Finden Sie die ideale Grußformel für Ihre Email – in nur 3 Sekunden!

Eine gelungene Grußformel rundet jede E-Mail am Ende ab. Ob „Mit freundlichen Grüßen“ oder eine Grußformel in einer anderen Sprache – es gibt viele Möglichkeiten, sich höflich und professionell zu verabschieden. Doch welche Grußformel ist für welche Situation geeignet und was muss ich beachten, wenn ich mich in einer anderen Sprache verabschieden möchte? Das und viele weitere Tipps erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

1. Warum braucht es eine Grußformel am Ende einer Email?

Gerade das Ende einer E-Mail ist ein wichtiger Kontaktpunkt im geschäftlichen Umfeld. Diese letzten Worte bieten die Möglichkeit, Professionalität zu zeigen und positiv in Erinnerung zu bleiben. Dies stärkt die Geschäftsbeziehung und ermöglicht eine effektivere und effizientere Zusammenarbeit. Der Schlusssatz kann auch subtile Botschaften vermitteln und den Ton einer Nachricht prägen. Umso wichtiger ist es, die Grußformel der Situation, der Art der Beziehung und der Sprache anzupassen.

2. Wichtige Tipps für die perfekte Grußformel

• Tipp Nr. 1: Den Empfänger in den Mittelpunkt rücken

In der geschäftlichen Kommunikation sind die Grußformeln „Mit freundlichen Grüßen” oder „Viele Grüße” immer noch die angemessenste Form der Verabschiedung. „Liebe Grüße” und „Herzliche Grüße” setzen bereits ein gewisses Maß an Vertrautheit voraus. Achten Sie also darauf, wer Ihr Gegenüber ist und wie gut Sie sich kennen. Aber auch darüber hinaus sollte der Adressat im Mittelpunkt Ihrer Formulierung stehen. Bei der Grußformel „Herzliche Grüße aus Berlin” stehen Sie im Mittelpunkt. Die Botschaft lautet: Ich lebe in Berlin und du in der Ferne. Besser ist „Herzliche Grüße nach Dresden”. Diese Variante drückt Wertschätzung für den Empfänger aus.

• Tipp Nr. 2: Die Grußformel wechseln

Nutzen Sie Anlässe wie den Wochenanfang, das Wochenende, die Jahreszeit oder Feiertage, um Ihre Grußformel anzupassen. So können Sie zum Beispiel am Wochenanfang schreiben: „Einen guten Start in eine tolle Woche wünscht Ihnen…”. Eine weitere Idee ist es, einen jahreszeitlichen Bezug in die Grußformel aufzunehmen, indem man z.B. schreibt: „Eine schöne Adventszeit wünscht Ihnen …”. Weitere Beispiele sind unten aufgeführt.

• Tipp Nr. 3: Keine Abkürzungen verwenden

Mfg, LG, HDGDL – selbst unter Jugendlichen sind diese Abkürzungen kaum noch gebräuchlich. Hektische und unpersönliche Verabschiedungen wie diese hinterlassen oft einen negativen Eindruck. Die Grußformel spiegelt nicht nur den Stil des Absenders wider, sondern auch seine Wertschätzung für den Empfänger. Wenn sich jemand keine Zeit für eine angemessene Verabschiedung nimmt und gedanklich schon bei der nächsten Nachricht ist, wirft dies Fragen nach Sorgfalt und Prioritätensetzung in der Zusammenarbeit auf.

• Tipp Nr. 4: Nutzen Sie Cliffhanger

Cliffhanger wecken Spannung – in Serien und auch in E-Mails. Ein „PS“ kann auf neue Produkte hinweisen, sollte aber regelmäßig aktualisiert werden. Planen Sie im Voraus, welche Angebote beworben werden, und setzen Sie Erinnerungen für monatliche Anpassungen. Aber Vorsicht: Lieber häufiger wechseln und den Text kurz halten, als dass aus der Signatur plötzlich eine mehrseitige Werbe-E-Mail wird!

3. Die passende Grußformel in einer Email für jeden Anlass

Damit Sie in jeder Situation die passende Grußformel wählen, finden Sie hier eine Übersicht der gängigsten Grußformeln, ihre Einsatzbereiche (geschäftlich oder privat) und ihre Wirkung auf den Empfänger.

3.1 Allgemeine Grußformeln für Emails

3.2 Saisonale Grußformeln für Emails

3.3 Englische und Französische Grußformeln für Emails

3.4 Was Sie bei Emails ins Ausland beachten sollten

• Korrekte Anrede: Ist der Gesprächspartner nicht persönlich bekannt, sollte die Anrede mit Bedacht gewählt werden. Vorsicht ist insbesondere bei Vornamen geboten, die in Deutschland nicht üblich sind. In China beispielsweise steht der Nachname an erster Stelle, daher sollte die Person nicht versehentlich mit dem Vornamen angesprochen werden.
• Vermeiden Sie Sonderzeichen und Umlaute: Sonderzeichen oder Umlaute können vom Empfänger nicht korrekt dargestellt oder verstanden werden. Auch Währungen sollten ausgeschrieben werden, z.B. „EUR“ statt „€“.
• Uhrzeiten anpassen: In internationalen E-Mails sollten Uhrzeiten an den jeweiligen Sprachgebrauch angepasst werden. Statt „14:00“ wird im Englischen „2 p.m.“ verwendet.
• Britischer E-Mail-Stil: Im englischsprachigen Raum, insbesondere in Großbritannien, ist eine lockere E-Mail-Kommunikation üblich. Nach der zweiten E-Mail wird der Ton oft informeller. Außerdem sollten lange E-Mails vermieden werden, da Kürze und Prägnanz geschätzt werden.
• Hierarchien in Indien: In der indischen Geschäftskommunikation ist es wichtig, Hierarchien zu respektieren. Hochrangige Gesprächspartner und offizielle Stellen erwarten eine besonders höfliche und formelle Ausdrucksweise.
• Formeller Stil in Frankreich: Französische E-Mails sind in der Regel höflich und nicht zu knapp formuliert. Auch wenn die Grußformeln weniger ausgefeilt sind als in klassischen Geschäftsbriefen, wird eine respektvolle und strukturierte Sprache erwartet.
• Respektvolle Kommunikation in Japan: In Japan ist es üblich, die korrekte Anrede mit Titel zu verwenden. Auch die Schlussformel sollte persönlich und ausführlich sein. Anweisungen und Kritik sollten stets freundlich und indirekt formuliert werden, um die Höflichkeit zu wahren.
• Kollegialer Stil in Lateinamerika: E-Mail-Kommunikation beginnt oft locker und persönlich. Sobald jedoch Vorgesetzte in den Austausch einbezogen werden, wird der Ton formeller und respektvoller.

4. Diese Grußformeln sollten Sie in Emails besser vermeiden

• Vermeiden Sie den Begriff „Hochachtungsvoll“, da er veraltet und unpersönlich wirkt.
• Verwenden Sie nicht nur „Gruß“ oder „Grüße“, da dies kurz angebunden und desinteressiert wirken kann.
• Verwenden Sie keine Abkürzungen wie VG, MfG oder LG, da diese den Eindruck erwecken, dass Sie keine Zeit für eine vollständige Anrede haben. Außerdem können sie unhöflich oder wenig wertschätzend wirken.
• Lassen Sie die Grußformel nicht ganz weg, da dies unhöflich wirken kann – es sei denn, Sie befinden sich in einer laufenden, schnellen E-Mail-Kommunikation.
• Vermeiden Sie „Beste Grüße“, da diese Formulierung sprachlich unrund ist. Es gibt keine Steigerung oder abgeschwächte Variante wie „gute Grüße“.
• Setzen Sie kein Satzzeichen am Ende der Grußformel, da dies im Deutschen nicht üblich ist.

5. Extra-Tipps und Video-Tutorial: Wie Sie der Copilot bei Emails unterstützt

→ Weihnachtsgrüße: Gerade in der Weihnachtszeit verschicken viele Kunden, Kollegen oder Partner ihre Weihnachtsgrüße per E-Mail. Hier finden Sie verschiedene Vorlagen und Tipps, wie Sie die richtige Ansprache für die Feiertage finden.
→ Hochzeitswünsche: Eine/r Angestellte/r oder ein/e Kollege/in hat geheiratet und Sie möchte Ihre Glückwünsche zum Ausdruck bringen? In diesem Blogbeitrag finden Sie verschiedene Formulierungen und Tipps dazu.
→ Büro-Kaizen Download-Center: Hier können Sie sich viele weitere praktische Checklisten und Vorlagen für den E-Mail-Verkehr im Büro kostenlos herunterladen!

🤖 Copilot in Outlook: E-Mail-Entwürfe auf Knopfdruck!

(Dauer: 08:31 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Neue E-Mail einfach entwerfen lassen 00:23 
3. Antwort auf E-Mail formulieren lassen 03:22 
4. E-Mail-Threads zusammenfassen lassen 05:00 
5.  E-Mail Coaching 06:14
6.  Abschluss 07:44