Microsoft Planner in Teams Kanal integrieren: Zentrale Planung von Aufgaben und Projekten (Anleitung)

In einigen seltenen Fällen, wenn etwas perfekt zusammenpasst, ist das Ganze mehr wert als die Summe seiner Teile – das gilt auch für die Kombination aus Planner und Teams. Denn wenn Sie Microsofts Projektmanagement-Tool „Planner“ in das Kommunikations-Tool „Teams“ integrieren, erhalten Sie eine zentrale Kollaborations-Plattform für das reibungslose Interagieren, Planen und Zusammenarbeiten in dezentral verteilten Projektteams. Wie Sie Microsoft Planner in einen Teams Kanal integrieren, und was Ihnen das Einbinden konkret bringt, erfahren Sie hier in diesem kurzen Blog-Tutorial.

Lesedauer ca. 5 Minuten

1. Was ist der Unterschied zwischen Microsoft Planner und Teams?

Die Synergien zwischen dem Teams-Kommunikationstool und dem Planner-Projektmanagementtool sind enorm. Denn Teams ermöglicht mit themenspezifischen Gruppenchats, Onlinemeetings und Video-Konferenzen schnellere und einfachere Absprachen und damit eine effizientere Zusammenarbeit. Der Planner wiederum bietet die notwendigen Funktionen für eine übersichtliche Aufgabenplanung, Aufgabenverteilung und Statusübersicht über alle Einzelprojekte, Projektteile und Projektmitglieder. Um die beiden Tools jedoch miteinander zu verwenden, sollte man sich auf die Nutzung von Teams fokussieren. Teams ist die App mit Hub-Funktion, dies ermöglicht die Zentralisierung von zahlreichen Apps wie Planner. Eine gegensätzliche Integration von Teams in Planner wird es also nicht geben und bringt diesbezüglich auch keinen Mehrwert.

2. Einen Microsoft Planner-Plan in einen Teams Kanal integrieren

Das Teams-Tool verfolgt einen Multi-Channel-Ansatz. Das heißt, jedes Team verfügt über eine beliebige Anzahl eigener, themenspezifischer Kanäle (z. B. für Forschung & Entwicklung, Marketing, HR, etc.). Und so können Sie Microsoft Planner in einen Teams Kanal integrieren:

• Öffnen Sie den themenspezifischen Kommunikationskanal in Ihrem Teams, dem Sie die Aufgaben- und Projektplanungsfunktion vom Planner hinzufügen möchten.
• Um einen Planner-Plan in Teams zu integrieren, müssen Sie einfach oben in der Registerkarte des Kanals auf das Plus → Registerkarte hinzufügen klicken.
• Wählen Sie dann in dem sich öffnenden Dialogfenster die Anwendung → Planner aus. Dies ist die App von Planner in Teams.
• Anschließend haben Sie die Wahl, ob Sie einen neuen Planner-Plan in Teams erstellen oder einen bereits vorhandenen Microsoft Planner-Plan in den Teams-Kanal integrieren wollen.
• Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen → Über diese Registerkarte im Kanal posten und bestätigen Sie mit einem Klick auf → Speichern.
• Im Anschluss können Sie gleich damit beginnen, neue Aufgaben für den gerade eingebundenen Planner-Plan zu erstellen und die jeweiligen To Dos den einzelnen Teams-Mitgliedern zuzuweisen. Je nach Bedarf (und der Anzahl an Projekten) können Sie beliebig viele Planner-Pläne in einen Teams-Kanal integrieren.

3. Weitere Möglichkeiten für den Zugriff auf Planner-Aufgaben

Den in Teams eingebundenen Planner-Plan können Sie künftig wahlweise über Ihren (1) Planner-Hub in der Planner-Anwendung, (2) den Teams-Kanal oder (3) die Planner-App innerhalb der Teams-Anwendung öffnen und dann die einzelnen Aufgaben bearbeiten oder deren Bearbeitungsstatus kontrollieren.

Möglichkeit 1: Den in Teams integrierten Planner Plan über die Planner Anwendung verwalten

In Ihrem persönlichen Planner-Hub innerhalb der Planner-Anwendung werden Ihnen alle Pläne angezeigt, in denen Sie involviert sind. Von hier aus haben Sie Zugriff auf die gesamte Palette an Planner-Funktionen. In der Gesamtübersicht zeigen Ihnen die Statistiken und farbige Diagramme die Bearbeitungsfortschritte der einzelnen Projekte an, oder wählen Sie einen bestimmten Projektplan für weitere Details und Optionen aus.

Möglichkeit 2: Den Planner Plan aus dem Teams Kanal heraus öffnen

Wenn Sie einen bestimmten in Teams erstellten Plan bearbeiten wollen, können Sie auch einfach das betreffende → Team öffnen, den jeweiligen → Kanal auswählen und dann in der Registerkarte oben auf den hinzugefügten → Planner Plan klicken. Dank Vollintegration müssen Sie Planner also nicht im Browser öffnen, sondern können alles zentral in der Teams-Umgebung verwalten.

Möglichkeit 3: Den Plan mit der in Teams integrierten Planner-App öffnen

In der Teams-Anwendung steht Ihnen auch eine integrierte Planner-App zur Verfügung. Über die integrierte Planner App in Teams können Sie ebenfalls Aufgaben anlegen, bearbeiten und kontrollieren.

• Gehen Sie dafür in dem vertikalen Teams-Menü ganz links auf die drei Punkte → Weitere Apps anzeigen und dann auf → Planner.
• In der sich nun öffnenden Planner-App stehen Ihnen vier Funktionen zur Verfügung:
  • Mein Tag: In diesem Bereich werden Ihnen alle Aufgaben aus Outlook, Microsoft To Do und Microsoft Planner mit dem heutigen Fälligkeitsdatum angezeigt.
  • Meine Aufgaben: Hier können Sie sich entweder alle Aufgaben, Ihnen zugewiesene To Dos oder gekennzeichnete E-Mails anzeigen lassen und bearbeiten.
  • Meine Pläne: Über diese Funktion sehen Sie alle freigegebenen, persönlichen, premium oder angehefteten Pläne. Ebenso sehen Sie auch Ihre Teams, die einen Planner Plan enthalten.
  • Angeheftet: Hier werden alle in Teams integrierten Planner Pläne angezeigt, die Sie angeheftet haben. Dadurch finden Sie schneller häufig verwendete Pläne wieder ohne sich durch die Teams Gruppen klicken zu müssen.
• Neue Personen lassen sich zudem nur auf der Teams-Kanalebene, nicht jedoch auf der Planebene hinzufügen. Und auch das Löschen von Plänen, das Markieren von Favoriten und die E-Mailfunktion zu den einzelnen Aufgaben stehen nur im Planner-Hub zur Verfügung, nicht jedoch in der in Teams integrierten Planner-App.

Hinweis: Wenn Sie die Planner App in Teams für einen schnelleren und einfacheren Zugriff im Menü fixieren möchten, tätigen Sie einen Rechtsklick auf → Planner und wählen Sie → Pin aus.

4. Tipps und Tricks zu Microsoft Planner

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Microsoft Planner in Teams integrieren können, haben wir Ihnen hier ein paar Beiträge, die Ihnen beim Arbeiten mit Microsoft Planner behilflich sein können:

• Aufgabenplanung und Verwaltung
• Projektaufgaben visuell organisieren
• Outlook mit Planner verbinden
• Ressourcenplanung neuer Projekte
• Externe Benutzer als Gast hinzufügen

😎 10 produktive Planner Tipps, die du ausprobieren musst

Neben diesem Blogbeitrag haben wir Ihnen auch ein Video-Tutorial, wie Sie Microsoft Planner in Teams produktiver nutzen können.

(Dauer 11:39 Minuten)

Inhalt des Videos zu Microsoft Planner in Teams

1. Einleitung 00:00
2. Erstelle neue Pläne nur über diesen Weg 00:18
3. Zwei Ebenen zur Strukturierung Deines Plans 00:47
4. So wirst Du über Kommentare benachrichtigt 03:45
5. Der richtige Weg, um Dateien anzuhängen 05:05
6. Erstelle Planner-Aufgaben aus Teams-Nachrichten und Beiträgen 05:57
7. Nutze wiederkehrende Aufgaben (Jour Fixe) 07:08
8. Erstelle und nutze Pläne als Vorlagen 07:47
9. Kopiere/verschiebe Aufgaben in andere Pläne 08:36
10. Gesamte Aufgabenübersicht 09:12
11. Die wichtigste Frage 11:12