Die Ivy-Lee-Methode mit Outlook: Einfach, aber effektiv (Umsetzung und Empfehlungen)

Kennen Sie den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität? Effizienz bedeutet, Dinge mit einem Minimum an Aufwand zu erledigen. Effektivität hingegen ist die Erreichung der gewünschten Ergebnisse. In der modernen Büroarbeit sind wir häufig effizient, aber nicht effektiv. Wir verbringen Stunden damit, E-Mails zu beantworten und Aufgaben zu erledigen, nur um am Ende des Tages frustriert festzustellen, dass wir kaum etwas Wichtiges geschafft haben.
Bei Büro-Kaizen^® erreichen wir diese Steigerungen allein dadurch, dass man die Dinge weglässt, die niemandem nutzen. Auch Charles M. Schwab plagten die Zweifel, ob er, trotz seines Erfolges, wirklich produktiv genug war. Deshalb engagierte er den Unternehmenscoach Ivy Lee, der ihm eine verblüffend einfache Methode, die Ivy-Lee-Methode, für grenzenlose Produktivität zeigte.

1. So begann die Ivy-Lee-Methode immer bekannter zu werden

Charles M. Schwab blickte zufrieden aus dem Fenster seiner prächtigen Büroetage im Wolkenkratzer der Bethlehem Steel Corporation, Philadelphia. Als Präsident und Visionär hatte er das Stahlunternehmen 1904 erfolgreich an die Börse geführt. Bethlehem Stahls innovative Produkte waren der Schlüssel für den Bau der ersten Wolkenkratzer und machten den Konzern innerhalb einer Dekade zum zweitgrößten Stahlproduzenten der Welt.

Doch trotz all seines Erfolges plagten Schwab Zweifel, ob er wirklich produktiv genug war. Zu viele Besprechungen, zu viel Chaos auf seinem Schreibtisch, ständige Feuerwehrübungen…er fühlte sich getrieben statt fokussiert. Da klopfte es energisch an der Tür – Schwabs neu engagierter Unternehmenscoach Ivy Lee war eingetroffen. „Mr. Schwab, ich habe einen Vorschlag für Sie.”, verkündete der junge, akkurat gekleidete Lee. „Einen Weg, wie Sie Ihre Produktivität enorm steigern können.”.

Schwab lehnte sich in seinem Chefsessel zurück und musterte den Berater neugierig. „Ich bin ganz Ohr. Zeigen Sie mir, wie ich meine Zeit besser nutzen kann. Wenn Ihre Tipps funktionieren, zahle ich Ihnen jedes Honorar innerhalb vernünftiger Grenzen.”. „Ok, meine Methode ist so einfach,“ begann Lee, „dass Sie vermutlich frustriert sein werden.“. Schwabs Neugier war geweckt und er forderte Lee auf fortzufahren. Lee erklärte, es handele sich nur um ein einfaches, tägliches Ritual:

1. Erstelle am Ende jeden Arbeitstages eine Liste mit den 6 wichtigsten Aufgaben für morgen.
2. Ordne diese Aufgaben nach Priorität.
3. Am nächsten Tag konzentriere dich zuerst voll und ganz auf die oberste Priorität und erledige sie, bevor du zu den anderen übergehst.
4. Wiederhole dies täglich.

Schwab war äußerst skeptisch. Diese Methode klang wirklich zu simpel, fast schon lächerlich. Dennoch versprach er, Lees Methode für ein paar Monate auszuprobieren.
In den folgenden Wochen merkte Schwab, wie sich seine Arbeitsroutine und Denkweise veränderte. Die morgendliche Prioritätenliste gab ihm Klarheit und Fokus. Anstatt ständig von dringenden Briefen und Besprechungen hin und her zu springen, fand er jeden Tag effektiv die Zeit, die jeweils wichtigste Aufgabe völlig ungestört anzupacken. Stress und Frustration machten Platz für ein Gefühl der Kontrolle.

Am Ende war der Stahlmagnat von der Effektivität der Methode derart überzeugt, dass er Ivy Lee tatsächlich einen Scheck über 25.000 Dollar – nach heutigen Maßstäben 600.000 Dollar – schickte, samt einem Bericht darüber, dass sich seine Produktivität in der Tat verdreifacht hatte! Mittlerweile, über 100 Jahre später, hat Ivy Lees simple Methode nichts von ihrer Wirksamkeit verloren. Als die „25.000-Dollar-Methode” erfreut sie sich in Führungsetagen und bei Unternehmern weiterhin großer Beliebtheit.

Ivy-Lee-Methode einfach zusammengefasst:

1. Erstelle am Ende jedes Arbeitstages eine Liste mit den 6 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag.
2. Ordne die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit.
3. Am nächsten Tag widme dich zuerst der obersten Aufgabe und erledige sie, bevor du mit den anderen Dingen beginnst.
4. Wiederhole diesen Ablauf täglich.

2. Gründe: Warum die Ivy-Lee-Methode noch heute so effektiv ist

Die wahre Stärke dieser Methode liegt in ihrer Einfachheit und Klarheit. Anstatt sich von einer Flut an E-Mails, Meetings und dringenden (aber unbedeutenden) Aufgaben ablenken zu lassen, zwingt sie uns, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. Indem wir täglich die 6 wichtigsten Dinge auflisten und priorisieren, behalten wir den Überblick über unsere Ziele. Und mit der Regel, zuerst die oberste Priorität zu erledigen, bekämpfen wir die allzu menschliche Neigung zur Prokrastination und Ablenkung.

Kritik an der 25.000-Dollar-Methode

Wie bei jeder Methode gibt es auch bei der Ivy-Lee-Methode gewisse Kritikpunkte. Zum einen ist die Methode nicht auf jeden Aufgabenbereich und jede Branche anwendbar. Zum anderen ist sie anfällig für Störungen und kleinere Ablenkungen, weshalb wir Ihnen dazu raten mit Hilfe der Timeboxing-Methode gewisse Zeiten für die Bearbeitung der Aufgaben zu reservieren.

3. Die 25.000-Dollar-Methode in Outlook anwenden (drei Möglichkeiten)

Bei Büro-Kaizen^®, können wir die 25.000-Dollar-Methode sehr gut in den ersten drei von den 5 Handlungsfeldern des Selbst- und Teammanagements nutzen. In den ersten drei Handlungsfelder des Selbstmanagement nutzen wir hauptsächlich Outlook 365.

1. Kommunikation
2. Zeitmanagement
3. Aufgabenmanagement
4. Dokumentation
5. Datenablage

Jetzt betrachten wir das 3. Handlungsfeld: „Aufgabenmanagement“ in Microsoft Outlook. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie die Priorisierung direkt in Outlook vornehmen können. Wichtig hierbei ist, dass Sie jede Outlook-Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum versehen ist, damit diese dem jeweiligen Tag zugeordnet ist.

Möglichkeit 1: Aufgaben priorisieren per Drag-and-Drop

Wenn Sie bei all Ihren Outlook-Aufgaben ein Fälligkeitsdatum eingestellt haben, werden Ihnen diese in der Outlook-Aufgabenliste bereits geordnet nach dem Datum angezeigt. Nun können Sie per Drag-and-Drop die Aufgaben gemäß der Ivy-Lee-Methode nach der Priorität ordnen. Dies funktioniert, indem Sie die jeweilige Aufgabe anklicken und an die richtige Stelle ziehen.

Möglichkeit 2: Ivy-Lee-Methode durch Nummerierung in Outlook anwenden

Neben der Priorisierung durch Drag-and-Drop können Sie die einzelnen Aufgaben auch nach Ihrer Priorität nummerieren. Dazu klicken Sie in den Betreff und vergeben hier die Nummern eins bis sechs. Sollte sich bei der Reihenfolge etwas ändern, können Sie ganz einfach die Nummern anpassen.

Möglichkeit 3: Priorisierung durch Fettmarkierung und Nummerierung

1. Tätigen Sie einen Rechtsklick auf Ihre → Aufgabenliste in Outlook.
2. Klicken Sie nun auf → Ansichtseinstellungen.
3. Wählen Sie nun → Bedingte Formatierung… aus.
4. Klicken Sie im neuen Fenster auf → Hinzufügen.
5. Geben Sie der neuen bedingten Formatierung einen Namen.
6. Unter Schriftart können Sie den Effekt, wie z. B. Fettmarkierung, kursiv etc. einstellen. Bestätigen Sie die neue Einstellung mit → OK.
7. Unter → Bedingung… legen Sie die Bedingung fest, wann der Effekt, z. B. Fettmarkierung, angewendet werden soll.
8. In diesem Beispiel wird eine Aufgabe fett markiert, wenn im Aufgabenbetreff ein Stern „*” vorkommt.
9. Bestätigen Sie nun alles mit → OK.

Vorteile bei der Nutzung der Ivy-Lee-Methode in Outlook

• Sie haben alle anstehenden Aufgaben für HEUTE auf einer Seite täglich im Überblick.
• Sie haben glasklare Prioritäten gesetzt.
• Überfällige Aufgaben sind rot eingefärbt.
• Alle Aufgaben, die versehentlich ohne Fälligkeit erstellt wurden, werden trotzdem angezeigt und gehen nicht verloren.

4. Empfehlungen für die tägliche Arbeitsroutine mit der Ivy-Lee-Methode

Mit den nachfolgenden Tipps bzw. Empfehlungen gelingt Ihnen das Arbeiten mit der 25.000-Dollar-Methode bestimmt.

1. Planen Sie zu Hause: Erstellen Sie Ihre Aufgabenliste für den nächsten Tag am besten noch am Vorabend zu Hause. So können Sie ungestört und mit einem freien Kopf die wichtigsten Punkte auflisten.
2. Seien Sie spezifisch: Anstatt einer vagen Aufgabenbeschreibung wie „Projekt X vorantreiben” sollten Sie möglichst spezifische nächste Aktionsschritte auflisten. Beispiel: „Erstellen des Gliederungsentwurfs für Projekt X”.
3. Priorisieren Sie konsequent: Ordnen Sie die Punkte rigoros nach echter Wichtigkeit. Fragen Sie sich bei jedem Punkt: „Ist diese Aufgabe wirklich einer der 6 wichtigsten Dinge für morgen?” Wenn nicht, streichen Sie sie oder verlegen Sie sie nach hinten.
4. Fangen Sie direkt an: Am nächsten Morgen im Büro, machen Sie sich sofort an die oberste Aufgabe Ihrer Liste. Viele Menschen neigen dazu, zuerst noch „die E-Mails zu checken”, was zu Ablenkungen und Prokrastination führt.
5. Die „Timeboxing-Methode“ und „Empty-Inbox“ für Ihre E-Mails: Wir empfehlen Ihnen täglich Ihren Posteingang nach dem Empty-Inbox-Prinzip abzuarbeiten. Zugleich sollten Sie Ihre Aufgaben nach der Timeboxing-Methode einplanen.
6. Keine Ausreden: Lassen Sie sich nicht von scheinbar dringenden Anfragen abbringen. Wiederholen Sie für sich: „Mein wichtigstes Ziel ist es, die oberste Aufgabe heute zu erledigen.”.
7. Dokumentieren und reflektieren: Machen Sie sich kurze Notizen am besten in OneNote. Schreiben Sie auf, was gut geklappt hat und wo Sie Probleme hatten. So können Sie Ihren Prozess ständig verbessern, wie nach der Namensdeutung von Büro-Kaizen^®. Kaizen= ständige Verbesserung.

Regelmäßige Anwender der Ivy-Lee-Methode berichten von einem Gefühl der Kontrolle über ihren Arbeitstag. Statt am Ende erschöpft und frustriert zu sein, können sie mit einem Erfolgserlebnis nach Hause gehen.

5. Video-Tutorial: Timeboxing-Methode in Outlook nutzen

Nicht nur die 25.000-Dollar-Methode eignet sich dafür in Outlook effizienter zu arbeiten. Die Timeboxing-Methode können Sie genauso einfach in Outlook anwenden. In diesem Video-Tutorial erfahren Sie, wie das geht.

🚀 So planst Du einen produktiven Tag mit Outlook (inkl. Timeboxing)

(Dauer 07:40 Minuten)

Inhalt des Video-Tutorials zur Timeboxing-Methode in Outlook:

1. Einleitung 00:00
2. Was ist Timeboxing? 00:29
3. Timeboxing in Outlook 01:26
4. Was sollte man bei der Planung beachten? 04:33
5. Abschluss und Videoempfehlung 07:15