Microsoft 365 „Copilot Chat“: Der kostenlose & sichere KI-Chatbot für alle Microsoft 365-Nutzer (mit Unternehmensdatenschutz)!

Mit dem neuen „Microsoft 365 Copilot Chat“ haben alle Microsoft 365-Nutzer seit dem 15. Januar 2025 Zugang zu einem eigenen, persönlichen KI-Assistenten- und zwar kostenlos. Wie das ganze genau funktioniert, die Möglichkeiten und Unterschiede und welche Vorteile das konkret für Sie und Ihr Unternehmen bringt, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag!

1. Microsoft 365 Copilot Chat: Wer profitiert – und wie sicher sind die Daten?

Mit der neuen App-Version „Microsoft 365 Copilot Chat“ (kurz: „Copilot Chat“) bietet Microsoft seinen Microsoft 365-Geschäftskunden ein kostenloses Einsteigermodell in seinen KI-Assistenten an. Der Copilot Chat kann allerdings nicht ganz so viel wie die kostenpflichtige Vollversion „Microsoft 365 Copilot“, die zusätzlich lizenziert werden muss (zum Preis von 28,10 € pro Nutzer und Monat). Der Microsoft Copilot Chat garantiert aber genau wie die Vollversion die Sicherheit von Unternehmensdaten. Denn im Gegensatz zu ChatGPT, Gemini, Claude und auch der kostenlosen Privatnutzer-Version „Microsoft Copilot“ verbleiben beim neuen Microsoft 365 Copilot Chat alle Inhalte, Daten und Dokumente im Microsoft 365-Tenant des jeweiligen Unternehmens. Auch die Organisationsstrukturen bleiben erhalten, so dass Betriebsgeheimnisse geheim und personenbezogene Daten geschützt bleiben. Die eingegebenen Daten werden zudem nicht für das Training der KI genutzt und weiterverwendet.

Der Copilot Chat ist Microsofts kostenloser Vertriebsfuß in Ihrer Tür

• Da viele Geschäftskunden bislang noch die Kosten der Copilot-Vollversion scheuen, soll der neue kostenlose Microsoft 365 Copilot Chat allen Unternehmen und deren Mitarbeitern ermöglichen, die zukunftsweisende KI-Assistenzfunktion kennenzulernen und auszuprobieren. Um den praktischen Nutzen selbst zu erleben – und sich an die Vorteile zu gewöhnen.
• Für die meisten Beschäftigten dürften die kostenlosen und sicheren KI-Funktionen eine Bereicherung und Arbeitserleichterung bringen – und in ihrem Leistungsumfang auch völlig ausreichen.
• Für einen kleinen Teil der Mitarbeitenden dürfte sich jedoch herausstellen, dass diese erheblich von dem zusätzlichen Funktionsumfang der kostenpflichtigen Microsoft 365 Copilot-Lizenz profitieren würden. Und genau diese Personengruppe hat Microsoft im Visier.

Der kostenlose Einsteiger-Copilot-Chat ist eine Win-Win-Situation für beide Seiten

• Die neue Copilot-Chat-App (auf Basis von ChatGPT-4o) wurde speziell für den geschäftlichen Einsatz mit hohem Datenschutz und hoher Datensicherheit auf Unternehmensniveau konzipiert.
• Das bietet Unternehmen und Organisationen den großen Vorteil, dass sie allen ihren Beschäftigten eine kostenlose und zugleich sichere KI-Assistenzlösung für die persönliche Unterstützung im Arbeitsalltag zum Ausprobieren zur Verfügung stellen können, mit der diese einfacher, effizienter und stressfreier ihr meist hohes Arbeitspensum bewältigen können. Und das ohne Zusatzkosten und ohne Sicherheitsrisiken bezüglich der verwendeten, eingegebenen und bearbeiteten Daten.
• Microsoft selbst verspricht sich dadurch eine Verkaufsförderung. Also, dass die Akzeptanz der Copilot-KI im Businessumfeld allgemein weiter ansteigt. Und auch, dass die Unternehmenskunden dann für einige ausgewählte Beschäftigte und Spezialisten Zusatzlizenzen für die kostenpflichtige Vollversion Microsoft 365 Copilot ordern.

2. Was kann und was bietet der neue Copilot Chat für Microsoft 365?

Der Microsoft 365 Copilot Chat bietet folgende vier Kernbereiche. Neu sind dabei im Vergleich zur Basisversion vor allem der KI-Bildgenerator, die individuell anpassbaren KI-Chatbot-Agents sowie der Zugriff auf das Copilot-Kontrollzentrum.

Copilot Chat: Mit der webbasierten Copilot-Chat-App können sich Microsoft 365-Nutzer Fragen beantworten, Texte ausformulieren oder auch Zahlen und Fakten zu bestimmten Themen suchen lassen. Zum Beispiel für Marktforschungs- und Recherchearbeiten oder im Rahmen der Texterstellung.

• Der neue Copilot Chat ist allerdings, im Unterschied zur Vollversion Microsoft 365 Copilot, nicht in den gängigen Microsoft-Apps wie Outlook, OneNote, Excel, Word, Teams und PowerPoint integriert. Der Copilot Chat kann auch nicht auf die Unternehmensarbeitsdaten aus dem Microsoft Graph und dem Graph Connector zugreifen.
• Das bedeutet unter anderem, dass wenn man sich von der Copilot-KI Word-Dateien zusammenfassen, Excel-Tabellen auswerten, PowerPoint-Folien erstellen oder Dokumente verbessern lassen will, dann muss man diese Dateien dafür in den Chat hochladen.
• Dieses Hochladen der Dateien in den Chat ist zwar etwas umständlicher als bei der Vollversion, allerdings verbleiben die Daten dabei dennoch sicher im M365-Tenant des Unternehmens und gelangen nicht ins Internet (Unternehmensdatenschutz).

KI-Bildgenerator: In den Copilot Chat hat Microsoft auch seine KI-Bildgenerator-Technologie integriert (Designer und Visual Creator). Damit kann man sich KI-generierte Bilder zu einem beliebigen Thema erstellen lassen, zum Beispiel für eine Präsentation, eine Produkteinführung oder eine Social-Media-Kampagne. Dabei handelt es sich um einen KI-Bildgenerator, der Bilder auf Basis von kurzen Eingabebefehlen in natürlicher Sprache erstellt. Hier erfahren Sie mehr zu den Möglichkeiten von → Microsofts KI-gestütztem Text-zu-Bild-Generator.

Copilot Agents: Mit den Copilot-Chatbot-Agenten lässt sich die Copilot-KI ohne Programmierkenntnisse maßgeschneidert an individuelle Unternehmensanforderungen anpassen, um regelmäßig wiederkehrende Geschäftsprozesse und Routineaufgaben zu automatisieren und dabei zuverlässig erledigen zu lassen. Die Zuverlässigkeit gelingt, indem man einen Chatbot-Agenten (zum Beispiel für die Beantwortung von Kunden-, IT- oder HR-Supportanfragen) so einrichtet, dass er lediglich allein auf Basis einer vorgegebenen Wissensquelle beantwortet. Das kann ein vorgegebenes Dokument oder eine bestimmte Webseite sein. So kann eine reproduzierbare Qualität und Richtigkeit der KI-Antworten gewährleistet werden.

• Die individuell anpassbaren Chatbot-Agenten lassen sich dabei selbst ganz einfach KI-gestützt mittels natürlicher Sprache direkt im Copilot Chat erstellen, ohne dass dies spezielle IT-Kenntnisse erfordert.
• Im Unterschied zur Vollversion ist die Nutzung der anpassbaren KI-Agenten im Copilot Chat allerdings nicht kostenlos inkludiert, sondern kostenpflichtig und wird verbrauchsbasiert nach dem tatsächlichen Umfang ihrer Nutzung abgerechnet („Pay as you go“ Modell; zum Preis von 1 Cent pro Message, siehe unten).
• Mehr Details zu den Möglichkeiten der Copilot-Chatbot-Agenten erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag zum → Microsoft Copilot Studio.

Copilot-Kontrollsystem: Die Microsoft 365 Copilot Chat-App umfasst auch grundlegende Funktionen für IT-Kontrollen, Datenschutz und Datensicherheit auf Unternehmensebene. Zum Beispiel für die Steuerung des Zugriffs, die Verwaltung der Chatbot-Agents oder Analysen und Berichte.

Welche Kosten verursachen die individuellen Chatbot-Agenten im Copilot Chat tatsächlich?

Alle Funktionen des Microsoft 365 Copilot Chat sind grundsätzlich kostenlos nutzbar – mit Ausnahme der Chatbot-Agenten (den Agents). Und die kosten unterschiedlich viel. Denn alle Copilot-Chatbot-Agenten, die mit hochgeladenen Dateien oder mit Web-Daten arbeiten, sind ebenfalls kostenlos. Lediglich die Copilot-Chatbot-Agenten, die entweder vollkommen autonom arbeiten oder aber via des Microsoft Graph auf Unternehmensdaten zugreifen müssen, sind kostenpflichtig – und auch die kosten unterschiedlich viel. Hier die Preise für die Copilot-Chat-Agents in der Übersicht, dabei entspricht eine Message (= Nachricht) 0,01 Euro.

• Tipp: In der Grundeinstellung sind die Chatbot-Agenten im Copilot Chat deaktiviert. So können also keine Kosten anfallen. Die Funktion muss erst durch einen Administrator freigeschaltet werden. Vielnutzer können zudem Kosten sparen, indem sie entweder ein Prepaid-Paket für 200 € und 25.000 Messages im Monat kaufen oder auf die kostenpflichtige Microsoft 365 Copilot-Lizenz upgraden. Für letztere fallen weder bei klassischen und generativen Antworten noch bei Graph-Abfragen der Chatbot-Agents zusätzliche Kosten an.

3. Unterschied Microsoft Copilot vs. Microsoft 365 Copilot vs. Copilot Chat vs ChatGPT

Der Copilot ist Microsofts Benutzeroberfläche für seine KI-Chatbot-Technologie (künstliche Intelligenz) und basiert auf dem branchenführenden Large Language Modell von OpenAI (derzeit GPT-4o). Microsoft hat als einer der Hauptsponsoren von OpenAI direkten Zugriff auf die ChatGPT-Technologie und hat diese, mit seinen eigenen Diensten und Features kombiniert und angereichert, in sein Ökosystem integriert. Dabei gibt es aber nicht nur einen Microsoft Copilot, sondern verschiedene App-Versionen, die mit unterschiedlichen Leistungsspektren und Kosten unterschiedliche Nutzergruppen adressieren. Hier ein kurzer Überblick über die Unterschiede zwischen den derzeit wichtigsten Copilot-Versionen.

• Microsoft Copilot ist über die Website  copilot.microsoft.com  oder App nutzbar. Die mobile Copilot-App bietet allerdings keine Integration in die Office-Apps Die Nutzung ist durch ein monatliches KI-Guthaben begrenzt.
• Microsoft Copilot Pro (22 €/Monat) integriert die KI in Office-Apps (außer Teams) und bietet erweiterte Nutzung, z. B. 100 KI-Bild-Boosts täglich.
• Microsoft 365 Copilot (28,10 €/Monat) ist die Vollversion mit vollständiger Office-Integration und Unternehmens-Datenschutz.
• Microsoft Copilot Chat bietet ähnliche Leistung, aber ohne Office-Integration und mit nutzungsabhängigen Kosten für Chatbot-Agents.
• Microsoft Copilot Studio (ab 187,20 €/Monat) ermöglicht die Erstellung und Anpassung eigener KI-Chatbots.

Hier finden Sie unsere vollständige Übersicht & Vergleich der Microsoft Copilot-Versionen!

4. Den Copilot Chat richtig nutzen und verstehen

4.1 Verwendung des Copilot Chats auf Basis Ihrer Arbeit oder nur das Web?

Besitzen Sie eine Microsoft Copilot Lizenz können Sie beim öffnen des Chats am oberen Bildschirmrand die beiden Schaltflächen „Arbeit“ und „Web“ sehen. Dies ist ein essenzieller Schalter, mit dem Sie festlegen können, aufgrund welcher Daten und Inhalte der Copilot Chat Ihre Fragen und Eingaben beantworten soll.*

• Arbeit: Wenn Sie „Arbeit“ auswählen, dann antwortet der KI-Chatbot auf der Arbeitsgrundlage Ihrer Microsoft 365-Daten. Also auf der Basis des trainierten Large Language Modells (der trainierten KI) sowie Ihrer Dateien, E-Mails und Teams-Besprechungen in Microsoft 365. Optional lassen sich hierbei auch Live-Webinhalte aktivieren, dann wird zusätzlich auch das Web durchsucht.
• Web: Bei dieser Auswahl nutzt der Copilot Chat nur die trainierten LLM-Inhalte sowie Live-Webinhalte des Internets, ohne auf Ihre Microsoft 365-Daten zurückzugreifen.

* Beide Arbeitsmodi „Arbeit“ und „Web“ des Copilot Chat bieten dabei laut Microsoft Datenschutz, Datensicherheit und Compliance auf Unternehmensniveau (EDP).

4.2 Wo kann man den Microsoft 365 Copilot Chat finden und öffnen?

Microsoft 365-Kunden können auf mehrere Arten auf die Copilot Chat-App zugreifen.

• Der Copilot Chat kann in der Desktop-, Mobil- und Web-Anwendung der Microsoft 365-App geöffnet werden.
• Die Copilot Chat-App finden Sie zudem auch direkt in den Office-Apps Teams und Outlook.
• Im Web finden Sie den Copilot Chat auf microsoft365.com/copilot.
• Alternativ können Sie sich die Copilot-Chat-App auch aus den App Stores für Windows, Android und iOS (iPhone und iPad) herunterladen.
• Eine weitere Möglichkeit ist, den Copilot Chat direkt in der Randleiste von Microsofts Webbrowser Edge zu öffnen. Melden Sie sich dafür im Edge-Browser mit Ihren Microsoft 365-Zugangsdaten an und klicken Sie dann rechts oben im Browser auf das Copilot-Symbol. Ein Schildsymbol am oberen Bildschirmrand zeigt Ihnen dann an, dass der Schutz der Unternehmensdaten aktiviert ist.

4.3 Die richtigen Ergebnisse erzielen mit der optimalen Prompt-Formulierung

Schnell eine Frage in den Chat getippt – und schon liefert Copilot die Antwort. Doch die Qualität der Antwort kann stark variieren. Warum das so ist? Weil die KI nur so gut ist wie ihr Nutzer. Wer präzise und gut formulierte Prompts verwendet, erhält nicht nur eine schnelle, sondern auch eine zielgerichtete und qualitativ hochwertige Antwort.
Prompts sind Anweisungen, die Sie der KI geben. Sie steuern Copilot und weisen ihn an, bestimmte Aufgaben auszuführen. Ein gut durchdachter Prompt kann den Unterschied zwischen einer vagen oder ungenauen Antwort und einer hilfreichen und präzisen Antwort ausmachen.

Ein optimaler Prompt besteht aus vier zentralen Elementen:

1. Ziel: Was soll Copilot genau tun?:  „Erstelle mir ein kurzes Schreiben…“
2. Kontext: Worum geht es?: „…für eine Terminanfrage bei der Firma XY, für eine Beratung zum Thema XY.“
3. Erwartungen: Welchen Stil oder welche Form soll die Antwort haben?: „Der Ton des Schreibens soll höflich und freundlich sein. Schreibe förmlich in der ‚Sie-Form‘.“
4. Quelle: Gibt es Referenzmaterial?: „Orientiere dich an folgendem Text: [Beispieltext einfügen]“

Ein weiteres Beispiel:

„Erstelle mir eine Liste mit fünf Punkten für ein anstehendes Meeting nächste Woche mit einem Kunden, der sich über die wichtigsten Aspekte unseres Produkts informieren möchte. Der Ton sollte fachlich und informativ sein. Nutze die Informationen aus folgender Website: [Website XY].“

Mit den richtigen Prompts können Sie viele Aufgaben bewältigen:

• Inhalte erstellen und überarbeiten
• Fragen stellen und Informationen zusammenfassen
• Meeting-Protokolle analysieren (z. B. „Welche Fragen wurden während der Besprechung gestellt?“)
• Präsentationen, Listen oder Tabellen generieren
• PowerPoint-Folien überarbeiten

Wichtig ist jedoch auch bei Copilot Chat: Nehmen Sie die Antworten nicht einfach so hin. Prüfen Sie jede Aussage sorgfältig auf ihren Wahrheitsgehalt und ziehen Sie gegebenenfalls vertrauenswürdige Quellen zu Rate, um die Aussagen zu vergleichen.

4.4 Wie kann man den Chatverlauf und die Historie im Microsoft Copilot Chat löschen?

Um die Historie und den Aktivitätsverlauf Ihrer Copilot-Chat-Nutzung zu löschen, müssen Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto auf https://myaccount.microsoft.com/ anmelden. Navigieren Sie dann zu → Einstellungen & Datenschutz → Optionen Datenschutz → Daten und → Copilot-Aktivitätsverlauf. Klicken Sie anschließend auf → Verlauf löschen, setzen Sie das Häkchen bei → Microsoft 365 Copilot und bestätigen Sie mit → Löschen.

5. Fazit: Den Microsoft 365 Copilot Chat einfach einmal bedenkenlos ausprobieren

Aus Security- und Compliance-Sicht bergen offene KI-Chatbots wie ChatGPT, Gemini, Claude & Co gravierende Sicherheitsrisiken, da die LLM-Modelle die eingegeben Daten für das eigene Training nutzen und damit nach Außen geben. Und das ist nicht nur in Hinblick auf sensible Geschäftsgeheimnisse kritisch, sondern auch bezüglich der Einhaltung des Datenschutzes für personenbezogene Daten (DSGVO). Daher ist der kostenlose, leistungsstarke und zugleich sichere Microsoft 365 Copilot Chat eine sinnvolle Alternative, um allen Mitarbeitenden im Unternehmen eine sichere KI-Unterstützung anbieten zu können, damit sich diese mit den unterstützenden Funktionen vertraut machen können

• Für viele Beschäftigte reicht der Leistungsumfang der kostenlosen Copilot-Chat-Version bereits aus.
• Nur für einige wenige Vielnutzer hingegen macht ein Upgrade auf den Microsoft 365 Copilot tatsächlich Sinn.
• Daher wird es in der Praxis vielfach auf eine Ko-Existenz beider Angebote hinauslaufen.
• Wenn Sie daher nun mit dem kostenlosen Copilot Chat starten, können Sie den wahren Bedarf an der Vollversion in Ihrem Unternehmen einschätzen, ohne dass Ihnen dadurch zunächst weitere Kosten entstehen (mit Ausnahme etwaiger Agents).
• Das ist eine gute Gelegenheit, diese Zukunftstechnologie im eigenen Betrieb und den eigenen Prozessen auf Herz und Nieren zu testen – sowie dauerhaft kostenlos zu nutzen!

Video-Tutorial: 🚀 Grundkurs: Microsoft 365 Copilot effizient nutzen (für Unternehmen)

(Dauer: 26:17 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2.  [TEIL 1] AI effizient einsetzen mit Büro-Kaizen 00:29
3.  In 3 Schritten zu einer neuen Arbeitsweise 00:48
4. Die 5 zentralen Handlungsfelder im Selbst- & Teammanagement 02:00 
5. Die Microsoft 365-Tools in einem Workflow 02:39 
6.  Den Copilot verstehen: Wie er funktioniert & was er kann 04:15
7. Differenzierung: Prozesse vs. Projekte & Aufgaben 06:35 
8.  [TEIL 2] Das große Bild: Was ist die Aufgabe des Copiloten?08:47
9.  Der Copilot ist unser neuer Kollege 09:33
10. Studie: So viel Zeit wird am Arbeitstag verschwendet 10:13 
11.  Mit dem Copilot mehr Zeit zurückgewinnen 11:01
12. [TEIL 3] LIVE-Beispiele in den Microsoft 365-Programmen 11:43
13. Outlook: E-Mails zusammenfassen & generieren lassen 11:46 
14. Teams: Besprechungen zusammenfassen & Aufgaben ableiten 14:59 
15. Microsoft 365 Chat: Dateien finden & Suchzeiten reduzieren 19:15 
16. PowerPoint: Präsentationen aus einem Word-Dokument erstellen lassen 23:14
17.  Abschluss & Hinweis 25:39