Excel-Anleitung: Die Prozentrechnung in Excel einfach erklärt – mit Beispielen und allen Formeln als Vorlage

In Microsoft Excel ist die Prozentrechnung kinderleicht gelöst – egal ob Sie die Anteile, Prozentsätze, prozentuale Veränderungen („Trends“, Wachstum) oder die prozentuale Erhöhung bzw. Reduzierung eines Preises berechnen wollen. Microsoft Excel macht die Prozentrechnung wirklich schnell, einfach und weitestgehend automatisiert. Wie leicht das geht, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung – inklusive einer übersichtlichen Tabelle mit allen Formeln als Vorlage sowie vielen praxisnahen Beispielen!

1. Einfache Definition & Grundformel: Die Prozentrechnung in Microsoft Excel

Der Begriff „Prozent“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet auf Deutsch „von Hundert“ bzw. „Hundertstel“. Das Ziel der Prozentrechnung ist, das Größenverhältnis verschiedener Werte zueinander sichtbar zu machen. Dafür müssen die Werte lediglich zu einer gemeinsamen Basis (= 100) in Relation gesetzt werden, fertig. Die Grundlage für die Prozentrechnung ist dabei allgemein folgender Dreisatz, aus dem sich dann durch einfache Umformung die verschiedenen Werte, Anteile, Prozentsätze und prozentuale Veränderungen ableiten lassen.

Die Grundformel für die Prozentrechnung in Excel lautet:

Prozentwert=Grundwert*Prozentsatz

→ Der Prozentsatz kann entweder als Dezimalzahl, als Bruch oder mit einem Prozentzeichen geschrieben werden. Am Beispiel der Mehrwertsteuer wären das entweder 0,19, 19/100 oder eben 19 %.

→ Alle drei Schreibweisen bedeuten und bewirken genau das gleiche.

→ Mathematisch formuliert wird also die Dezimalschreibweise (hier: 0,19) einfach mit 100 multipliziert („pro Hundert“) und dieser Prozentsatz dann mit einem Prozentzeichen „%“ gekennzeichnet.

→ Zwischen der Prozentzahl (dem „Prozentfuß“) und dem Prozentzeichen muss laut der DIN 5008 ein Leerzeichen eingefügt werden. In Excel entfällt das Leerzeichen allerdings (und daher auch in dieser Anleitung hier).

Vorlagen-Tabelle mit allen wichtigen Prozentrechen-Formeln in Excel und Beispielen

2. Die Prozentrechnungs-Anzeige in Excel muss aber zuerst noch eingeschaltet/aktiviert werden!

Das Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel rechnet zunächst grundsätzlich alles in Dezimalzahlen. Daher muss das Format für das Prozentrechnen zuerst noch in dem relevanten Tabellenbereich umgestellt werden. Ist die Prozentschreibweise aktiviert, multipliziert Excel den Zellwert automatisch mit 100 und schreibt die Zahl und das Prozentzeichen in eine Zelle (so wird zum Beispiel aus 0,19 → 19 %). Zudem können Sie natürlich auch noch einstellen, ob Excel auf ganze Prozentzahlen runden soll, oder auf eine, zwei oder noch mehr Dezimalstellen. Und das geht so.

• Für das Aktivieren der Prozentschreibweise („des Prozentformats“) genügt es, den entsprechenden Tabellenbereich mit der Maus zu markieren und dann auf die Schaltfläche mit dem Prozentzeichen im Startmenü zu klicken. Diese Schaltfläche finden Sie in der Registerkarte → Start und dann ziemlich genau in der Mitte in dem Bereich „Zahl“ (siehe Abb. 1). In der Folge schreibt Excel nun in dem ausgewählten Bereich beispielsweise 1 % statt 0,01.
• Um die Anzahl an Dezimalstellen für Ihre Prozentrechnung in Excel einzustellen, müssen Sie lediglich in der Registerkarte → Start auf den kleinen → Aufklapppfeil rechts unten im Bereich „Zahl“ klicken. Wählen Sie dann in der Liste links die Option → Prozent aus. Nun können Sie in dem Feld rechts daneben zwischen 0 und 30 Dezimalstellen (Nachkommastellen) einstellen. Tipp: Bei dem Wert 0 rundet das Programm automatisch auf ganze Prozentzahlen.

3. Beispiele für die Anwendung des Prozentrechnens in Excel

Die Prozentrechnung zählt zu den am häufigsten benötigten Funktionen in Excel. Hier einige besonders häufige Anwendungsfälle aus der beruflichen Alltagspraxis.

→ Um den Anteil auszurechnen, wie viel Prozent eines eingekauften Produkts bereits verkauft wurden.

Beispiel: Es wurden 950 Schuhe eingekauft und 842 Schuhe verkauft. Das ergibt einen Anteil von 88,63 % verkaufter Schuhe.
Die Prozentrechnung in Excel: 842/950 = 0,8863 = 88,63 %.

→ Um den Umsatzanteil einer Filiale, eines bestimmten Artikels oder eines Vertrieblers am Gesamtumsatz auszurechnen.

Beispiel: Der Vertriebsprofi Herr Müller hat im Juli einen Umsatz von 42.500 € erzielt. Gemessen am Gesamtumsatz von 320.450 € ergibt das einen stolzen Anteil von 13,26 %.
Die Prozentrechnung in Excel: 42.500/(SUMME aller Einzelumsätze) = 0,1326 = 13,26 %.

→ Für das Ausrechnen der Netto- und Bruttopreise (also mit und ohne 19 % Mehrwertsteuer). Sowie auch, um bei Rabatten oder einer Preiserhöhung den neuen Verkaufspreis und auch die Höhe der Ersparnis bzw. der Teuerung auszurechnen.

Beispiel 1: Bei einem Nettopreis von 799 € beträgt die Höhe der 19 %igen Mehrwertsteuer 151,81 € und der Bruttoverkaufspreis liegt bei 950,81 €. Beispiel 2: Sie reduzieren den Verkaufspreis von 300 € auf 279 €, also um 21 €. Wie hoch ist der Rabatt?
Die Prozentrechnung für den Rabatt: 21/300 = 0,07 = 7 %.
Die Rechnung für den Betrag der MwSt.: 799*0,19 = 151,81 €.
Die Prozentrechnung für den Bruttopreis inkl. MwSt.: 799*(1 + 0,19) = 799*1,19 = 950,81 €.
Achtung, beliebter Fehler: Da die Mehrwertsteuer vom Nettopreis aus berechnet wird, müssen Sie – falls Sie nur den Bruttopreis kennen – den Bruttopreis durch 1,19 teilen, um zum Nettopreis zu kommen. Denn würden Sie 19 % von in unserem Beispiel 950,81 € abziehen, kämen Sie auf ein falsches Ergebnis von 770,16 € als Nettopreis und nicht auf 779 €.

→ Um eine prozentuale Veränderung auszurechnen, wie beispielsweise das Umsatzwachstum, die Steigerung der Verkaufszahlen oder die Zunahme des Traffics auf der eigenen Webseite.

Beispiel: Der Umsatz ist von 320.450 € auf 354.700 € gestiegen. Das ergibt ein Wachstum um 10,69 %.
Die Prozentrechnung in Excel: (Prozentwert-Grundwert)/Grundwert = (354.700 – 320.450)/320.450 = 0,1069 = 10,69 %.

4. Die Prozentrechnung in Excel auf ganze Spalten und mehrere Zeilen anwenden (automatisieren)

Im Praxisalltag von Microsoft Excel muss man häufig ganze Spalten und Zeilen einer Tabelle zueinander ins Verhältnis setzen. Zum Beispiel, um die jeweiligen Anteile oder die prozentualen Veränderungen auszurechnen.

• Ein großer Vorteil von Excel ist ja, dass man die Formel einer Funktion nur in die erste Zeile einer Liste eintragen muss.
• Wird diese „Formel-Zelle“ dann mit einem Mausgriff auf das Pluszeichen rechts unten in der Zelle nach unten erweitert, werden die für diese Zeile benutzten Zellbezüge automatisch an die jeweils nächsten Zeilen angepasst.
• Das gilt auch für die verschiedenen Formeln der Prozentrechnung in Excel. Sie müssen die jeweilige Prozentrechen-Formel lediglich (wie bei allen Funktionen) mit einem „=“ beginnen und dann je nach Variante und Ziel, wie oben in der Vorlagen-Tabellen beschriebenen, die jeweiligen Zellen hinzuklicken und die entsprechenden Rechenzeichen einfügen. Anschließend können Sie diese „Formel-Zelle“ beliebig auf ganze Spalten und Zeilen erweitern.
• Soll ein Zellbezug nicht an die nächste Zeile angepasst werden, sondern ein absoluter (unveränderlicher) Bezug sein (in unserem Beispiel der Abb. 1 unten die „Gesamtsumme“), dann wird dies in Excel mittels vorangestellten Dollarzeichen „$“ signalisiert. Für solch einen „absoluten Zellbezug“ müssen Sie die entsprechende Zelle in einer Formel lediglich markieren und dann die Taste → F4 drücken, Excel fügt dann die Dollarzeichen automatisch ein (siehe dazu auch unser Video-Tutorial „die Top 10 Excel-Tipps“ ganz unten, ab Minute 5:14).

Beispiel für die Prozentrechnung mit Spalten und Zeilen in Excel:

5. Extra-Tipps für Microsoft Excel und die anderen Office-Apps, wie Teams, Outlook & Co!

Mit den Excel Formeln und Funktionen können Sie das Analysieren und Bearbeiten umfangreicher Tabellen extrem vereinfachen und beschleunigen. Neben der Prozentrechnung zählt zum Beispiel die bedingte Formatierung zu einem der am häufigsten benötigten Kalkulations-Features. Besonders praktisch sind aber auch die Dropdown-Auswahllisten innerhalb einer Zelle – und natürlich die vielen verschiedenen Funktionen für die Automatisierung von Arbeits- und Rechenschritten, wie zum Beispiel SVERWEIS, XVERWEIS, SUMMEWENN, Wenn-Dann etc. Hier finden Sie alle Büro-Kaizen-Anleitungen, Tipps und Tricks zu Microsoft Excel und den anderen Office-Apps auf einen Blick!

• So funktioniert Microsoft 365: Alle Tipps, Tricks und Anleitungen zu den verschiedenen Office-Apps wie Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote, OneDrive, Planner, SharePoint usw.
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• Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie viele weitere praxisnahe Tipps, Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz und Organisation im Büro.

Büro-Kaizen Video-Anleitung: Die Top 10 Microsoft Excel Tipps! (Auf Deutsch)

(Dauer 12:42 Minuten)

Inhalt unseres Video-Tutorials mit den 10 besten Tipps für Microsoft Excel

1. Einleitung 00:00
2. Erste Zeile fixieren 00:23
3. Statusleiste intelligent nutzen 00:58
4. Spaltenbreite automatisch anpassen 02:07
5. Tabelle mit Mausrad zoomen 02:55
6. Sprechende Namen für Zellen definieren 03:37
7. Absolute und relative Zellenbezüge 05:14
8. Filter nutzen 07:20
9. Zeilen oder Spalten einfügen & entfernen 08:55
10. Bedingte Formatierung nutzen 09:51
11. Zahlenformat anpassen 10:52