Die neuen Microsoft Planner Ansichten: Mehr Übersicht für die persönliche Aufgabenverwaltung & das Projektmanagement!

Die neuen, vielseitigen Ansichten in der neuen Microsoft Planner-App erleichtern die Aufgabenplanung, die Aufgabenverwaltung und das Projektmanagement enorm. Denn mit den verschiedenen Ansichten behält jeder Nutzer stets die Übersicht über alle eigenen Aufgaben sowie die des gesamten Projekts. Welche Aufgaben fallen aktuell an, wo gibt es Verzögerungen und wo drohen Engpässe? Projektmanager können dann einfach per Drag & Drop Änderungen vornehmen und umplanen. Wie man die verschiedenen Planner-Ansichten nun konkret optimal für die persönliche Aufgabenverwaltung sowie das Projektmanagement nutzt, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Leitfaden – und sehen Sie zudem auch in unseren beiden kostenlosen Video-Tutorials am Ende dieses Beitrags!

1. Was ist und was kann die neue Microsoft Planner-App?

Das Planner-Tool ist Teil des Microsoft 365-Ökosystems und ermöglicht nicht nur das Projektmanagement kleinerer und mittelgroßer Projekte, sondern auch das effiziente Verwalten aller eigenen Aufgaben. Dafür bietet die Planner-App vergleichsweise einfache Ansichten, die ein intuitives Anlegen, Planen, Zuweisen und Nachverfolgen der Aufgaben ermöglichen. Dadurch ist die Planner-App – im Unterschied zu komplexer Projektmanagement-Software – auch für Anfänger gut geeignet.

• Die im Jahr 2024 rundum überarbeitete neue Planner-Version bündelt zudem erstmals alle Aufgaben einer Person aus allen Microsoft 365-Apps in einer zentralen Ansicht.
• In der neuen Planner-Ansicht „Meine Aufgaben“ sehen Sie also alle Aufgaben, die Sie selbst in To-Do und Outlook angelegt haben, sowie alle Aufgaben, die Ihnen in einem Planner-Plan, in Microsoft Project, einer Loop-Komponente oder in Microsoft Teams übertragen wurden.
• Damit ist die neue Planner-App die neue zentrale Schaltstelle für alle Aufgaben innerhalb von Microsoft 365, in der jeder Nutzer alle ihm oder ihr übertragenen Aufgaben aus einer einzigen Ansicht heraus einsehen und bearbeiten kann.
  nner-App – im Unterschied zu komplexer Projektmanagement-Software – auch für Anfänger gut geeignet.

2. Wo finde ich die Microsoft Planner-App?

Die Planner-App gibt es als Web-App (Zugriff über den Browser) sowie als Android- und iOS-App für Smartphones, Tablets, iPhones und iPads. Es gibt keine Desktop-App zum Herunterladen und Installieren auf dem lokalen Rechner.

• Öffnen Sie den Web-Browser auf Ihrem Windows-PC oder Mac, navigieren Sie zu → https://planner.cloud.microsoft/ und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an.
• Alternativ können Sie auch zu → https://www.microsoft365.com navigieren, sich anmelden und dann in dem → App-Startfeld (links oben) und → Weitere Apps den Planner öffnen.
• Für Mobilgeräte können Sie die Planner-App hier in → Googles Play Store und → Apples App Store herunterladen.
• Tipp: Die Nutzung der Planner-App ist für Microsoft 365-Business und Enterprise-Kunden kostenlos. Wird Ihnen die Planner-App dennoch nicht angezeigt, wenden Sie sich an einen Ihrer Microsoft 365-Administratoren.

3. Welche Ansichten gibt es im neuen Microsoft Planner alles?

Damit Ihnen im Microsoft Planner keine Aufgaben durch die Lappen gehen, gibt es verschiedene Ansichten für die Aufgabenplanung und Aufgabenverwaltung. Jede dieser Oberflächen ist darauf ausgelegt, den Benutzern bestmöglich zu helfen, den Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu behalten. Sowohl über die eigenen Aufgaben (Aufgabenmanagement) wie auch über die des gesamten Projekts (Projektmanagement). So können Sie Ihr Aufgaben und Projekte je nach Bedarf entweder in einer detaillierten Listenansicht, einer vereinfachten Kanban-Board-Ansicht, einer Kalenderansicht, entlang einer Zeitachse oder in der Diagrammansicht managen.

• Dafür gibt es in der neuen Planner-App die drei grundlegenden Ansichten: Mein Tag, Meine Aufgaben und Meine Pläne.
• In diesen drei Kategorien gibt es wiederum jeweils weitere Ansichtsvarianten, mit denen man sich verschiedene Eigenschaften übersichtlicher anzeigen lassen kann (z.B. als Liste, Kanban-Board, in einer Kalenderansicht oder als Fortschrittsdiagramm).
• Hier zunächst die tabellarische Übersicht über die verschiedenen Oberflächen im neuen Microsoft Planner und wozu diese da sind.

3.1 Die zwei Planner-Ansichten in der Kategorie „Mein Tag“

In der Kategorie „Mein Tag“ werden Ihnen alle Aufgaben aus allen Microsoft 365-Apps angezeigt, die Sie am aktuellen oder einem bestimmten Tag zu erledigen haben. Dadurch kann jeder Nutzer den eigenen Tagesablauf effizienter planen und es wird sichergestellt, dass keine wichtige Aufgaben übersehen werden. Öffnen Sie dafür die Planner-App und klicken Sie links oben auf → Mein Tag. In der rechten Bildschirmhälfte können Sie nun oben zwischen den beiden Ansichten „Raster“ und „Board“ umschalten.

3.2 Die Planner-Ansichten in der Kategorie „Meine Aufgaben“

In der Planner-Kategorie „Meine Aufgaben“ werden jedem Microsoft 365-Nutzer alle eigenen Aufgaben angezeigt, die einem innerhalb des gesamten Microsoft 365-Ökosystems zugewiesen wurden. Auch in dieser Planner-Ansicht kann man zwischen den beiden Varianten Raster-Listenansicht und Kanban-Board-Ansicht wechseln (siehe oben „Mein Tag“).

• Direkt darunter können Sie zudem noch einstellen, ob Ihnen hier „Alle“ (Aufgaben), nur die „Privaten Aufgaben“, nur die „Mir zugewiesenen“ (Aufgaben) oder nur die Aufgaben aus „Gekennzeichneten E-Mails“ angezeigt werden sollen.
• Letztere sind alle E-Mails, die Sie in Ihrem Outlook-Posteingang zuvor als Aufgabenelement gekennzeichnet haben (durch einen Klick auf das Fähnchen einer E-Mail im Posteingang).

3.3 Die acht Planner-Ansichten in der Kategorie „Meine Pläne“

In dieser Ansicht können Sie sich alle Planner-Pläne im Ganzen anzeigen lassen, auf die Sie Zugriff haben. Für ein besseren Überblick können Sie sich all diese Pläne zunächst noch am oberen Bildschirmrand nach „Zuletzt verwendet“, alle „Freigegeben“, nur Ihre „Persönlichen“ Pläne oder nur die „Angehefteten“ sortieren lassen. Öffnen Sie dann als Nächstes den gewünschten Plan durch Anklicken mit der Maus. Basic-Nutzer haben nun vier verschiedene Ansichtsmöglichkeiten, wie sie sich diesen Plan anzeigen lassen können. Premium-Nutzer erhalten zudem noch vier weitere Ansichtsoptionen.

Die vier Ansichten der Planner-Pläne in der kostenlosen „Basic-Version“

• Die Raster-Ansicht (Listenansicht) im neuen Microsoft Planner (Basic): In der Listenansicht werden alle Aufgaben eines Planner-Plans tabellarisch dargestellt. Dies ermöglicht eine vollständige Übersicht über alle Aufgabendetails und Informationen.
• Die Board-Ansicht (Kanban) im neuen Microsoft Planner (Basic): In der Board-Ansicht werden alle Aufgaben des Planner-Plans als Kanban-Karten dargestellt, die sich einfach zwischen den Buckets (Kategorien/Teilprojekte) hin und herziehen lassen. Dieses visuelle Aufgaben-Brett erleichtert die Planung und Gliederung eines Projekts in Teilprojekte. Rechtsoben können Sie zudem noch zwischen sechs verschiedenen Ansichtsmodi wechseln, wie das Kanban-Board hier gruppiert werden soll (nach Buckets, Zugewiesen, Status, Fälligkeitsdatum, Bezeichnungen oder Priorität).
• Der Zeitplan (Kalenderansicht) im neuen Microsoft Planner (Basic): In der kalenderähnlichen Zeitplanansicht im Planner kann die zeitliche Abfolge der Aufgaben optimal geplant werden. Auch in dieser Ansicht lassen sich alle Elemente einfach per Drag & Drop verschieben und damit im Kalender einplanen und umplanen. Zur Auswahl stehen eine Wochen- und eine Monatsansicht. Diese Kalenderansicht eignet sich besonders gut, um die Zeitpläne und Fristen zu verwalten, wann was erledigt werden soll, damit alle Aufgaben rechtzeitig fertig werden.
• Die Diagrammansicht (Fortschrittsansicht) im neuen Microsoft Planner (Basic): In der Diagrammansicht des Planners können Sie die Bearbeitungsfortschritte einzelner Aufgaben, aller Aufgaben, den Projektfortschritt sowie auch die Auslastung der einzelnen Mitglieder übersichtlich einsehen. Die visuelle Darstellung der Diagrammansicht hilft, einen schnellen Überblick über den Fortschritt eines Projekts zu erhalten. So können Sie bei Engpässen noch rechtzeitig reagieren und bedarfsgerecht umplanen.

Die vier weiteren Planner-Ansichten für „Premium-Nutzer“ (kostenpflichtige Features)

• Die Premium-Ansicht „Zeitachse“ im Microsoft Planner (Gantt-Diagramm): Premium-Nutzer des Microsoft Planner (z.B. Microsoft Project-Kunden) können auch Unteraufgaben und Abhängigkeiten von Aufgaben erstellen (z.B. in der Raster-Ansicht). Eine Abhängigkeit ist zum Beispiel, dass man zuerst den Motor starten muss, bevor man losfahren kann. Diese Abhängigkeiten sind für die Planner-Premium-Ansicht „Zeitachse“ wichtig. Hier können sich Projektmanager für ihre langfristige Projektplanung den zeitlichen Verlauf der Aufgabenplanung, die Abhängigkeiten und den kritischen Pfad visuell entlang einer Zeitachse darstellen lassen. Das erleichtert die Koordination von Projekten und hilft, mögliche Engpässe schneller zu erkennen.
• Die Premium-Ansicht „Personen“ im Microsoft Planner: In dieser Kanban-ähnlichen Planner-Ansicht wird angezeigt, welche Aufgaben einer Person alles übertragen wurden und wie der Status dieser Aufgaben ist. Also ob verspätet oder unvollständig. So lassen sich Überlastungen schnell erkennen und gegebenenfalls durch eine Neuzuordnung einzelner Aufgaben gegensteuern.
• Die Premium-Ansicht „Ziele“ (Goals) im Microsoft Planner: Premium-Nutzer können im Microsoft Planner auch Ziele für das Projekt festlegen. Jedem Ziel lassen sich dabei Maßnahmen und Aufgaben zuordnen. In dieser Planner-Ansicht lässt sich also zusätzlich noch einmal klar und deutlich herausstellen, was besonders wichtig bei diesem Projekt ist
• Die Planner-Premium-Ansicht „Zuordnungen“ (Aufgaben): In dieser Listenansicht werden alle Aufgaben nach „Zuordnungen“ sortiert. Also welchem Bearbeiter welche Aufgaben zugewiesen wurden. Eine extra Spalte zeigt dabei auch den jeweiligen zeitlichen Arbeitsaufwand an. Sowohl für jede einzelne Aufgabe wie auch in der Summe für jede Person. So lässt sich die Verteilung der Arbeitslast gut vergleichen und gegebenenfalls noch per Drag & Drop umplanen.

4. Tipp: Hintergrund-Ansicht ändern – um die Pläne im Planner leichter voneinander unterscheiden zu können!

In der neuen Planner-App gib es eine weitere praktische Anzeigeoption, die einem dabei hilft, die verschiedenen Pläne leichter und schneller visuell voneinander unterscheiden zu können. Und zwar das Einstellen individueller Hintergründe. So erhält jeder Plan ein eigenes Hintergrunddesign. Dafür muss man lediglich in der Ansicht „Meine Pläne“ einen Planner-Plan öffnen und oben neben dem Namen des Plans auf den Pfeil klicken → Plandetails.  Auf der rechten Seite des Bildschirms erhalten Sie automatisch Designvorschläge für thematisch passende Hintergründe.

5. Video-Tutorial zum Planner & den verschiedenen Ansichten

😎 10 produktive Planner Tipps, die du ausprobieren musst

(Dauer: 11:39 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Erstelle neue Pläne nur über diesen Weg 00:18 
3. Zwei Ebenen zur Strukturierung Deines Plans 00:47 
4. So wirst Du über Kommentare benachrichtigt 03:45 
5. Der richtige Weg, um Dateien anzuhängen 05:05 
6. Erstelle Planner-Aufgaben aus Teams-Nachrichten und Beiträgen 05:57 
7. Nutze wiederkehrende Aufgaben (Jour Fixe) 07:08 
8. Erstelle und nutze Pläne als Vorlagen 07:47
9. Kopiere/verschiebe Aufgaben in andere Pläne 08:36 
10. Gesamte Aufgabenübersicht 09:12
11. Die wichtigste Frage 11:12