Kaizen Methode: Schritt für Schritt zur kontinuierlichen Verbesserung (Werkzeuge + Beispiele)

Wer heute ein Unternehmen führt, kommt kaum um Qualitätsmanagement herum. Die Anforderungen sind hoch und wer schon einmal in einem Unternehmen gearbeitet hat, weiß, wie wichtig Umsetzbarkeit ist. Hier setzt die Kaizen Methode an, die mit kleinen Schritten große Erfolge erzielt und dem Unternehmen damit hilft, Strukturen zu verbessern und Abläufe zu optimieren. Diese Methode ist aus der Wirtschaft heute nicht mehr wegzudenken. Dabei helfen festgelegte Werkzeuge der Kaizen Methode, um zu erkennen, was verbessert werden kann und verbessert werden sollte. Ursachen von Fehlern können so schneller und leichter gefunden werden und Verschwendung wird vermieden.

Lesedauer ca. 5 Minuten

1. Definition: Was ist die Kaizen Methode?

Kaizen ist mehr als nur ein Organisationstool. Es beinhaltet eine Philosophie, die aus Japan zu uns gekommen ist. Weltweit wurde das Prinzip zwischen 1980 und 1990 durch Vorreiter in der westlichen Welt bekannt und ist heute sowohl in Europa als auch den USA fester Bestandteil des Qualitätsmanagements. Im Wesentlichen beschäftigt sich die Kaizen Methode mit der Verschlankung und Vereinfachung von Prozessen, die in kleinen, machbaren Schritten durchgeführt werden. Es handelt sich um einen Prozess, der kontinuierlich im Einsatz ist und das Unternehmen begleitet. Das Wort setzt sich zusammen aus „KAI“, was wir mit „Veränderung“ übersetzen würden und „ZEN“, was „zum Besseren“ bedeutet.

Dabei setzt die Kaizen Methode auf verschiedene Leitprinzipien. Darunter fällt der Grundsatz, dass man gute Prozesse braucht, um gute Ergebnisse zu liefern sowie die Wichtigkeit von Teamarbeit und damit der Integration aller Mitarbeiter. Der Vorteil der Methode liegt in der einfachen Anwendung, die dennoch große Erfolge erzielt.

Beispiel: Die Kaizen Methode bei Büro-Kaizen

Bei uns im Unternehmen Büro-Kaizen sind wir offen gegenüber Ideen und Vorschläge. Jeder Mitarbeiter ist dazu eingeladen jederzeit seine Meinung zu äußern und Verbesserungsvorschläge vorzubringen. Die Ideen werden anschließend im Team diskutiert. Die Vorschläge, die eine Verbesserung (egal welchen Ausmaßes) gegenüber dem aktuellen Stand versprechen, werden umgesetzt und beobachtet. Hat der Verbesserungsvorschlag die Situation/Prozess o.ä. verbessert, wird dieser beibehalten. Sollte sich die Situation/Prozess etc. verschlechtert haben oder gleichgeblieben sein, so wird im Team nach einer Lösung gesucht.

Beispiel: Die Kaizen Methode bei tempus

In unserer Schwesterfirma tempus wird die Kaizen Methode nicht nur angewendet, sondern teilweise auch visuell dargestellt. Auch in diesem Unternehmen sind die Mitarbeiter dazu angehalten ihre Ideen und Verbesserungsvorschläge zu äußern. Diejenigen Vorschläge, die eine Verbesserung herbeiführen, werden durchgeführt. Die Veränderung wird im Unternehmen kommuniziert und die Anzahl der getätigten Verbesserungen wird an einer zentralen Tafel im Unternehmen ergänzt. Durch dieses Vorgehen wird nicht nur das Vorgehen im Unternehmen stetig verbessert, sondern auch jeder Mitarbeiter wertgeschätzt.

2. Grundlagen und Prinzipien: Die Kaizen Methode einfach erklärt

Die Kaizen Methode basiert auf fünf Grundlagen, die das Handeln der Mitarbeiter in kleinen Schritten verändern und leiten sollen. Dabei geht sie von verschiedenen Prinzipien aus, deren Philosophie die Grundlagen unterstehen. Die Kaizen Methode startet damit, dass tägliche Verbesserungen möglich sind und jeder Tag dafür genutzt werden sollte. Jede Veränderung soll allerdings in kleinen Schritten durchgeführt sowie Verschwendung von Material und Zeit vermieden werden. Dabei ist es wichtig stets alle Mitarbeiter einzubinden, denn die Methode funktioniert am besten, wenn jeder beteiligt ist. Das Management ist hierbei nicht nur dafür verantwortlich, die Umsetzung voranzutreiben und zu überschauen, es muss auch die nötigen Voraussetzungen schaffen. Jeder Mitarbeiter investiert einen Teil seiner Zeit darin, die Grundlagen der Kaizen Methode umzusetzen. Die Umsetzung führt nach und nach zu höheren Standards, die zur Regel werden, bevor sie vom nächsthöheren Standard abgelöst werden. Dabei stellt die Kaizen Methode einen realen Bezug zum Hier und Jetzt da. Alles wird vor Ort betrachtet, live gesehen und analysiert. Die eingesetzten Methoden sind unterschiedlicher Natur und der Anwendungsbereich ist offen. Die Methode besagt, dass jeder Bereich – sei es Service, Produkte, Prozesse, Tätigkeiten oder der Arbeitsplatz selbst – verbessert werden kann. Die Schwerpunkte der Kaizen Methode sind:

3. Die fünf Werkzeuge „5S“ der Kaizen Methode

Die fünf Grundlagen/Werkzeuge der Kaizen Methode werden auch als die 5S Methode beschrieben. Aus den „5S“ folgen einfache Verhaltensregeln, die jeder im Alltag umsetzen kann. Sie ergeben sich aus der Philosophie der Kaizen Methode, die auch als „3-Mu“ beschrieben wird. Dabei stehen die drei Ms für: Muda (Verschwendung), Muri (Überlastung) und Mura (Abweichung). Alle diese Punkte sollen vermieden werden, damit ein qualitätsorientierter Ablauf entstehen kann. Die folgenden 5S sind also eine Konkretisierung der 3-Mu:

1. Seiri (Sortieren)
   Unnötiges wird aus dem Arbeitsbereich entfernt.
2. Seiton (Systematisieren)
   Die übrigen Dinge sollen geordnet sein und bleiben.
3. Seiso (Säubern)
   Der Arbeitsplatz sollte sauber sein.
4. Seiketsu (Standardisieren)
   Sauberkeit und Ordnung sollte zu einem persönlichen Anliegen des Einzelnen werden.
5. Shitsuke (Selbstdisziplin)
   Die 5S sollten durch das Festlegen von Standards zur Gewohnheit werden.

Aus den 5S ergibt sich wiederum ein Aktionsplan, auch 5A Methode genannt, der die Prinzipien umsetzt und eine konkrete Handlungsanweisung gibt. Dies kommt der kleinschrittigen Denkweise des Kaizen Prinzips entgegen. Es ergeben sich folgende Aktionen:

1. Aussortieren
   Jeder Gegenstand wird geprüft und gegebenenfalls aus dem Arbeitsumfeld entfernt.
2. Aufräumen
   Alles wird geordnet.
3. Arbeitsplatz kontinuierlich sauber halten
   Reinigen der Gegenstände und überprüfen auf Defekte.
4. Anordnungen zur Regel machen
   Für die Einhaltung der Ordnung wird ein Verantwortlicher ernannt.
5. Alle Punkte einhalten und stets verbessern
   Jeder kümmert sich um die Einhaltung sowie Umsetzung und darum, wie die einzelnen Punkte von den einzelnen Mitgliedern des Teams eingehalten werden.

Weitere Werkzeuge der Kaizen Methode

In der nachfolgenden Grafik finden Sie eine Übersicht zu den verschiedenen Werkzeugen der Kaizen Methode. Diese Werkzeuge helfen bei der Umsetzung und Verankerung des Kaizen-Gedankens.

4. Voraussetzungen für die Anwendung der Kaizen Methode?

Da das Prinzip auf kleinen Schritten und einfacher Umsetzbarkeit beruht, gibt es kaum Voraussetzungen dafür. Das Einzige, was das Unternehmen benötigt, ist zunächst ein Mitarbeiter, der sich dafür verantwortlich fühlt und es den Mitgliedern des Unternehmens näherbringt. Sinnvoll ist es, hier jemanden einzusetzen, der ein Gespür dafür besitzt, wie viel die Mitarbeiter zum derzeitigen Zeitpunkt umsetzen können und der jeden dort abholt, wo er oder sie gerade steht.

Geeignet ist die Methode für alle, die Verbesserungen der Arbeitsprozesse anstreben und betriebliche Abläufe verbessern wollen. Doppelarbeit und unnötige Tätigkeiten können erkannt und vermieden werden, Qualitätsprobleme und Fehler können gefunden und behoben werden. Sehr viele Prozess- und Qualitätsprobleme lassen sich mit einem klareren Arbeitsablauf vermeiden. Die Kaizen Methode ist durch die Flexibilität und die leicht umsetzbaren Schritte für jedes Unternehmen geeignet.