Investment & more – Reduktion aufs Wesentliche

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Digitalien – das Land der unbegrenzten Möglichkeiten. Aber wer sich zuviel auflädt und zu viel will, kann sich im Dschungel leicht verlaufen.

Wie Sie im Berufsalltag den Überblick über Informationen und Daten behalten

„Ist alles so schön bunt hier”, sang Nina Hagen. Während man in den 80er Jahren „TV glotzte”, halten uns heute Smartphone, Tablet und Laptop auf Trab – meist gleichzeitig. Wir zeigen, wie Sie sich mit Geräten und Anwendungen aufs Wesentliche reduzieren sowie Klarheit in Termine und Aufgaben bekommen.

Wer räumlich und zeitlich flexibel arbeitet oder zumindest viel unterwegs ist, der muss digital arbeiten – also mindestens papierarm oder gar papierlos. In aller Regel durchlaufen die Betroffenen drei Phasen: zunächst ist die Welt der digitalen Tools extrem vielfältig und die Stimmung euphorisch. Dann zieht das Chaos ein, weil Mails, Projekte oder Termine an den unterschiedlichsten Ecken der digitalen Welt zu suchen sind. Es gibt weder eine Struktur noch eine Abgrenzung der Systeme. In der dritten Phase schließlich kommt es zur Reduktion auf das Wesentliche, um wirklich effizient arbeiten zu können. Das ist das Ziel: so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Das bedeutet im ersten Schritt, die Anzahl der Geräte reduzieren, die Zahl der Software-Programme so gering wie möglich halten und schließlich die Kommunikationswege bündeln.

Welche Geräte benötigen Sie wirklich? Ein hochwertiges Notebook mit großer Arbeitsgeschwindigkeit, viel Speicherplatz, hoher Akkulaufzeit sowie eine standardisierte Datensicherung – am besten in der Cloud. Unterwegs können Sie direkt mit dem Notebook arbeiten. Am Arbeitsplatz stecken Sie es in eine Dockingstation. Vergessen Sie Extra-Geräte für Präsentationen oder persönliche Daten.

Sie benötigen ein Smartphone für Flipchart-Fotos während Tagungen, für ihre Termine und Aufgaben, für Podcasts während der Reise sowie die Navigation im Auto oder die Suche nach Bahnverbindungen. Besorgen Sie sich eine ausreichend hohe Flatrate, dann sind Sie jederzeit erreichbar. Tipp: Knausern Sie nicht bei den Ladegeräten, sondern deponieren Sie sie an regelmäßigen Arbeitsplätzen und im Auto, so geht Ihnen nie der Strom aus.

Welche Programme nutzen Sie wirklich? Halten Sie die Anzahl der Programme und Apps so gering wie möglich. Etwa Telefon, E-Mail, Kalender, Adressbuch, OneNote, Google Maps oder Bahn-App und ordnen Sie die Programme so, dass Sie einen direkten Zugriff auf die meistgenutzten Apps haben. Löschen Sie alle Programme und Apps, die sich für Sie als unnötig erwiesen haben. Anwendungen, die Sie selten nutzen, verschieben Sie auf die zweite Ebene.

Die meisten Menschen nutzen zum Bearbeiten ihrer Mails und ihres Kalenders Outlook, außerdem als digitales Notizbuch sowie für Informationen zu laufenden Projekten OneNote und zur Ablage ihrer Daten OneDrive. So lassen sich die Daten sehr leicht verschieben und zwischen Smartphone und Laptop synchronisieren. Wenn die Programme, die Sie bisher benutzen, dieselben Vorteile haben, gibt es keinen Grund zu wechseln und Zeit und Geld in neue Software zu investieren.

Bündeln Sie die Kommunikationswege! In den vergangenen Jahren haben sich die Informationskanäle vervielfacht: Zu Telefon, Fax und Brief sind Mails gekommen, der Messenger, WhatsApp oder Slack. Nicht
zu vergessen die sozialen Medien, wie Facebook, Xing oder LinkedIn. Leicht verzetteln Sie sich oder übersehen wichtige Informationen.

Wir empfehlen, alle Kanäle etwa über E-Mail zu bündeln. Das hat auch den Vorteil, dass Sie sich nicht erinnern müssen, wo Ihre Korrespondenz abgelegt ist, weil Sie mit den einen mailen und mit anderen whatsappen.

Dann gilt die 5-Schritte-Regel: Verarbeiten Sie die Informationen statt Sie lediglich zu sichten. Das bedeutet,

• löschen Sie Unwichtiges sofort,
• leiten Sie weiter, was andere betrifft,
• erledigen Sie, was sich in fünf Minuten machen lässt,
• archivieren Sie wichtige Informationen, die nun erledigt
  sind und
• terminieren Sie, was mehr Zeit als die besagten fünf
  Minuten in Anspruch nimmt.

Wir nennen die Methode, die Arbeitsorganisation kontinuierlich zu verbessern, Büro-Kaizen. Es gibt nicht die eine Lösung, sondern Lösungen müssen für Sie oder Ihr Team stimmen. Allerdings gibt es Prinzipien, wie die Reduktion aufs Wesentliche oder alles hat einen Platz. Um sich sinnvoll zu strukturieren, müssen Sie sich ein wenig Zeit nehmen, doch die gewinnen Sie durch höhere Effizienz und Arbeitsökonomie schnell wieder zurück. Entscheidender Nutzen: So behalten Sie im Alltag den Überblick und haben endlich wieder Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Vor allem reduzieren Sie den Stress, der durch zu große Unübersichtlichkeit entsteht und können wieder entspannt arbeiten.

Überblick über Ihre Termine und Aufgaben behalten

Termine und Aufgaben – nix einfacher als das. Doch in der Praxis verpassen Büroarbeiter Termine oder nehmen sich ihre Aufgaben zu spät vor, kommen in Stress und liefern lediglich Halbgares ab. Wir sind dagegen überzeugt, dass mit etwas mehr Systematik und Konsequenz sowie der Nutzung sinnvoller Tools (Kalender und Aufgabenliste), die Arbeit übersichtlich bleibt und leichter und schneller zu erledigen ist.

Trennen Sie Termine und Aufgaben. Termine haben meist einen festen zeitlichen Rahmen: Das Meeting beispielsweise beginnt um 10 Uhr und ist auf eine Stunde begrenzt. Dieses Zeitfenster müssen Sie blocken. Dagegen haben Aufgaben keinen zeitlichen Rahmen. Vielmehr müssen Sie mehrfach daran arbeiten, benötigen diverse Informationen, müssen diese bearbeiten usw. Aber Aufgaben haben ein Fälligkeitsdatum. Ganz fatal, Sie haben die Aufgabe im Kalender eingetragen, allerdings nicht erledigt, und werden nicht mehr daran erinnert. Deshalb: Führen Sie einen Kalender mit Ihren Terminen und separat eine To-do-Liste mit Ihren Aufgaben.

Nutzen Sie die wichtigsten Funktionen des Kalenders. Digitale Kalender stellen ein paar wichtige Funktionen zur Verfügung. Etwa können Sie den Termin mit einer Mail verbinden, so dass Sie auf den Vorgang oder eine Telefonnummer schnell zugreifen können. Sie können per Mail auch den Zeitraum im Kalender Ihres Gesprächspartners mitblocken. Wenn Sie berufliche und private Termine nicht im gleichen Kalender führen wollen, können Sie beide überlagern, so dass Terminüberschneidungen offensichtlich sind. Hilfreich ist zudem, eine Vorwarnzeit für wichtige Termine einzustellen, etwa eine halbe Stunde vor dem Meeting. Außerdem gibt es regelmäßig wiederkehrende Termine, den wöchentlichen Jour fixe, das Vertreter-Treffen am letzten Freitag im Monat oder Geburtstage, die sich leicht automatisieren lassen.

Führen Sie eine einzige Aufgabenliste. Wenn Sie eine Aufgabenliste haben, dazu aber noch diverse Zettel auf dem Schreibtisch, nicht zu vergessen ein paar Mails und schließlich noch die Aufgaben von den vergangenen drei Besprechungen, dann ist das anstrengend und unübersichtlich. Denn Ihr Gehirn ist jetzt die Aufgabenliste. Aber dafür ist es nicht gemacht.

Verschaffen Sie sich eine Übersicht über Ihre Aufgaben. Alle Aufgaben haben ein Fälligkeitsdatum. Allerdings benötigen Sie ja genügend Zeit zum Bearbeiten. Also setzen Sie zusätzlich einen Starttermin an. Vielleicht müssen Sie eine Präsentation neu erarbeiten, dann benötigen Sie über zwei Wochen den ein oder anderen Freiraum dafür. Oder Sie müssen sich lediglich wieder erinnern, dann reicht eine Viertelstunde Vorbereitung am Tag zuvor.

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben, damit Sie das Wichtige vom Dringenden unterscheiden. Denn mit den wichtigen Aufgaben bewegen Sie wesentlich mehr, machen mehr Umsatz, gewinnen einen neuen Kunden oder standardisieren einen Arbeitsprozess, der nun schneller und fehlerfreier verläuft. Wenn Sie 50 Aufgaben vor der Brust haben, nutzt Ihnen eine Bewertung mit hoch, mittel, niedrig herzlich wenig.

Tipp: Planen Sie am Ende des Arbeitstages den nächsten Tag. Sie müssen die Termine am kommenden Tag berücksichtigen und bewerten die Aufgaben, die dann fällig sind. Fragen sie sich: Welche Aufgabe bringt mich wirklich voran? Das ist die Aufgabe, mit der Sie nächsten Tag beginnen.

Buchtipp

Jürgen Kurz/ Marcel Miller
So geht Büro heute! Erfolgreich arbeiten im digitalen Zeitalter
GABAL, 1. Auflage (26.2.2019),
Gebunden, 192 S., € 24,90
ISBN: 978-386-93691-1-2

Zu viele E-Mails im Posteingang, zu viele Überstunden am Computer, zu viel Stress? Sie nicken? Ein bekanntes Phänomen in unserer schnelllebigen, digitalen Gegenwart. Haben Sie das Gefühl, durch Ihren Büroalltag getrieben und gehetzt zu werden, statt diesen zu steuern und zu beherrschen? Dann wird es Zeit zu lernen, von der Digitalisierung zu profitieren, statt unter ihr zu leiden!

DIE AUTOREN

„So geht Büro heute!” ist ein Ratgeber aus der Praxis für die Praxis. Die beiden Autoren beraten seit Jahren Konzerne wie Mittelständler und Einzelunternehmer zu den Themen Büroorganisation, Prozessoptimierung und digitales Arbeiten. Jürgen Kurz gilt als Vordenker für Büro-Effizienz, hat als erster die Kaizen-Prinzipien zur Effizienzsteigerung auf die Verwaltung übertragen. Seit mehr als 20 Jahren beschäftigt sich der Unternehmer und Tempus-Geschäftsführer mit Prozessoptimierung im Büroumfeld – insbesondere unter Nutzung der digitalen Möglichkeiten. Marcel Miller, „Experte für digitale Organisation” (Wirtschaftswoche), kennt alle Kniffe im Umgang mit den weit verbreiteten Office-Programmen. Aus der Vielfalt technischer Optionen wählt er für seine Kunden individuell sinnvolle Anwendungen
aus und erklärt sie umsetzungsorientiert.