Microsoft Bookings: Das Online-Buchungs-Tool ermöglicht eine einfachere Terminvereinbarung (Anleitung mit Video-Tutorial)

Mit der App „Microsoft Bookings“ (engl.: Buchungen, Reservierungen) steht Ihnen in Microsoft/Office 365 ein unkomplizierter Online-Buchungskalender zur Verfügung, der Ihnen und Ihren Kunden die Terminvereinbarung wesentlich vereinfacht. Und das Schöne dabei ist, die Buchungs-App erledigt dann viele bislang lästige Arbeitsschritte der Terminverwaltung teilautomatisiert von selbst! Die Booking-App lässt sich schnell einrichten und dann kundenseitig kostenlos via Webbrowser nutzen. Wie der Online-Buchungskalender konkret funktioniert, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag sowie in unserem Video-Tutorial am Ende dieses Artikels.

1. Einführung: Was ist Microsoft Bookings?

Die Office-App Microsoft Bookings hat nichts mit dem beliebten Urlaubsportal booking.com zu tun. Die Gemeinsamkeit ist lediglich, dass beide einen Online-Buchungskalender nutzen. Microsofts Online-Terminplanungs-App „Bookings“ richtet sich jedoch an Dienstleister und kleinere Unternehmen und bietet diesen sowie deren Kunden eine einfachere und in weiten Teilen automatisierte Terminbuchung. Die im März 2017 veröffentlichte App kann aber nicht nur die Terminvereinbarung für und mit Ihren Mitarbeitern erleichtern. Alternativ kann das Onlinetool auch für den internen Einsatz zur Buchung und Planung von Unternehmensressourcen genutzt werden, zum Beispiel von Firmenwagen, Außendienst-Laptops oder Besprechungsräumen.

• Mit dem Online-Buchungsdienst sind Sie quasi immer erreichbar und Ihre Kunden können jederzeit (24/7) die noch freien Termine bei Ihnen einsehen und sich einen individuell passenden Zeitraum buchen. Auch Buchungsänderungen, Terminverschiebungen oder Stornierungen können jederzeit online getätigt werden, ohne dass dies eine zusätzliche Kommunikation für Sie bedeutet.
• Die Booking-App versendet automatisch Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails an den Kunden und den gebuchten Mitarbeiter. Optional erstellt die App dann auch gleich noch automatisch eine Microsoft-Teams-Besprechung für den gebuchten Zeitraum mit und verschickt einen Einladungslink, so dass Ihnen diese ganzen Arbeitsschritte erspart werden.
• Sämtliche Buchungen und Terminplanungen werden mit Microsoft Teams, dem Outlook-Kalender oder auch dem Google Kalender synchronisiert, so dass Ihr Terminkalender stets aktuell ist und es zu keinen zeitlichen Überschneidungen kommt.

2. Was kostet Microsoft Bookings?

Die Buchungs- und Reservierungs-App ist ein Bestandteil der Microsoft/Office 365 Pläne Business (Standard und Premium), Education (A3 und A5) sowie Enterprise (E3 und E5). Wenn Sie über die entsprechende Lizenz verfügen, können Sie Bookings auch als mobile App auf iOS- und Android-Geräten nutzen (Smartphones und Tablets). Ihre Kunden können den Online-Buchungskalender dabei jederzeit und ohne Einschränkungen, oder auch eigenem Microsoft-Konto, kostenlos nutzen. Ihre Kunden benötigen lediglich eine Internetverbindung und einen Webbrowser.

3. Der Datenschutz bei Microsofts Booking-App (DSGVO)

Jeder neue Reservierungskalender erstellt ein eigenes Postfach in Microsoft Exchange mit einem dazugehörigen Eintrag in Azure Active Directory (AAD). Sämtliche Buchungsdaten der Booking-App werden dann in dem entsprechenden Microsoft Exchange-Postfach gespeichert. Dabei werden dieselben Compliance-Richtlinien angewendet, wie bei allen anderen Office-365-Apps auch. Mehr Details zu der Konformität von Microsoft/Office 365 mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfahren Sie hier → „Microsoft Office 365: Datenschutz & DSGVO“.

4. Login: Die Buchungs-App starten inklusive „Schnellzugriffs-URL“

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Microsoft Bookings öffnen können.

1. Melden Sie sich auf dem Webportal von Microsoft 365 an → https://www.office.com/ und wählen Sie im App-Bereich „Bookings“ bzw. „Buchungen“ aus.
2. Alternativ können Sie die Webanwendung auch ohne Umwege direkt in Ihrem Browser öffnen. Dafür hat Microsoft die eigene Webseite → http://book.ms/ eingerichtet. Das ermöglicht einen Direktzugriff und erspart Ihnen das Suchen der App im Office-Webportal.

5. Anleitung: Erstellen einer neuen geteilten Buchungsseite in „Microsoft Bookings“

Schritt 1: Die Unternehmensinformationen, Firmenlogo und Geschäftszeiten eintragen

Sobald Sie sich auf Ihrer persönlichen Buchungsseite befinden, können Sie entweder eine Buchungsseite für sich selbst, oder eine geteilte Buchungsseite (bei der mehrere Personen Ihrer Organisation gebucht werden können) erstellen. Wir empfehlen Ihnen allerdings die geteilten Buchungsseiten, da Sie dort mehr Einstellungsoptionen haben. Bevor Sie die ersten Informationen eintragen können Sie entscheiden, ob Sie die Buchungsseite von Grund auf neu erstellen oder aus einer vorhandenen Buchungsseite klonen. Dann können Sie den Name der Buchungsseite, so wie weitere Unternehmensinformationen wie das Logo, die Unternehmensart eingeben. Neben den Geschäftsinformationen können Sie hier auch noch Ihre Öffnungszeiten eintragen, innerhalb derer Sie für Ihre Kunden buchbar sind. Bestätigen Sie die Eingaben abschließend mit einem Klick auf → Weiter.

Schritt 2: Die buchbaren „Mitarbeiter“ für die Dienste hinzufügen

Unter dem Punkt → Mitarbeiter einladen können Sie weitere Mitarbeiter für Ihre buchbaren Services und Dienste hinzufügen und eine der folgenden Rollen auswählen:

• Administrator: Buchungsadministratoren verfügen über Kontrollfunktionen und können alle Einstellungen bearbeiten. Zusätzlich kann man Mitarbeiter hinzufügen/entfernen und Buchungstermine erstellen, bearbeiten oder löschen.
• Teammitglied: Wenn ein Mitarbeiter die Teammitglied-Rolle hat, kann dieser den eigenen Kalender anzeigen und bearbeiten. Die Kalender anderer Personen allerdings nicht. Zusätzlich kann man mit dieser Rolle auch die eigenen Verfügbarkeiten anpassen.
• Planer: Mit der Planer-Rolle können weitere Mitarbeiter Termine organisieren und umbuchen, sind jedoch selbst nicht buchbar. Zugriffsberechtigungen und weitere Einstellungen an der Buchungsseite können mit dieser Rolle nicht vorgenommen werden.
• Zuschauer: Bei der Rolle als Zuschauer können die Informationen lediglich gesehen und nicht geändert oder gelöscht werden – das gilt auch für die eigenen Termine. Für Einstellungen gilt ebenfalls der schreibgeschützte Zugriff.
• Gast: Ein Gast kann den Buchungskalender nicht öffnen. Dieser kann nur Terminen zugeteilt werden, über die er per E-Mail informiert wird.

• Wichtig: Im Bereich „Verfügbarkeit“ rechts oben können Sie festlegen, ob alle Termine, die bereits im Outlook-Kalender dieses Mitarbeiters eingetragen sind, dessen Verfügbarkeit für Microsoft Bookings beeinflussen sollen oder nicht
• Es empfiehlt sich auf jeden Fall, hier das Häkchen zu setzen und die Funktion zu aktivieren, damit nur die tatsächlich verfügbare Zeit der jeweiligen Mitarbeiter angezeigt werden und es zu keinen Terminüberschneidungen kommt.

Schritt 3: Einrichten eines Diensts und die Verwaltung der Buchungsrichtlinien

Im Bereich „Einrichten eines Diensts“ können Sie den Termintyp individuell anpassen. Dort können Sie den Dienstname, sowie die Dauer festlegen. Direkt darunter kann die Verfügbarkeit des Diensts festgelegt werden, sprich die Arbeitstage und die Zeiten innerhalb derer ein Dienst gebucht werden kann. Durch einen Hacken bei → Daraus eine Teams-Besprechung machen wird der Termin automatisch in ein Meeting umgewandelt.

Schritt 4: Auswählen, wer Termine buchen kann

Je nach Dienst und persönlicher Präferenz können Sie festlegen, wer Termine buchen kann:

• Kein Self-Service (Planen Sie Termine nur über die Buchungs-App)
• Personen in meiner Organisation (Personen können über eine interne Self-Service-Seite buchen)
• Jeder (Personen können über eine öffentliche Self-Service-Seite buchen)

6. Nachträgliche Änderungen an Buchungsseiten vornehmen

Sobald Sie alle 4 Schritte erledigt haben, wird die neue Buchungsseite erstellt. Microsoft Bookings öffnet zunächst den Buchungskalender. Am linken Bildschirmrand finden Sie ein vertikales Menü in dem Sie weitere Einstellungen vornehmen können.

Buchungsseite

Die Booking-Seite mit Ihren Kunden teilen und in Microsoft Teams, WordPress & Co integrieren

Sobald Ihr Buchungskalender veröffentlicht wurde und damit online ist, zeigt Ihnen Bookings im Menüpunkt „Buchungsseite“ oben bei → Buchungsseite konfigurieren den dazugehörigen Link zum Teilen Ihres Bookingkalenders an. Diesen Link können Sie in Ihre E-Mail-Signatur integrieren, per E-Mail verschicken etc. Mit einem Klick auf die Schaltfläche → </> Einbetten erhalten Sie alternativ auch einen HTML- oder iFrame-Code zum Einbetten des soeben erstellten Buchungskalenders auf Ihrer Webseite (egal ob WordPress, Drupal, Magento usw.). Auch in Microsoft Teams lässt sich Bookings ganz einfach hinzufügen. Sie müssen die App lediglich als neue Registerkarte an einen Teams-Kanal anheften.  

Die Buchungsseite von Microsoft-Bookings für die Kundensicht anpassen

Im Bereich „Anpassen Ihrer Seite“ können Sie das Layout (Farbschema und Logo) sowie weitere Details der Buchungsseite auch nachträglich festlegen, die Ihre Kunden Online zu sehen bekommen, wenn sie einen Termin mit Ihnen vereinbaren wollen. Weitere Einstellungsmöglichkeiten in diesem Menübereich sind die Buchungszeiten und Intervalle, das Einholen der Zustimmung des Kunden zur Datenverwendung, ob der Kunde sich einen Mitarbeiter aussuchen darf, sowie allgemeine Urlaubszeiten, in denen keine Termine buchbar sind. Klicken Sie abschließend oben auf → Speichern.

Mitarbeiter

Mitarbeiter

Im Bereich „Mitarbeiter“ sind alle Personen (inkl. Rolle) angezeigt, die für die ausgewählte Buchungsseite buchbar sind. Sobald ein Mitarbeiter ausgewählt ist, werden weitere Informationen und die nächsten Termine aufgelistet. Es können auch die Rollen anders verteilt werden.  

Dienste

Alle buchbaren „Dienste“, Services und Leistungsbausteine verwalten und Buchungsrichtlinien festlegen

In dem Menüpunkt „Dienste“ können Sie alle Ihre von den Kunden buchbaren Services und Leistungsbausteine eingeben, die zur Auswahl stehen. Dies können z. B. verschiedene Massagearten sein, Haarschnitte, Beratungspakete oder auch Unternehmensressourcen. Mit einem Klick auf → Neuen Dienst hinzufügen können Sie weitere buchbare Services anlegen. Durch das Anklicken eines bereits erstellten Dienst können Sie diesen bearbeiten und z. B. den Namen oder die Kurzbeschreibung ändern oder auch interne, nur für Ihre Mitarbeiter sichtbare Notizen eintragen (z. B. eine Checkliste). Hier können Sie auch die entsprechenden Richtlinien festlegen, die für diesen Booking-Dienst gelten sollen, wie z. B. die Standarddauer eines Termins, wie lang die automatische Pufferzeit zwischen zwei aufeinander folgenden Terminen betragen soll und ob die Kunden ihre Termine auch selbstständig online verwalten können (für kundenseitige Änderungen, Verschiebungen, Stornierungen).

• Tipp: Mit einem Klick auf → Onlinebesprechung hinzufügen (im Bereich → Grundlegende Details) können Sie zudem veranlassen, dass die Bookings-App auch gleich noch automatisch eine passende Besprechung in Microsoft Teams anlegt und allen Beteiligten automatisch einen Einladungslink hierzu versendet.
• Optional können hier auch noch → Benutzerdefinierte Felder frei gestaltet werden, mit denen Sie beim Online-Buchungsvorgang Informationen von Ihren Kunden abfragen können, wie zum Beispiel den Namen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anliegen, Sonderwünsche u.a.m. Beim Festlegen der Felder können Sie entscheiden, ob es sich um Pflichtfelder handelt oder eben nicht.
• Abschließend können Sie in diesem Bereich auch noch die Erinnerungs- und Benachrichtigungsfunktion feinjustieren (z. B. Zeitpunkt, Textinhalt, ob per E-Mail oder SMS) sowie ganz am unteren Ende der Seite die jeweiligen Mitarbeiter für diesen Dienstleistungs-Service zuweisen.

 

Geschäftsinformationen

Die Geschäftsinformationen Ihres Unternehmens und der Dienste anpassen

Bei den Geschäftsinformationen können Sie noch weitere grundlegende Details wie den Firmenname, Adresse, Webseite usw. ergänzen. Zusätzlich können Sie Datenschutzrichtlinien festlegen, das Logo und Ihre täglichen Geschäftszeiten anpassen.  

7. Extra-Tipp: Das Bookings-Tool in Microsoft Teams integrieren

Microsoft Teams ist der offizielle Skype-for-Business-Nachfolger. Dabei kann es jedoch viel mehr als sein Vorgänger. Denn Teams ist nicht nur eine Kommunikationsplattform für alle Formen der digitalen Kommunikation, sondern auch Kollaborationsplattform für die dezentrale digitale Zusammenarbeit. Ein besonders praktisches Feature dabei ist, dass auch externe Tools und Programme in Teams integriert werden können, so dass verschiedene Softwareanwendungen aus einer einzigen Nutzeroberfläche heraus bedient und gemeinsam genutzt werden können. Daher empfiehlt es sich für Teams-Nutzer, auch die Microsoft Bookings-App in Form einer neuen Registerkarte in Ihr Teams einzubinden. Wie Sie dann Teams selbst am besten nutzen, erfahren Sie hier.

• Einführung in Microsoft Teams: Aufbau, Anleitungen und Schulungen für die zentrale Kollaborations-Plattform in Microsoft/Office 365.
• Anleitung für die neue Microsoft Teams-App „Schichten“: So wird das Erstellen eines Dienstplans kinderleicht (mit Video-Tutorial).
• Kostenloses Büro-Kaizen Downloadcenter: Hier finden Sie viele praxisnahe Checklisten, Druckvorlagen, Tipps und Tricks für mehr Effizienz im Büro (z.B. Schreibtisch, Besprechungen, Vertrieb, Personalarbeit etc.).

Video: Microsoft Bookings Tutorial (deutsch)

(Dauer 16:14 Minuten)

Inhalt dieses Microsoft-Booking-Tutorials:

1. Einleitung 00:00
2. Was ist Bookings? 00:23
3. Wie bekomme ich Bookings? 00:55
4. Bookings einrichten 01:30
5. Unternehmensinformationen 01:50
6. Dienste 02:38
7. Mitarbeiter 07:17
8. Buchungsseite 08:33
9. Kunden 13:30
10. Start 14:57
11. Fazit 15:09