Die neuen Loop-Komponenten in Microsoft 365 ermöglichen eine völlig neue und deutlich dynamischere Art der Zusammenarbeit. Denn damit können Informationen und Inhalte aus verschiedenen Microsoft-Programmen ganz einfach zusammengeführt werden, ohne dafür die aktuelle Anwendung verlassen zu müssen. Die Loop-Komponenten können aber auch als dynamische Textbausteine verwendet und in verschiedene Microsoft-Anwendungen und Dokumente integriert werden, was erheblich Zeit und Mühe erspart. Wie Sie die interaktiven Microsoft Loop-Komponenten nun ganz konkret nutzen können, um die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag und in unserem dazugehörigen Video-Tutorial ganz unten, am Ende dieses Artikels!
Inhaltsverzeichnis
1. Die Basics: Was ist ein „Loop“ in der IT?
Ein Loop bedeutet wörtlich übersetzt „Schleife“ und ist ein gebräuchliches Steuerungskonzept in der IT und Programmierung. Durch einen Loop wird eine Reihe von Anweisungen so lange ausgeführt, wie die Schleifenbedingung erfüllt sind und der Loop noch nicht beendet wurde.
- Bei einer Loop-Schleife in der IT handelt es sich also um eine Reihe von Aufgaben, die so lange wiederholt werden, bis eine bestimmte Bedingung oder Vorgabe erreicht wird.
- Sobald der Loop sein Ziel erreicht hat, wird mit der nächsten Aufgabe oder dem Ablauf außerhalb der Loop-Schleife fortgefahren.
2. Wie funktionieren die Loop-Komponenten in Microsoft 365?
Microsoft Loop ist ein neuartiges Kollaborations-Tool, das eine grundsätzlich neue und deutlich flexiblere und dynamischere Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft 365 einführt. Denn mit den interaktiven Loop-Komponenten kann alles, was für ein Projekt oder eine bestimmte Aufgabe benötigt wird, in einem übergeordneten und von den einzelnen Microsoft-Programmen losgelösten Loop-Element gesammelt und organisiert werden. Die Inhalte in diesen anwendungsübergreifenden „Meta“-Schleifen lassen sich dann deutlich einfacher und niederschwelliger gemeinsam mit anderen Personen bearbeiten. Die Loop-Komponenten synchronisieren sich dabei automatisch über die verschiedenen Microsoft-Apps hinweg, so dass überall, wo diese Meta-Elemente eingebunden oder geteilt werden, stets die aktuellen Daten vorliegen.
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Die neue Loop-App für Microsoft 365: Hier finden Sie unsere → Büro-Kaizen-Einführung in Microsoft Loop! |
Die Loop-Komponenten einfach erklärt: Interaktive Elemente für eine dynamischere Zusammenarbeit
Eine Loop-Komponente ist also kein klassisches statisches Element, wie man es zum Beispiel von Dokumenten her kennt. Sondern ein interaktives „Artefakt“, das ständig von der Bearbeitergruppe dynamisch weiterentwickelt und verbessert werden kann und das stets überall aktuell ist, wo es eingebunden, hinterlegt oder geteilt wird. Zum Beispiel eine Loop-Umfrage, die per Outlook-E-Mails versendet wird, inline in den Empfänger-E-Mails bearbeitet werden kann und dann alle Informationen in Echtzeit in einem Word-Dokument oder einer OneNote-Dokumentation zusammenführt, ohne dass dies weitere Arbeitsschritte erfordert.
- So können alle relevanten Informationen an einem Ort gebündelt, ergänzt und jederzeit auf dem neuesten Stand gehalten werden, ohne dafür die Anwendung wechseln oder das gesamte Zieldokument teilen zu müssen. Sämtliche Änderungen an den Loop-Komponenten werden dann den anderen Nutzern in Echtzeit angezeigt.
- Mit solch einer Loop-Komponente kann man aber nicht nur Umfragen abhalten oder Inhalte gemeinsam erstellen und bearbeiten. Man kann damit auch andere Apps und Dienste aus Microsoft 365 in ein anderes Microsoft-Programm integrieren. Zum Beispiel eine Chat-Komponente „in the loop“ zum Diskutieren eines bestimmten Inhalts in Word, einen interaktiven Kalender für terminliche Abstimmungen in OneNote oder eine gemeinsame Ad-hoc-Aufgabenliste in Outlook.
- Auf diese Weise ermöglichen die Loop-Komponenten eine neuartige Form der „Meta“-Zusammenarbeit, die von den klassischen Programmen losgelöst und dadurch deutlich flexibler und dynamischer ist.
- Einschränkung: Bislang lassen sich die Loop-Komponenten nur organisationsintern innerhalb desselben Microsoft 365-Tenants teilen und nutzen.
Praxisbeispiel für die Nutzung von Loop-Komponenten in Microsoft 365: Die Planung einer FirmenveranstaltungFür die Planung kann ein neuer Abschnitt in einem OneNote-Notizbuch erstellt werden, mit jeweils eigenen Seiten für die einzelnen Module Begrüßung, Rahmenprogramm, Catering, Unterkünfte, Anreise, Goodies und das Budget. Die jeweiligen Inhalte werden dann mittels Loop-Komponenten hinzugefügt (z. B. einer Tabelle, Umfrage, Aufgabenliste, Absatz, Chat). Diese Loop-Komponenten werden dann mit den jeweils verantwortlichen Kollegen geteilt, damit alle ihre Meinungen, Vorschläge, Ideen, Beiträge, Inhalte und Entscheidungen hinzufügen können, ohne dafür Zugriff auf die betreffende zentrale OneNote-Planung zu benötigen oder diese extra öffnen zu müssen.
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3. Übersicht: Welche Arten von Loop-Komponenten gibt es in Microsoft 365 alles?
Loop-Komponenten sind also dynamische Kleinstelemente, die in verschiedenen Microsoft 365-Anwendungen für unterschiedlichste Inhalte genutzt und wiederverwendet werden können. Derzeit sind folgende Loop-Komponenten in Microsoft Teams, Word, Outlook, OneNote, Whiteboard und der eigenständigen Loop-App verfügbar:
- Absatz
- Tabelle
- Checkliste
- Aufzählung
- Nummerierte Liste
- Code
- Aufgabe Liste
- Abstimmungstabelle
- Progress-Tracker
- Kanban-Board,
- Team Retrospektive
- Q&A
- Weitere Spezifikationen
Die am häufigsten benötigten Loop-Komponenten kurz mit Praxisbeispielen erklärt:
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Loop-Komponente |
Erklärung, Anwendung & Praxisbeispiel |
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Loop-Tabellen |
Mit der Loop-Komponente „Tabelle“ können Daten auch außerhalb der Excel-App umfassend strukturiert, nach verschiedenen Kriterien gefiltert, sortiert, berechnet und analysiert werden. Solch ein Tabellen-Element „in the Loop“ funktioniert wie eine normale Excel-Zelle und kann in die verschiedensten Anwendungen und Dokumente in Microsoft 365 eingebunden werden, um dort komplexe Berechnungen zu vereinfachen – oder um dort stets einen aktuellen Überblick zu den Daten zu bieten. Praxisbeispiel:
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Loop-Listen |
Die Loop-Komponente „Liste“ eignet sich vor allem für das gemeinsame Verwalten von Aufgaben, Ideen oder anderen Elementen, die mit anderen geteilt, synchronisiert und zusammen erstellt oder bearbeitet werden sollen. Eine geloopte Liste kann in verschiedenen Anwendungen wie Outlook, Teams oder SharePoint erstellt werden und wird dann an allen Orten, in denen sie eingebunden wurde, automatisch aktualisiert sobald Änderungen vorgenommen werden. Praxisbeispiel:
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Loop-Diagramme |
Loop-Diagramme ermöglichen es, Daten aus verschiedenen Quellen wie Excel, Power BI oder Dynamics 365 in Form von interaktiven Diagrammen darzustellen und zu präsentieren. Diese Loop-Komponente kann zum Beispiel verwendet werden, um Verkaufszahlen, Budgets, Trends oder andere Kennzahlen zu visualisieren, miteinander zu vergleichen und zu analysieren. Da der Loop automatisch aktualisiert und synchronisiert wird, zeigt er an jedem eingebundenen Ort immer den neuesten Stand der Daten an. Praxisbeispiel:
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Loop-Umfragen (Abstimmungen) |
Mit dieser Loop-Komponente ist es möglich, Umfragen, Abstimmungen oder auch Tests bzw. ein Quiz direkt in eine Microsoft 365-Anwendung einzubinden. So kann man schnell ein Feedback oder die Meinungen der Kollegen zu einem bestimmten Thema einholen, ohne die ursprüngliche Anwendung dafür verlassen zu müssen. Die Ergebnisse werden dann allen Teilnehmern in Echtzeit angezeigt. So kann man zum Beispiel in Outlook eine Umfrage per E-Mail an eine Gruppe von Empfängern schicken, die das Umfrageformular inline direkt in ihrer E-Mail beantworten können und dabei immer auch den aktuellen Stand angezeigt bekommen. Oder man kann ein Quiz für die Teilnehmer einer Teams-Besprechung erstellen und die Ergebnisse sofort live angezeigt bekommen. Weitere Anwendungsbeispiele sind Umfragen in einem Teams-Kanal oder Abstimmungen über eine Mindmap in Whiteboard.
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Loop-Personen |
Die Loop-Komponente „Personen“ in Microsoft 365 schützt vor allem vor der Mehrarbeit und den Fehlern durch die allerorten vorhandene und unvermeidbare Mitarbeiterfluktuation. Wenn man beispielsweise eine Webseite mit den relevanten Ansprechpartnern für einen Service oder ein Projekt erstellt, kann man dafür die Personen-Loop-Komponente verwenden. Die Daten zu den Personen werden dann automatisch aktualisiert, so dass sie immer korrekt und auf dem neuesten Stand sind, auch wenn sich die Telefonnummer, Anschrift oder auch die Person auf diesem Posten ändern sollte. Eine Personen-Loop-Komponente kann zudem auch nach verschiedenen Kriterien gefiltert und sortiert werden. So kann man sich zum Beispiel die neuesten Beiträge oder Kommentare der betreffenden Personen anzeigen lassen, um deren Knowhow und Expertise hervorzuheben – und so zum Beispiel das Vernetzen und den Austausch zu erleichtern.
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Loop-Absatz (Inhalte) |
Die Loop-Komponente „Absatz“ ist für geloopte Inhalte aller Art gedacht. Damit lassen sich häufig benötigte Textbausteine (zum Beispiel in Word, OneNote oder Outlook) zentral verwalten, gemeinsam nutzen und verbessern sowie ganz einfach und zeitsparend zentral aktualisieren.
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4. Anleitung: Loop-Komponenten aktivieren, erstellen & teilen
Grundvoraussetzung, um die Loop-Komponenten in den Microsoft-Anwendungen nutzen zu können, ist eine gültige Microsoft 365-Lizenz (Abonnement). Zudem muss der Administrator die Funktion noch im Microsoft Admin-Center freigeben und dadurch aktivieren (unter → Einstellungen und → Einstellungen der Organisation). Anschließend ist das Erstellen eines Loops für jeden Endanwender in diesem Microsoft 365-Tenant ganz einfach gelöst.
- Klicken Sie in OneNote und Word einfach auf die Registerkarte → Einfügen. Dort finden Sie in der Menügruppe „Zusammenarbeiten“ die neue Schaltfläche → Loop-Komponenten.
- In einer neuen Outlook E-Mail finden Sie die Loop-Schaltfläche in der Registerkarte → Nachricht. In Teams wird Ihnen die Auswahl der Loop-Komponenten zum Beispiel im Eingabe-Fenster eines Kanal-Chats angezeigt. Und in Whiteboard müssen Sie dafür auf die drei Punkte → „…“ klicken. Die Shortcut-Tastenkombinationen lauten → Strg + E (für Windows) und → Befehlstaste + E (für Mac).
- Wählen Sie sich anschließend aus der Dropdown-Auswahlliste die gewünschte Loop-Komponente aus.
- Um das Loop-Element dann mit anderen Kollegen zu teilen, einfach in der Komponente oben auf → Link kopieren klicken und diesen Link dann über ein X-beliebiges Medium verteilen (zum Beispiel in einen Teams-Chat einfügen, in eine E-Mail oder per Microsoft Yammer).
- Unabhängig davon, mit welcher App oder an welcher Stelle die anderen Personen die freigegebene Loop-Komponente einsehen: Sie sehen immer die aktuellen Daten und können das Element inline mit der gerade genutzten Anwendung bearbeiten. Alle Änderungen werden in Echtzeit und in alle Richtungen synchronisiert.
5. Anleitung: Loop-Komponenten verwalten, umbenennen, entfernen & löschen
Die Loop-Komponenten werden immer in dem OneDrive-Cloud-Speicher der Person gespeichert, die den Loop erstellt hat. Dementsprechend lassen sich die Loop-Komponenten auch in diesem OneDrive-Konto zentral öffnen, bearbeiten, umbenennen und auch wieder löschen. Denn wenn eine Loop-Komponente lediglich in einer Anwendung gelöscht wird, dann wird sie auch nur aus dieser aktuellen Anwendung entfernt, nicht jedoch auch gleich aus dem OneDrive-Speicher gelöscht. (Tipp: Es gibt auch eine eigene Web-Plattform von Microsoft für die Loop-App → loop.cloud.microsoft, die jedoch derzeit noch einige technische Probleme aufweist).
- Melden Sie sich in Ihrem OneDrive-Cloud-Konto an, öffnen Sie den Ordner → Loop-Komponenten und wählen Sie sich das gewünschte Loop-Element aus der Liste aus.
- Mit einem Doppelklick wird die Loop-Komponente geöffnet und über das Kontrollkästchen rechts daneben gelöscht.
- Für das Umbenennen eines Loops müssen Sie diesen mit der rechten Maustaste anklicken und dann → Umbenennen wählen.
6. Tipps: Mit unserem Video-Tutorial zu der Loop-App und den Loop-Komponenten!
Manchmal ist das Anwendungshopping zwischen verschiedenen Programmen auf dem Computer unvermeidlich – trotz moderner Loop-Komponenten. Aber auch hierfür gibt es Tricks, um sich die Arbeit zu erleichtern. Das kann zum Beispiel die Nutzung eines zweiten Bildschirmmonitors sein, oder auch das Verwenden von virtuellen Desktop-Bildschirmen. Beides schafft deutlich mehr Übersicht auf Ihrem Arbeitsgerät! Hier finden Sie unsere dazugehörigen Büro-Kaizen-Tipps, wie Sie dabei am besten vorgehen!
- Mehrere virtuelle Desktops nutzen: Und dadurch deutlich mehr Übersicht gewinnen!
- Mit zwei Bildschirmen arbeiten: Denn die Arbeit mit mehreren Bildschirmen ist im Schnitt um mehr als ein Drittel produktiver.
- Kostenloses Download-Center: Viele weitere praxisnahe Checklisten und Vorlagen für eine produktivere Zusammenarbeit finden Sie in unserem Büro-Kaizen Download-Center!
Büro-Kaizen Video-Tutorial: „Wie Microsoft Loop unsere Zusammenarbeit verändert“
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(Dauer 20:11 Minuten)
