Kennst du das Gefühl, den Kopf voller Aufgaben zu haben und trotzdem das Wichtigste zu vergessen? Genau hier setzt die Selbstmanagementmethode Getting Things Done (GTD) an. Sie hilft dir, alle Aufgaben an einem festen Ort zu sammeln, klar zu strukturieren und systematisch abzuarbeiten. So bleibt nichts liegen, der Kopf wird frei und du kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren. In diesem Blog Beitrag zeigen wir dir, wie die GTD-Methode funktioniert – Schritt für Schritt.
Inhaltsverzeichnis
1. Was bedeutet Getting Things Done?
Getting Things Done ist eine Selbstorganisationsmethode, die von David Allen erfunden wurde. Ins Deutsche übersetzt bedeutet die Methode “ So bekommen Sie die Dinge geregelt“. Die GTD-Methode bezieht sich vor allem auf das Aufgabenmanagement und soll ein effizientes und stressfreies Arbeiten ermöglichen. Das Grundprinzip von GTD ist, alle Aufgaben und Ideen in einem Managementsystem zu erfassen. So werden die Gedanken geordnet, und es fällt einem leichter zu entscheiden, was als Nächstes zu tun ist.
2. So funktioniert die GTD-Methode
2.1 Alle Aufgaben an einem Ort sammeln
Zunächst werden alle Aufgaben, Ideen und Erinnerungen außerhalb des Kopfes in einem Eingang gesammelt. Machen Sie sich vorerst keine Gedanken über die Organisation der Informationen. Bei Bedarf können Sie zusätzliche Informationen wie Dokumente, Belege oder Termine hinzufügen. Die Erfassung kann analog oder digital erfolgen. Unser Tipp: Nutzen Sie ein digitales Tool wie OneNote oder Microsoft To Do. So haben Sie jederzeit Zugriff, auch per Smartphone. Wichtig ist nur, dass Ihr System problemlos funktioniert und Sie es konsequent nutzen.
2.2 Aufgaben klar und strukturiert verarbeiten
Der nächste Schritt ist die Verarbeitung. Hier werden alle gesammelten Informationen, Ideen etc. in konkrete und umsetzbare Aufgaben oder Schritte umgewandelt. Achten Sie jedoch darauf, dass jedes Element genügend Informationen enthält, damit Sie später noch wissen, was damit gemeint war. Die Aufgabe sollte folgende Elemente enthalten:
- Einen aussagekräftigen Titel
- Informationen, Dateien, Dokumente usw., die einbezogen werden müssen
- Das zugehörige Projekt oder Ziel
- Die Phase, in der sich die Arbeit befindet (z. B. abgeschlossen, geplant, in der Anfangsphase)
- Fälligkeitsdatum oder geschätzte Arbeitsstunden
Kleinere Aufgaben, die weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen, sollten sofort erledigt werden. Aufgaben, für die Sie nicht zuständig sind oder die Sie nicht selbst erledigen können, sollten delegiert werden. Relevante Informationen werden an die zuständigen Personen weitergeleitet. Größere Aufgaben (z.B. Relaunch einer Website) werden in kleine, überschaubare Schritte aufgeteilt. Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie die Aufgaben noch nicht verschieben. Dies erfolgt erst im Schritt „Organisieren“.
2.3 Aufgaben sinnvoll organisieren und priorisieren
Sobald alle Aufgaben erfasst und klar definiert sind, werden sie nach Priorität geordnet und mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Tipp: Wenn Sie eine Aufgabe später erledigen möchten, richten Sie eine Erinnerung ein. Die GTD-Methode empfiehlt jedoch, mit Fälligkeitsdaten sparsam zu sein und sie nur für Aufgaben zu verwenden, die unbedingt erledigt werden müssen.
In diesem Schritt geht es nicht darum, Aufgaben abzuarbeiten, sondern sie sinnvoll zu strukturieren und an die richtige Stelle zu stellen. Die Art der Strukturierung bleibt Ihnen überlassen – wichtig ist, dass sie für Sie funktioniert. Unsere Tipps:
- Aktivieren Sie die Aufgabenliste in Outlook, indem Sie zu Layout → Aufgabenleiste → Aufgaben navigieren. So haben Sie Ihre Aufgaben stets im Blick. Um die Ansicht zu optimieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Aufgabenliste, wählen Ansichtseinstellungen und entfernen unnötige Spalten. Wir empfehlen, die Spalten Erledigt, Symbol, Fälligkeitsdatum und Aufgabenbetreff hinzuzufügen, um eine bessere Übersicht zu erhalten. Sie können Aufgaben per Drag & Drop verschieben und so einfach priorisieren. Die wichtigste Aufgabe sollte immer ganz oben stehen.
- Erstellen Sie eine Gruppe pro Fälligkeitsdatum, um sofort zu sehen, welche Aufgaben heute anstehen und bearbeitet werden müssen. Gehen Sie dazu in die Ansichtseinstellungen → Gruppieren und ordnen Sie die Aufgaben nach Fälligkeitsdatum. So organisieren Sie Ihre To-Dos effizient und behalten jederzeit den Überblick
- Markieren Sie ähnliche Aufgaben mit einem passenden Schlüsselwort. Beispiel: Alle Telefonaufgaben beginnen mit „Telefonieren“, z. B.: „Telefonieren 1 Hotel 18. März Giengen buchen“ Outlook gruppiert alle „Telefonieren“-Aufgaben, sodass Sie sie gesammelt abarbeiten können. Die Zahl gibt die Priorität an.
- Weitere Tipps für die Arbeit mit der Aufgabenliste in Outlook erhalten Sie in unserem Download „10 Tipps für eine effiziente Outlook-Aufgabenliste“.
2.4 Regelmäßige Durchsicht für mehr Kontrolle
Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Aufgabenlisten regelmäßig, um den Überblick zu behalten. Entwickeln Sie eine Routine, z. B. morgens und abends, damit Sie den Tag mit klarem Kopf beginnen und beenden können. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, sollte schnell klar sein, was als Nächstes getan werden muss. Wenn Aufgaben zu vage formuliert sind, präzisieren Sie sie oder teilen Sie sie in kleinere Schritte auf. Planen Sie am Ende der Woche bewusst Zeit für Ihre Wochenplanung ein. Nach der „Getting Things Done“-Methode hilft es, den Kalender und die Aufgabenliste durchzugehen und gegebenenfalls die Prioritäten anzupassen. So bleiben Sie organisiert und produktiv.
Mehr Tipps zur Wochenplanung erhalten Sie in unserem Blogbeitrag „Tages- und Wochenplanung von Terminen und Aufgaben in Outlook“.
2.5 Aufgaben gezielt erledigen und Routinen managen
Nun ist es an der Zeit, Ihre Aufgaben Schritt für Schritt abzuarbeiten. Wie Sie dabei vorgehen, bleibt Ihnen überlassen. Wenn Sie jedoch Schwierigkeiten mit Ihrem Zeitmanagement haben, können Ihnen Methoden wie die Pomodoro-Technik oder Time-Boxing helfen.
Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, beachten Sie diese Tipps:
- Prioritätensetzung: Was sind die wichtigsten Aufgaben? Was muss unbedingt heute erledigt werden?
- Kontext: Ähnliche Aufgaben zusammenfassen. Zum Beispiel ist es effizienter, alle E-Mails auf einmal zu bearbeiten, als ständig zwischen verschiedenen Tätigkeiten zu wechseln. So bleibt Ihr Gehirn im „E-Mail-Modus“ und Sie arbeiten schneller.
- Zeit: Wie viel Zeit steht Ihnen zur Verfügung? Planen Sie realistisch und bauen Sie Pufferzeiten ein. Vermeiden Sie es, eine größere Aufgabe zu beginnen, wenn ein Termin sie gleich wieder unterbrechen würde.
- Energie: Berücksichtigen Sie Ihre körperliche und mentale Verfassung. Wenn Ihnen eine Aufgabe zu anstrengend erscheint, erledigen Sie stattdessen eine weniger anspruchsvolle – so bleiben Sie produktiv, ohne sich zu überfordern.
3. Vor- und Nachteile der GTD Methode
Wie viele Methoden hat auch GTD Vor- und Nachteile. Letztlich muss jeder für sich selbst entscheiden, ob sie zur eigenen Arbeitsweise passt – doch selbst wenn nicht, lassen sich sicher einige hilfreiche Elemente übernehmen.
Vorteile: |
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Nachteile: |
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4. Weitere Tipps rund um die GTD Methode
- Aufgaben terminieren: Reservieren Sie Zeit für größere Aufgaben, die länger als eine Stunde dauern, indem Sie sie direkt in Ihrem Kalender blocken. So vermeiden Sie Unterbrechungen und behalten den Fokus. Outlook ist ein ideales Tool für die Getting Things Done (GTD)-Methode, da es ein nahtloses Wechseln zwischen Kalender, Aufgabenliste und E-Mails ermöglicht. E-Mails lassen sich zudem schnell in Aufgaben umwandeln, sodass nichts verloren geht.
- Serienaufgaben für Routinen nutzen: Für wiederkehrende Aufgaben bietet Outlook die Möglichkeit, Aufgabenserien zu erstellen. Das ist ideal für Routinetätigkeiten wie „Jour Fix Sitzungsraum vorbereiten“, ohne dass daraus zwanzig einzelne Unteraufgaben entstehen. Statt jede Aufgabe einzeln zu erfassen, notieren Sie die einzelnen Schritte einfach im Notizfeld der Hauptaufgabe. Die Aufgabe wird dann automatisch täglich, wöchentlich oder in einem anderen gewünschten Rhythmus neu erstellt. So bleibt Ihre Aufgabenliste übersichtlich und aktuell, ohne zusätzlichen Aufwand.