Heidenheimer Neue Presse – Ein Mann räumt auf

Jürgen Kurz berät Unternehmen, wie ihre Büroarbeit effektiver wird

Wer bei einem Fernsehfilm mit dem Titel „Ein Mann räumt auf” im vorliegenden Falle an einem Wildwest-Streifen denkt, der liegt schief. Als der Südwestrundfunk kürzlich seinen Beitrag für die Landesschau unter diese Überschrift stellte, stand kein schießwütiger Cowboy, sondern ein Giengener Geschäftsführer im Mittelpunkt. Sein Name: Jürgen Kurz.

Als „Saubermann” und „Ordnungsfanatiker” stellte die Fernsehmoderatorin den Geschäftsführer der drillbox GmbH vor. Das sind allerdings Begriffe, bei denen Jürgen Kurz den Kopf schüttelt. Es geht bei seiner beratenden Tätigkeit nicht darum, den penibln Erbsenzähler zu spielen, der jeden schief stehenden Aktenordner im Regal zurechtrückt. Vielmehr hat Jürgen Kurz ein System entwickelt, das es ermöglicht, die Effizienz in einem Büro nachweislich um mindestens 20 Prozent zu steigern.

Was bedeutet „Kaizen”?

Ein aufgeräumter und geordneter Schreibtisch spielt dabei natürlich eine wichtige Rolle, aber es kommt vor allem auch darauf an, Arbeitsabläufe zwischen Mitarbeitern zu optimieren. Das Stichwort heißt „Büro-Kaizen”, wobei Kaizen ein japanischer Begriff ist und einen ständigen Verbesserungsprozess beschreibt.

Angefangen hat eigentlich alles damit, dass Jürgen Kurz bei einem Vortrag den Italiener Massimo Manzana kennen lernte, der in beeindruckter Weise berichtete, wie sich Produktionsabläufe verbessern lassen. Kurz bat den Referenten, doch auch mal bei drillbox vorbeizukommen, um zu testen, ob sich die Philosophie des „One-piece-flow” auch hier anwenden lässt. Manazza kam – und die Firmenmitarbeiter gerieten ins Staunen. „Er hat einen Arbeitsprozess nach herkömmlicher Weise und dann nach seiner Methode verrichten lassen. Der Zeitgewinn war so enorm, dass wir uns alle die Augen gerieben ahben”, erinnert sich Kurz. Dem in Nattheim wohnenden Geschäftsführer war klar: Was in der Produktion gilt, gilt auch im Büro. Und deshalb entwickelte er das Büro-Kaizen. Weil in der Folgezeit immer wieder Firmenvertreter bei Besuchen im Hause drillbox auf die geordneten Arbeitsplätze aufmerksam wurden erstellte Kurz Schulungsunterlagen, die von Firmenchef Prof. Dr. Jörg Knoblauch an die Interessenten weitergegeben wurden.

Seminare und Besuche

Doch bald war auch das zu wenig: Ein Handbuch wurde erstellt, Jürgen Kurz gab Seminare und seit einiger Zeit besucht er auch Firmen, um dort in drei Stufen das Büro-Kaizen vorzustellen und einzuführen. Sauberkeit, Übersichtlichkeit, schnellere Arbeitsabläufe, geringere Suchzeiten: Hinter all diesem verberge sich ein „riesengroßes Thema”, denn irgendwie hätten alle Firmen mit diesen Dingen zu tun.

Jürgen Kurz kommt drei Mal wenn er andere Firmen berät: Beim ersten Male räumt er gemeinsam mit den dortigen Angestellten auf. Erstaunlich, was bei diesem Großreinemachen auf der Strecke bleibt. Vor allem Ablageschalen wandern reihenweise aus den Büros.„Der Name Ablage sagt ja bereits aus, dass diese Dinge nicht auf den Schreibtisch gehören”, erklärt der „Aufräumer” aus Giengen. Sein Prinzip: Ein Leertisch ist erfolgreicher als ein Volltisch. Deshalb sollte man immer nur eine Aufgabe auf dem Tisch haben.

Nach zwei Monaten kommt Kurz wieder in die Firma. Dann geht's um die Standardisierung der Büroorganisation. Ziel: Auch die Kollegen sollten sich auf dem eigenen Schreibtisch zurechtfinden. Deswegen müssen Vereinbarungen zur effektiven Zusammenarbeit getroffen werden.

Nochmals vier Monate später gibt's dann den dritten Besuch. Jetzt geht's darum, Arbeitsabläufe durch Kaizen zu vereinfachen. der Kunde bezahle schließlich nicht für Suchen, Transport, Wartezeit oder unnötige Bewegungen.

Kein zurück ins alte Chaos

Die Ergebnisse dieser Verbesserung sind aus Sicht der Kunden verblüffend: Von Effizienzsteigerung, Flächenersparnis, Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit. Reduzierung der Suchzeiten und einer angenehmeren und stressfreieren Arbeit wird berichtet. Vor allem aber hätten alle beratenden Firmen an Kaizen bis heute festgehalten. „Im Nachhinein kann man sich so ein Chaos am Arbeitsplatz nicht mehr vorstellen”, schrieb kürzlich eine Angestellte.

Er würde nie behaupten, etwas Neues erfunden zu haben, sagt Jürgen Kurz. Aber eine Umsetzung in dieser Anwendung und Konsequenz sei wohl doch für Viele ein Novum.

„Aber meine Blumen bleiben stehen” rief ihm einmal eine Mitarbeiterin entgegen, die um ihre geliebte Schreibtsich-umgebung fürchtete. Kurz konnte Sie beruigen: „Es passiert hier nichts gegen Ihren Willen.”

Wie gesagt: Der „Der Aufräumer” hat keinen Colt dabei, nicht einmal eine Methode, wie er versichert: „was ich zu bieten habe, ist eine Art Speisekarte. Man hat 50 Möglichkeiten im Angebot, und die Mitarbeiter können auswählen, was ihnen schmeckt.”

Bisher jedenfalls ist es allen bekommen.