LOB Magazin – Home sweet Homeoffice

Manchmal ist auf den ersten Blick nicht erkennbar, ob es sich beim Schreibtisch um einen Platz handelt, an dem konzentriert gearbeitet wird, oder um eine Papiersammelstelle. Akten türmen sich, dazwischen, daneben oder darunter finden sich immer mal wieder ein Locher, eine leere Druckerpatrone, das letzte Kunstwerk der Kleinsten oder eine CD-ROM mit der neuen Version des Virenscanners. In dem Chaos fällt es schwer, das richtige Dokument oder die gerade benötigten Unterlagen zu finden.


Beruf, Karriere, Familie – eine Mammutaufgabe, die Flexibilität und Organisation verlangt. Noch vor ein paar Jahren wäre die große Karriere mit Familie und Kindern fast undenkbar gewesen. Büro oder Nachwuchs? Diese Entscheidung galt es zu fällen. Mittlerweile ist der Mis aus Beruf und Familienleben keine Seltenheit mehr. Flexiblere Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle ermöglichen heute diese Kombination. Dank Weg und Mail ist auch die Kommunikation mit den Kollegen möglich, ohne im Büro zu sitzen. Der Trend geht immer mehr auf Homeoffice. Arbeiten und gleichzeitig ein Auge auf den Nachwuchs werfen, einen Kakao anrühren und trotzdem bei der Telko dabei sein. Trotz PC, USB und DVD bleibt jedoch eine Unmenge von Schriftstücken im DIN A4-Format nicht aus.

Auch der Arbeitsplatz im eigenen Zuhause ist nicht gefeit vor den Tücken, die Unterlagen und Dokument mit sich bringen. Besonders bei einer solchen Doppelbelastung ist es wichtig, nicht zu viel Zeit mit Suchen zu verschwenden. Aber das Chaos lichtet sich von selbst. Hier finden Sie acht hilfreiche Tipps, die Ihnen helfen, mehr Ordnung zu schaffen.


1. Schritt: Lesestapel
Richten Sie sich ein Fach für Unterlagen ein, die Sie nach und nach lesen wollen. Wichtig ist, dass es nach oben eine Begrenzung gibt, z.B. das nächste Regalbrett. Wenn es voll ist, entsorgen Sie die ältesten Unterlagen ungelesen. Mit der Zeit werden Sie sich angewöhnen, schon bevor Sie etwas in dieses Fach legen, genauer zu selektieren. Das Fach füllt sich weniger und dann wird es passieren, dass Sie wirklich mal das lesen werden, was Sie sich vorgenommen haben.

2. Schritt: Wiedervorlage
Machen Sie sich Gedanken über Ihre optimale Wiedervorlage. Legen sie dort alle Dokumente ab, die noch weiter bearbeitet werden müssen. Oder aber: Sie legen einen Zettel in die Wiedervorlage, auf dem Sie sowohl notieren, was geschehen soll, als auch den Standort der zugehörigen Unterlagen. Der Vorteil ist, dass die Wiedervorlage schlank bleibt und die Unterlagen sich dort befinden, wo sie inhaltlich hingehören. Egal ob Kontierungsordner, Hängemappen, Einstelltaschen oder Ordner – wichtig ist, dass Sie bei allen Unterlagen einen schnell geschriebenen Merkzettel anlegen, am besten mit Bleistift. So sehen Sie direkt, was als Nächstes zu tun ist, und abgeschlossene Projekte können einfach ausradiert werden.

3. Schritt: Dateibenennung
Wo immer Sie auf eine Ablage in Papierform verzichten können, sollten Sie dies tun. Vereinbaren Sie in Sachen Dateibenennung klare Standards. Dateien werden immer mit Datum (Jahr, Monat, Tag: 20110330), eindeutiger Projektbezeichnung und konkretem Dokumentinhalt benannt. Wichtig ist, Doppelspeicherungen zu vermeiden, sonst verlieren Sie schnell den Überblick, welche die aktuelle Datei ist!
Arbeiten und gleichzeitig ein Auge auf den Nachwuchs werden, einen Kakao anrühren und trotzdem bei der Telko dabei sein.

4. Schritt: Umgang mit Merkzetteln
Hängen an Ihrem Monitor oft Merkzettel mit veralteten Nummern oder Informationen? Legen Sie ein Folienbuch an, in dem all die Dinge gesammelt und im Bedarfsfall schnell aktualisiert werden. Auch hier ist es von Vorteil, wenn alle Notizzettel an einem Ort sind. Sie werden schneller gefunden, und es wird wieder etwas freier auf Ihrem Schreibtisch.

5. Schritt: Locher, Tacker & Co.
Verbannen Sie Hilfsmittel wie Locher, Tacker und Stifte vom Tisch in die Schreibtischschublade. So haben Sie Platz zum Arbeiten und müssen nicht mehr suchen. Um den Nachschub zu gewährleisten, lohnt es sich mit dem Kanbansystem zu arbeiten – Erinnerungskärtchen, mit denen das Nachbestellen von Büromitteln rechtzeitig erledigt wird (ein Muster dieser Karten finden Sie als kostenlosen Download auf meiner Website www.buero-kaizen.de). Trennelemente für die Schublade helfen dabei, die Utensilien zu unterteilen. Die Elemente verhindern zudem auch das Verrutschen der Gegenstände beim Öffnen oder Schließen der Schublade.

6. Schritt: Posteingang
Stellen Sie eine Ablageschale auf – für Post, Informationen und was Sie sonst über den Tag verteilt an Unterlagen bekommen. Widmen Sie sich Ihrem Posteingang mindestens einmal pro Tag. Alles, was Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können, tun Sie sofort. Versehen Sie die anderen Vorgänge mit einem Termin und legen Sie die Unterlagen bis dahin in Ihrer Zwischenablage ab. So schaffen Sie es, bei Feierabend einen leeren Posteingang und ein tolles Gefühl zu haben.

7. Schritt: Termin- und Aufgabenverwaltung
Ist es für Sie schwer, Unterlagen genau dann zu finden, wenn Sie sie zum Bearbeiten benötigen? Dann verknüpfen Sie Ihren Kalender mir Ihrer Ablage. Nutzen Sie ihn als Organisator Ihrer Arbeit, so dass Sie entspannt und fristgerecht gute Arbeit abliefern können. Schreiben Sie einfache Symbole und Nummern für den Ort der Ablage hinter den Termin, so müssen Sie nie lange nach den richtigen Unterlagen suchen.

8. Die Familienschublade
Richten Sie sich eine Schublade mit allen Informationen rund um die Familie ein. Darin sollten Sie alle wichtige Nummern, wie die des Kindergartens, des Arztes und auch der Spielkameraden, ein Pflasterset, ein Geschichtenbuch und auch ein kleines Spielzeug aufbewahren. So können Sie schnell in Ihre Elternrolle wechseln, falls mal wieder das Knie blutet oder ein böser Traum den Schlaf verhindert.


Fazit
Wenn Sie diese Tipps umgesetzt haben, sollte es auf Ihrem Schreibtisch schon ordentlicher sein. dennoch hält sich auch die Ordnung nicht von selbst. Nun ist Disziplin gefragt. Der Einstieg in das neue System scheint zu Beginn vielleicht etwas ungewohnt. Nach einigen Tagen konsequenter Umsetzung gehört es aber schon ganz automatisch zu den Arbeitsabläufen dazu.

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