Mit Microsoft Access schnell und einfach maßgeschneiderte Datenbanken erstellen: Definition, Vorteile und Beispielanwendungen.

Microsoft Access ist in fast jedem Office-Paket enthalten. Doch was genau ist Access und was kann das Datenbanksystem in der Praxis alles? Die Grundlagen, Beispiele für den Einsatz im Unternehmen und die Grenzen von Access erklären wir in diesem Büro Kaizen Blogartikel für Einsteiger.

1. Was ist Microsoft Access?

Microsoft (MS) Access kombiniert ein relationales Datenbankmanagementsystem (DBMS), auf mathematischen Beziehungen basierend, mit einer einfachen Entwicklungsumgebung. Zahlreiche Vorlagen und ein Entwurfstool erleichtern dabei die Erstellung eigener Datenbankanwendungen auch für ungeübte Einsteiger. Der Zweck des Tools ist, dass Unternehmen damit relativ einfach und schnell eigene, maßgeschneiderte Datenbanken für Geschäftsanwendungen erstellen können. So können auch die vielfältigsten Prozesse automatisiert werden, die sonst manuell erledigt werden müssten (z. B. im Warenwirtschaftssystem). Dafür lassen sich über Konnektoren auch weitere Branchenanwendungen von Drittanwendern integrieren.

1.1 Exkurs: Was ist eine Datenbank und was ist ein Datenbankmanagementsystem?

• Datenbank: Datenbanken sind die Grundlage der elektronischen Dokumentenverwaltung. Sie bestehen aus einem Container mit oft mehreren Tabellen. Ihre Aufgabe ist es, große Mengen von Datensätzen und Informationen aus unterschiedlichsten Teilmengen zu sammeln, zu speichern, aufzubereiten, zu filtern und bedarfsgerecht darzustellen. Dies können Informationen und Daten zu Personen, einzelnen Produkten oder Prozessen sein, z.B. für die automatisierte Adressverwaltung des Kundenstamms oder im Auftrags- und Bestellwesen.
• Datenbankmanagementsystem: Dies ist die Anwendungs- und Verwaltungssoftware, die für die Organisation und Verwaltung in der Datenbank zuständig ist. Sie kontrolliert auch die Zugriffe und Abfragen der Benutzer.

2. Was sind die Vorteile von Microsoft Access?

Die folgenden Vorteile bietet Microsoft Access im Vergleich zu anderen Datenbankmanagementsystemen:

• Die Grundfunktionen in Microsoft Access sind selbsterklärend und einfach anzuwenden, da sie – wie einige weitere Microsoft Produkte – für den durchschnittlichen Nutzer gemacht sind und kein großes Hintergrundwissen erfordern.
• Access bietet eine große Flexibilität beim Erstellen von Anwendungen.
• Die nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Excel, Word und Outlook ermöglicht den einfachen Austausch von Daten.
• Access bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Anbindung an externe Datenquellen, darunter SQL-Server, SharePoint und Cloud-Dienste.
• Da Microsoft Access weit verbreitet ist, gibt es eine große Nutzer- und Entwicklergemeinschaft. Dies erleichtert die Suche nach Lösungen, den Austausch von Wissen und die Verfügbarkeit von Schulungen und Support-Angeboten.
• Access unterstützt zahlreiche Dateiformate für den Datenimport und -export, darunter CSV, XML, Excel und Textdateien. Dadurch ist eine einfache Datenmigration und -integration mit anderen Anwendungen gewährleistet.

3. In welchen Microsoft Office 365-Abonnements ist Microsoft Access enthalten?

Für private und geschäftliche Benutzer ist Access teil folgender Microsoft Office 365-Abonnements:

• Microsoft 365 Family
• Microsoft 365 Single
• Microsoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Business Premium
• Microsoft 365 Apps for Business

Bitte beachten Sie, dass Access speziell für das Betriebssystem Windows entwickelt wurde und nur mit Windows 10 und Windows 11 kompatibel ist. Es gibt keine speziellen Programmversionen für Android-Tablets und -Smartphones, Mac-Computer oder iPhones und iPads.

4. Die Grenzen von Microsoft Access: Für größere Kapazitäten zu Microsoft Azure SQL wechseln

Access ist ein relativ einfaches Datenbankmanagementsystem mit Front- und Backend, das sich besonders für kleine und mittlere Datenbanken mit bis zu zehn gleichzeitigen Benutzerzugriffen eignet. Sollen noch größere Datenmengen verarbeitet, mehr Kapazitäten benötigt oder mehr Benutzer gleichzeitig zugelassen werden, können Access-Daten auch relativ einfach auf einen SQL-Server oder Microsoft Azure SQL migriert werden. Denn Access basiert selbst auf einer SQL-Engine, was eine einfache Migration auf das leistungsstärkere System ermöglicht.

Alle Informationen zu den Grenzwerten für Microsoft Access-Datenbankdateien finden Sie in diesem Microsoft-Artikel.

4.1 Microsoft Access Runtime: Unterschied zum normalen System

Mit Microsoft 365 Access Runtime können Sie erstellte Datenbanken an Nutzer verteilen, die selbst kein Microsoft Access installiert haben, oder eine Version von Microsoft Office haben, die Access nicht enthält. Diese können die Datenbanken dann dennoch öffnen und betrachten, ohne eine vollständige Access-Version installieren und demnach eine Lizenz für das Programm erwerben zu müssen. Die Microsoft 365 Access Runtime Dateien stehen als 32-Bit (x86) oder 64-Bit (x64) Version in allen unterstützten Sprachen zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Hier finden Sie den Link zu dem offiziellen Download von Microsoft 365 Access Runtime.

5. Beispiele für Microsoft Access Datenbankanwendungen

Datenbankanwendungen sind ideal, um komplexe Geschäftsprozesse abzubilden und zu automatisieren. Sie werden daher häufig in Warenwirtschaftssystemen eingesetzt, wo sie die gesamte Produktionskette – vom Einkauf der Rohstoffe über die Lagerung und Verarbeitung der Zwischenprodukte bis hin zum Verkauf der Endprodukte – verwalten. Dazu gehören unter anderem:

• Auftrags- und Bestellwesen: Erfassung und Verfolgung von Kundenaufträgen sowie Automatisierung von Bestellungen bei Lieferanten.
• Rechnungs- und Dokumentenmanagement: Automatisierte Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, Lieferscheinen und Mahnungen.
• Kundendatenverwaltung (CRM-Light): Speicherung von Kundenkontakten, Bestellhistorien und Kommunikationsverläufen zur Verbesserung des Kundenservice.
• Lagerverwaltung: Überwachung von Lagerbeständen, automatische Bestellvorschläge und Verfolgung von Warenbewegungen.
• Mitarbeiterverwaltung: Arbeitszeiterfassung, Urlaubsplanung und Verwaltung von Personaldaten.
• Event- und Terminmanagement: Organisation von Meetings, Schulungen und Veranstaltungen mit Erinnerungsfunktion.
• Qualitätskontrolle: Erfassung und Auswertung von Produktionsdaten zur Identifikation von Fehlerquellen und Optimierung von Prozessen.

5.1 Microsofts Access-Tutorials für Einsteiger

Die Anwendungsmöglichkeiten von Datenbanken sind vielfältig. Entsprechend vielfältig sind auch die Hilfethemen. Auf der Access-Hilfe- und Lernwebseite von Microsoft finden Sie Anleitungen und Tutorials rund um den Einsatz von Datenbankanwendungen mit dem Werkzeug Access:

• Neuerungen in Access für Microsoft 365
• Verwenden des Datentyps „Große Zahl“
• Datenbankgrundlagen
• Erstellen einer neuen Datenbank
• Erstellen einer Tabelle
• Einführung in Datentypen und Feldeigenschaften
• Steuern von Dateneingabeformaten mithilfe von Eingabeformaten
• Einschränken der Dateneingabe mithilfe von Gültigkeitsprüfungsregeln
• Erstellen eines Formulars in Access
• Bedienungshilfen in Access
• Beispiele für Abfragekriterien
• Access-Ausflug über SQL Server

6. Microsoft Access Anleitung: Erstellen einer Datenbank

Im Folgenden zeigen wir Ihnen die ersten Schritte zur Erstellung einer Access Datenbank:

1. Datenbank erstellen
Öffnen Sie Microsoft Access. Sie haben nun die Wahl, eine bestehende Vorlage zu nutzen oder eine leere Desktop-Datenbank zu erstellen.

2. Speicherort & Name festlegen
Microsoft Access speichert alle Informationen in einer einzigen Datei. Wählen Sie Leere Datenbank und geben Sie den gewünschten Speicherort und einen aussagekräftigen Namen an. Bestätigen Sie anschließend mit Erstellen.

3. Tabelle mit Informationen füllen
Nach der Erstellung wird automatisch eine erste Tabelle angelegt, die Sie nun mit Daten befüllen müssen. Die erste Spalte (ID) wird von Access automatisch verwaltet. Klicken Sie in die zweite Spalte und wählen Sie über den kleinen Pfeil den Datentyp aus.

In unserem Beispiel verwenden wir folgende Datentypen:

• Kurzer Text für „Name“
• Zahl für „Kundennummer“
• Datum/Uhrzeit für „Bestelldatum“
• Kurzer Text für „Artikel“

Geben Sie den Spalten eindeutige Namen, z. B. „Kundennummer“ oder „Bestelldatum“. Klicken Sie nun in die entsprechenden Felder und tragen Sie Ihre Datensätze direkt ein. Sie können die Spalten auch beliebig sortieren. Markieren Sie dazu einfach die gewünschte Spalte und wählen Sie unter dem Reiter Start entweder Aufsteigend oder Absteigend.

4. Datenbank speichern
Mit einem Klick auf das Tabellen Symbol können Sie nun Ihre erstelle Datenbank speichern.

5. Abfragen erstellen

Mit Abfragen können Sie gezielt bestimmte Datensätze aus der Datenbank auslesen. Klicken Sie dafür in Ihrer Datenbank auf Erstellen → Abfrage-Assistent → Auswahlabfrage-Assistent. Im nächsten Fenster wählen Sie aus, welche Felder Ihre Abfrage enthalten soll. Klicken Sie nun zweimal auf Weiter. Im abschließenden Dialog geben Sie in Ihrer Abfrage einen passenden Namen und wählen Abfrageentwurf ändern. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen. Geben Sie nun Ihre Kriterien in der ausgewählten Spalte ein. Klicken Sie auf Ausführen, um die gefilterten Datensätze anzuzeigen.

So einfach kann eine Datenbank in Microsoft Access erstellt werden. Weitere Access-Vorlagen finden Sie auf der Website von Microsoft.