Die besten Scanner-Apps (kostenlos) für Business & Büro: Übersicht mit Tipps & Anleitung

Welche kostenlosen Scanner-Apps für Smartphones und Tablets (iPhones und Android-Geräte) eignen sich am besten für den beruflichen Einsatz im Büro und im Außendienst? Also für das Einscannen von Text-Dokumenten, PDFs, Visitenkarten, Tabellen, Formularen, Whiteboards, Flipcharts, Kassenbons, Belege & Co? In dem folgenden Büro-Kaizen-Beitrag erfahren Sie, worauf Sie bei der Wahl der passenden Scanner-App unbedingt achten sollten, inklusive unserer eigenen Tipp-Empfehlung und der dazugehörigen Anleitung!

1. Was soll Ihre künftige kostenlose Scanner-App überhaupt scannen?

Es gibt hunderte unterschiedliche Scanner-Apps für die verschiedensten Anwendungsbereiche. Und diese machen nicht einfach nur ein Foto von dem einzuscannenden Objekt. Zwar nutzen alle Scanner-Apps die integrierte Kamera des Smartphones oder Tablets, die spezielle Software der jeweiligen Scanner-App stellt dann jedoch, je nach Anwendungsfall, ganz unterschiedliche Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Zum Beispiel für das Erkennen von QR-Codes, für die Text- und Zeichenerkennung in Dokumenten und Bildern oder für das Identifizieren von Pflanzen, Insekten, und Pilzen. Überlegen Sie sich daher genau, wofür Sie die kostenlose Scanner-App benötigen und suchen Sie dann auch explizit nach dieser Scanner-Kategorie. Folgende Schlagworte können Ihnen dabei helfen.

• Büro/Business/Office: Kostenlose Scanner-App mit Texterkennung für Dokumente, PDF-Dateien, Formulare, Tabellen, Visitenkarten, Whiteboards, Notizen, Tafeln, Flipcharts etc.
• Privat: Kostenlose Scanner-App für Fotos, Bilder, Dias, Negative, etc.
• Umwelt: Kostenlose Scanner-App für Pflanzen, Insekten, Unkraut, Pilze etc.
• Gesundheit: Kostenlose Scanner-App für Hautkrebs, Kalorien, Lebensmittel etc.

2. Mittlerweile ist jedes Handy & Tablet von Haus aus ein kleiner Scanner!

Die Zeiten sind vorbei, in denen man sich einen extra QR-Code-Scanner, Barcode-Scanner oder eine Foto-Scanner-App herunterladen musste. Diese sind von Apple und Samsung bis Huawei und Nokia in nahezu allen modernen Smartphones und Tablets ab Werk vorhanden und vorinstalliert – und können von Jahr zu Jahr mehr.

• Suchen Sie daher zunächst auf Ihrem Endgerät nach verfügbaren Scanner-Apps, die von Haus aus (und damit kostenlos) mit an Bord sind, zum Beispiel in der vorinstallierten Kamera-App.
• Falls Sie diese nicht direkt auf Ihrem Handy finden, dann suchen Sie online per Suchmaschine nach Ihrem Gerät, Betriebssystem und der gewünschten Scanner-Funktion.

3. Vorsicht vor Sicherheitsrisiken bei kostenlosen Scanner-Apps!

Kostenlose mobile Apps sind allgemein ein beliebtes Mittel für Hacker, um ihre Schadsoftware darin zu verstecken und diese massenhaft zu verbreiten. Kostenlose Apps, die einen hohen Nutzwert und eine einfache Handhabung bieten, ziehen dabei besonders viele Nutzer an. Und ohne eine finanzielle Hürde (Kosten) werden diese auch viel häufiger und meist auch ohne gründliche Überprüfung heruntergeladen. Die dadurch verteilte Malware ist so unterschiedlich wie die Interessen ihrer Hintermänner.

• Die am häufigsten von Malware betroffenen Mobile-App-Kategorien: Kostenlose Taschenlampen-Apps, Notizen-Apps, Scanner-Apps, Wetter-Apps, Spiele-Apps, VPN-Apps (virtuelle private Netzwerke), Musik-Apps, Foto- und Video-Editoren.
• Die am häufigsten vorkommenden Malware-Arten in Mobile-Apps: Adware und Malwaretising (unerwünschte sowie bösartige Werbung), Spyware (Tracking und Datendiebstahl), Banking-Trojaner (Abgreifen von Finanzdaten), Ransomware (Verschlüsselungssoftware für Erpressungen), Trojaner (Backdoors, Systemzugriff) und Phishing-Apps (Stehlen von Zugangsdaten).
• Aber nicht jede bösartige App stammt auch von bösartigen Entwicklern: Hackern gelingt es immer wieder, an sich legitime („gutartige“) Software für ihre Zwecke zu unterwandern, indem sie den Schadcode in die Lieferkette der Softwareentwicklung einschleusen. Folgende Beispiele verdeutlichen das Sicherheitsrisiko.

Fazit: Scanner-Apps immer nur von vertrauenswürdigen Herstellern und Quellen herunterladen!

Die Beispiele zeigen einerseits, dass auch legitime Software unbemerkt Malware enthalten kann. (Allgemein gilt: Je günstiger die Entwicklung, desto mehr vorgefertigte Low-Cost-Bausteine von Drittanbietern werden genutzt, desto weniger Zeit steht für die Prüfung bereit und desto höher ist auch das Sicherheitsrisiko.) Anderseits verdeutlichen die Beispiele auch, dass es Hackern immer wieder gelingt, ihre Malware so geschickt zu verstecken, dass es diese an den Sicherheitsüberprüfungen von Googles Play Store und Apples App Store vorbeischaffen.

• Daher sollte man als Nutzer stets vorsichtig sein und nur Apps von vertrauenswürdigen Herstellern und aus vertrauenswürdigen Quellen herunterladen.
• Das gilt ganz besonders für alle Endgeräte, mit denen Sie – selbst wenn nur gelegentlich – auf Ihr Unternehmensnetzwerk zugreifen (z.B. Dienstgerät, Dual-Use oder Bring your own device).
• Gewähren Sie zudem heruntergeladenen Apps immer auch nur die Berechtigungen, die diese für das Ausüben ihrer Funktionen zwingend benötigen.

4. All-in-One – nutzen Sie proaktiv die Vorteile des „Vendor Lock-in“ Effekts

Sie speichern Ihre Daten in der Google-Cloud, teilen Ihre Dateien via Google Drive und nutzen Google Workspace als Bürosoftware? Dann ist die kostenlose Scanner-App „Google Lens“ für Sie ideal. Ähnlich sieht es mit der kostenlosen Scanner-App „Adobe Scan“ aus, falls Sie beruflich bereits eng an den PDF-Erfinder Adobe gebunden sind. Und wenn Sie bereits die Bürosoftware-Suite Microsoft 365 oder Office 365 nutzen, dann bietet Ihnen die kostenlose Scanner-App „Microsoft Lens“ viele weitere handfeste Vorteile. Der Grund liegt in dem sogenannten „Vendor Lock-in“ Effekt.

• Die drei genannten Scanner-Apps fügen sich optimal in das Ökosystem des jeweiligen Anbieters ein. Diese nahtlose Integration vermeidet nicht nur Inkompatibilitäten, sondern ermöglicht zudem zahlreiche Synergien mit den anderen Apps desselben Ökosystems.
• So können Sie zum Beispiel mit der Scanner-App Microsofts Lens ausgedruckte Papierdokumente einscannen und per Texterkennung direkt in digitale und bearbeitbare Office-Dokumente umwandeln (Word-Texte, PowerPoint-Präsentationen, Excel-Tabellen oder OneNote-Notizen)
• Wenn Geräte- und Software-Hersteller ihre Produkte so designen, dass sie die Nutzer immer stärker an ihr eigenes Ökosystem binden, spricht man von dem sogenannten „Vendor Lock-in“ Effekt. Ein Effekt mit Vor- und Nachteilen.
• Da man aber sowieso eine Bürosoftware-Suite im Unternehmen benötigt, können Sie sich auch gleich die „dazugehörige“ kostenlose Scanner-App desselben Herstellers holen – solange, bis Sie das gesamte Ökosystem auf einmal wechseln.

5. „Wer Microsoft 365 nutzt, dem nutzt auch die Scanner-App Microsoft Lens!“

Microsoft Lens (ehemals Office Lens) ist die kostenlose Scanner-App von Microsoft für alle Smartphones, Tablets, iPhones und iPads mit den Betriebssystemen iOS oder Android.* Die mobile Scanner-App kann als Stand-alone-Anwendung auch ohne Microsoft 365-Lizenz genutzt werden. Für Microsoft 365- bzw. Office 365-Nutzer (immerhin rund 85 % der deutschen Unternehmen) bietet die nahtlos in das Office-Ökosystem integrierte Scanner-App jedoch einige weitere, praktische Vorteile. Denn Microsoft Lens wurde als mobile Erweiterung zu Microsoft 365 und Office 365 entwickelt – und zwar als Schnittstelle zwischen physischer Welt und digitalem Office.

• Dadurch lassen sich ausgedruckte Dokumente, Formulare und Tabellen oder auch Whiteboards und Visitenkarten digitalisieren (inklusive Texterkennung), direkt in das jeweilige Office-Format umwandeln und dann in der entsprechenden Office-App weiterbearbeiten.
• Ein weiteres Plus ist die Compliance durch die kalkulierbare Vertrauenswürdigkeit des Herstellers Microsoft bezüglich der Sicherheit seiner App-Entwicklungen und des Datenschutzes

* Die frühere Scanner-App-Variante „Office Lens für Windows 10“, für Windows-PCs und Laptops, wurde eingestellt und ist seit dem 1. Januar 2021 nicht mehr verfügbar.

Übersicht: Die wichtigsten Funktionen der Scanner-App Microsoft Lens (Kurzfassung)

• Automatische Bildoptimierung: Die kostenlose Scanner-App verbessert die Scanqualität von Dokumenten, Fotos, Postern, Whiteboards etc. durch automatisches Zuschneiden der Ränder, Ausgleichen ungerader Aufnahmewinkel und Korrektur von Reflexionen, Spiegelungen und Schatten. Dies ist sogar nachträglich für bereits vorhandene Bilder in der Galerie möglich.
• Manuelle Bildbearbeitung: Zuschneiden, Drehen, Löschen, Filteranwendungen, Kommentieren und Neuordnen der eingescannten Bilder oder auch Entfernen des Hintergrunds (freistellen).
• Direkte Umwandlung in bearbeitbare Office-Dokumente: Die optische Text- und Zeichenerkennung (OCR) ermöglicht das Extrahieren und Durchsuchen von Text in Bildern und PDF-Dateien. So können ausgedruckte und sogar handschriftliche Textdokumente, Tabellen, Whiteboards, Notizen und Formulare eingescannt und für die digitale Weiterbearbeitung wahlweise in ein Word-, PowerPoint-, Excel- oder OneNote-Dokument umgewandelt werden.
• Visitenkarten in vCards umwandeln: Mit der kostenlosen Scanner-App können Sie auch Papiervisitenkarten abfotografieren und direkt als elektronische vCard oder als Outlook-Kontakt abspeichern.
• Belege und Quittungen speichern: Für das schnelle Erfassen und Hochladen von Quittungen, Kassenbons und ähnlichen Belegen.
• Einfaches Teilen der Scans: Die eingescannten Inhalte können direkt in Microsofts Cloudspeicherdienst OneDrive gespeichert und so schnell und einfach mit Kollegen geteilt werden.
• Plastischer Reader und QR-Code-Scanner: Mit der kostenlosen Lens-App kann man auch QR-Codes einscannen und sich eingescannte Texte sogar laut vorlesen lassen.