Anleitung für den Copilot in Outlook: Wie der KI-Assistent E-Mails automatisch beantwortet, Unterhaltungen zusammenfasst und den Posteingang für Sie verwaltet!

Der neue KI-Assistent „Microsoft 365 Copilot“ ist genau das richtige Mittel gegen E-Mail-Flut, Zeitstress und Organisationschaos in Outlook. Aber welche Arbeiten kann der intelligente KI-Assistent konkret alles in Outlook abnehmen? Welche Vorteile haben die Nutzer jetzt schon davon? Und welche spannenden Copilot-Funktionen hat Microsoft noch angekündigt, die in Kürze folgen sollen? Hier ein Überblick mit Anleitung, was der intelligente Outlook-Copilot-Assistent alles kann und wie Sie ihn richtig nutzen können!

1. Welche Outlook-Version, E-Mail-Konten & Copilot-Version für den beruflichen Einsatz?

Der KI-Assistent „Microsoft 365 Copilot“ funktioniert (1.) nicht bei jeder Outlook-Version, (2.) nicht bei allen E-Mail-Konten und (3.) ist auch nicht jede Copiloten-Lizenz aus Datenschutzgründen für den geschäftlichen Business-Einsatz in Unternehmen geeignet. Hier die Kurzfassung.

1. Welche Outlook-Versionen sind möglich: Der M365 Copilot ist in Outlook für Microsoft 365 (für Windows und Mac), der Outlook Web App und in Outlook für mobile Geräte (Android und iOS) verfügbar. Bei den Desktop-Versionen für Windows und Mac wird jedoch für den vollen Funktionsumfang die neue Outlook-Version benötigt. Das „neue Outlook “ kann seit 2022 freiwillig getestet werden und ist seit 2024 offiziell verfügbar. Ab voraussichtlich 2025 beginnt dann die automatische Umstellungsphase für alle Microsoft 365-Nutzer (hier finden Sie alle Infos und Termine zu der → neuen Outlook-für-Windows-Version).
2. Welche E-Mail-Konten werden unterstützt: Die Copiloten-Integration in Outlook unterstützt derzeit nur eigene E-Mail-Konten aus dem Hause Microsoft (wie outlook.com, hotmail.com, live.com und msn.com). Microsoft-Konten, die eine E-Mail-Adresse von Drittanbietern verwenden (z. B. GMX, Gmail, Freenet etc.), können Outlook zwar wie gewohnt nutzen, allerdings ohne die Unterstützung des neuen KI-Assistenten.
3. Welche Copilot-Version beruflich nutzen: Derzeit existieren drei unterschiedliche Versionen der Copilot-KI, die jeweils ein unterschiedliches Niveau an Datenschutz und Features bieten. Das sind (1). der kostenlose Microsoft Copilot (zuvor „Bing Chat“), (2.) das kostenpflichtige Bing Chat Enterprise mit verbessertem Datenschutz und (3.) das Flaggschiff, der Microsoft 365 Copilot. Der kostenlose „Microsoft Copilot“ kann frei über den Edge-Browser oder die Webseite copilot.microsoft.com genutzt werden und bietet keinen extra Schutz geschäftlicher Daten (= Commercial Data Protection). Der „Bing Chat Enterprise“ bietet zwar eine Commercial Data Protection für die Vertraulichkeit der eingegebenen Inhalte (= diese werden nicht zum Training der KI herangezogen), hat allerdings keinen Zugriff auf die Inhalte in der abgeschirmten Microsoft 365-Umgebung des jeweiligen Nutzers. Nur der „Microsoft 365 Copilot“ bietet beides: Er bietet sowohl den notwendigen Datenschutz für Geschäftsdaten und kann zudem auch auf die jeweiligen Nutzer-Daten eines Microsoft 365-Unternehmensaccounts und den dazugehörigen Apps wie Outlook, OneNote, Teams und OneDrive zugreifen.

2. Was kann der Microsoft 365 Copilot in Outlook alles? Features & Funktionen

Der Microsoft 365 Copilot ist ein intelligenter KI-Assistent, der darauf ausgelegt ist, Benutzern bei der Bedienung der Microsoft 365-Apps sowie einer Vielzahl weiterer Aufgaben innerhalb der Microsoft 365-Welt zu helfen. Der M365 Copilot basiert dabei auf dem derzeit führenden KI-Chatbot ChatGPT von OpenAI, dessen Hauptfinanzier Microsoft war und das deshalb exklusiven Zugriff auf diese bahnbrechende Entwicklung hat.

• Im Unterschied zu ChatGPT kann der Microsoft 365 Copilot jedoch auch innerhalb des M365-Ökosystems arbeiten und hat Zugriff auf die Nutzer- und Unternehmensdaten des dafür lizenzierten Microsoft-Kontos.
• Darüber hinaus wurde die Copiloten-KI auch darin trainiert, die Office-Programme richtig zu nutzen, zum Beispiel professionelle Word-Layouts zu erstellen, Excel-Tabellen anzulegen und zu berechnen oder hochwertige PowerPoint-Präsentationen zu erstellen etc.

Die vier Kernfunktionen der Copilot-KI in Microsoft 365:

• Informationen bereitstellen: Informationen zu einer Vielzahl von Themen liefern (schneller, individueller und pointierter als jede Suchmaschine) und dabei auch direkte Fragen, Nachfragen und Folgefragen beantworten. So können Themen und Tatbestände schnell skizziert, abgeklopft und mit Inhalt befüllt werden.
• Kommunikation (Schreibassistent): Der Chatbot kommuniziert in natürlicher Sprache. Daher ist eine seiner Hauptfunktionen, dabei zu helfen, Texte auf Grundlage anderer Dokumente, Dateien, Nachrichten oder einiger eingegebener Stichworte zu verfassen oder zu verbessern. Sowohl inhaltlich wie auch im Layout.
• Kreative und innovative Ideen: Die Copilot-KI kann kreative Ideen und innovative Inhalte erzeugen, wie zum Beispiel Geschichten und Gedichte erfinden, Code programmieren, Themenpunkte in einer Outlook-Mail ausarbeiten oder auch die Tagesordnungspunkte für ein Meeting entwerfen.
• Fehlererkennung und -korrektur: Der Chatbot wurde mit Millionen Textbeispielen trainiert. Daher kann die Copilot-KI sehr zuverlässig Grammatik- und Rechtschreibfehler in einer Konversation erkennen und korrigieren oder auch inhaltliche Fehler identifizieren und dafür genauere Informationen bereitstellen. Damit kann der grassierenden Rechtschreibschwäche in beruflichen und öffentlichen Texten endlich etwas Wirkungsvolles entgegengesetzt werden!

Die vier aktuellen Hauptfunktionen des Microsoft 365 Copiloten in Outlook:

1. Zusammenfassungen erstellen: Der Outlook-Copilot kann entweder lange E-Mails oder auch ganze E-Mail-Threads (Unterhaltungen) kurz und knackig zusammenfassen. Auf diese Weise kann man den wesentlichen Inhalt schneller verstehen oder auch lange Diskussionen pointiert auf wenige Zeilen komprimieren lassen. Das spart im Arbeitsalltag viel Zeit beim Durchlesen der E-Mail-Flut ein! Eine Ausnahme gibt es: Dieses Feature funktioniert (noch) nicht bei verschlüsselten und signierten E-Mails.
2. Automatische Texterstellung: Der Outlook-Copilot kann automatisch Antwort-E-Mails verfassen. Neben einer förmlichen Begrüßung und notwendigen Floskeln wird dafür auch ein zum Kontext der Originalnachricht oder bisherigen Unterhaltung passender Inhalt erzeugt. Dabei werden gegebenenfalls auch einige Auswahlantworten angeboten, aus denen man die geeignetste wählen kann. Auch gänzlich neue E-Mail-Anschreiben lassen sich auf Basis einiger vorgegebener Stichwörter und/oder Dateien erstellen. Auf diese Weise wird die Arbeitszeit für das Bearbeiten, Beantworten und Erstellen von E-Mails erheblich reduziert.
3. Kontextbezogene Vorschläge & Ideen: Der Outlook-Copilot ist, ähnlich wie ChatGPT, randvoll mit Wissen aller Art trainiert und angefüttert. Aus diesem enormen Fundus kann die KI passende Vorschläge und Ideen zu dem Kontext einer bestimmten E-Mail-Konversation oder eines behandelten Themas erstellen. Dadurch wird die inhaltliche Qualität der Kommunikation quasi auf Knopfdruck verbessert und viele neuen Ideen generiert, ohne dass man selbst lange nach bestimmten Details recherchieren und suchen muss. Auf diese Weise kann der Outlook-Copilot neue Denkanstöße und kreative Ideen liefern.
4. Schreibberatung, Korrektur & Coaching: Vier Augen sehen mehr als zwei – aber nicht immer hat ein Unternehmen Zeit und Kapazitäten für ein geordnetes Korrektorat und Lektorat der gesamten externen Kommunikation. Mit dem Outlook-Copilot-Assistenten steht Ihnen und jedem einzelnen Mitarbeiter nun solch ein Lektor immer und jederzeit 24/7 zur Verfügung. Der Outlook-Copilot kann mit seinen „Coaching-Tipps“ beispielsweise die Klarheit, Stimmung und den Tonfall von Nachrichten allgemein bewerten und konkrete Verbesserungsvorschläge machen, wie Sie bestimmte Passagen noch besser umformulieren können. So können Sie sich jederzeit vor dem Versenden einer wichtigen E-Mail in Sekundenschnelle ein qualifiziertes Feedback einholen. Einzige Voraussetzung: Die zu bewertende Nachricht muss mindestens 100 Zeichen lang sein.

3. Spannende neue Funktionen, die in Kürze im Outlook-Copilot verfügbar sein sollen

• Zeitmanagement: Der M365 Copilot in Outlook soll künftig auch dabei helfen können, sich inhaltlich und thematisch deutlich schneller und besser auf eine anstehende Besprechung vorbereiten zu können. Zum Beispiel, indem wichtige Informationen aus relevanten E-Mail-Threads extrahiert, Diskussionen zusammengefasst, relevante Dateien vorgeschlagen oder Themen durchdacht, hinterfragt und nach W-Fragen gegliedert werden.
• Wissensmanagement: Der Outlook-Copilot soll künftig auch in der Lage sein, auf wichtige Besprechungsergebnisse anderer Kollegen aufmerksam zu machen, die man möglicherweise verpasst hat. Damit übernimmt es teilweise die Kernfunktion, die bis dato ein anderes Microsoft-Tool ausgefüllt hat, das intelligente „Datenentdeckungs-Tool“ Microsoft Delve .
• Besprechungsplanung: Der Outlook-Copilot soll künftig auch bei der Planung von Besprechungen (reale Meetings vor Ort oder Online-Konferenzen in Teams) helfen können. Und zwar von dem Erstellen der Tagesordnungspunkte bis zur Terminfindung und Reservierung des Besprechungsraums. Dabei kann der Copilot-Assistent zum Beispiel aussagekräftige Besprechungstitel vorschlagen, die Einladungs-E-Mail entwerfen, die relevanten Personen und Dateien für das Arbeitstreffen herausfinden, die für alle am besten verfügbaren Zeiten vorschlagen, Diskussionen zusammenfassen etc. Tipp: An dieser Stelle der Besprechungsplanung kann dann nahtlos der PowerPoint-Copilot übernehmen und aus den in Outlook erstellten Vorgaben eine professionelle und einzigartige, neue PowerPoint-Präsentation generieren, die Sie lediglich noch korrigieren und feintunen müssen.
• Kalender- und Aufgaben-Copilot: Zum derzeitigen Zeitpunkt liegen leider noch keine konkreten Informationen darüber vor, wie die intelligenten Copilot-Funktionen auch im Outlook-Kalender und der Aufgabenliste verfügbar sein werden. Es ist jedoch davon auszugehen, dass der KI-Assistent die Microsoft 365-Nutzer auch hierin tatkräftig unterstützen wird.

4. Seit wann ist der Microsoft 365 Copilot für Outlook erhältlich? Und wie kann man ihn aktivieren?

5. Wo finde ich und wie nutze ich die jeweiligen Copilot-Funktionen in Outlook?

Der Copilot-Assistent hat ein eigenes, neues Logo/Symbol mit neuen Schaltflächen im Outlook-Menü erhalten. Derzeit finden sich die Copilot-Features jedoch nur in dem E-Mail-Bereich, aber noch nicht im Kalender- und Aufgabenbereich. Und so nutzen Sie den Outlook-Copilot.

• Zusammenfassung: Wenn Sie im Posteingang auf eine E-Mail klicken, wird automatisch im Lesebereich rechts daneben die Frage eingeblendet, ob der Copilot die Nachricht bzw. den Nachrichten-Thread (= eine Unterhaltung aus mehreren Antwortmails) für Sie zusammenfassen soll. Wenn Sie diese Option anklicken, wird automatisch sofort die Zusammenfassung erstellt und im Lesebereich eingeblendet.
• Schreibberatung/Coaching: Die Coaching-Funktion für Korrektur, Lektorat und Verbesserungsvorschläge können Sie jederzeit beim Erstellen einer E-Mail nutzen. Gehen Sie dafür oben im Menüband auf die Registerkarte → Nachrichten, dann auf die Schaltfläche → Copilot öffnen und im Dropdownmenü auf → Coaching von Copilot. Daraufhin werden Ihnen die Korrekturen und Verbesserungsvorschläge eingeblendet, die Sie wahlweise annehmen, ablehnen oder neu generieren lassen können.
• Entwürfe neuer Nachrichten: Um den Schreibassistenten für das Anfertigen der Vorlage eines neuen Nachrichtenentwurfs zu nutzen, müssen Sie zunächst auf → Neue E-Mail erstellen klicken und dann in der Registerkarte → Nachricht auf → Copilot öffnen und → Entwurf mit Copilot. Daraufhin erscheint ein Eingabeaufforderungsfeld, in das Sie stichwortartig den Prompt (= die Arbeitsanweisung) in natürlicher Sprache eintippen können. Unter → Generierungsoptionen direkt darunter können Sie zudem die Länge und den gewünschten Schreibstil des Texterzeugnisses vorgeben. Ein Beispiel-Prompt wäre: „Teile allen Teilnehmern mit, dass sich das Jour-fixe-Meeting heute um zwei Stunden auf 12 Uhr verschiebt, aber dafür alle zum Griechen zum Essen eingeladen werden, weil wir einen großen Meilenstein zu feiern haben.“
• Automatisches Beantworten: Wenn Sie eine automatische Antwort-E-Mail von dem Outlook-Copilot erstellen lassen wollen, dann müssen Sie die betreffende Originalnachricht öffnen, in den Antwortoptionen auf das Copiloten-Symbol klicken und → Antwort mit Copilot auswählen. Anschließend können Sie noch mittels der → Generierungsoptionen den Tonfall sowie die Länge der erstellten Antwort feinjustieren und den Inhalt individuell an den Empfänger anpassen.

6. Video-Tutorial – Copilot in Outlook: E-Mail-Entwürfe auf Knopfdruck!

(Dauer 8:31 Minuten)

Inhalte des Copilot-Videos:

1. Einleitung 00:00 
2. Neue E-Mail einfach entwerfen lassen 00:23 
3. Antwort auf E-Mail formulieren lassen 03:22 
4. E-Mail-Threads zusammenfassen lassen 05:00 
5. E-Mail Coaching 06:14 
6. Abschluss 07:44