Sie einzelne, sich ähnelnde Aufgaben mit einem weiteren Wort. Schreiben Sie z.B. vor jede Aufgabe, die etwas mit dem Telefon zu tun hat: „Telefonieren”. Die Aufgabe könnte dann z.B. so aussehen: „Telefonieren 1 Hotel 18. März Giengen buchen”. Outlook sortiert alle Aufgaben mit dem Marker „Telefonieren” untereinander. Die Zahlen dahinter kennzeichnen die Priorität und die Aufgaben lassen sich zusammengefasst in Ihrem nächsten Telefonblock abarbeiten.
Weitere Tipps für die Arbeit mit der Aufgabenliste in Outlook erhalten Sie in unserem Download
10 Tipps für eine effiziente Outlook-Aufgabenliste
Getting things done Tipp Nr. 4: Pflegen Sie Ihr System regelmäßig!
Die Posteingangsschale und das E-Mail Postfach sollten täglich geleert werden. Gleichzeitig sollten Sie sich am Ende der Woche Zeit für die Wochenplanung nehmen. In der Wochenplanung gehen Sie laut Getting things done den Kalender und die Aufgabenliste durch und passen die Priorisierung möglicherweise an.
Mehr Tipps zur Wochenplanung erhalten Sie in unserem Download zum Thema.
Getting things done Tipp Nr. 5: Erfassen Sie Routineaufgaben in Ihrer Aufgabenliste!
In Outlook können Aufgabenserien erstellt werden. Diese eignen sich für Routineaufgaben. Damit aus einer Aufgabe „Jour fix Sitzungsraum vorbereiten” nicht zwanzig Unteraufgaben werden und die Aufgabenliste übersichtlich wird, bietet es sich an die Aufgabe „Jour fix Sitzungsraum vorbereiten” zu erfassen und in das Notizfeld die Unteraufgaben zu notieren. Wenn Sie nun nach der Getting things done Methode eine Aufgabenserie erstellen, so erscheint die jeweilige Aufgabe z.B. täglich oder wöchentlich – je nach dem, wie Sie sie definiert haben – neu in Ihrer Aufgabenliste und muss nicht jedes Mal neu erfasst werden.
Darauf kommt es an
Getting things done lebt davon, dass Sie diszipliniert sind und alle Aufgaben, an einem Ort nach einem System ablegen und bearbeiten. Die digitale Variante der Aufgabenliste ermöglicht Ihnen, von unterschiedlichen Plattformen wie dem Handy, dem PC und dem Tablet auf Ihre Daten zuzugreifen. Ein Notizbuch kann verloren gehen, die digitale Speicherung ist da weniger anfällig.
[bctt tweet=“Verschwenden Sie keine Zeit an unwichtige Aufgaben! Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche! “ username=““]
Was der Tipp bewirkt
Getting things done verspricht, dass Sie Ihre Dinge geregelt bekommen – und so ist es! Am Anfang bedarf es etwas Übung, aber mit der Zeit werden Sie immer routinierter. Durch Getting things done verschwenden Sie keine Zeit mehr mit der Arbeit an unwichtigen Aufgaben und gewährleisten, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
Und Sie?
Welche Erfahrungen haben Sie mit Getting things done? Ich bin interessiert an Ihren Fragen, Tipps und und Bemerkungen. Also schreiben Sie mir – ich freue mich auf Ihre Post!
