Kennst du das Gefühl, den Kopf voller Aufgaben zu haben und trotzdem das Wichtigste zu vergessen? Genau hier setzt die Selbstmanagementmethode Getting Things Done (GTD) an. Sie hilft dir, alle Aufgaben an einem festen Ort zu sammeln, klar zu strukturieren und systematisch abzuarbeiten. So bleibt nichts liegen, der Kopf wird frei und du kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren. In diesem Blog Beitrag zeigen wir dir, wie die GTD-Methode funktioniert – Schritt für Schritt.

Inhaltsverzeichnis

1. Was bedeutet Getting Things Done?

Getting Things Done ist eine Selbstorganisationsmethode, die von David Allen erfunden wurde. Ins Deutsche übersetzt bedeutet die Methode “ So bekommen Sie die Dinge geregelt“. Die GTD-Methode bezieht sich vor allem auf das Aufgabenmanagement und soll ein effizientes und stressfreies Arbeiten ermöglichen. Das Grundprinzip von GTD ist, alle Aufgaben und Ideen in einem Managementsystem zu erfassen. So werden die Gedanken geordnet, und es fällt einem leichter zu entscheiden, was als Nächstes zu tun ist.

2. So funktioniert die GTD-Methode

2.1 Alle Aufgaben an einem Ort sammeln

Zunächst werden alle Aufgaben, Ideen und Erinnerungen außerhalb des Kopfes in einem Eingang gesammelt. Machen Sie sich vorerst keine Gedanken über die Organisation der Informationen. Bei Bedarf können Sie zusätzliche Informationen wie Dokumente, Belege oder Termine hinzufügen. Die Erfassung kann analog oder digital erfolgen. Unser Tipp: Nutzen Sie ein digitales Tool wie OneNote oder Microsoft To Do. So haben Sie jederzeit Zugriff, auch per Smartphone. Wichtig ist nur, dass Ihr System problemlos funktioniert und Sie es konsequent nutzen.

2.2 Aufgaben klar und strukturiert verarbeiten

Der nächste Schritt ist die Verarbeitung. Hier werden alle gesammelten Informationen, Ideen etc. in konkrete und umsetzbare Aufgaben oder Schritte umgewandelt. Achten Sie jedoch darauf, dass jedes Element genügend Informationen enthält, damit Sie später noch wissen, was damit gemeint war. Die Aufgabe sollte folgende Elemente enthalten:

Einen aussagekräftigen Titel
Informationen, Dateien, Dokumente usw., die einbezogen werden müssen
Das zugehörige Projekt oder Ziel
Die Phase, in der sich die Arbeit befindet (z. B. abgeschlossen, geplant, in der Anfangsphase)
Fälligkeitsdatum oder geschätzte Arbeitsstunden

Achten Sie darauf, dass Sie die Aufgaben noch nicht verschieben. Dies erfolgt erst im Schritt „Organisieren“.

2.3 Aufgaben sinnvoll organisieren und priorisieren

Wenn Sie wie bisher beschrieben vorgegangen sind, haben Sie eine Aufgabenliste an einem Ort. Die Aufgaben sind allerdings noch sehr unsortiert. Getting things done empfiehlt nun, die Liste abzuarbeiten, doch das greift aus meiner Sicht zu kurz.

Keine Klebezettel Getting things done — Getting things done sammelt lediglich die Aufgaben. Aber sie sollten auch priorisiert werden.

Ich bin der Überzeugung, dass die Aufgaben nun auch priorisiert werden müssen. Es reicht nicht, alles zu notieren, um nichts zu vergessen. Im Büro muss ich auch dafür sorgen, dass ich die wichtigsten Dinge zuerst und das unwichtige zuletzt oder gar nicht tue. Die Priorisierung kann direkt beim Erstellen der Aufgabe geschehen, in dem Sie vor die Aufgabe die Zahlen 1- xy schreiben.

Outlook priorisieren Getting things done — In Outlook lassen sich Aufgaben prima priorisieren und nach Getting things done sammeln.

Outlook sortiert dann automatisch die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge. Vermeiden Sie, dass Sie sich erst durch die Liste scrollen müssen, um zu entscheiden, welcher Aufgaben Sie sich im nächsten Schritt zuwenden wollen.

Getting things done gibt einen weiteren hilfreichen Hinweis: Markieren Sie einzelne, sich ähnelnde Aufgaben mit einem weiteren Wort. Schreiben Sie z.B. vor jede Aufgabe, die etwas mit dem Telefon zu tun hat: „Telefonieren”. Die Aufgabe könnte dann z.B. so aussehen: „Telefonieren 1 Hotel 18. März Giengen buchen”. Outlook sortiert alle Aufgaben mit dem Marker „Telefonieren” untereinander. Die Zahlen dahinter kennzeichnen die Priorität und die Aufgaben lassen sich zusammengefasst in Ihrem nächsten Telefonblock abarbeiten.

Weitere Tipps für die Arbeit mit der Aufgabenliste in Outlook erhalten Sie in unserem Download
10 Tipps für eine effiziente Outlook-Aufgabenliste

2.4 Regelmäßige Durchsicht für mehr Kontrolle

Die Posteingangsschale und das E-Mail Postfach sollten täglich geleert werden. Gleichzeitig sollten Sie sich am Ende der Woche Zeit für die Wochenplanung nehmen. In der Wochenplanung gehen Sie laut Getting things done den Kalender und die Aufgabenliste durch und passen die Priorisierung möglicherweise an.

Mehr Tipps zur Wochenplanung erhalten Sie in unserem Download zum Thema.

2.5 Aufgaben gezielt erledigen und Routinen managen

In Outlook können Aufgabenserien erstellt werden. Diese eignen sich für Routineaufgaben. Damit aus einer Aufgabe „Jour fix Sitzungsraum vorbereiten” nicht zwanzig Unteraufgaben werden und die Aufgabenliste übersichtlich wird, bietet es sich an die Aufgabe „Jour fix Sitzungsraum vorbereiten” zu erfassen und in das Notizfeld die Unteraufgaben zu notieren. Wenn Sie nun nach der Getting things done Methode eine Aufgabenserie erstellen, so erscheint die jeweilige Aufgabe z.B. täglich oder wöchentlich – je nach dem, wie Sie sie definiert haben – neu in Ihrer Aufgabenliste und muss nicht jedes Mal neu erfasst werden.

Aufgabenlisten für Getting things done — Erstellen Sie Aufgabenlisten und -serien für Ihr Getting things done System.

3. Vor- und Nachteile der GTD Methode

Wie viele Methoden hat auch GTD Vor- und Nachteile. Letztlich muss jeder für sich selbst entscheiden, ob sie zur eigenen Arbeitsweise passt – doch selbst wenn nicht, lassen sich sicher einige hilfreiche Elemente übernehmen.

Vorteile:	Leicht einzurichten und flexibel einsetzbar Eliminiert Multitasking Verringert kognitive Belastung Zentrale Quelle für alle Informationen Klarer Überblick über alle anstehenden Aufgaben Leichter Prioritäten setzen
Nachteile:	Einrichtung ist zeitaufwendig Wenn noch kein Aufgabenmanagementsystem besteht, muss erst eins eingerichtet werden Gefahr für zu hohes Maß an Flexibilität, da GTD lediglich zur Strukturierung hilft und nicht zur Terminierung der wöchentlichen oder täglichen Arbeit

4. Weitere Tipps rund um die GTD Methode

Terminieren Sie große Aufgaben, die länger als eine Stunde dauern und verknüpfen Sie die Aufgabe mit dem Kalender, in dem Sie einen Block in Ihrem Kalender dafür reservieren. Ein großartiges Tool, mit dem Sie die Getting things Done Anstöße perfekt umsetzen können, ist Outlook.

Getting things done Outlook hilft — Outlook ist ein geniales Tool um Getting things done umzusetzen.

Es ermöglicht ein schnelles Verschieben und Springen zwischen Kalender, Aufgabenliste und E-Mail-Postfach. E-Mails können schnell zu Aufgaben gemacht werden. Sie sollten die Aufgabenliste dann um die Aufgaben aus der Posteingangsschale ergänzen.