Was ist Microsoft Access? Schnell und einfach maßgeschneiderte Datenbanken erstellen, z. B. für Warenwirtschaftssysteme, Auftrags- und Bestellwesen

Microsoft Access ist in fast jedem Office-Paket enthalten. Aber was ist Access genau und was kann das Datenbanksystem in der Praxis alles leisten? Wie kann man es gewinnbringend im eigenen Unternehmen einsetzen? Die Grundlagen erklären wir hier in diesem Büro-Kaizen-Blogartikel für Einsteiger.

Was ist Microsoft Access?

Microsoft (MS) Access kombiniert ein relationales Datenbankmanagementsystem (DBMS), auf mathematischen Beziehungen basierend, mit einer einfachen Entwicklungsumgebung. Zahlreiche Vorlagen und ein Entwurfstool erleichtern dabei die Erstellung eigener Datenbankanwendungen auch für ungeübte Einsteiger. Der Zweck des Tools ist, dass Unternehmen damit relativ einfach und schnell eigene, maßgeschneiderte Datenbanken für Geschäftsanwendungen erstellen können. So können auch die vielfältigsten Prozesse automatisiert werden, die sonst manuell erledigt werden müssten (z. B. im Warenwirtschaftssystem). Dafür lassen sich über Konnektoren auch weitere Branchenanwendungen von Drittanwendern integrieren.

Hintergrund: Was ist eine Datenbank und was ist ein Datenbankmanagementsystem?

• Datenbank: Datenbanken sind die Grundlagen für die elektronische Dateiverwaltung. Sie bestehen aus einem Container mit oft mehreren Tabellen. Ihre Aufgabe ist es, große Mengen an Datensätzen und Informationen aus den verschiedensten Teilmengen zu sammeln, abzuspeichern, aufzubereiten, zu filtern und bedarfsgerecht darzustellen. Das können Informationen und Daten zu Personen, einzelnen Produkten oder Prozessen sein, beispielsweise zur automatisierten Adressverwaltung des Kundenstamms oder im Auftrags- und Bestellwesen.
• Datenbankmanagementsystem: Dies ist die Anwendungs- und Verwaltungssoftware, die für die Organisation und Verwaltung in der Datenbank zuständig ist. Sie kontrolliert auch die Zugriffe und Abfragen der Nutzer.

Microsoft Access Runtime: Unterschied zum normalen System

Mit Microsoft Access 2016-Runtime können Sie erstellte Datenbanken an Nutzer verteilen, die selbst kein Microsoft Access installiert haben. Diese können die Datenbanken dann dennoch öffnen und betrachten, ohne eine vollständige Access-Version installieren und demnach eine Lizenz für das Programm erwerben zu müssen. Hier finden Sie den Link zu dem offiziellen Download von → Microsoft Access 2016-Runtime.

Vorteile von Microsoft Access

Die folgenden Vorteile bietet Microsoft Access im Vergleich zu anderen Datenbankmanagementsystemen:

• Die Grundfunktionen in Microsoft Access sind selbsterklärend und einfach anzuwenden, da sie – wie einige weitere Microsoft Produkte – für den durchschnittlichen Nutzer gemacht sind und kein großes Hintergrundwissen erfordern.

Die Grenzen von Microsoft Access: Für größere Kapazitäten zu Microsoft Azure SQL wechseln

Access ist ein vergleichsweise einfaches Datenbankmanagementsystem mit Front- und Backend, das sich besonders gut für kleinere und mittlere Datenbanken eignet, mit bis zu zehn gleichzeitigen Nutzerzugriffen. Sollten noch größere Datenmengen verarbeitet, mehr Kapazitäten benötigt oder eine größere Zahl an Nutzer gleichzeitig zugelassen werden, dann lassen sich die Access-Daten auch vergleichsweise einfach zu einem SQL-Server oder Microsoft Azure SQL migrieren. Denn Access basiert selbst auf einer SQL-Engine, was somit eine einfache Migration zu dem leistungsstärkeren System ermöglicht (siehe Punkt 6).

Ist Microsoft Access in Office 365 enthalten? Und gibt es das Tool auch für Mac, Android und iOS?

Microsofts Datenbankmanagementsystem ist Bestandteil aller Office 365 Abonnements – bis auf die Enterprise-Pläne für große Unternehmen, da diese in der Regel einen SQL-Server für eine größere Anzahl gleichzeitiger Nutzer benötigen. Access kann aber zudem auch als eigenständiges Programm erworben werden.

• Access ist somit in allen Microsoft 365 Plänen der Kategorien Family, Single und Business enthalten sowie in Microsoft 365 Business Premium.
• Microsoft Access wurde speziell für das Betriebssystem Windows entwickelt. Es ist somit nur für Windows-PCs verfügbar. Es gibt keine eigenen Programmversionen für Android-Tablets und -Smartphones, Mac-Computer oder iPhones und iPads.

Beispiele für Microsoft Access Datenbankanwendungen

Datenbankanwendungen können komplexe Prozessabläufe abbilden und automatisieren. Daher werden sie oft in Warenwirtschaftssystemen eingesetzt. Dann können sie die komplette Produktionskette abbilden, vom Rohstoffeinkauf über Lagerhaltung und Zwischenprodukte bis zum fertigen Erzeugnis und dem Verkauf. Dies umfasst beispielsweise auch die Auftrags- und Bestellverwaltung, das Erstellen und Anlegen von Rechnungen und das Verwalten der Kundendaten – oder wahlweise je nach Bedarf auch nur einzelne Komponenten davon.

Microsofts Access-Tutorials für Einsteiger

Die Möglichkeiten an Datenbankanwendungen sind riesig. Entsprechend vielfältig sind auch die Hilfethemen. In Microsofts Access-Hilfe für Office 365 finden Sie zum Beispiel folgende Anleitungen und Tutorials rund um den Einsatz von Datenbankanwendungen mit dem Access-Tool:

• Migrieren von Access zu SQL Server
• Verwenden des Datentyps „Große Zahl“
• Erstellen einer neuen Datenbank
• Erstellen einer Tabelle
• Einführung in Datentypen und Feldeigenschaften
• Steuern von Dateneingabeformaten mithilfe von Eingabeformaten
• Einschränken der Dateneingabe mithilfe von Gültigkeitsprüfungsregeln
• Erstellen eines Formulars in Access
• Bedienungshilfen in Access
• Beispiele für Abfragekriterien

Extra-Tipp: Die unbekannteren Microsoft Office-365-Tools – Access & Co

Microsofts Programmfamilie in Office 365 ist im Zeitalter von Cloud und Künstlicher Intelligenz auf mittlerweile über 25 Anwendungen angewachsen. Darunter befinden sich nicht nur Evergreens wie Excel, PowerPoint, Outlook und Word oder so bekannte „Shootingstars“ wie Teams, Planner und Yammer. Microsoft hat in den letzten Jahren zahlreiche weitere praktische Kollaborationstools für eine einfachere und effizientere Zusammenarbeit in Unternehmen entwickelt, die bislang häufig noch ein unbeachtetes Nischendasein führen (Microsoft Access gibt es übrigens schon seit 1992). Hier drei besonders interessante Nischentools in der Schnellübersicht.

• Microsoft Forms: Dies ist ein sehr praktisches Online-Tool zum einfachen Erstellen und Auswerten von Umfragen. Das Portfolio reicht von einfachen Quick-Polls (z. B. eingebunden in Teams) bis zu komplexen Umfragebögen (z. B. für die Kundenzufriedenheit), Web-Preisrätseln im Marketing und sogar Online-Prüfungen. In diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag finden Sie mehr Informationen zu Microsoft Forms → „Mit Forms von Office 365 online Umfragen erstellen: So funktioniert es“ .
• Microsoft Sway: Dieses Online-Tool ist eine Alternative zu PowerPoint für die Erstellung von Präsentationen, Portfolios, Fotoshows, Produktvorstellungen oder Unternehmenspräsentationen. Zahlreiche Vorlagen und eine smarte Design-Engine erleichtern das Erstellen hochwertiger Präsentationen. Die Darstellungsformen reichen von einer klassischen Folienpräsentation über statische Webseiten-Looks bis zu modernen, scrollbaren eBook-Designs. Hier finden Sie mehr Informationen zu Microsoft Sway → „Microsoft Sway (Teil 1/2): Was ist Office-Sway und was kann das Online-Präsentations-Tool alles?“ .
• Microsoft Delve: Im Unternehmensalltag wird viel Zeit für das Suchen von Daten und Informationen verwendet. Der intelligente persönliche Suchassistent Microsoft Delve unterstützt den einzelnen Nutzer bei seiner Wissensarbeit und Dateiverwaltung. Hier finden Sie mehr Details zu dem kleinen, aber smarten Delve-Assistenten → „Was ist Office 365 Delve? Ein smartes Dokumentenverwaltungs-, Wissens- und Collaboration-Tool“ .
• Alle Office-365-Tools im Überblick: Kennen Sie Bookings, Project, Planner, Flow, Dynamics und Publisher schon? Hier finden Sie alle aktuellen Microsoft Office-Tools in einer schnellen Übersicht → „Office 365 Tools: Alle Apps und Anwendungen zusammengefasst“ .

Video Büro-Kaizen digital

Tutorial: Microsoft Teams

(Dauer: 07:57 Minuten)

Inhalt dieses Microsoft Teams-Tutorials:
1. Wie erstelle ich ein neues Team? (00:33)
2. Wie kann ein Team über Kanäle strukturiert werden? (01:36)
3. Weitere Funktionen über Registerkarten hinzufügen (02:24)
4. Mit Team-Mitgliedern chatten (03:17)
5. Gemeinsames Arbeiten an Dateien (04:31)
6. Besprechungen in Teams führen (05:14)
7. Zusatztipp: OneNote mit Teams nutzen (06:10)
8. Zusammenfassung (06:48)