HAZ – Und täglich quillt das Postfach über

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Klare Strukturen gegen die E-Mail-Flut: Mit wenigen Regeln lässt sich tagtäglich viel Arbeitszeit und Ärger einsparen, sagt ein Effizienz-Profi

Berlin. Ein kurzer Ton. Eine Meldung ploppt auf dem Bildschirm auf und verschwindet schnell wieder. Und schon ist man von einer neuen E-Mail abgelenkt. Viele Menschen schauen dann auch gleich nach, wer etwas von ihnen will und ob es dringend ist. Dieser Vorgang wiederholt sich im Schnitt 45-mal am Tag, hat eine Onlineumfrage der Unternehmensberatung Tempus ergeben. Es gibt viele Möglichkeiten, mit der elektronischen Post Arbeitszeit zu verschwenden: E-Mails werden mehrfach auf den Schirm geholt, weil das Postfach nicht aufgeräumt ist. Die Korrespondenz mit einem Kunden ist unauffindbar, weil der Kollege sie nach einem anderen System abspeichert als man selbst. Mit den von Buchautor Jürgen Kurz aufgestellten Regeln und etwas Disziplin lassen sich schätzungsweise 20 Prozent Zeit einsparen.

Feste Lesezeiten
Zunächst sollten am Rechner alle akustischen und optischen Posteingangssignale ausgeschaltet werden. Gerade Morgenmenschen sollten sich in den ersten Arbeitsstunden auf wichtige Aufgaben konzentrieren. Für neun von zehn Arbeitnehmern reicht es, dreimalam Tag Nachrichten zu lesen und zu beantworten.

E-Mails sofort bearbeiten
Am effektivsten ist es, elektronische Nachrichten nur dann zu lesen, wenn man sich auch gleich Zeit zum Antworten nimmt. Alles, was sich innerhalb von fünf Minuten erledigen lässt, sollte auch sofort bearbeitet werden. Alles andere wird gelöscht, delegiert oder in eine To-do-Liste eingetragen.

Löschen auf Probe
Viele Nutzer haben Angst, E-Mails zu löschen, weil sie sie noch einmal benötigen könnten. Da hilft es, einen Ordner „zz Löschen auf Probe” anzulegen und dorthin diese EMails zu verschieben. Den Ordner so einstellen, dass automatisch alle Mails gelöscht werden, die etwa älter als sechs Monate sind.

E-Mails finden
Problem bei E-Mails ist selten der Speicherplatz, sondern das Finden. Der Übersicht dient, nur die Nachrichten mit relevanten Informationen aufzubewahren. Alles andere nach dem Lesen löschen.

Strukturierte Ablagesysteme
Manche Menschen haben alle E-Mails im Posteingang und arbeiten nur mit der Suchfunktion.Der Experte empfiehlt deshalb das Arbeiten mit einer Ordnerstruktur. Regel: Bearbeitete und beantwortete E-Mails sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur unbearbeitete Nachrichten.

Gemeinsame Spielregeln
Die wenigsten arbeiten allein, deshalb helfen gemeinsame Regeln. In manchen Teams haben alle Zugriff auf bestimmte Mails – dann sollten sich die Teammitglieder auf eine feste Ablagestruktur (etwa nach
Kunden oder Projekten) einigen. Dafür ist angeblich nie Zeit, aber alle verschenken ansonsten Zeit mit suchen, ärgern und streiten. Das ist frustrierend, findet Jürgen Kurz. Zudem sind einmal aufgestellte Regeln auch nicht endgültig, sondern sie müssen sich in der Praxis bewähren. Ist das nicht der Fall, müssen hilfreichere Regeln her. Darüber hinaus sollte vereinbart werden, in welchem Zeitraum Mails verarbeitet werden müssen.

„Es ist frustrierend, Zeit mit Suchen der E-Mails zu verschenken.”
Jürgen Kurz

Info
Das Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital” ist erschienen im Gabal-Verlag. 128 Seiten, ISBN 978-3-86936-561-9, 19,90 Euro.

Jens Gieseler